Partiamo dall'inizio: cos'è un modulo di autorizzazione della carta di credito? Se un ospite prenota una stanza per sé sul tuo sito Web, può inserire il proprio numero di carta di credito nella schermata di pagamento e tale numero di carta verrà crittografato e trasmesso in modo sicuro al tuo sistema di elaborazione dei pagamenti. Ma che dire di una prenotazione che deve essere divisa tra due carte di credito o di una prenotazione effettuata per conto di qualcun altro? Ogni volta che il tuo hotel deve raccogliere manualmente i dati della carta di credito, devi inviare un modulo di autorizzazione della carta di credito perché gli standard di sicurezza del settore vietano al personale di raccogliere i dati della carta di credito in modo non sicuro, ad esempio per telefono o tramite e-mail. Un modulo di autorizzazione della carta di credito è un modo sicuro per raccogliere informazioni sulla carta di credito per ridurre al minimo il rischio di frode o violazione della sicurezza e per proteggere i dati personali degli ospiti. In passato, i moduli CCA venivano inviati via e-mail o fax, ma negli ultimi anni i moduli CCA digitali sono diventati più popolari.

Il modulo CCA deve raccogliere tutte le informazioni di cui il personale addetto alle prenotazioni o alla contabilità ha bisogno per addebitare correttamente la prenotazione. Queste informazioni includono dettagli sul titolare della carta di credito, sulla carta stessa e sui tipi di addebito che si intende addebitare sulla carta. Un modulo CCA efficace dovrebbe includere:

• Dettagli del titolare della carta: poiché, in molti casi, la persona che invia il CCA non è la stessa persona del titolare della prenotazione, è importante raccogliere il nome completo del titolare della carta e il nome dell'ospite sul modulo CCA. Ad esempio, la persona che invia il modulo CCA e paga la prenotazione potrebbe essere un organizzatore di riunioni, mentre la persona che sta effettivamente nella stanza potrebbe essere un relatore che presenta alla conferenza.

• Categorie di addebito : a volte i pagamenti delle prenotazioni vengono suddivisi tra più carte, quindi ti consigliamo di includere una sezione nel modulo CCA in cui gli ospiti (o le persone che pagano le prenotazioni) possono specificare quali tipi di addebiti devono essere addebitati sulla loro carta di credito. Le categorie possono includere tariffa della camera e tasse, minibar, servizio in camera, servizi spa, parcheggio e altro ancora. Ad esempio, l'azienda di un ospite potrebbe pagare la tariffa della camera, le tasse e il parcheggio, ma non le spese del minibar o del servizio in camera.

• Dettagli della carta di credito: ovviamente, il modulo CCA deve includere una sezione per inserire i dettagli della carta di credito, incluso il nome del titolare della carta, il tipo di carta (Visa, Mastercard, ecc.), il numero della carta di credito, il CVV, la data di scadenza e l'indirizzo di fatturazione.

• Firma del titolare della carta : in fondo al modulo CCA, assicurati di includere una casella della firma in cui il titolare della carta può autorizzare il tuo hotel ad addebitare la sua carta.

Se il tuo hotel ha inviato i moduli di autorizzazione della carta di credito in formato PDF via e-mail, o forse se li hai inviati via fax, perché cambiare? Esistono alcuni seri rischi nell'utilizzo di moduli CCA PDF o cartacei e l'intero processo CCA è meno che efficiente quando si utilizzano questi tipi di moduli. I moduli cartacei e PDF rappresentano un'opportunità per i potenziali ladri di identità di rubare i numeri delle carte di credito perché il numero della carta è visibile senza alcun tipo di crittografia. Anche se conservi i moduli CCA completati in uno schedario sicuro o in una cartella su un computer, c'è ancora il rischio che i dati personali dei tuoi ospiti finiscano nelle mani sbagliate.

