Gli hotel vedono molta usura. E, quando una camera d’albergo è fuori servizio per manutenzione, una proprietà rischia di perdere molto in termini di entrate: secondo una stima, un hotel perde 17.653 dollari per ogni giorno in cui la stanza non è disponibile.
La manutenzione è una parte importante delle operazioni alberghiere e immobiliari, ma riceve pochissima attenzione rispetto ad altre funzioni di gestione di un'attività di ospitalità. Di conseguenza, l'aggiunta del software CMMS al tuo programma di manutenzione preventiva può migliorare notevolmente l'efficienza delle operazioni di manutenzione e il servizio della tua struttura alberghiera e garantire di non perdere entrate a causa di un problema di manutenzione irrisolto che porta a tempi di inattività delle risorse. Ecco cosa cercare in un sistema di ordini di lavoro, oltre ad alcune scelte di software popolari che vale la pena verificare.
Che cos'è un sistema CMMS?
CMMS è l'acronimo di Computerized Maintenance Management System.
Un CMMS è progettato per attività di manutenzione in grandi aziende e pertanto è spesso definito piattaforma EAM (enterprise asset management). In quanto tale, ha funzionalità progettate per gestire team e processi di manutenzione nell'intera organizzazione dall'inizio alla fine.
Le principali proposte di valore di un CMMS sono: (1) ottimizzare l'efficienza operativa semplificando le attività di manutenzione e (2) ridurre i costi di manutenzione attraverso una gestione più efficace dell'inventario.
Un CMMS è, in sostanza, un database SaaS (software). Oltre a digitalizzare il processo di ordine di lavoro descritto sopra, il CMMS avrà anche la capacità di tracciare risorse e disponibilità di manodopera, registrare asset, automatizzare la pianificazione della manutenzione preventiva, tracciare l'inventario e fornire reportistica tra le categorie di manutenzione.
Ecco un rapido elenco delle funzionalità del CMMS per darti un'idea delle capacità di questo software:
- Manutenzione predittiva: utilizza i dati per consigliare automaticamente interventi di manutenzione, come la manutenzione di un impianto HVAC, oltre ai programmi di manutenzione di base.
- Report del responsabile della manutenzione: visibilità in tempo reale sullo stato di salute delle risorse in una struttura o un gruppo di strutture tramite KPI di facile comprensione. Le prestazioni delle risorse e i tempi di inattività delle apparecchiature dovrebbero essere facili da comprendere per chiunque in un'organizzazione.
- Cronologia della manutenzione/monitoraggio degli ordini di lavoro: registri di tutte le modifiche o attività completate in relazione al ciclo di vita di un asset.
- Coaching sulla strategia di manutenzione: la maggior parte delle aziende di software nel settore CMMS collabora con decine o centinaia di altri proprietari di asset e dovrebbe essere in grado di fornire informazioni sui processi di manutenzione e sulle migliori pratiche.
Oltre a rendere più efficiente il flusso di lavoro di manutenzione, gli strumenti CMMS garantiscono tempi di attività più affidabili, il che significa che aiutano il tuo team a mantenere le luci accese e la proprietà in funzione senza problemi il più a lungo possibile.
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Hotel Maintenance Software Shortlist
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Comprendere le basi del software di manutenzione
Il software per ordini di lavoro è uno strumento che crea, organizza, assegna e tiene traccia delle richieste di manutenzione presso una struttura alberghiera. Questo tipo di software è solitamente basato su cloud e può instradare le richieste a dispositivi mobili o stazioni intorno alla tua proprietà. È più efficiente e accurato rispetto alla gestione degli ordini di lavoro tramite carta e penna o tramite e-mail.
I sistemi di ordini di lavoro possono fare molto di più che inviare semplicemente richieste al personale di manutenzione appropriato. Questi strumenti ti consentono di monitorare lo stato dell'ordine di lavoro in tempo reale e forniscono anche report e analisi per mostrare il rendimento della tua funzione di gestione della manutenzione. Nel complesso, l'aggiunta di un software per ordini di lavoro al tuo stack tecnologico ti consente di semplificare il processo degli ordini di lavoro.
Generalmente, il processo dell'ordine di lavoro avviene in tre fasi: creazione, completamento e registrazione.
