Les hôtels ont besoin de systèmes téléphoniques spécialisés pour plusieurs raisons :

1. Communication avec les clients : les hôtels comptent beaucoup sur une communication efficace avec leurs clients. Les systèmes téléphoniques spécialisés offrent des fonctionnalités telles que l'identification de l'appelant, les appels de réveil, la commande de service d'étage et la messagerie vocale, permettant aux clients de communiquer facilement avec la réception et d'accéder aux services de l'hôtel.

2. Gestion des chambres : les hôtels ont besoin de systèmes téléphoniques qui s'intègrent à leurs systèmes de gestion immobilière (PMS). Cette intégration permet des fonctionnalités telles que l'enregistrement automatique, les mises à jour de l'état des chambres et des services clients rationalisés, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.

3. Expérience client : un système téléphonique dédié à l'hôtel améliore l'expérience globale des clients. Des fonctionnalités telles que des messages d'accueil personnalisés, un accès rapide aux services de l'hôtel et un acheminement efficace des appels contribuent à un séjour fluide et agréable pour les clients.

4. Communication interne : les membres du personnel de l'hôtel ont besoin d'une communication interne efficace pour coordonner les opérations et fournir des services rapides. Les systèmes téléphoniques spécialisés offrent des fonctionnalités telles que la fonctionnalité d'interphone, les appels de groupe et les capacités de messagerie, permettant une communication efficace entre le personnel de l'hôtel.

5. Situations d'urgence : En cas d'urgence, les hôtels ont besoin de systèmes de communication fiables pour assurer la sécurité et le bien-être des clients et du personnel. Les systèmes téléphoniques spécialisés incluent souvent des fonctions d'appel d'urgence, une intégration avec les systèmes d'alarme incendie et la capacité de communiquer rapidement des informations importantes à toutes les pièces.

6. Évolutivité : les hôtels ont souvent des besoins de communication fluctuants en raison des demandes saisonnières et des taux d'occupation variables. Les systèmes téléphoniques spécialisés peuvent être facilement évolutifs, permettant aux hôtels d'ajouter ou de supprimer des lignes téléphoniques ou des extensions selon les besoins, sans interruptions ni coûts importants.

7. Rentabilité : les systèmes téléphoniques spécialisés des hôtels peuvent offrir des avantages en matière de réduction des coûts. Ils offrent souvent des fonctionnalités telles que des forfaits d'appels illimités, des tarifs d'appels internationaux réduits et une intégration avec les systèmes CRM, permettant une gestion efficace de la communication avec les clients tout en maîtrisant les coûts.

8. Intégration avec les technologies : les hôtels adoptent de plus en plus de nouvelles technologies pour améliorer l'expérience des clients et rationaliser les opérations. Les systèmes téléphoniques spécialisés peuvent s'intégrer à d'autres technologies hôtelières, telles que les systèmes de gestion des clients, les applications mobiles et les systèmes d'automatisation des propriétés, créant ainsi une expérience client transparente et interconnectée.

9. Fonctionnalité et personnalisation : les systèmes téléphoniques des hôtels sont conçus en tenant compte des besoins spécifiques de l'industrie hôtelière. Ils offrent des fonctionnalités telles que le standard automatique, l'intégration de l'état des chambres, l'enregistrement des appels et des messages d'accueil personnalisés, adaptés pour répondre aux exigences uniques des hôtels et de leurs clients.

En résumé, les systèmes téléphoniques spécialisés des hôtels fournissent les outils et fonctionnalités nécessaires pour faciliter une communication efficace, améliorer l'expérience des clients, rationaliser les opérations et assurer la sécurité et la satisfaction des clients et du personnel.

Les systèmes téléphoniques des hôtels nécessitent des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux besoins de l'industrie hôtelière et offrir une expérience client transparente. Ces fonctionnalités incluent :

1. Standard automatique : un système vocal automatisé qui dirige les appels entrants vers le service ou le poste approprié, améliorant ainsi l'efficacité et rationalisant les communications.

2. Téléphone de bureau : appareils téléphoniques traditionnels placés à la réception et dans les autres zones réservées au personnel de l'hôtel pour une communication rapide et fiable.

3. Intégration de l'enregistrement avec PMS : Intégration avec le système de gestion de propriété (PMS) pour permettre l'enregistrement automatique des clients et les mises à jour de l'état des chambres.

4. Identification de l'appelant et notifications : affiche les informations sur l'appelant et fournit des notifications pour les appels entrants, garantissant un service client rapide et personnalisé.

