Che cos'è il software di gestione degli ostelli?

Il software di gestione degli ostelli è una soluzione digitale specializzata progettata per aiutare i proprietari e i gestori degli ostelli a gestire in modo efficiente le operazioni quotidiane delle loro proprietà. Semplifica varie attività, come la gestione delle prenotazioni, l'assegnazione delle camere, i check-in e i check-out, la fatturazione e la comunicazione con gli ospiti. Il software spesso include funzionalità per la gestione dell'inventario, l'elaborazione dei pagamenti, la creazione di report e l'analisi, che aiutano gli ostelli a ottimizzare i tassi di occupazione e a migliorare l'esperienza degli ospiti.

Gli ostelli hanno requisiti tecnologici unici che differiscono dagli hotel tradizionali a causa del loro specifico modello di business e del mercato di riferimento. Un software di gestione degli ostelli che includa funzionalità quali sistema di gestione della proprietà, motore di prenotazione, sistema di prenotazione, channel manager e gestione delle entrate è essenziale. Un sistema di reception e check-in intuitivo ed efficiente, strategie di gestione dei prezzi e delle entrate, prenotazioni dirette, integrazione OTA e funzionalità di elaborazione dei pagamenti e fatturazione sono anche componenti essenziali. I sistemi di gestione degli ostelli dovrebbero consentire opportunità di upselling e fornire un'assistenza clienti di alta qualità per migliorare l'esperienza degli ospiti e garantire la massima redditività.

In questo articolo, ti presenteremo le categorie essenziali del software per ostelli che ti consentiranno di portare le operazioni del tuo ostello al livello successivo. Utilizziamo quindi filtri avanzati su HotelTechReport.com per cercare in queste categorie gli strumenti più popolari e più votati dagli ostelli in modo specifico.

Tipi di software di gestione degli ostelli

Sistema di gestione della proprietà dell'ostello

Ogni ricerca di software nel settore dell'ospitalità dovrebbe iniziare con un property management system, o PMS, e questo vale anche per gli ostelli nonostante le loro caratteristiche uniche (occupazione multi-letto, multi-prenotazione). Questo software è il "controllo missione" delle tue operazioni, con funzionalità per supportare la creazione e la gestione delle prenotazioni, i dettagli degli ospiti, lo stato delle camere e dei letti, la fatturazione e le integrazioni con altre tecnologie on-premise.

I sistemi di gestione delle proprietà sono comuni nel settore alberghiero, ma non tutti i PMS hanno le funzionalità di cui hanno bisogno gli operatori degli ostelli. Un PMS che funziona per gli ostelli, come Cloudbeds e WebRezPro, supporterà non solo l'inventario delle camere, ma anche l'inventario dei letti che puoi designare come maschili, femminili o misti. Questa funzionalità PMS per ostelli ti consentirà non solo di tenere d'occhio l'inventario dei letti e delle camere disponibili, ma anche di prenotare prenotazioni per un letto specifico.

Gestore del canale dell'ostello

La maggior parte degli ostelli riceve prenotazioni tramite canali di terze parti, come Booking.com o Expedia, noti anche come agenzie di viaggio online (OTA). È possibile aggiornare manualmente tariffe e inventario su questi siti, ma questo è ben lungi dall'essere il modo più efficiente per gestire il tuo ostello. Invece, puoi usare un channel manager, come SiteMinder o RateGain, per inviare senza problemi i tuoi dati di disponibilità e tariffe a questi canali di terze parti. Quando ricevi una prenotazione su una terza parte, i dati della prenotazione fluiranno attraverso il tuo channel manager al tuo PMS, togliendo quel letto o quella stanza dall'inventario. Avrai anche bisogno di connessioni a popolari siti web di prenotazione di ostelli come Hostel Geeks e Hostelworld.

