La manutenzione preventiva è la programmazione proattiva della manutenzione per evitare guasti, piuttosto che reagire con riparazioni quando si presentano problemi. Uno studio sugli hotel di Hong Kong ha mostrato che gli hotel spendono il 48% in più per la manutenzione correttiva rispetto alla manutenzione preventiva, spesso portando a spese eccessive. Per gestire i costi in modo efficace, gli hotel dovrebbero trovare un livello di manutenzione ottimale, in cui le misure preventive superano i costi finanziari e reputazionali delle azioni correttive.

I programmi di manutenzione preventiva aiutano i proprietari di immobili e asset a evitare tempi di inattività programmando sistematicamente ordini di lavoro e controlli prima che si verifichino guasti alle apparecchiature. La manutenzione preventiva aumenta in definitiva la durata di qualsiasi pezzo di apparecchiatura o asset critico rispetto alla manutenzione reattiva che si verifica dopo che l'apparecchiatura ha già problemi che devono essere risolti. I piani di manutenzione preventiva sono per lo più sviluppati ed eseguiti da team di manutenzione in qualsiasi organizzazione e aiutano a ridurre i costi di manutenzione nello stesso modo in cui l'assistenza sanitaria preventiva consente di risparmiare sulle spese mediche a lungo termine. Per alcuni asset come un'unità di aria condizionata di un hotel in piena estate, tempi di inattività non pianificati possono comportare perdite di fatturato. Durante tutto il ciclo di vita dell'attrezzatura critica, il personale di ingegneria e manutenzione deve eseguire controlli di monitoraggio delle condizioni durante l'intero ciclo di vita di ogni asset .

Attività di manutenzione giornaliera

Incorporare attività di manutenzione giornaliera può essere un modo efficace per individuare i primi segni di usura. Le attività di manutenzione giornaliera possono includere il controllo delle unità HVAC, l'ispezione degli elettrodomestici delle camere degli ospiti e la verifica del corretto funzionamento dei sistemi di filtraggio della piscina. I piccoli controlli di routine eseguiti quotidianamente prevengono problemi più grandi e costosi in futuro.

Gran parte della manutenzione preventiva più preziosa ruota attorno ai sistemi elettrici e meccanici, che hanno un costo relativamente elevato per la sostituzione rispetto alla manutenzione continua. Ma ci sono molte aree nella tua proprietà che potrebbero trarre vantaggio da una manutenzione preventiva regolare, alcune delle quali hanno un impatto diretto sull'esperienza degli ospiti se dovessero smettere di funzionare.

Ecco altri esempi di manutenzione preventiva in proprietà ad alto traffico, come hotel, esercizi commerciali al dettaglio, hub di trasporto ed edifici per uffici:

• Impianti idraulici e fognari

• Scaldabagni ad acqua calda

• Pompe per piscina

• Impianti elettrici

• Computer e software in sede

• Refrigerazione nella tua cucina, ristorante e bar

• Macchine per caffè espresso nel tuo bar della hall

• Pozzetti di raccolta grassi e scarichi a pavimento

• Tappeti nei corridoi e nelle camere degli ospiti

• Misure di controllo dei parassiti

• Potatura di rami e altri elementi paesaggistici potenzialmente dannosi

• Sostituzione dei filtri negli impianti idrici e nelle fontanelle

• Pulizia delle grondaie

• Ispezione dei tetti

• Sistemi sprinkler di emergenza

Ognuno di questi elementi ha una vita utile che si estende per un intervallo di anni. Pianificando ispezioni regolari e semplificando la manutenzione del tuo hotel , otterrai di più dai tuoi investimenti e continuerai a utilizzare questi asset verso la fascia superiore della loro utilità.

Manutenzione della camera e impatto sugli ospiti

La manutenzione preventiva si estende anche alle camere degli ospiti. Le attività di manutenzione delle camere dovrebbero includere l'ispezione delle unità HVAC in camera, l'integrità dei mobili, l'illuminazione e i servizi per gli ospiti. Queste ispezioni non solo prolungano la vita utile delle risorse, ma migliorano anche l'esperienza degli ospiti garantendo comfort e affidabilità.