5. Vidéoconférence : possibilité de mener des vidéoconférences pour des réunions à distance et des interactions virtuelles avec des invités.

6. Groupes d'appels : Regroupement de plusieurs extensions pour s'assurer que les appels entrants sont répartis uniformément entre les membres du personnel disponibles.

7. Systèmes téléphoniques analogiques et IP-PBX : prise en charge des systèmes téléphoniques analogiques et IP, permettant flexibilité et compatibilité avec différentes technologies.

8. Enregistrement des appels : capacité d'enregistrer les appels à des fins d'assurance qualité, de formation et de règlement des litiges.

9. Softphone : applications téléphoniques logicielles qui permettent aux membres du personnel de passer et de recevoir des appels sur leurs ordinateurs ou leurs appareils mobiles.

10. Téléphonie et lignes téléphoniques : fourniture de lignes téléphoniques et de services de téléphonie pour gérer les appels entrants et sortants.

11. Systèmes téléphoniques pour petites entreprises et hôtels : solutions sur mesure conçues spécifiquement pour les petites entreprises et les exigences uniques de l'industrie hôtelière.

12. Appels internationaux et intégration CRM : Facilitation des capacités d'appels internationaux et intégration avec les systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour améliorer la communication et le service avec les clients.

13. Ne pas déranger : permet aux clients de régler leur téléphone de chambre sur le mode « Ne pas déranger » pour éviter les interruptions.

14. Système de communication : Un système complet qui englobe divers canaux de communication, tels que la voix, la messagerie et la vidéo.

15. Fonctionnalité du centre d'appels : offre des fonctionnalités telles que l'acheminement des appels, la gestion des appels, l'IVR (réponse vocale interactive) et l'enregistrement des appels pour une gestion efficace des appels et un service client.

16. Statut des chambres et rationalisation des opérations : intégration avec le système de statut des chambres de l'hôtel pour gérer efficacement le roulement des chambres et rationaliser les opérations.

17. Téléphones mobiles et lignes fixes : prise en charge des téléphones mobiles et des appareils fixes traditionnels, garantissant la connectivité entre différents appareils.

18. Systèmes téléphoniques VoIP : Utilisation de la technologie Voice over Internet Protocol (VoIP) pour permettre des services téléphoniques économiques et riches en fonctionnalités.

19. SMS et conférence téléphonique : offre des fonctionnalités SMS pour la messagerie texte et facilite les conférences téléphoniques pour des discussions collaboratives.

20. Meilleurs fournisseurs de systèmes téléphoniques d'hôtel : identification des fournisseurs réputés connus pour fournir des systèmes téléphoniques d'hôtel fiables et riches en fonctionnalités.

21. Par utilisateur et appels illimités : modèles de tarification basés sur le nombre d'utilisateurs et proposant des forfaits d'appels illimités pour une communication rentable.

22. Renvoi d'appel et messagerie vocale : activation du renvoi d'appel vers différentes extensions ou appareils mobiles et fourniture de services de messagerie vocale pour les appels manqués.

23. Téléphones IP et solutions basées sur le cloud : prise en charge des téléphones IP et utilisation de solutions basées sur le cloud pour l'évolutivité, la flexibilité et la facilité de gestion.

24. Réception et appels de réveil : fonctionnalité dédiée à la réception, y compris des fonctions d'appel de réveil pour améliorer les services aux clients.

25. Applications et téléphones de chambre : applications mobiles permettant aux membres du personnel de gérer les appels et les services aux clients, ainsi que des téléphones de chambre dédiés dans les chambres pour une communication pratique.

Ces fonctionnalités contribuent collectivement à un système téléphonique d'hôtel robuste et efficace, améliorant la communication, l'expérience client et la fonctionnalité globale au sein de l'industrie hôtelière tout en étant rentable.

Un autocommutateur privé (PBX) est un réseau téléphonique privé pour votre propriété (ou entreprise). C'est une façon élégante de dire "système téléphonique de qualité professionnelle". Un PBX permet à la fois la numérotation interne et externe, afin que les utilisateurs puissent communiquer entre eux et avec le monde extérieur. Il fournit des fonctionnalités telles que les extensions, la musique d'attente, le routage des appels, les files d'attente d'attente, la conférence téléphonique et la gestion des appels en dehors des heures de bureau.

Les systèmes de téléphonie PBX traditionnels étaient analogiques, se connectant au réseau téléphonique public commuté via des lignes fixes enterrées. Nous ne les recommandons pas ! Ces systèmes vous enferment dans le matériel ou le fournisseur, limitant vos options de mises à niveau et vous coûtant souvent plus cher. De plus, il y a tellement de valeur à opter pour un système PBX moderne qui utilise la connectivité numérique pour fournir des fonctionnalités stimulantes pour l'entreprise.

