Qu'est-ce que le traitement des paiements ?

À l'époque où l'argent était roi, le traitement des paiements était aussi simple que d'ouvrir le tiroir-caisse et de rendre la monnaie. De nos jours, en particulier dans les hôtels, les cartes de crédit ont dépassé les espèces comme mode de paiement préféré lors de la réservation de chambres d'hôtel, ce qui apporte de nouveaux défis et de la complexité. Inutile de dire que via les OTA (agences de voyages en ligne) comme Expedia et Booking.com - les cartes de crédit et les cartes virtuelles (par exemple Apple Pay) sont les seules options de paiement acceptées. Mais avec cette complexité supplémentaire, le processus de réservation est devenu transparent et même les paiements en personne sur la propriété sont devenus complètement sans contact .

Pour un hôtel, recevoir de l'argent d'une transaction par carte de crédit n'est pas aussi simple que recevoir de l'argent liquide, et c'est aussi plus cher. Lorsqu'un client passe sa carte de crédit à la réception ou utilise votre moteur de réservation en ligne , la banque ou l'association qui a émis sa carte doit émettre un crédit pour couvrir l'achat. Ce crédit s'accompagne d'un ensemble de frais, appelés interchange. Les hôtels ne peuvent pas accéder immédiatement aux fonds ; un processeur de paiement, comme un intermédiaire, reçoit en fait l'argent, puis facture une majoration à l'hôtel lorsque les fonds sont versés. En échange de ces frais, les processeurs fournissent également des services aux hôteliers comme la prévention des rétrofacturations .

Étant donné que les frais varient en fonction du type de carte et de la banque qui l'a émise, les processeurs de paiement facturent aux hôtels des frais fixes (0,15 $ par transaction, par exemple), des frais en pourcentage ou une combinaison des deux. Pour vous assurer que vous payez un montant raisonnable pour le traitement des cartes de crédit, il est important de comprendre la structure des frais.

Compte marchand vs passerelle de paiement

Nous entendons beaucoup de confusion sur les différents types de systèmes que les hôtels peuvent utiliser pour traiter les paiements. En fonction de leurs besoins en services financiers, les entreprises peuvent choisir entre des solutions de paiement complètes, des comptes marchands autonomes et des passerelles de paiement tierces pour gérer les paiements par carte de crédit. Vous vous demandez quelles sont les différences ?

En bref, une simple passerelle de paiement permet à votre hôtel de débiter les cartes de crédit. C'est le lien entre l'hôtel et les émetteurs de cartes de crédit. Lorsqu'un client réserve une chambre en ligne, par exemple, il entre son numéro de crédit, ce qui permet à la passerelle de paiement de communiquer avec sa banque, et après approbation ou refus de la transaction, la passerelle de paiement reviendra pour terminer la transaction.

Lorsque la transaction est terminée, les fonds doivent aller quelque part. Certaines entreprises optent pour un dépôt immédiat sur un compte bancaire, tandis que d'autres entreprises utilisent un compte marchand . Bien qu'un compte marchand ne soit pas un compte bancaire, il agit comme une sorte de "zone de stockage" pour les fonds afin qu'ils puissent être facilement remboursés et que les soldes puissent être déposés en masse sur un compte bancaire selon un calendrier régulier. Pour les hôtels, les comptes marchands peuvent avoir beaucoup de sens, car ils permettent des remboursements faciles si un client annule, et ils peuvent orchestrer des virements bancaires à une cadence régulière pour faciliter les choses pour votre équipe comptable.

Si l'utilisation d'une passerelle de paiement et d'un compte marchand distincts semble éprouvante (jeu de mots), il existe une troisième option : une solution de paiement tout-en-un qui offre à la fois une passerelle de paiement et un compte marchand.

Un bref aperçu des processeurs de paiement en ligne

Si votre hôtel dispose d'un site Web qui accepte les réservations en ligne, vous aurez besoin d'un processeur de paiement en ligne pour permettre à votre hôtel de collecter des fonds en ligne. Les passerelles de paiement, également connues sous le nom de fournisseurs de services de paiement, facilitent la recharge des cartes, mais elles ne sont pas gratuites. Il faut dépenser de l'argent pour gagner de l'argent, n'est-ce pas ? Les frais varient selon le système ; par exemple, Stripe facture 2,9 % plus 0,30 $ sur chaque transaction, quel que soit le type de carte débitée. D'autres systèmes, comme PayPal, par exemple, facturent des frais supplémentaires pour les cartes American Express et les cartes internationales.