Software per la prenotazione e la prenotazione di ostelli

I canali di terze parti possono essere costosi e può essere difficile comunicare appieno l'unicità della tua proprietà su questi siti. Pertanto, molti ostelli vogliono ottenere più prenotazioni dirette, in cui gli ospiti prenotano sul tuo sito web. Impostare un sito web può essere abbastanza facile, ma la chiave è consentire agli ospiti di prenotare sul tuo sito. La tecnologia che rende possibili queste prenotazioni dirette è un motore di prenotazione per ostelli.

Un software di prenotazione per ostelli mostra le tue tariffe e disponibilità (dal tuo PMS) e consente agli ospiti di inserire le loro date, il numero di ospiti, le preferenze di letto e altri dettagli rilevanti, prima di mostrare i letti o le camere disponibili che soddisfano i criteri di ricerca. Gli ospiti possono quindi selezionare l'opzione che desiderano prenotare, inserire i loro dati personali e di pagamento e fare clic su "conferma". La prenotazione scorre di nuovo attraverso il tuo motore di prenotazione nel tuo PMS per ostelli e hai assicurato una prenotazione senza alcuna commissione OTA.

I venditori di motori di prenotazione investono nel rendere il loro software user-friendly in modo che il tuo sito web possa beneficiare di un forte tasso di conversione. Un motore di prenotazione di alta qualità sarà anche mobile-friendly in modo che gli ospiti possano prenotare facilmente da uno smartphone o un tablet. Molti sistemi di gestione delle proprietà degli ostelli hanno motori di prenotazione integrati e creatori di siti web che puoi attivare con pochi clic, mentre altri supportano le integrazioni.

Software di messaggistica per gli ospiti dell'ostello

Un modo fantastico per sfruttare la tecnologia per eliminare il lavoro manuale è automatizzare la comunicazione con gli ospiti con un sistema di messaggistica per gli ostelli. Di nuovo, alcuni PMS hanno questa funzionalità integrata, ma altri fornitori, come ALICE e Whistle, sono specializzati nella messaggistica per gli ospiti. Nella dashboard del tuo software, puoi configurare modelli di messaggio da inviare in base a una pianificazione stabilita tramite e-mail o SMS.

Puoi anche monitorare i tassi di apertura e l'interazione per verificare se gli ospiti stanno ricevendo e leggendo i tuoi messaggi. Ad esempio, potresti voler inviare un'e-mail di conferma automatica dopo aver effettuato una prenotazione. Quindi, il giorno prima del check-in, potresti voler inviare un SMS con istruzioni dettagliate per l'arrivo. Forse vuoi anche inviare un SMS agli ospiti nel pomeriggio del check-in per invitarli al tuo happy hour serale.

Senza un software di messaggistica per ostelli, tu o il tuo team della reception dovreste inviare questi messaggi manualmente. Il software di messaggistica allevia questo carico manuale e rafforza i tuoi rapporti con gli ospiti.

Sistemi di gestione delle entrate degli ostelli

Sebbene ci siano molte sovrapposizioni di revenue management tra ostelli e hotel tradizionali, gli ostelli hanno esigenze di sistema di revenue management diverse rispetto agli hotel tradizionali a causa delle loro diverse strategie di prezzo, dati demografici degli ospiti, tipologie di camere e modelli di prenotazione. Gli ostelli richiedono sistemi di revenue management in grado di adattarsi alla domanda mutevole, gestire efficacemente l'inventario e stabilire il prezzo delle camere in modo appropriato per attrarre ospiti sensibili al prezzo, continuando a generare entrate.

Chiave mobile e check-in contactless

Le chiavi mobili sono sempre più essenziali per gli ostelli a causa dell'elevato volume di ospiti e del minor numero di membri dello staff, che porta a una maggiore congestione negli orari di check-in e check-out. A differenza degli hotel tradizionali, gli ostelli possono avere più ospiti in arrivo in orari diversi, il che può causare congestione alla reception. La tecnologia delle chiavi mobili consente agli ospiti di bypassare la reception e andare direttamente nelle loro stanze utilizzando i loro dispositivi mobili, riducendo i tempi di attesa e riducendo al minimo la congestione.