Bien que le PBX soit une technologie héritée qui a commencé par tirer parti des standards analogiques, la plupart des systèmes PBX hébergés utilisés par les hôtels utilisent aujourd'hui des protocoles de réseau numérique (IP) pour les appels internes appelés PBX IP. Une alternative au PBX virtuel est la VoIP, qui signifie «voix sur Internet».

Avant de nous plonger dans ces fonctionnalités et avantages, il est utile de contextualiser les avantages structurels d'un PBX moderne par rapport à un système de ligne fixe traditionnel :

Connectivité : PBX rationalise la communication interne. Vous pouvez connecter autant de lignes différentes en interne que vous le souhaitez, le tout sans avoir à payer le coût par ligne de la connectivité traditionnelle. Vous profiterez également d'appels haute définition et de plus d'options pour vous connecter avec des collègues et des clients, ainsi qu'avec des invités sur place.

Accessibilité : les communications internes directes préservent l'accessibilité entre collègues. Le système n'achemine pas les appels vers un commutateur extérieur, puis ne les renvoie pas dans l'organisation, ce qui rend le système plus fiable et vos collègues plus joignables.

La flexibilité. Vous pouvez ajouter ou supprimer des combinés sans le fardeau des coûts à long terme par ligne téléphonique. Et vous pouvez plus facilement adapter votre système téléphonique à l'évolution de vos besoins et passer à de nouvelles fonctionnalités au fil du temps.

Les systèmes PBX modernes reposent sur IP (ou Internet Protocol) pour communiquer. Les systèmes PBX IP convertissent les appels IP du numérique vers l'analogique, afin qu'ils puissent être acheminés via des connexions fixes traditionnelles.

Étant donné que les systèmes utilisent Internet à large bande pour communiquer plutôt que des lignes fixes en cuivre, il existe davantage de fonctionnalités numériques disponibles qui correspondent à la façon dont nous faisons des affaires aujourd'hui. Un système PBX IP utilise le même réseau local que votre propriété utilise pour connecter ses ordinateurs, de sorte que chaque téléphone se connectera via Ethernet (plutôt que la prise téléphonique). Pour les propriétés plus anciennes, cela peut nécessiter des mises à niveau vers des téléphones compatibles Ethernet ; la plupart des téléphones modernes sont capables.

Semblable à d'autres éléments de l'infrastructure de connectivité de votre propriété, vous avez deux options pour votre PBX IP, virtuel/hébergé ou sur site. L'option virtuelle est hébergée par votre fournisseur et l'option sur site est située sur place.

La décision entre le cloud et le sur site est guidée par le coût et la complexité. Les petites propriétés avec des systèmes plus simples bénéficieront probablement davantage des systèmes virtuels, qui sont plus faciles à configurer, ont des coûts initiaux faibles et des frais mensuels prévisibles. Les propriétés plus grandes avec une plus grande complexité peuvent préférer la proximité et le contrôle sur site, car les coûts d'installation supplémentaires et les frais de maintenance continus sont des compromis intéressants pour un accès accru et plus de personnalisation.

Même si les clients comptent davantage sur leur téléphone portable pour communiquer avec le personnel, les systèmes téléphoniques des hôtels constituent la colonne vertébrale des communications pour la plupart des opérations hôtelières. De la réception au back-office en passant par les chambres, le système est utilisé dans tout l'hôtel.

La réception est le centre de communication de l'hôtel. Le système téléphonique permet aux clients de contacter la réception - et certains systèmes affichent également le nom du client à l'agent de la réception, ce qui facilite les salutations personnelles. Le système permet également à la réception de définir des rappels automatisés (tels que des appels de réveil) et de décharger les tâches fastidieuses. Avec un opérateur numérique, le système téléphonique peut également acheminer les appels vers d'autres services (tels que l'entretien ménager et le service de chambre) afin que la réception puisse s'occuper d'autres tâches.

Le back-office est également un gros utilisateur du système téléphonique. Votre équipe de vente disposera d'extensions dédiées, ainsi que d'une messagerie vocale numérique pouvant être transcrite directement par e-mail. Votre système téléphonique d'accueil peut également gérer les fax afin que votre équipe puisse recevoir les confirmations de réservation des intermédiaires. Le personnel peut définir le mode "ne pas déranger" et acheminer automatiquement les appels téléphoniques vers les téléphones portables s'ils sont hors de la propriété.

