El módulo de contabilidad de Inn-Flow está diseñado para ser una solución integral que permita a los hoteleros prosperar entre los desafíos únicos de la contabilidad y la teneduría de libros en la industria hotelera. Y la empresa ha invertido recientemente en algunas características nuevas y existentes que generan aún más valor para sus clientes, y continúa innovando e iterando. Echemos un vistazo a las características principales que encontrará en Inn-Flow.

Manejar las cuentas por pagar es a menudo una responsabilidad tediosa y engorrosa, que puede incluir una gran cantidad de entrada manual de datos y comunicación con otras partes interesadas en el hotel. Inn-Flow tiene algunas características novedosas que agilizan el proceso de AP:

• Extracción de datos de factura: después de escanear o cargar una factura, Inn-Flow extrae automáticamente información de la factura (como el número de factura, el monto adeudado y las descripciones de las partidas) y la relaciona con un proveedor en su sistema. Su equipo puede revisar estas entradas para evitar errores, lo que lleva mucho menos tiempo que ingresar todos los detalles de la factura manualmente. Inn-Flow también ofrece almacenamiento gratuito de documentos para sus facturas en la "Biblioteca" para que pueda acceder a ellas fácilmente en el futuro.

• Asignación automática de COA: la función de extracción de Inn-Flow asigna automáticamente descripciones de facturas reconocidas a sus entradas anteriores del plan de cuentas, lo que agiliza la categorización de gastos. Para artículos nuevos, simplemente escriba la descripción y el sistema sugerirá el COA apropiado según el uso reciente.

• Configuración de aprobación de facturas: además del proceso estándar de un supervisor de cuentas por pagar que aprueba facturas, puede configurar configuraciones personalizadas que soliciten aprobadores adicionales según el proveedor, el plan de cuentas o el monto en dólares. Por ejemplo, es posible que desee que su director de alimentos y bebidas apruebe facturas de alimentos y bebidas de más de $5000, pero no necesita visibilidad de cada factura más pequeña. Todo esto es posible con configuraciones personalizadas de aprobación de facturas.

• ePay: Pagar a los proveedores electrónicamente, en lugar de enviar un cheque en papel, no solo es más rápido y eficiente, sino que también es más seguro (no revela sus números de cuenta, a diferencia de un cheque en papel) y no incluye gastos de envío ni gastos de procesamiento. Inn-Flow admite pagos electrónicos rápidos junto con opciones de pago tradicionales como ACH manual, tarjeta de crédito y cheque.

• Automatización de conciliación: conciliar transacciones puede ser una de las tareas más tediosas que debe realizar el departamento de finanzas. La funcionalidad de automatización de Inn-Flow reduce el trabajo manual necesario para mantener sus cuentas en buen estado y la conciliación diaria es posible con sólo unos pocos clics en lugar de tener que iniciar sesión en cada cuenta bancaria manualmente. Conciliar lo más cerca posible del tiempo real permite a los gerentes financieros investigar inconsistencias de inmediato en lugar de esperar hasta el cierre del mes.

Tener todos sus datos financieros en un solo lugar es fantástico, pero obtiene aún más valor cuando puede generar informes fácilmente, obtener información valiosa y comprender lo que sucede en tiempo real. Un usuario de Inn-Flow, director financiero de una gran empresa de gestión hotelera, elogia la funcionalidad de generación de informes de Inn-Flow y afirma: "La capacidad de desglosar fácilmente de dónde proviene un número con un clic del mouse hace que la revisión sea muy fácil".

• Informes automatizados: no se preocupe por ejecutar informes manualmente cada vez que desee echar un vistazo a las finanzas de su hotel; Inn-Flow puede generar y enviar informes automáticamente por correo electrónico en cualquier horario que establezca.
• Cumplimiento específico de la industria: todos los informes financieros clave que genera Inn-Flow cumplen con la 11.ª edición de USALi.
• Varios hoteles en un informe: las cadenas y los grupos de gestión apreciarán poder comparar el rendimiento de varios hoteles en el mismo informe en lugar de la tediosa solución de ejecutar varios informes y combinarlos en Excel. Muchos sistemas de contabilidad específicos de hoteles carecen de esta característica, lo que la convierte en una ventaja competitiva de Inn-Flow.

