Potresti pensare che non sia l'argomento più interessante al mondo, ma l'elaborazione dei pagamenti è un fattore importante per la salute finanziaria generale del tuo hotel, soprattutto perché più ospiti pagano con carte di credito. Sia che tu stia configurando un elaboratore di pagamento per la prima volta, considerando di passare a un sistema diverso o semplicemente facendo il punto sulle operazioni del tuo hotel, ti mostreremo come rendere l'elaborazione dei pagamenti il più semplice e conveniente possibile. Immagina di tagliare i tuoi costi semplicemente passando a un nuovo sistema di pagamento! L'elaborazione dei pagamenti è parte integrante dei sistemi di prenotazione alberghiera e dei siti Web degli hotel, ma è spesso trascurata a causa della percezione dei pagamenti come altamente tecnici. Nella moderna Internet, il cambio di processori di pagamento è estremamente semplice e può essere aiutato dai tuoi partner tecnologici come software di prenotazione alberghiera e sistemi di gestione della proprietà .
Il giusto software di elaborazione dei pagamenti fa molto di più che memorizzare i numeri delle carte e le informazioni sulle carte di credito: l'eccezionale tecnologia di pagamento aumenta le conversioni offrendo esperienze di pagamento senza attriti.
In questo articolo, definiremo cos'è esattamente l'elaborazione dei pagamenti, esploreremo il panorama dei fornitori e offriremo alcuni consigli per scegliere i sistemi giusti per il tuo hotel.
Che cos'è l'elaborazione dei pagamenti?
Ai tempi in cui il contante era il re, l'elaborazione dei pagamenti era semplice come aprire il cassetto dei contanti e restituire il resto. In questi giorni, soprattutto negli hotel, le carte di credito hanno superato i contanti come metodo di pagamento preferito per la prenotazione di camere d'albergo, il che comporta nuove sfide e complessità. Inutile dire che attraverso le OTA (agenti di viaggio online) come Expedia e Booking.com - le carte di credito e le carte virtuali (es. Apple Pay) sono le uniche opzioni di pagamento accettate. Ma con questa ulteriore complessità, il processo di prenotazione è diventato senza soluzione di continuità e anche i pagamenti di persona sulla proprietà sono diventati completamente contactless .
Per un hotel, ricevere denaro da una transazione con carta di credito non è così semplice come ricevere contanti, ed è anche più costoso. Quando un ospite passa la carta di credito alla reception o utilizza il tuo motore di prenotazione online , la banca o l'associazione che ha emesso la carta deve emettere credito a copertura dell'acquisto. Questo credito viene fornito con una serie di commissioni, chiamate interscambio. Gli hotel non possono accedere immediatamente ai fondi; un processore di pagamento, come un intermediario, riceve effettivamente il denaro, quindi addebita all'hotel un ricarico quando i fondi vengono pagati. In cambio di queste commissioni, i processori forniscono anche servizi per gli albergatori come la prevenzione dello storno di addebito .
Poiché le commissioni variano a seconda del tipo di carta e della banca che l'ha emessa, i processori di pagamento addebitano agli hotel commissioni fisse ($ 0,15 per transazione, ad esempio), commissioni percentuali o una combinazione di entrambe. Per assicurarti di pagare un importo ragionevole per l'elaborazione della carta di credito, è importante comprendere la struttura delle commissioni.
Conto commerciante e gateway di pagamento
Sentiamo molta confusione sui vari tipi di sistemi che gli hotel possono utilizzare per elaborare i pagamenti. A seconda delle loro esigenze di servizi finanziari, le aziende possono scegliere tra soluzioni di pagamento complete, conti commerciali autonomi e gateway di pagamento di terze parti per gestire i pagamenti con carta di credito. Ti chiedi quali sono le differenze?
In breve, un semplice gateway di pagamento consente al tuo hotel di caricare le carte di credito. È il collegamento tra l'hotel e gli emittenti delle carte di credito. Quando un ospite prenota una camera online, ad esempio, inserirà il proprio numero di credito, che consente al gateway di pagamento di comunicare con la propria banca e, dopo l'approvazione o il rifiuto della transazione, il gateway di pagamento tornerà indietro per completare la transazione.
Quando la transazione è completa, i fondi devono andare da qualche parte. Alcune aziende optano per il deposito immediato su un conto bancario, mentre altre utilizzano un conto commerciante . Sebbene un conto commerciante non sia un conto bancario, agisce come una sorta di "area di attesa" per i fondi in modo che possano essere facilmente rimborsati e in modo che i saldi possano essere depositati in blocco su un conto bancario a intervalli regolari. Per gli hotel, i conti commerciante possono avere molto senso, perché consentono facili rimborsi in caso di annullamento di un ospite e possono orchestrare bonifici bancari a cadenza regolare per semplificare le cose al tuo team di contabilità.
Se l'utilizzo di un gateway di pagamento separato e di un account commerciante sembra faticoso (gioco di parole), c'è una terza opzione: una soluzione di pagamento all-in-one che offre sia un gateway di pagamento che un account commerciante.