L'expérience client bénéficie d'un système téléphonique moderne de plusieurs manières. Bien sûr, il y a le téléphone dans la chambre qui offre une ligne directe au personnel, et la plupart des systèmes modernes prennent en charge la messagerie multilingue. Mais il y a aussi un avantage majeur qui est caché : les intégrations. Un ancien système de téléphonie fixe ne remplit que quelques fonctions principales : les appels et les messages vocaux. Remplacer un système à usage limité par quelque chose de plus flexible signifie que vous pouvez créer une infrastructure de communication qui s'adapte aux préférences des clients. Par exemple, vous pouvez étendre l'infrastructure de télécommunications de votre propriété pour prendre en charge les smartphones des invités, en étendant leur couverture pendant que vous êtes sur la propriété. Autres intégrations utiles : possibilité de saisir des codes PMS depuis la chambre pour mettre à jour l'état et la disponibilité de la chambre, connexion au Wi-Fi sur place pour une facturation transparente.

Le choix du meilleur système PBX pour votre hôtel dépend de la manière dont vous envisagez de l'intégrer à votre flux de communication existant. La meilleure façon de penser à un système téléphonique d'hôtel est de le considérer comme une autre application de votre stock technologique. Il doit s'intégrer à tout le reste, vous permettant de tirer parti de toutes ses fonctionnalités.

Voici quelques points à considérer :

Intégrations : étant donné que le PBX IP exploite Internet, il peut s'intégrer et échanger entre différents outils. Nous vous recommandons de faire un bref aperçu des différents flux de communication pour comprendre comment vous pouvez mettre en œuvre le PBX IP. L'un des cas d'utilisation les plus importants est une intégration directe avec votre CRM afin que vous puissiez enregistrer les appels et vous assurer que les équipes commerciales assurent un suivi rapide avec les prospects et les clients.

Opérateur numérique : Votre système PBX est votre opérateur numérique, acheminant les appels et aidant les invités à se rendre à la bonne personne.

Appels d'urgence : lorsque les clients appellent les numéros d'urgence, la réception doit être immédiatement avertie.

Groupes d'appels : Comme vous le savez bien, les choses peuvent être occupées assez rapidement à la réception et à l'arrière de la maison. La possibilité de configurer des groupes d'appels, qui sonneront sur plusieurs téléphones jusqu'à ce que l'un d'eux réponde, permet à votre équipe de rester au courant des demandes des invités et d'autres communications essentielles.

Routage intelligent des appels : le routage intelligent des appels connecte efficacement les appels à la bonne personne. Par exemple, vous souhaiterez peut-être planifier l'acheminement des appels de sorte que les appels soient dirigés vers une personne (comme le directeur général) pendant les heures de bureau et vers une autre personne en dehors des heures de bureau (comme un responsable de nuit).

Fax : De nombreux hôtels ont encore besoin d'avoir accès à un fax. Un système PBX peut répondre à ce besoin, en fournissant des télécopies entrantes et sortantes, le tout intégré dans un seul produit de télécommunications.

Voicemail-to-Email : L'un des boosters de productivité les plus spectaculaires fournis par un système PBX moderne est la messagerie vocale par e-mail. Le système transcrira vos messages vocaux en e-mails, qui peuvent ensuite être acheminés vers le service approprié. Ou, vous pouvez demander à une ressource externe (telle qu'un assistant virtuel ou un siège social) de hiérarchiser et d'attribuer des tâches en fonction des messages vocaux.

Services sans frais : si vous utilisez une ligne sans frais pour les appels entrants, assurez-vous de trouver un fournisseur qui peut le prendre en charge de manière adéquate.

Fonctionnalités dans la chambre : déterminez si vous souhaitez ou non inclure d'autres personnes, telles qu'un mode Ne pas déranger ou des appels de réveil automatisés. De nombreux systèmes téléphoniques PBX pour l'hôtellerie offrent des fonctionnalités qui améliorent l'expérience client et éliminent certaines des responsabilités quotidiennes de votre personnel.

Interface d'administration : la dernière chose dont nous avons besoin est un autre outil compliqué à administrer. cela peut être extrêmement frustrant si vous devez toujours contacter le fournisseur pour apporter de petites modifications. Recherchez un portail administratif basé sur un navigateur ou une autre interface d'administration de compte qui simplifie le libre-service. Vous devriez pouvoir ajouter et supprimer des utilisateurs, surveiller l'utilisation et gérer votre compte à partir d'un tableau de bord centralisé.