Questa caratteristica è particolarmente importante per gli ostelli con un gran numero di camere in stile dormitorio e bagni in comune, poiché riduce la necessità per il personale di monitorare l'accesso a queste aree. Inoltre, con meno membri del personale disponibili a gestire l'accesso degli ospiti, le chiavi mobili offrono una soluzione sicura e comoda per l'accesso degli ospiti alle loro camere. Le chiavi mobili forniscono un modo veloce, comodo e sicuro per gli ospiti dell'ostello di accedere alle loro camere, il che è fondamentale per garantire un'esperienza positiva per gli ospiti in un ambiente ad alto traffico.

Software di elaborazione dei pagamenti e contabilità per ostelli

Ora che hai le prenotazioni, come riscuoti il ​​pagamento? Se il tuo PMS non ne include uno, dovrai impostare un processore di pagamento per riscuotere i fondi dalle carte di credito degli ospiti e trasferirli sul tuo conto bancario. I processori di pagamento, come Stripe, Planet e Adyen, possono integrarsi con il tuo PMS o POS per un addebito senza sforzo sulla carta di credito. Quindi, una volta riscossi i fondi, devi tenere traccia di dove vanno a finire quei soldi. Alcuni software di contabilità, come QuickBooks, sono indipendenti dal settore, mentre altri, come Xero o Inn-Flow, sono specifici per l'ospitalità. All'interno del tuo strumento di contabilità, puoi redigere fatture, fatturare ai fornitori ed eseguire report finanziari.

Sistema di punto vendita

Oltre a un PMS per ostello, se il tuo ostello vende qualsiasi tipo di cibo, bevande, merce o biglietti, o addebita commissioni per biancheria, lavanderia o armadietti, allora vorrai usare un sistema di punto vendita per gestire la fatturazione e riscuotere i pagamenti. Alcuni sistemi di gestione della proprietà hanno un POS integrato, mentre altri supportano integrazioni POS. Con un'integrazione PMS e POS, hai la possibilità di aggiungere addebiti al conto di un ospite in modo che possa pagare tutti gli acquisti (tariffa della camera, cibo e bevande, merce e altro) in un'unica transazione al momento del pagamento. Molti POS moderni, come Micros e Clover, accettano non solo carte di credito, ma anche opzioni di pagamento contactless come ApplePay e Google Pay, in modo che gli ospiti possano pagare utilizzando il loro metodo preferito.

Sebbene questi siano i software più critici per la gestione degli ostelli, l'elenco delle soluzioni tecnologiche non finisce qui. Altri strumenti software comuni includono chioschi per il check-in contactless, serrature intelligenti senza chiave, sistemi di gestione della reputazione, sistemi di gestione delle pulizie e altro ancora. Ma non è una questione di numero di sistemi nel tuo stack tecnologico, ma di come li usi. La tua tecnologia dovrebbe migliorare l'esperienza degli ospiti del tuo ostello, non complicarla troppo.

Caratteristiche principali di un sistema di gestione degli ostelli

Un sistema di gestione completo per ostelli offre una gamma di funzionalità progettate per semplificare le operazioni, migliorare l'esperienza degli ospiti e semplificare le attività amministrative. Ecco alcune funzionalità chiave da ricercare:

Gestione delle prenotazioni e delle prenotazioni

Questa funzionalità di base consente agli ostelli di gestire le prenotazioni in modo efficiente, offrendo un calendario unificato per monitorare disponibilità, prenotazioni e cancellazioni. Si integra con più canali di prenotazione come OTA (ad esempio, Booking.com, Hostelworld) per aggiornare la disponibilità in tempo reale e prevenire l'overbooking.

Gestione del check-in/check-out degli ospiti

L'automazione di check-in e check-out aiuta il personale dell'ostello a ridurre lo sforzo manuale e a migliorare l'esperienza degli ospiti. Molti sistemi supportano la registrazione digitale degli ospiti, chioschi self-service e conferme automatiche, fornendo un processo fluido ed efficiente.