Ci sono quattro tipi di azioni in qualsiasi checklist di manutenzione preventiva: ispezione, rilevamento, correzione e protezione. L'ispezione rileva eventuali potenziali problemi emergenti in modo che possano essere corretti il ​​prima possibile. La prevenzione previene i problemi in primo luogo, come la pulizia dei filtri anti-lanugine della lavanderia per prevenire il rischio di incendio e ridurre il consumo di energia.

Le attività su una checklist di manutenzione preventiva possono essere basate sul tempo (ad esempio, pulire i filtri anti-pelucchi ogni lunedì) o sull'utilizzo (pulire i filtri dopo 1.000 carichi di biancheria). Per gli hotel, è spesso molto più semplice effettuare ispezioni basate sul calendario, il che riduce la confusione e aumenta la coerenza. Altrimenti, il personale potrebbe non sapere realmente dove si trova in una checklist basata sull'utilizzo e quindi avvertire meno urgenza senza una scadenza basata sul tempo. Alcune eccezioni degne di nota sono i veicoli o le attrezzature con monitoraggio dell'utilizzo integrato.

Le proprietà ad alto traffico condividono alcuni elementi comuni che devono assolutamente essere nella checklist di manutenzione preventiva. Ecco un esempio di checklist per il tuo hotel, suddiviso per area di interesse e che include alcune sovrapposizioni tra le principali attività di "pulizia profonda" che funzionano anche come manutenzione preventiva.

Checklist stampabile per la manutenzione dell'hotel: per semplicità d'uso, ecco un formato di checklist scaricabile o stampabile . Questo aiuta il personale a spuntare rapidamente le attività completate e ad assicurarsi che non vengano tralasciati elementi critici.

Puoi scaricare gratuitamente il modello interattivo di checklist per la manutenzione dell'hotel di HotelTechReport in Google Docs,
Formati PDF ed Excel

Ogni proprietà è unica. Quindi, oltre a questi elementi standard di manutenzione preventiva, prendi il tuo team di gestione e fai un giro nella proprietà. Documenta attentamente tutto ciò che vedi che potrebbe trarre vantaggio da una manutenzione continua. Non cercare solo l'ovvio, ma anche le cose che hanno un impatto diretto sull'esperienza degli ospiti. Indipendentemente dal fatto che queste cose siano visibili all'ospite medio, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di sviluppare un elenco completo di tutto ciò che deve essere mantenuto in tutta la proprietà.

Quindi, prendi quell'elenco e uniscilo alle finestre di manutenzione consigliate per tutti i sistemi meccanici, elettrici e idraulici. Infine, sviluppa il tuo programma di manutenzione preventiva in base sia al programma di manutenzione consigliato sia alla visibilità degli ospiti. Gli elementi che potrebbero potenzialmente mettere a repentaglio la tua reputazione dovrebbero essere prioritari rispetto ad altri che sono meno visibili e/o hanno un impatto minore sulle normali operazioni.

Un CMMS (Computerized Maintenance Management System) è uno strumento software che organizza e automatizza le attività di manutenzione per garantire che le risorse rimangano in buone condizioni di funzionamento. Il software CMMS è essenziale in ambienti complessi come gli hotel, dove numerosi sistemi e apparecchiature richiedono una manutenzione regolare. Questo software centralizza i programmi di manutenzione, gli ordini di lavoro e le cronologie delle risorse, consentendo al personale dell'hotel di monitorare e gestire in modo efficiente lo stato di salute delle apparecchiature.

Sebbene il termine "computerizzato" possa sembrare obsoleto nel mondo digitale odierno, CMMS è ampiamente utilizzato in tutti i settori, dall'ospitalità e dagli appartamenti alle fabbriche. Gli strumenti CMMS supportano i programmi di manutenzione preventiva fornendo promemoria automatici e tracciando la cronologia dei servizi di ogni asset, il che aiuta a ridurre i tempi di inattività ed evitare costose riparazioni.

