Hace un tiempo mi equipo buscaba reservar un evento para la comunidad HotelTechReport. Nuestro presupuesto era de 25.000 dólares y sabíamos exactamente dónde queríamos realizar la fiesta. El lugar iba a ser la azotea de un hotel de moda en el centro de Los Ángeles.

Me comuniqué con el gerente de ventas del hotel para preguntarle cómo reservar la moderna azotea en el centro de Los Ángeles el 19 de octubre a través del formulario RFP en su sitio web. No fue hasta el 31 de octubre que el coordinador de ventas y catering me respondió con un menú. En ese momento, mi equipo ya había reservado una suite en el Hyde Lounge en el Crypto punto com arena, lo que significaba que este hotel acababa de perder $25,000 en ingresos por espacio para eventos altamente rentables.

Este tipo de fuga de ingresos ocurre todo el tiempo en hoteles de todo el mundo. La falta de herramientas y procesos modernos crea una mala experiencia para el huésped (es decir, mi equipo), ya que no obtuvimos lo que queríamos y perdimos ingresos para el hotel. La pérdida de ingresos experimentada es en realidad mucho más de $25,000 si se considera que la probabilidad de que mi equipo reserve ese lugar en el futuro también se ha reducido drásticamente. Además, la próxima vez que un cliente o socio solicite recomendaciones de lugares locales en mi ciudad, este hotel desaparecerá de nuestra lista. Los planificadores de viajes grupales son gente de personas, lo que significa que este tipo de oportunidades de referencia perdidas amplifican aún más la disminución de la participación en el mercado de ventas grupales con el tiempo sin que un gerente general o propietario tenga visibilidad de por qué porque la causalidad simplemente no se muestra en los datos.

Conversación real en la que el gerente de ventas del hotel le cuesta a un hotel de Los Ángeles una oportunidad de $25,000 debido al tiempo de respuesta de 11 días

Existe una confluencia de cambios de comportamiento que explican la creciente popularidad de las reservas para grupos pequeños, entre los que se incluyen:

• Creación de equipos en el mercado local: mayor necesidad de creación de equipos de redes locales fuera de las instalaciones para equipos remotos que trabajan desde casa.

• Promoción de la cultura global: el trabajo remoto abre a las empresas a grupos de talentos globales, pero la desventaja es una menor cohesión. Los sitios externos más pequeños y frecuentes permiten experiencias de vínculos íntimos.

• Reuniones impulsadas por las ventas: el creciente alcance de ventas basado en IA aumenta la necesidad de reuniones presenciales más pequeñas para diferenciarse de la competencia con la interacción cara a cara.

Independientemente de las explicaciones de estos cambios, una cosa está clara: hay una nueva generación de grupos que reservan en hoteles, lo que significa que las antiguas estrategias de ventas ya no son relevantes para el mercado.

Sin duda, los viajes de negocios han vuelto y los conductores no sorprenden. Según un estudio reciente de Deloitte , solo el 11% de los líderes empresariales cree que la tecnología puede reemplazar el valor de establecer una relación personal con el cliente y solo el 7% cree que la tecnología tiene el poder de reemplazar la adquisición de clientes en persona. En 2023, los eventos en vivo volvieron a ser el principal impulsor de los viajes de negocios (frente al quinto lugar en 2022).

Los hoteles que analizan estos datos únicamente desarrollarán pronósticos optimistas, pero la realidad es que la naturaleza de estos viajes ha cambiado. Uno de esos cambios es hacia más viajes locales: el 67% de las empresas afirman que los empleados viajan más a ciudades a poca distancia en coche. Otro cambio es hacia las visitas a las sedes. A medida que los empleados se han mudado en la era del trabajo remoto, el creciente costo de vida en las grandes ciudades y otros factores significan que se ha vuelto cada vez más importante que los miembros del equipo visiten las sedes centrales.

Gerhard Wasem, director de gestión de productos de Duetto (anteriormente fundador de MiceRate), conoce muy bien este mercado y sus desafíos.

“A medida que los plazos de entrega se acercan a las fechas de los eventos, es necesario proporcionar información al cliente con poca antelación. También nos enfrentamos a una generación más joven, que trabaja como organizadores de eventos, y que está acostumbrada o incluso insiste en procesos automatizados e información bajo demanda”, me dijo.