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Una breve panoramica dei processori di pagamento online
Se il tuo hotel ha un sito web che accetta prenotazioni online, avrai bisogno di un elaboratore di pagamento online per consentire al tuo hotel di raccogliere fondi online. I gateway di pagamento, noti anche come fornitori di servizi di pagamento, rendono le carte di ricarica un gioco da ragazzi, ma non sono gratuite. Devi spendere soldi per fare soldi, giusto? Le tariffe variano a seconda del sistema; ad esempio, Stripe addebita il 2,9% più $ 0,30 su ogni transazione, indipendentemente dal tipo di carta addebitata. Altri sistemi, come PayPal, ad esempio, addebitano una commissione maggiore per le carte American Express e le carte internazionali.
Proprio come il panorama del sistema di gestione della proprietà, hai una miriade di processori di pagamento tra cui scegliere. Ognuno ha i suoi pro e contro, quindi ti consigliamo di fare qualche ricerca invece di optare per uno solo perché è popolare. Ecco alcuni dei migliori processori di pagamento online:
Autorizza.Net
Banda
PayPal
Braintree
Amazon Pay
Quadrato
BlueSnap
Noi paghiamo
Come per qualsiasi tipo di dato sensibile, gli hotel devono fare attenzione a mantenere le proprie informazioni finanziarie al sicuro e conformi alle normative PCI e PSD2 . Alcuni processori di pagamento offrono risorse per aiutarti a rimanere conforme e i sistemi si adattano costantemente ai cambiamenti nella tecnologia finanziaria, come accettare pagamenti con portafoglio digitale, ad esempio.
Quando scegli un fornitore, potresti essere tentato di scegliere solo l'opzione più economica. Tuttavia, ti consigliamo di ricercare alcuni altri fattori in modo da poter scegliere un sistema veramente adatto alla tua attività. Non dimenticare di esaminare questi criteri:
Commissioni mensili e commissioni di transazione
Paesi e valute supportati
Tipi di carta accettati
Pagamenti su modulo o reindirizzamenti a un altro sito per completare il pagamento
Pagamenti mobili
Conforme a PSD2
Con una piccola ricerca, puoi trovare un fornitore di servizi di pagamento adatto al tuo hotel.
Elaborazione dei pagamenti per il settore alberghiero
Sai esattamente quanto stai pagando per ogni transazione con carta di credito? Se non hai accesso a una varietà di processori, potresti pagare commissioni di elaborazione esorbitanti e non necessarie. Non vuoi pagare commissioni che non devi pagare? Se utilizzi un PMS popolare, come Oracle OPERA , probabilmente hai già accesso a diversi processori. Se non utilizzi ancora un PMS comune, potresti prendere in considerazione il passaggio per evitare di essere valutato dai fornitori di servizi di pagamento che sanno che non hai altre opzioni.
L'utilizzo di un elaboratore di pagamento integrato con un PMS può semplificare molte attività operative . Ad esempio, la soluzione di pagamento integrata di Oracle OPERA semplifica l'esecuzione di pre-autorizzazioni (ad esempio per spese accessorie), autorizzazioni di rilascio, acquisti completi, rimborsi o storni, transazioni annullate e altro ancora. Immagina se il tuo team di front desk avesse bisogno di passare a un sistema diverso ogni volta che ha inserito un'autorizzazione su una carta durante il check-in; un PMS con integrazioni di elaborazione dei pagamenti come Oracle OPERA rende la tua reception più efficiente.
I processori di pagamento integrati non sono solo vantaggiosi per il front-of-house. Le attività di back office come l'emissione di fatture, il pagamento dei fornitori e la riscossione delle quote associative possono essere gestite più facilmente quando tutti i sistemi comunicano facilmente. E quando il processore di pagamento è in grado di comunicare con il tuo PMS, puoi trasmettere dettagli come la data di check-in e il numero di foglio durante la transazione, in modo che gli ospiti e le banche abbiano chiarimenti completi sull'addebito.
Punti chiave per la scelta di un processore di pagamento
Anche se la selezione di un fornitore di servizi di pagamento potrebbe non sembrare una tecnologia importante, ricorda che pagherai di più in costi di elaborazione rispetto a qualsiasi altra tecnologia. In questo caso, fare i compiti può davvero ripagare. Confronta i fornitori per trovare non solo il prezzo migliore, ma anche il miglior rapporto qualità-prezzo, perché un sistema che costa leggermente di più ma è completamente conforme alla PSD2 potrebbe farti risparmiare un sacco di mal di testa lungo la strada, per non parlare della riduzione del rischio di una violazione della sicurezza.
Inoltre, l'utilizzo di un PMS popolare è fondamentale per garantire l'accesso alle giuste integrazioni. Un sistema ampiamente utilizzato come Oracle OPERA ha connessioni con una varietà di processori di pagamento in modo da poter sempre usufruire delle migliori tariffe. I processori di pagamento potrebbero non essere la parte più eccitante delle operazioni alberghiere, ma risparmiare migliaia di dollari passando a un sistema migliore lo è sicuramente.