Tout comme le paysage des systèmes de gestion immobilière, vous avez le choix entre une pléthore de processeurs de paiement. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, nous vous recommandons donc de faire des recherches au lieu d'en choisir un simplement parce qu'il est populaire. Voici quelques-uns des meilleurs processeurs de paiement en ligne :

• Autoriser.Net

• Bande

• Pay Pal

• Braintree

• Paiement Amazon

• Carré

• BlueSnap

• Nous payons

Comme pour tout type de données sensibles, les hôtels doivent veiller à ce que leurs informations financières soient sécurisées et conformes aux réglementations PCI et PSD2 . Certains processeurs de paiement offrent des ressources pour vous aider à rester en conformité, et les systèmes s'adaptent constamment aux changements de la technologie financière, comme l'acceptation des paiements par portefeuille numérique, par exemple.

Lors du choix d'un fournisseur, vous pourriez être tenté d'opter pour l'option la moins chère. Cependant, nous vous recommandons de rechercher quelques facteurs supplémentaires afin que vous puissiez choisir un système qui convient vraiment à votre entreprise. N'oubliez pas de regarder ces critères :

• Frais mensuels et frais de transaction

• Pays et devises pris en charge

• Types de cartes acceptées

• Paiements sur formulaire ou redirections vers un autre site pour effectuer le paiement

• Paiements mobiles

• Conforme PSD2

Avec un peu de recherche, vous pouvez trouver un fournisseur de services de paiement adapté à votre hôtel.

Traitement des paiements pour l'industrie hôtelière

Savez-vous exactement combien vous payez pour chaque transaction par carte de crédit ? Si vous n'avez pas accès à une variété de processeurs, vous pourriez payer des frais de traitement exorbitants et inutiles. Vous ne voulez pas payer des frais que vous n'avez pas à payer ? Si vous utilisez un PMS populaire, tel qu'Oracle OPERA , vous avez probablement déjà accès à plusieurs processeurs. Si vous n'utilisez pas encore un PMS commun, vous voudrez peut-être envisager de changer pour éviter d'être évalué par des fournisseurs de paiement qui savent que vous n'avez pas d'autres options.

L'utilisation d'un processeur de paiement intégré à un PMS peut rationaliser de nombreuses tâches opérationnelles . Par exemple, la solution de paiement intégrée d'Oracle OPERA facilite l'exécution des préautorisations (pour les frais accessoires, par exemple), les autorisations de libération, les achats complets, les remboursements ou les annulations de transactions, les transactions annulées, etc. Imaginez si votre équipe de réception devait passer à un système différent chaque fois qu'elle plaçait une autorisation sur une carte lors de l'enregistrement ; un PMS avec des intégrations de traitement des paiements comme Oracle OPERA rend votre réception plus efficace.

Les processeurs de paiement intégrés ne sont pas seulement bénéfiques pour le front-of-house. Les tâches de back-office telles que l'émission de factures, le paiement des fournisseurs et la collecte des frais d'adhésion peuvent être traitées plus facilement lorsque tous vos systèmes communiquent facilement. Et lorsque le processeur de paiement peut communiquer avec votre PMS, vous pouvez transmettre des détails tels que la date d'enregistrement et le numéro de folio avec la transaction, afin que les clients et les banques sachent parfaitement à quoi correspondaient les frais.

Principaux points à retenir pour choisir un processeur de paiement

Même si la sélection d'un fournisseur de services de paiement ne semble pas être une technologie majeure, n'oubliez pas que vous paierez plus en frais de traitement que pour toute autre technologie. Dans ce cas, faire ses devoirs peut vraiment rapporter. Comparez les fournisseurs pour trouver non seulement le meilleur prix, mais aussi le meilleur rapport qualité-prix, car un système qui coûte un peu plus cher mais qui est entièrement conforme à la PSD2 pourrait vous éviter bien des maux de tête sur la route, sans parler de la réduction du risque d'atteinte à la sécurité.

De plus, l'utilisation d'un PMS populaire est essentielle pour vous assurer d'avoir accès aux bonnes intégrations. Un système largement utilisé comme Oracle OPERA a des connexions avec une variété de processeurs de paiement afin que vous puissiez toujours profiter des meilleurs tarifs. Les processeurs de paiement ne sont peut-être pas la partie la plus excitante des opérations hôtelières, mais économiser des milliers de dollars en passant à un meilleur système l'est certainement.