I membri del team di pianificazione della manutenzione utilizzano software per ottenere una visione in tempo reale dello stato di salute delle risorse senza tutte le attività che richiedono molto tempo. Ad esempio, in precedenza un tecnico alberghiero avrebbe dovuto tenere un registro dettagliato delle date di acquisto e dei problemi delle unità HVAC. Oggi, il software fa tutto questo per loro, caricando ogni nuova unità nel sistema e monitorando lo stato medio per inviare avvisi automatici.

Una gestione efficace delle risorse e la prevenzione dei guasti delle risorse/dei tempi di inattività delle apparecchiature possono essere enormi fattori di redditività, quindi gli investimenti in CMMS e software di manutenzione preventiva tendono a fornire ROI molto forti. Non c'è niente di peggio che avere un guasto critico delle apparecchiature quando è più necessario.

Manutenzione stagionale e di efficienza energetica

Le attività di manutenzione stagionale, come la messa a punto invernale delle tubature dell'acqua o il controllo delle unità di aria condizionata prima del picco estivo, possono prevenire costose riparazioni. Inoltre, la manutenzione preventiva può contribuire all'efficienza energetica assicurando che i sistemi HVAC e l'illuminazione funzionino in modo ottimale, il che può ridurre i costi energetici e favorire i profitti.

Conformità alla sicurezza

La manutenzione preventiva supporta anche la conformità alle normative di sicurezza. Ad esempio, ispezioni regolari di estintori, luci di emergenza e porte di uscita assicurano che gli hotel rispettino gli standard di sicurezza. Questo aspetto della manutenzione può proteggere sia il personale che gli ospiti evitando multe.

Manutenzione preventiva vs. prescrittiva

Il miglior software di gestione della manutenzione offre manutenzione predittiva e prescrittiva. La manutenzione predittiva utilizza la cronologia e le condizioni delle apparecchiature per prevedere potenziali problemi, mentre la manutenzione prescrittiva sfrutta l'analisi per far emergere azioni di manutenzione specifiche prima che si verifichino problemi. Questo approccio proattivo può essere particolarmente prezioso durante la stagione di punta, quando un traffico più elevato può stressare i sistemi dell'hotel.

La gestione della manutenzione preventiva negli hotel diventa rapidamente complessa con il vasto numero di attività e la frequenza specifica richiesta per ciascuna. Affidarsi solo a un calendario può portare a sviste e slittamenti, dove solo poche attività saltate possono interrompere il programma di manutenzione. Nel tempo, questo slittamento fa sì che la manutenzione preventiva si allontani dalle best practice, lasciando i tuoi asset vulnerabili a guasti e il tuo team sopraffatto da correzioni reattive.

Per prevenire questi problemi, molti hotel ora si affidano a software di manutenzione preventiva . Questi strumenti aiutano i manager e i team di manutenzione a rimanere in carreggiata centralizzando tutte le attività di manutenzione, le pianificazioni e le sottoattività in un'unica dashboard. Il software assegna automaticamente le attività in base a intervalli predefiniti e aggiorna i progressi in tempo reale. Con questo approccio centralizzato, tutti rimangono sulla stessa pagina e le attività di manutenzione sono distribuite uniformemente e costantemente monitorate.

Un flusso di lavoro di manutenzione preventiva automatizzato da Upkeep

Questi flussi di lavoro automatizzati possono essere migliorati con quella che viene chiamata manutenzione prescrittiva. È qui che il sistema analizza l'utilizzo e fa emergere potenziali problemi di manutenzione prima che si verifichino.

La manutenzione prescrittiva è particolarmente efficace in alta stagione, con un traffico più elevato del solito. Come gestori di hotel, sappiamo cosa succede quando le cose si fanno frenetiche: i programmi di manutenzione non sempre si adeguano e i sistemi si rompono, inevitabilmente nel momento peggiore! Il miglior software di gestione della manutenzione sfrutta l'analisi intelligente per prevenire questi scenari da incubo.

Altre due funzionalità di supporto da ricercare sono l'integrazione con la piattaforma di messaggistica per gli ospiti, in modo che le riparazioni urgenti vengano rapidamente inoltrate alla persona giusta, e una libreria di risorse che centralizza manuali e formazione associati ai sistemi della tua proprietà.

Ecco i cinque migliori strumenti software per la manutenzione preventiva degli hotel, secondo la valutazione degli utenti HTR verificati: