Gli hotel richiedono sistemi telefonici specializzati per diversi motivi:

1. Comunicazione con gli ospiti: gli hotel fanno molto affidamento su una comunicazione efficace con i loro ospiti. I sistemi telefonici specializzati forniscono funzionalità come ID chiamante, chiamate di sveglia, ordinazione del servizio in camera e segreteria telefonica, consentendo agli ospiti di comunicare facilmente con la reception e accedere ai servizi dell'hotel.

2. Gestione delle camere: gli hotel hanno bisogno di sistemi telefonici che si integrino con i loro sistemi di gestione della proprietà (PMS). Questa integrazione consente funzionalità come check-in automatico, aggiornamenti sullo stato delle camere e servizi per gli ospiti semplificati, migliorando l'efficienza operativa.

3. Esperienza degli ospiti: un sistema telefonico dedicato all'hotel migliora l'esperienza complessiva degli ospiti. Funzionalità come i saluti personalizzati, l'accesso rapido ai servizi dell'hotel e l'efficiente instradamento delle chiamate contribuiscono a rendere il soggiorno degli ospiti piacevole e senza interruzioni.

4. Comunicazione interna: i membri del personale dell'hotel richiedono una comunicazione interna efficace per coordinare le operazioni e fornire servizi tempestivi. I sistemi telefonici specializzati offrono funzionalità come funzionalità di interfono, chiamate di gruppo e capacità di messaggistica, consentendo una comunicazione efficiente tra il personale dell'hotel.

5. Situazioni di emergenza: in caso di emergenza, gli hotel necessitano di sistemi di comunicazione affidabili per garantire la sicurezza e il benessere degli ospiti e del personale. I sistemi telefonici specializzati spesso includono funzionalità di chiamata di emergenza, integrazione con sistemi di allarme antincendio e la capacità di comunicare rapidamente informazioni importanti a tutte le stanze.

6. Scalabilità: gli hotel hanno spesso esigenze di comunicazione fluttuanti a causa della domanda stagionale e dei tassi di occupazione variabili. I sistemi telefonici specializzati possono essere facilmente scalabili, consentendo agli hotel di aggiungere o rimuovere linee telefoniche o estensioni secondo necessità, senza interruzioni o costi significativi.

7. Efficienza dei costi: i sistemi telefonici specializzati per hotel possono offrire vantaggi in termini di risparmio sui costi. Spesso offrono funzionalità come piani tariffari illimitati, tariffe telefoniche internazionali ridotte e integrazione con i sistemi CRM, consentendo una gestione efficiente delle comunicazioni con gli ospiti mantenendo i costi sotto controllo.

8. Integrazione con le tecnologie: gli hotel adottano sempre più nuove tecnologie per migliorare le esperienze degli ospiti e semplificare le operazioni. I sistemi telefonici specializzati possono integrarsi con altre tecnologie alberghiere, come i sistemi di gestione degli ospiti, le app mobili e i sistemi di automazione delle proprietà, creando un'esperienza per gli ospiti senza soluzione di continuità e interconnessa.

9. Funzionalità e personalizzazione: i sistemi telefonici per hotel sono progettati tenendo conto delle esigenze specifiche del settore dell'ospitalità. Offrono funzionalità come assistente automatico, integrazione dello stato della camera, registrazione delle chiamate e saluti personalizzati, su misura per soddisfare le esigenze uniche degli hotel e dei loro ospiti.

In sintesi, i sistemi telefonici specializzati per hotel forniscono gli strumenti e le funzionalità necessarie per facilitare una comunicazione efficace, migliorare le esperienze degli ospiti, semplificare le operazioni e garantire la sicurezza e la soddisfazione degli ospiti e del personale.

I sistemi telefonici degli hotel richiedono funzionalità specifiche per soddisfare le esigenze del settore dell'ospitalità e fornire un'esperienza senza soluzione di continuità agli ospiti. Queste funzionalità includono:

1. Operatore automatico: un sistema vocale automatizzato che indirizza le chiamate in arrivo al reparto o all'interno appropriato, migliorando l'efficienza e semplificando le comunicazioni.