“Por otro lado, los problemas de personal en los hoteles nos hacen carecer de experiencia en ventas de conferencias. Esto puede llevar a que se creen cotizaciones que no estén alineadas con la demanda del mercado y la estrategia de ingresos de la propiedad, lo que genera una pérdida de ingresos.

"La tecnología puede ayudar a resolver estos problemas construyendo puentes entre el hotel y el cliente, agilizando el proceso de cotización", explicó Wasem.

La adquisición de MiceRate por parte de Duetto , un sistema de gestión de ingresos basado en algoritmos diseñado para espacios para reuniones y eventos, ofrece una poderosa solución a estos desafíos. Al automatizar el proceso de reserva, proporcionar disponibilidad y cotizaciones en vivo e implementar precios dinámicos, Duetto transforma la forma en que los hoteles gestionan eventos y ventas grupales.

Con la tecnología de optimización del espacio funcional de Duetto, los invitados pueden explorar la disponibilidad del grupo en vivo en tiempo real

Duetto mejora la alineación del equipo al centralizar y optimizar el proceso de solicitud de propuestas y cotizaciones. El sistema consolida varias funciones como generación de cotizaciones, motor de reservas (IBE), hojas de funciones/BEO y gestión de precios. Al gestionar las reservas de eventos y las comunicaciones con los clientes a través de Duetto, los equipos pueden rastrear fácilmente el estado de cada reserva y responder rápidamente a las consultas de los clientes.

Duetto mejora significativamente la eficiencia operativa a través de su algoritmo avanzado y procesos automatizados. La capacidad del sistema para comparar datos históricos con patrones de reserva actuales le permite hacer sugerencias de precios inteligentes, que los equipos pueden aplicar automáticamente o cambiar manualmente. El algoritmo de precios ajusta dinámicamente los precios en función de la demanda, lo que reduce la necesidad de intervención manual y permite respuestas rápidas a los cambios del mercado.

Los clientes pueden generar sus propias cotizaciones a través del sitio web de un hotel utilizando el motor de reserva de espacios para eventos MiceRate, que calcula los precios basándose en reglas predefinidas y datos en tiempo real, lo que libera al equipo de ventas de su hotel para concentrarse en tareas de alto valor. A medida que los clientes brindan detalles sobre su evento, Duetto calcula y muestra opciones de ventas adicionales, aumentando los ingresos potenciales con un mínimo esfuerzo adicional.

El algoritmo de Duetto sugiere precios óptimos basados ​​en la demanda actual, ayudando a los hoteles a capturar los máximos ingresos posibles. La transparencia y la velocidad del proceso de cotización de autoservicio mejoran la satisfacción del cliente, aumentando la probabilidad de repetir negocios y referencias positivas. Al proporcionar disponibilidad y precios en tiempo real, Duetto permite a los hoteles responder con mayor rapidez y precisión a las solicitudes de propuestas, lo que les brinda una ventaja competitiva a la hora de asegurar reservas.

“Las investigaciones muestran que ser el primer hotel en ofrecer una cotización aumenta las posibilidades de aceptación en un 70%. La tecnología puede ponerlo a usted en la cima en cuanto a velocidad de comercialización en comparación con la competencia”, afirmó Wasem.

Con la tecnología disponible en 2024, resulta sorprendente que los hoteles sigan perdiendo oportunidades de ventas grupales de alto valor. La realidad es que el RevPaR ha aumentado constantemente desde la pandemia y algunos hoteleros se han vuelto complacientes con sus estrategias. Los hoteleros más exitosos saben que la complacencia es una receta para verse perturbados y que las tarifas no aumentarán para siempre. Cuando la inflación se enfría y los ADR finalmente caen, los salarios tienden a caer más lentamente, lo que genera una tormenta perfecta que acaba por completo con la rentabilidad. Combine esa dinámica con una oferta competitiva ampliada en forma de alojamientos alternativos como alquileres a corto plazo y muchos hoteles no están preparados para lo que está por venir. Los hoteleros que adopten hoy las herramientas, tácticas y procesos comerciales adecuados serán los que estén preparados para el éxito.

Este artículo fue creado en colaboración por Duetto y HotelTechReport.