6 integrazioni PMS che fanno risparmiare tempo

Di Sarah Duguay

Ultimo aggiornamento Aprile 25, 2022

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Al centro delle operazioni, il sistema di gestione della proprietà (PMS) alimenta l'efficienza e la produttività dei reparti alberghieri, ma raramente è un guerriero solitario quando si tratta di tecnologia di un hotel. Anche i piccoli hotel funzionano con numerosi sistemi tecnologici, inclusi sistemi di elaborazione dei pagamenti, serrature elettroniche e canali di distribuzione online. Insieme al PMS, tutti questi sistemi sono fondamentali per servire gli ospiti e si basano su alcuni degli stessi dati: i pagamenti con carta di credito degli ospiti vengono elaborati tramite un gateway di pagamento e anche registrati nel PMS; le chiavi elettroniche e le chiavi digitali sono codificate attraverso il sistema di chiusura utilizzando le informazioni di prenotazione; e le prenotazioni OTA devono essere inserite nel PMS e l'inventario regolato sui tuoi canali OTA. Se questi sistemi funzionano in silos, il tuo personale deve agire da intermediario, duplicando manualmente i dati tra i sistemi, il che richiede tempo ed è soggetto a errori umani.

Sai cosa si dice sul lavoro di squadra, beh, questo vale anche per la tecnologia del tuo hotel. Grazie all'integrazione diretta, il tuo PMS può funzionare con gli altri sistemi dell'hotel per automatizzare i processi e risparmiare molto tempo al personale dell'hotel. Ecco sei integrazioni chiave PMS che miglioreranno ulteriormente l'efficienza operativa in modo che tu e il tuo team possiate trascorrere meno tempo dietro un computer e più tempo fornendo un'esperienza ospite ancora migliore.

Gestione del canale

I canali di distribuzione di terze parti, inclusi GDS , OTA e canali di metasearch , sono una componente cruciale della strategia di distribuzione di quasi tutti gli hotel. Con i loro grandi budget pubblicitari e l'ampia portata, questi aggregatori di viaggi appositamente creati rendono le proprietà più visibili online e portano una grossa fetta di prenotazioni. Quando i tuoi canali di distribuzione online non sono collegati al tuo PMS, la disponibilità e le tariffe della tua struttura devono essere aggiornate manualmente su ciascuno di questi canali e le prenotazioni che arrivano attraverso di essi devono essere inserite manualmente nel tuo PMS. È un'attività continua e dispendiosa in termini di tempo con un alto rischio di overbooking se la disponibilità non viene aggiornata abbastanza velocemente.

Ma c'è un modo migliore. L'integrazione bidirezionale tra il PMS di un hotel e il partner di canale automatizza questo importante processo, eliminando la necessità di duplicare i dati manualmente e migliorando la precisione. Attraverso l'integrazione, il PMS invia automaticamente l'inventario allocato al partner di canale, inclusi gli aggiornamenti e le sostituzioni dell'inventario. Quando una prenotazione viene effettuata tramite un partner di canale, i dati della prenotazione vengono inviati automaticamente al PMS e la disponibilità viene regolata automaticamente su tutti i canali collegati. Dì addio all'overbooking e ciao per avere più tempo per i tuoi ospiti!

Processo di pagamento

Se la tua struttura accetta pagamenti con carta, lavorerai con un gateway di pagamento , che comunica in modo sicuro le informazioni di pagamento dell'ospite alla rete di elaborazione dei pagamenti. Se il tuo gateway di pagamento non è integrato con il tuo PMS, le transazioni approvate devono essere registrate manualmente nelle prenotazioni nel PMS, rallentando il processo di check-in/check-out. Con un'integrazione del gateway di pagamento, le informazioni di pagamento inserite nel modulo di prenotazione vengono inviate automaticamente attraverso la rete di elaborazione dei pagamenti e le transazioni vengono pubblicate automaticamente nel PMS in tempo reale.

Non solo, l'integrazione di un gateway di pagamento aumenta anche la sicurezza con la crittografia e la tokenizzazione point-to-point per proteggere i dati delle carte di credito dagli hacker e mantenere i numeri delle carte di credito fuori dal PMS per la conformità PCI. Se desideri accettare pagamenti online tramite il sito Web della tua struttura, l'integrazione del gateway di pagamento è un must per un processo di prenotazione online automatizzato e sicuro e per un'esperienza di check-in contactless.

Semplificando pagamenti, autorizzazioni e rimborsi e migliorando la sicurezza, l'integrazione del gateway di pagamento è una delle integrazioni PMS più importanti per qualsiasi proprietà.

Accesso alla camera

L'integrazione di serratura elettronica e chiave digitale semplifica la gestione degli accessi e velocizza anche il processo di check-in . Le chiavi magnetiche sono state ampiamente utilizzate in tutti i segmenti alberghieri per decenni. I tempi stanno cambiando e sempre più proprietà si stanno spostando verso soluzioni chiave digitali (mobili). Ad ogni modo, diamo un'occhiata a come l'integrazione della tua soluzione di accesso in camera con il tuo PMS semplifichi la vita alla reception.

Un'integrazione con key card consente di codificare e gestire le key card direttamente tramite il PMS, che invia automaticamente i dati di prenotazione rilevanti (numero della camera, durata del soggiorno, ecc.) al sistema di key card. Ciò significa che il personale della reception non deve più reinserire manualmente queste informazioni nel sistema della chiave magnetica, deve solo strisciare la carta per codificarla.