Rapports : recherchez des enregistrements d'appels et une comptabilité détaillés afin d'avoir une vue globale de la façon dont le système est utilisé dans votre propriété. Des rapports détaillés vous permettent d'être informé et d'optimiser l'expérience du personnel et des clients.

Sécurité : ne choisissez que des fournisseurs jouissant d'une excellente réputation. Si vous optez pour un PBX IP, qui utilise la connectivité Internet de votre propriété, vous aurez besoin d'une sécurité renforcée pour éviter les intrusions indésirables et les gros maux de tête. En matière de sécurité, faites confiance aux recommandations de vos collègues avant tout. En cas de doute, suivez votre instinct !

Un système PBX moderne peut faire partie de la stratégie de communication omnicanale de votre propriété. Il vous permet de communiquer avec les invités sur leur canal préféré et de synchroniser les informations pertinentes sur tous les canaux afin que vous puissiez conserver une vue globale de vos invités. Il y a beaucoup de choses qu'un système de téléphonie numérique peut débloquer pour votre propriété !

Alors que la plupart des hôtels à ce jour disposent encore de systèmes téléphoniques d'hôtel, il est tout à fait possible d'exploiter un hôtel sans système téléphonique traditionnel en exploitant une combinaison d'outils logiciels et d'appareils pour la communication et les services aux clients. Voici un aperçu de la façon dont une telle configuration pourrait fonctionner :

1. Messagerie client : Au lieu de se fier aux appels téléphoniques, les hôtels peuvent utiliser des plates-formes de messagerie client ou des applications de communication. Ces outils permettent aux clients de communiquer directement avec le personnel de l'hôtel par SMS, éliminant ainsi le besoin d'appels téléphoniques. Le personnel peut répondre rapidement et efficacement, répondre aux demandes des clients, les demandes et fournir une assistance.

2. Logiciel de collaboration du personnel : Pour permettre une communication interne efficace entre le personnel de l'hôtel, un logiciel de collaboration peut être utilisé. Ces outils fournissent des fonctionnalités telles que la messagerie, le partage de fichiers, l'attribution des tâches et les mises à jour en temps réel, assurant une coordination transparente entre les différents services et employés. Cela permet aux membres du personnel de communiquer et de collaborer efficacement sans dépendre des lignes téléphoniques traditionnelles.

3. Tablettes pour les services aux clients : Des tablettes peuvent être déployées dans les chambres ou mises à disposition à des endroits clés dans tout l'hôtel. Les clients peuvent utiliser ces tablettes pour accéder à divers services tels que la commande d'un service d'étage, la demande d'entretien ménager, la réservation d'un spa ou la recherche de recommandations locales. Les tablettes peuvent être équipées d'interfaces conviviales et intégrées à un logiciel de gestion hôtelière pour rationaliser les demandes des clients et fournir une option de libre-service pratique.

4. Appareils mobiles : les membres du personnel de l'hôtel peuvent être équipés d'appareils mobiles, tels que des smartphones ou des tablettes, leur permettant de communiquer en déplacement. Ces appareils peuvent disposer d'applications de messagerie pour les clients, d'outils de collaboration et d'un accès aux systèmes hôteliers pertinents, permettant aux membres du personnel d'être réactifs et accessibles dans toute la propriété.

5. Systèmes basés sur le cloud : des solutions basées sur le cloud peuvent être utilisées pour stocker les informations des clients, gérer les réservations et rationaliser les opérations. Ces systèmes peuvent s'intégrer aux plates-formes de messagerie invité, aux logiciels de collaboration et à d'autres outils pour assurer une communication et un partage d'informations fluides entre différents points de contact.

6. Services automatisés : la mise en œuvre de solutions d'automatisation peut améliorer l'expérience client et minimiser le besoin de communication directe. Par exemple, les bornes d'auto-enregistrement ou les options d'enregistrement mobile peuvent réduire le besoin d'interactions avec la réception. L'intégration avec les systèmes de contrôle des chambres peut permettre aux clients de régler la température ou l'éclairage via des applications mobiles, réduisant ainsi le besoin d'appels téléphoniques pour demander de tels changements.

En tirant parti de ces outils logiciels et appareils, les hôtels peuvent communiquer efficacement avec les clients, rationaliser les opérations internes et offrir une expérience client pratique et personnalisée sans dépendre d'un système téléphonique traditionnel. Cependant, il est important d'assurer une connexion Internet robuste et fiable et d'avoir des plans d'urgence en place pour résoudre tout problème de connectivité qui pourrait survenir.