Dado que Inn-Flow probablemente no sea el único software que utiliza su hotel, querrá asegurarse de que pueda integrarse con otros sistemas del sitio, especialmente su PMS. Inn-Flow admite integraciones con muchos sistemas:

• Integraciones de PMS: garantice una canalización fluida de datos hacia y desde su PMS con una integración de PMS. Inn-Flow se integra con PMS como el sistema OnQ de Hilton y la plataforma Synxis de Sabre.
• Integraciones de aplicaciones financieras: puede conectar fácilmente Inn-Flow a su banco para sincronizar en tiempo real todas sus transacciones. Esto facilita la conciliación en tiempo real y permite una mayor visibilidad de los saldos y las transacciones. Además, Inn-Flow se integra con software de detección de fraude y varios sistemas de procesamiento de nómina .

• Otras integraciones: complemente el conjunto de servicios de Inn-Flow con integraciones con software de gestión de reputación, como Medallia, y fuentes de datos de referencia de la industria.

Inn-Flow invierte en hacer que su sistema sea lo más fácil de usar posible y está claro que han escuchado los comentarios de los hoteleros al realizar mejoras en el producto. La interfaz es limpia y fácilmente navegable desde la barra de menú del lado izquierdo. La pantalla permanece relativamente despejada, incluso cuando se cargan documentos como facturas. En lugar de abrir documentos en ventanas nuevas, la factura cargada aparece en un panel al costado de la misma ventana, lo que significa que no necesita trabajar en varias pestañas o ventanas para realizar una tarea. Hablando de la facilidad de uso de Inn-Flow, un coordinador de contabilidad de un gran complejo turístico en Richmond, VA, menciona que es “fácil aprender y utilizar este software. Es fácil enseñar a otros cómo utilizar el software”. Y los propietarios y operadores de cadenas o grupos hoteleros estarán felices de saber que Inn-Flow respalda las operaciones de múltiples hoteles dentro de un solo sistema; simplemente alterne entre hoteles o incluso ejecute informes que incluyan datos de varias propiedades. Si bien Inn-Flow está actualmente optimizado para uso en computadoras de escritorio, se puede acceder a él desde navegadores móviles. Además, permanezca atento: se está desarrollando una aplicación móvil dedicada diseñada para mejorar su gestión sobre la marcha y pronto se unirá al conjunto de funciones de Inn-Flow.

Los clientes de Inn-Flow pueden beneficiarse de un soporte de alta calidad durante todo el tiempo que utilicen el software. Habiendo recibido la Certificación de Atención al Cliente Global de HotelTechReport, puede esperar un servicio de primer nivel por parte de los representantes de soporte de Inn-Flow. Para recursos de autoservicio, Inn-Flow ofrece una base de conocimientos en línea, videos de capacitación e información útil sobre herramientas en toda la aplicación web. Para obtener asistencia más personalizada, los representantes de Inn-Flow están disponibles por teléfono, correo electrónico y chat en vivo. Para que los clientes se sientan apoyados, Inn-Flow también programa controles trimestrales para garantizar que todo vaya bien y proporcionar un foro para preguntas.

Además, Inn-Flow escucha constantemente a los clientes, incorpora esos comentarios en su hoja de ruta y lanza nuevas funciones que agregan valor. Un cliente de Inn-Flow, director de finanzas de un hotel boutique en Seattle, dice: "Me gusta mucho que la empresa actualice y agregue nuevas funciones constantemente". Los clientes pueden enviar solicitudes de funciones en cualquier momento a través del Centro de ayuda.

Si está buscando un software de contabilidad hotelera con la opción de incluir servicios completos de contabilidad que puedan reducir el trabajo manual, reducir el riesgo de errores humanos y centralizar las operaciones financieras, Inn-Flow es una excelente opción para hoteles individuales y grupos hoteleros en crecimiento. . Las impresionantes funciones de automatización y la amplitud de integraciones hacen de Inn-Flow una sólida adición a su pila tecnológica. Aunque puede que no sea tan popular como algunos sistemas independientes de la industria de renombre, la funcionalidad específica del hotel que se encuentra en Inn-Flow puede marcar una gran diferencia a la hora de superar los desafíos únicos que enfrentan los hoteles en el espacio financiero.

Este artículo fue creado en colaboración por Inn-Flow y HotelTechReport.