Se la tua struttura utilizza una soluzione di accesso senza chiave (chiave mobile o serratura della tastiera), l'integrazione con il PMS automatizza la consegna delle chiavi all'ospite al momento del check-in. In questo caso, il PMS invia automaticamente i dati di prenotazione alla tua soluzione di accesso senza chiave, che quindi genera una chiave mobile o un codice chiave per l'ospite, attivando automaticamente la chiave al momento del check-in e disattivandola al momento del check-out.

Sia che tu voglia implementare un'esperienza di check-in contactless senza interruzioni o semplificare il check-in alla reception, l'integrazione del tuo PMS con il tuo sistema di chiusura è fondamentale (gioco di parole).

Punto vendita (POS)

Insieme al PMS, un sistema POS è essenziale per le strutture con un ristorante in loco. Questi sistemi di base sono un ottimo esempio di due sistemi che funzionano meglio insieme. Senza un collegamento tra i due, i costi del ristorante che devono essere addebitati sulla camera di un ospite devono essere comunicati alla reception e aggiunti manualmente al foglio di prenotazione nel PMS. Questo processo manuale non solo aggiunge un'altra attività amministrativa all'elenco delle cose da fare della reception, ma è soggetto a errori umani e discrepanze di fatturazione che possono comportare ospiti insoddisfatti e perdite di entrate.

Quando il sistema POS è integrato con il PMS, il software completa questa attività per te in tempo reale. Quando un ospite desidera addebitare un pasto sulla propria camera, la transazione viene inserita nel sistema POS, che, tramite l'integrazione, interroga automaticamente il PMS per verificare lo stato dell'ospite, il numero della camera e il limite di autorizzazione di credito. Se l'addebito viene approvato, il sistema POS registra automaticamente l'addebito nel foglio di prenotazione nel PMS.

L'automazione del processo di registrazione degli addebiti del ristorante nelle prenotazioni con un'integrazione PMS + POS non solo fa risparmiare tempo al personale dell'hotel, ma garantisce l'accuratezza della fatturazione, riducendo i reclami dei clienti e prevenendo la perdita di entrate.

Gestione delle entrate

L'ambiente di mercato senza precedenti determinato dalla pandemia ha portato molti hotel a utilizzare software di gestione delle entrate (RMS) per navigare e ottimizzare i prezzi delle camere al meglio. Consolidando e analizzando continuamente i dati di hotel e mercato per produrre raccomandazioni sui prezzi basate su algoritmi sofisticati, gli RMS automatizzati migliorano le previsioni della domanda ed eliminano le congetture dal processo di determinazione dei prezzi, facendo risparmiare agli operatori alberghieri molto tempo per esaminare i dati e cercare di prevedere il futuro.

Integrata con il PMS, la soluzione combinata fa risparmiare ancora più tempo. I dati PMS (inclusi prenotazioni, inventario e disponibilità) sono una parte fondamentale dell'equazione di gestione delle entrate e devono essere aggiornati nell'RMS in modo tempestivo e continuo. Senza un'integrazione, quel compito è responsabilità di, indovinate, voi o il vostro staff. Ma quando il tuo PMS e l'RMS sono collegati, tutti i dati rilevanti del PMS vengono automaticamente trasferiti all'RMS tramite l'integrazione a livello transazionale per un'accuratezza ottimale delle previsioni, dei prezzi e del controllo dell'inventario. A loro volta, le raccomandazioni sui prezzi accettate generate dall'RMS devono essere aggiornate al PMS e anche l'integrazione può farlo.

Separatamente, sia il PMS che l'RMS promuovono l'efficienza e le entrate, ma insieme formano un team ancora più potente.

SMS / Messaggistica Ospite

La pandemia ha anche accelerato l'adozione di applicazioni di messaggistica/SMS per gli ospiti per soddisfare la necessità di comunicazioni chiare e servizi contactless. La messaggistica mobile è la modalità di comunicazione preferita da molti ospiti, ma se non è integrata correttamente nelle operazioni dell'hotel può essere inefficiente e causare insoddisfazione da parte dei clienti.

Come può il personale trovare il tempo per gestire un altro canale di comunicazione? Una strategia di messaggistica ospite di successo dipende dall'integrazione PMS. L'integrazione tra una piattaforma di messaggistica per gli ospiti e PMS invia automaticamente i dati della prenotazione all'applicazione di messaggistica in tempo reale per attivare messaggi di testo di routine personalizzati agli ospiti prima dell'arrivo, al check-in, durante il soggiorno e alla partenza come definito dalla struttura. I messaggi in arrivo e le richieste degli ospiti vengono automaticamente abbinati ai dati di prenotazione dell'ospite per identificare l'ospite e risolvere i problemi più velocemente.

Poiché la messaggistica degli ospiti diventa un canale di comunicazione degli ospiti più diffuso per gli hotel, l'integrazione con il PMS massimizza l'efficienza automatizzando le comunicazioni di routine e assicurando che nessun ospite sfugga di mano.

La tecnologia alberghiera è progettata per aumentare la produttività e le entrate e, proprio come le persone, i sistemi alberghieri possono lavorare insieme meglio per raggiungere il loro pieno potenziale.

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Sarah Duguay
Sales & Marketing Manager @ WebRezPro