La fase di creazione avvia il processo dell'ordine di lavoro. Sia che un'attività di manutenzione sia pianificata (ad esempio, controllare il sistema di allarme antincendio dell'hotel) o non pianificata (ad esempio, riparare un tubo rotto), un manager o un membro dello staff deve identificare l'attività affinché possa entrare nel sistema. Successivamente, la richiesta viene creata con dettagli aggiunti come il livello di priorità, la persona responsabile del completamento dell'attività, il luogo in cui è richiesta la manutenzione e, soprattutto, la scadenza.
Successivamente, la persona assegnata all'attività (solitamente un ingegnere) completa il lavoro richiesto. Potrebbe trattarsi di una operazione semplice come leggere un contatore, controllare un'apparecchiatura o complicata come riparare una perdita nella piscina di un hotel. Una volta terminato il lavoro di manutenzione, il tecnico lo registrerà come tale nel sistema degli ordini di lavoro. Un manager firmerà per convalidare il completamento dell'attività o per aiutare a trovare le risorse necessarie se l'attività è incompleta.
Una volta che il manager approva l'attività completata, l'ordine di lavoro viene registrato e archiviato per riferimento futuro. Questo record consente ai tecnici di tenere traccia dei problemi in loco nel tempo. Ad esempio, se un sistema HVAC richiede una manutenzione regolare, il sistema degli ordini di lavoro può comunicare a un tecnico l'ultima volta che il sistema è stato sottoposto a manutenzione. Allo stesso modo, può anche avvisare il tuo hotel quando è il momento di sostituire le apparecchiature vecchie o usurate.
15 migliori fornitori di CMMS per hotel 2024
Il miglior software per ordini di lavoro combina la gestione delle risorse e la tenuta dei registri con un efficiente sistema di ticketing e un potente reporting. Ecco le dieci migliori piattaforme software per ordini di lavoro del 2021.
Hotelkit Gestione delle strutture
Vincitore dell'HotelTechAward 2024, hotelkit è noto per la sua solida piattaforma di comunicazione e la sua facilità d'uso. Il software supporta una serie di esigenze operative dell'hotel, inclusi ordini di lavoro, ispezioni e procedure dettagliate. I membri dello staff possono inviare ordini di lavoro dai propri dispositivi mobili e caricare foto, quindi la richiesta viene automaticamente assegnata al team giusto e monitorata per responsabilità e reporting. Per semplificare le operazioni end-to-end, hotelkit si integra con molti sistemi di gestione delle proprietà, come protel, OPERA PMS di Oracle e Mews. hotelkit offre una prova gratuita di 30 giorni, poi il canone di abbonamento mensile viene addebitato per camera, rendendolo adatto ad hotel di qualsiasi dimensione.
Manutenzione Actabl (precedentemente ALICE e Trascendente)
La suite di servizi ALICE include funzionalità per tutti gli aspetti delle operazioni alberghiere, dalla messaggistica degli ospiti alla manutenzione. Il modulo Manutenzione preventiva consente al personale di inviare e assegnare richieste di manutenzione, tenere traccia dell'utilizzo o dei problemi delle apparecchiature e completare elenchi di controllo dettagliati, il tutto dai propri dispositivi mobili. ALICE mira a ridurre al minimo le spese in conto capitale di un hotel rendendo la manutenzione preventiva parte della routine quotidiana; ad esempio, vedere le letture giornaliere della pressione della caldaia o individuare le tendenze nelle richieste di manutenzione può aiutarti a individuare i primi segnali di allarme di un problema di una struttura più ampia in modo da poter risolvere il problema prima che accada qualcosa di catastrofico. ALICE è disponibile con un canone di abbonamento mensile e offre integrazioni con sistemi di gestione immobiliare come OPERA e StayNTouch.
CMMS logistico
Lodgistics CMMS semplifica la gestione della manutenzione degli hotel garantendo che i team lavorino all'unisono per un'esperienza senza precedenti per gli ospiti. Questa piattaforma intuitiva è dotata di un registro dell'hotel per la comunicazione tra reparti, manutenzione preventiva per il rilevamento e la risoluzione dei problemi e creazione rapida di ordini di lavoro con allegati foto e impostazioni di priorità. Le sue liste di controllo dei turni automatizzano le operazioni quotidiane, mentre il modulo di pulizia semplifica l'assegnazione delle stanze e le ispezioni. Inoltre, Lodgistics migliora la risposta del servizio con l'invio istantaneo delle richieste degli ospiti, gestisce i reclami degli ospiti e semplifica gli ordini di acquisto e la gestione delle chiavi. Grazie al supporto multilingue, favorisce una migliore comunicazione interna, supportata da monitoraggio e analisi completi per migliorare produttività e responsabilità.