Gestione del dormitorio e dei letti

Gli ostelli spesso gestiscono sistemazioni in stile dormitorio in cui vengono prenotati singoli letti anziché intere stanze. Il software di gestione degli ostelli consente agli operatori di assegnare facilmente i letti agli ospiti e di monitorare i livelli di occupazione all'interno dei dormitori.

Gestione dei canali

Gli strumenti di gestione dei canali collegano gli ostelli a più piattaforme di prenotazione online contemporaneamente. Questa funzionalità sincronizza inventario e prezzi su vari canali, assicurando elenchi accurati e prevenendo doppie prenotazioni.

Elaborazione dei pagamenti e fatturazione

I gateway di pagamento integrati semplificano l'elaborazione dei pagamenti e la generazione di fatture da parte degli ostelli. Questa funzionalità supporta anche più valute e metodi di pagamento, soddisfacendo così una base di ospiti internazionale.

Gestione delle pulizie e della manutenzione

Un sistema di gestione dell'ostello può tracciare le attività di pulizia, le richieste di manutenzione e i programmi di pulizia delle camere. Ciò garantisce che le camere e le aree comuni siano mantenute pulite e ben tenute, migliorando l'esperienza degli ospiti.

Accesso mobile

Il software di gestione degli ostelli basato su cloud spesso include app mobili o portali adatti ai dispositivi mobili, consentendo allo staff di accedere al sistema da remoto. Ciò fornisce flessibilità ai manager per monitorare e gestire le operazioni degli ostelli da qualsiasi luogo.

Come gestire efficacemente un ostello?

Gestire un ostello comporta una serie di sfide uniche, dalla gestione di profili di ospiti diversi alla garanzia di operazioni quotidiane fluide. Una gestione efficace dell'ostello richiede un equilibrio tra ospitalità, organizzazione e sfruttamento degli strumenti giusti per creare un'esperienza fantastica per gli ospiti, mantenendo al contempo l'efficienza operativa. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per aiutare i proprietari e i gestori di ostelli a gestire le loro proprietà in modo più efficace:

Sfrutta il software di gestione degli ostelli

Uno dei modi più efficienti per gestire il tuo ostello è usare un software di gestione per ostelli. Questo software aiuta ad automatizzare attività chiave come prenotazioni, check-in, assegnazione delle camere e pagamenti. Con un sistema affidabile, puoi ridurre gli errori umani, prevenire gli overbooking e offrire un'esperienza impeccabile agli ospiti.

Mantenere una comunicazione chiara con gli ospiti

Una buona comunicazione è fondamentale per offrire un'esperienza fantastica. Assicurati che il tuo team sia disponibile a rispondere prontamente alle richieste degli ospiti. Utilizza la messaggistica automatica per inviare conferme di prenotazione, istruzioni per il check-in e aggiornamenti importanti per far sentire gli ospiti informati e benvenuti.

Attenzione alla pulizia e alla manutenzione

Mantenere il tuo ostello pulito e ben tenuto è fondamentale. Stabilisci un programma per la pulizia regolare di dormitori, aree comuni e bagni. Assicurati che le richieste di manutenzione siano gestite tempestivamente per evitare inconvenienti che possono avere un impatto negativo sulla soddisfazione degli ospiti.

Ottimizza la tua strategia di prezzo

Adattare dinamicamente le tariffe delle camere in base alla domanda può aiutarti a massimizzare i ricavi. Utilizza l'analisi del tuo software di gestione per comprendere i modelli di prenotazione e le tendenze di occupazione e modifica di conseguenza la tua strategia di prezzo. Offrire offerte speciali durante i periodi di bassa stagione o per soggiorni più lunghi può anche aiutare a riempire i letti.

Gestire le finanze in modo efficiente

Tieni d'occhio il tuo budget, i costi operativi e i flussi di entrate. Utilizza il software di gestione degli ostelli per monitorare le tue finanze in tempo reale e generare report. Questo ti aiuta a prendere decisioni informate su dove allocare le risorse o come tagliare i costi non necessari.