2. Telefono fisso: dispositivi telefonici tradizionali posizionati presso la reception e altre aree del personale dell'hotel per comunicazioni rapide e affidabili.

3. Integrazione del check-in con PMS: integrazione con il sistema di gestione della proprietà (PMS) per consentire il check-in automatico degli ospiti e gli aggiornamenti sullo stato delle camere.

4. ID chiamante e notifiche: visualizzazione delle informazioni sul chiamante e fornitura di notifiche per le chiamate in arrivo, garantendo un servizio clienti tempestivo e personalizzato.

5. Videoconferenza: la possibilità di condurre videoconferenze per riunioni remote e interazioni con ospiti virtuali.

6. Gruppi suoneria: Raggruppamento di più interni per garantire che le chiamate in arrivo siano distribuite uniformemente tra i membri del personale disponibili.

7. Sistemi telefonici analogici e IP-PBX: supporto per sistemi telefonici sia analogici che basati su IP, consentendo flessibilità e compatibilità con diverse tecnologie.

8. Registrazione delle chiamate: la capacità di registrare le chiamate per garantire la qualità, scopi di formazione e risoluzione delle controversie.

9. Softphone: applicazioni telefoniche basate su software che consentono ai membri del personale di effettuare e ricevere chiamate sui propri computer o dispositivi mobili.

10. Telefonia e linee telefoniche: la fornitura di linee telefoniche e servizi di telefonia per gestire le chiamate in entrata e in uscita.

11. Sistemi telefonici per piccole imprese e strutture ricettive: soluzioni su misura progettate specificamente per le piccole imprese e le esigenze uniche del settore dell'ospitalità.

12. Chiamate internazionali e integrazione CRM: facilitazione delle funzionalità di chiamata internazionale e integrazione con i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per migliorare la comunicazione e il servizio degli ospiti.

13. Non disturbare: consente agli ospiti di impostare i telefoni delle camere in modalità "Non disturbare" per evitare interruzioni.

14. Sistema di comunicazione: un sistema completo che comprende vari canali di comunicazione, come voce, messaggistica e video.

15. Funzionalità del call center: Fornisce funzionalità come instradamento delle chiamate, gestione delle chiamate, IVR (Interactive Voice Response) e registrazione delle chiamate per una gestione efficiente delle chiamate e un servizio clienti.

16. Stato delle camere e operazioni semplificate: integrazione con il sistema di stato delle camere dell'hotel per gestire in modo efficiente il ricambio delle camere e semplificare le operazioni.

17. Telefoni cellulari e fissi: supporto sia per i telefoni cellulari che per i tradizionali dispositivi di rete fissa, garantendo la connettività tra diversi dispositivi.

18. Sistemi telefonici VoIP: utilizzo della tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) per abilitare servizi telefonici convenienti e ricchi di funzionalità.

19. SMS e chiamate in conferenza: offre funzionalità SMS per la messaggistica di testo e facilita le chiamate in conferenza per discussioni collaborative.

20. Migliori fornitori di sistemi telefonici per hotel: identificazione di fornitori affidabili noti per la fornitura di sistemi telefonici per hotel affidabili e ricchi di funzionalità.

21. Chiamate per utente e illimitate: modelli tariffari basati sul numero di utenti e piani tariffari illimitati per comunicazioni convenienti.

22. Inoltro di chiamata e posta vocale: abilitazione dell'inoltro di chiamata a diversi interni o dispositivi mobili e fornitura di servizi di posta vocale per le chiamate perse.

23. Telefoni IP e soluzioni basate su cloud: supporto di telefoni IP e utilizzo di soluzioni basate su cloud per scalabilità, flessibilità e facilità di gestione.

24. Reception e chiamate di sveglia: funzionalità dedicate per la reception, comprese le funzioni di sveglia per migliorare i servizi per gli ospiti.