Flexkeeping (manutenzione)
Creato da un'ex governante, Flexkeeping conosce i dettagli delle operazioni alberghiere. Il loro software di gestione della manutenzione segue quattro passaggi: segnalare, correggere, analizzare e prevenire. L'app consente a qualsiasi membro dello staff di inviare una richiesta di manutenzione con foto e funzionalità di conversione vocale, quindi il team appropriato riceve una notifica in modo da poter risolvere il problema il prima possibile. Flexkeeping supporta anche il personale di manutenzione esternalizzato, quindi non è necessario ricordarsi di prendere il telefono per chiamare uno specialista. Tutte le attività vengono monitorate e report e analisi in tempo reale aiutano gli albergatori a individuare le tendenze e a capire in che modo i problemi di manutenzione incidono sugli ospiti e sui budget. Gli albergatori possono provare Flexkeeping gratuitamente per 30 giorni; successivamente è previsto un costo di implementazione e un canone di abbonamento mensile.
manutenzione del sistema operativo dell'hub
Questo software all-in-one per la gestione delle operazioni supporta non solo le richieste di manutenzione ma anche le attività di pulizia, le richieste degli ospiti, le liste di controllo dettagliate e i report. Il modulo di manutenzione di hub OS consente agli albergatori di creare e personalizzare interi piani di manutenzione, con indicatori preventivi e monitoraggio delle tendenze per aiutare a individuare potenziali problemi. L'app crea inoltre un calendario di attività di manutenzione programmata per conformarsi agli standard del marchio delle normative locali, che genera quindi automaticamente ordini di lavoro per i team interessati. Poiché l'app funziona anche offline, l'utilizzo dell'hub OS è semplice ovunque e in qualsiasi momento e può utilizzare codici QR per identificare rapidamente risorse o posizioni. hub OS supporta integrazioni con molti sistemi di gestione immobiliare, come Mews e protel.
CAMPIONI CMMS
CHAMPS CMMS include una semplice funzionalità di trascinamento della selezione per aiutare i team dell'hotel a pianificare e gestire le attività di manutenzione. La compatibilità mobile con questa soluzione basata su cloud consente ai team di lavorare in modo flessibile, fornendo aggiornamenti in tempo reale da qualsiasi punto della proprietà. CHAMPS include anche l'inventario delle risorse e la capacità di acquisto in modo che il tuo team possa creare ordini di acquisto per nuovi materiali o attrezzature.
Maxpanda CMMS
Maxpanda ottiene un punteggio elevato dai revisori per essere una soluzione CMMS flessibile. La pianificazione automatizzata consente ai team di impostare avvisi per attività di manutenzione ricorrenti. Crea richieste di ordini di lavoro per qualsiasi tipo di richiesta di manutenzione. Filtra i report utilizzando parametri diversi, tra cui numero di lavoro, data di inizio e fine, stato di completamento o costo.
CMMS ippopotamo
Hippo CMMS è una delle opzioni software più convenienti sul mercato. È un sistema relativamente semplice che consente agli utenti di tenere traccia di più ordini di lavoro durante il processo dell'ordine di lavoro. Hippo fornisce anche una funzione in cui i tecnici possono allegare foto o documenti al record dell'ordine per riferimento futuro.
CMMS agile
Limble CMMS è uno strumento pluripremiato che afferma di aiutare i clienti a ottenere un aumento del 30% nella comunicazione e nella produttività complessive. L'app è compatibile con iOS e Android e fornisce funzionalità per semplificare gli ordini di lavoro, migliorare la comunicazione, gestire risorse e inventario e generare report.
Maturazione
Accruent, precedentemente noto come Maintenance Connection, è una delle opzioni CMMS più apprezzate per gli hotel. Il CMMS mobile di questo strumento consente a tecnici e manager di svolgere le proprie attività di gestione in movimento, quindi ovunque nella proprietà è possibile assegnare e accettare un ordine di lavoro. Inoltre, la sua funzionalità di reporting include oltre 200 tipi di modelli di report per aiutare il tuo team a stabilire parametri di riferimento, monitorare il lavoro e identificare gli ostacoli nel flusso di lavoro.