Inoltre, questi moduli di inserimento manuale non offrono alcuna funzione di autorizzazione o verifica della carta di credito, quindi qualcuno potrebbe teoricamente scrivere un numero di carta "1111 1111 1111 1111" su un modulo e inviarlo, creando lavoro extra per il tuo team. Ma anche se un ospite o un contatto per la fatturazione inserisce per la prima volta i dati corretti della carta di credito, il processo non è ancora l'ideale per il tuo personale, perché deve trasferire manualmente il numero della carta e i dettagli di fatturazione nel tuo PMS o nel sistema di elaborazione dei pagamenti, il che richiede tempo e ha la possibilità di errori manuali. Né è una grande esperienza per i tuoi ospiti, che non vogliono passare il loro tempo a compilare scartoffie e capire come rispedirti il modulo compilato.

Se l'invio di moduli CCA in formato PDF o cartaceo non è l'ideale, qual è la soluzione? Negli ultimi anni, i moduli CCA digitali hanno preso piede come valida alternativa alle versioni della vecchia scuola. Con un processo completamente digitale, i tuoi agenti di prenotazione possono inviare un link univoco al contatto per la fatturazione che li indirizza a una pagina ottimizzata per i dispositivi mobili dove possono inserire in modo sicuro i dettagli del pagamento. Le informazioni sulla carta di credito vengono crittografate e trasmesse al sistema di elaborazione dei pagamenti in modo completamente conforme a PCI, il che riduce notevolmente il rischio di violazione della sicurezza. I sistemi CCA digitali possono persino mostrare quali moduli CCA sono stati inviati ma non completati, contribuendo a far risparmiare tempo al tuo team nella ricerca dei pagamenti. E alcuni fornitori offrono un servizio integrato di rilevamento delle frodi che funziona in modo proattivo per ridurre le carte di credito non valide e gli storni di addebito.

Gli hotel dovrebbero sfruttare il software per eseguire il check-in senza contatto per gli ospiti con moduli di autorizzazione della carta di credito digitale anziché processi cartacei e manuali perché fornisce un modo più efficiente e sicuro di gestire le informazioni degli ospiti e l'autorizzazione al pagamento.

Un modulo di autorizzazione della carta di credito è un documento che consente a un hotel di addebitare sulla carta di credito di un ospite le spese accessorie e le eventuali spese in sospeso sostenute durante il soggiorno. In genere include il nome dell'ospite, le date di arrivo e partenza, il numero di conferma, i dettagli della prenotazione dell'hotel, il tipo di carta di credito (Visa, Mastercard, Amex), il numero di carta di credito, la data di scadenza, il codice di sicurezza, l'indirizzo di fatturazione e il numero di telefono.

Tradizionalmente, gli hotel richiedono agli ospiti di compilare un modulo cartaceo di autorizzazione della carta di credito e di fornire una firma del titolare della carta al momento del check-in. Tuttavia, questo processo richiede tempo e aumenta il rischio di errori e frodi.

Sfruttando il software, gli hotel possono semplificare il processo di check-in e ridurre la necessità di gestione manuale dei dati della carta di credito. Gli ospiti possono compilare il modulo digitalmente, comprese le caselle di controllo per le spese accessorie come il servizio in camera e il minibar, e inviarlo in modo sicuro online. Il modulo compilato può quindi essere archiviato e consultato elettronicamente dalla reception.

I moduli di autorizzazione della carta di credito digitale forniscono anche un ulteriore livello di sicurezza eliminando la necessità di documenti cartacei che potrebbero essere persi o rubati. Consentono l'autorizzazione di pagamento una tantum, riducendo il rischio di addebiti non autorizzati sul conto della carta di credito di un ospite.

Sfruttare il software per eseguire check-in senza contatto con moduli di autorizzazione della carta di credito digitale offre agli hotel un modo più efficiente e sicuro per gestire le informazioni degli ospiti e l'autorizzazione al pagamento, migliorando l'esperienza complessiva degli ospiti.