25. App e telefoni in camera: applicazioni mobili per i membri del personale per gestire chiamate e servizi per gli ospiti, nonché telefoni in camera dedicati nelle camere degli ospiti per una comoda comunicazione.

Queste caratteristiche contribuiscono collettivamente a un sistema telefonico per hotel robusto ed efficiente, migliorando la comunicazione, l'esperienza degli ospiti e la funzionalità generale all'interno del settore dell'ospitalità, pur essendo convenienti.

Un Private Branch Exchange (PBX) è una rete telefonica privata per la tua proprietà (o azienda). È un modo elegante per dire "sistema telefonico di livello aziendale". Un PBX consente la composizione sia interna che esterna, in modo che gli utenti possano comunicare tra loro e con il mondo esterno. Fornisce funzionalità come estensioni, musica di attesa, instradamento delle chiamate, code di attesa, conferenza telefonica e gestione delle chiamate fuori orario.

I sistemi di telefonia PBX tradizionali erano analogici e si collegavano alla rete telefonica pubblica tramite linee fisse interrate. Non li consigliamo! Questi sistemi ti vincolano all'hardware o al fornitore, limitando le tue opzioni per gli aggiornamenti e spesso costandoti di più. Inoltre, c'è così tanto valore nell'andare con un moderno sistema PBX che utilizza la connettività digitale per fornire funzionalità di potenziamento aziendale.

Sebbene il PBX sia una tecnologia legacy che ha avuto inizio sfruttando i centralini analogici, la maggior parte dei sistemi PBX in hosting utilizzati oggi dagli hotel utilizza protocolli di rete digitale (IP) per le chiamate interne denominate IP PBX. Un'alternativa al PBX virtuale è il VoIP, che sta per "voce su Internet".

Prima di approfondire queste caratteristiche e vantaggi, è utile contestualizzare i vantaggi strutturali di un moderno PBX rispetto a un tradizionale sistema di rete fissa:

Connettività: il PBX semplifica la comunicazione interna. Puoi connettere internamente tutte le linee che desideri, il tutto senza dover pagare il costo per linea della connettività tradizionale. Potrai anche usufruire di chiamate ad alta definizione e più opzioni per connetterti con colleghi e clienti, nonché con gli ospiti della proprietà.

Raggiungibilità: le comunicazioni interne dirette preservano la raggiungibilità tra i colleghi. Il sistema non instraderà le chiamate a uno switch esterno e quindi di nuovo all'interno dell'organizzazione, il che rende il sistema più affidabile e i tuoi colleghi più raggiungibili.

Flessibilità. È possibile aggiungere o rimuovere ricevitori senza l'onere dei costi a lungo termine per linea telefonica. E puoi adattare più facilmente il tuo sistema telefonico alle mutevoli esigenze e aggiornare a nuove funzionalità nel tempo.

I moderni sistemi PBX si basano su IP (o protocollo Internet) per comunicare. I sistemi IP PBX convertono le chiamate IP da digitali ad analogiche, in modo che possano essere instradate attraverso le tradizionali connessioni di rete fissa.

Poiché i sistemi utilizzano Internet a banda larga per comunicare anziché linee fisse in rame, sono disponibili più funzionalità digitali che si allineano con il modo in cui operiamo oggi. Un sistema IP PBX utilizza la stessa rete locale utilizzata dalla tua proprietà per connettere i suoi computer, quindi ogni telefono si collegherà tramite Ethernet (anziché tramite presa telefonica). Per le proprietà meno recenti, potrebbe essere necessario aggiornare i telefoni abilitati per Ethernet; la maggior parte dei telefoni moderni è in grado di farlo.

Analogamente ad altri elementi dell'infrastruttura di connettività della tua proprietà, hai due opzioni per il tuo IP PBX, virtuale/ospitato o on-premise. L'opzione virtuale è ospitata dal tuo fornitore e l'opzione on-premise si trova in loco.