ManagerPlus
Gestire la manutenzione in più proprietà? ManagerPlus potrebbe essere la soluzione giusta per il tuo hotel. La funzionalità di gestione delle risorse di ManagerPlus ti consente di tenere traccia delle attrezzature in più sedi, quindi se una proprietà prende in prestito uno strumento da un'altra, non andrà perso. Questo potente strumento fornisce inoltre un modo per gestire fornitori e altri appaltatori direttamente all'interno del software, mantenendo le comunicazioni in un unico posto in modo da evitare confusione o ulteriori scambi via e-mail.
eMaint CMMS
eMaint è ottimo per i marchi alberghieri internazionali; offre supporto multilingue in portoghese, spagnolo, francese, olandese, tedesco, ungherese, polacco, italiano e inglese. Se stai lavorando a un progetto di manutenzione di grandi dimensioni, valuta la possibilità di sfruttare la funzionalità di archiviazione dei documenti di questo strumento. L'editor PDF online di eMaint memorizza i tuoi permessi di lavoro, i record degli ordini di lavoro, i profili delle risorse e altro ancora.
Manutenzione
I revisori affermano che Upkeep CMMS è uno strumento di gestione degli ordini di lavoro semplice e completo. Fornisce tutto il necessario per semplificare la manutenzione del tuo hotel: creazione, gestione e scaffalature degli ordini di lavoro con processi automatizzati integrati e diversi strumenti di reporting. Consente inoltre di inviare notifiche push e avvisi in caso di necessità urgente di manutenzione in loco.
MantenereX
MaintenanceX ti dà la possibilità di provare lo strumento gratuitamente, quindi se non sei sicuro che CMMS sia adatto al tuo hotel, inizia da qui. Oltre alle funzionalità standard degli ordini di lavoro, MaintenanceX dispone di uno strumento di messaggistica integrato che ti consente di commentare, inviare messaggi e salvare comunicazioni relative a una particolare richiesta di ordine di lavoro. Puoi anche caricare foto per verificare il completamento del lavoro: una funzionalità interessante se non hai un manager disponibile per verificare che il lavoro sia finito.
Fix
Fiix è un'altra opzione CMMS che offre una versione gratuita. Gli utenti affermano che Fiix CMMS semplifica il monitoraggio degli ordini di manutenzione e di lavoro e che è facile vedere qual è lo stato di ciascuna attività. La versione gratuita ti dà accesso all'app mobile con alcune operazioni di onboarding, etichettatura delle risorse e notifiche push. Fornisce inoltre un calendario e un dashboard per tenere traccia della manutenzione in corso.
Scopri di più sul software di manutenzione preventiva e su come i sistemi di ordini di lavoro possono integrarsi con la tecnologia del tuo hotel nella nostra guida al software di manutenzione preventiva .
In un’era in cui sia l’esperienza degli ospiti che la conservazione delle risorse sono fondamentali, i proprietari e i gestori degli hotel non possono permettersi di trascurare l’importanza di un solido sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS). Questo potente software trascende le semplici attività di manutenzione, incarnando una filosofia di manutenzione preventiva e predittiva che garantisce la salute dell'edificio e la longevità delle risorse. Implementando una soluzione CMMS, i team di manutenzione ottengono accesso in tempo reale alle operazioni di manutenzione, alla gestione degli ordini di lavoro, alla gestione dell'inventario e ai dati di manutenzione completi. Questo approccio proattivo non solo riduce al minimo i tempi di inattività, ma ottimizza i costi di manutenzione, migliora le prestazioni delle risorse e garantisce la conformità normativa. L'integrazione delle app CMMS mobili semplifica ulteriormente i flussi di lavoro, consentendo ai professionisti della manutenzione di automatizzare le attività di manutenzione, tenere traccia degli ordini di lavoro e prendere decisioni informate in movimento. I vantaggi di un CMMS vanno oltre l'efficienza operativa e influiscono in modo significativo sui profitti dell'hotel preservando il valore delle risorse, riducendo i tempi di inattività delle apparecchiature e aumentando la soddisfazione degli ospiti. Pertanto, investire nel giusto fornitore CMMS diventa una mossa strategica verso il raggiungimento di una strategia di manutenzione superiore, in cui l’attenzione si sposta dalla manutenzione reattiva a quella predittiva, sostenuta da approfondimenti e analisi in tempo reale. In conclusione, adottare un CMMS non significa solo adottare una nuova tecnologia; si tratta di rivoluzionare il modo in cui gli hotel affrontano la gestione della manutenzione per salvaguardare il proprio futuro in un settore competitivo.