La decisione tra cloud-based e on-premise è guidata dal costo e dalla complessità. Le proprietà più piccole con sistemi più semplici trarranno probabilmente maggiori vantaggi dai sistemi virtuali, che sono più facili da configurare, hanno costi iniziali bassi e canoni mensili prevedibili. Le proprietà più grandi con una maggiore complessità possono preferire la vicinanza e il controllo dell'on-premise, poiché i costi di installazione aggiuntivi e le spese di manutenzione in corso sono compromessi utili per un maggiore accesso e una maggiore personalizzazione.

Anche se gli ospiti si affidano maggiormente ai loro telefoni cellulari per comunicare con il personale, i sistemi telefonici degli hotel sono la spina dorsale delle comunicazioni per la maggior parte delle operazioni di ospitalità. Dalla reception al back office e alle camere degli ospiti, il sistema viene utilizzato in tutto l'hotel.

La reception è il fulcro delle comunicazioni dell'hotel. Il sistema telefonico consente agli ospiti di raggiungere la reception e alcuni sistemi mostrano anche il nome dell'ospite all'agente della reception, favorendo i saluti personali. Il sistema consente inoltre alla reception di impostare promemoria automatici (come le chiamate di sveglia) e di scaricare compiti noiosi. Con un operatore digitale, il sistema telefonico può anche instradare le chiamate ad altri reparti (come le pulizie e il servizio in camera) in modo che la reception possa occuparsi di altre attività.

Anche il back office è un utente assiduo del sistema telefonico. Il tuo team di vendita disporrà di estensioni dedicate, nonché di messaggi vocali digitali che possono essere trascritti direttamente in e-mail. Il tuo sistema telefonico di ospitalità può anche gestire i fax in modo che il tuo team possa ricevere conferme di prenotazione dagli intermediari. Il personale può impostare la modalità "non disturbare" e instradare automaticamente le telefonate ai telefoni cellulari se si trovano fuori dalla proprietà.

L'esperienza degli ospiti beneficia di un moderno sistema telefonico in diversi modi. Naturalmente, c'è il telefono in camera che offre una linea diretta con il personale e la maggior parte dei sistemi moderni supporta la messaggistica multilingue. Ma c'è anche un grande vantaggio nascosto alla vista: le integrazioni. Un sistema di rete fissa legacy svolge solo un paio di funzioni principali: chiamate e messaggi vocali. Sostituire un sistema a utilizzo limitato con qualcosa di più flessibile significa che è possibile creare un'infrastruttura di comunicazione che soddisfi le preferenze degli ospiti. Ad esempio, potresti estendere l'infrastruttura di telecomunicazioni della tua proprietà per supportare gli smartphone degli ospiti, estendendo la loro copertura mentre sei all'interno della proprietà. Altre utili integrazioni: la possibilità di inserire i codici PMS dalla camera degli ospiti per aggiornare lo stato e la disponibilità della camera, la connessione al Wi-Fi in loco per una fatturazione senza problemi.

La scelta del miglior sistema PBX per il tuo hotel dipende da come intendi integrarlo nel tuo flusso di comunicazioni esistente. Il modo migliore per pensare al sistema telefonico di un hotel è vederlo come un'altra applicazione nel proprio patrimonio tecnologico. Dovrebbe integrarsi con tutto il resto, permettendoti di sfruttare tutte le sue funzionalità.

Ecco alcune cose da considerare:

Integrazioni: poiché IP PBX sfrutta Internet, può integrarsi e scambiare tra diversi strumenti. Ti consigliamo di fare un rapido schizzo dei diversi flussi di comunicazione per capire come potresti voler implementare IP PBX. Uno dei più grandi casi d'uso è un'integrazione diretta con il tuo CRM in modo da poter registrare le chiamate e assicurarti che i team di vendita seguano rapidamente potenziali clienti e clienti.

Operatore digitale: il tuo sistema PBX è il tuo operatore digitale, che instrada le chiamate e aiuta gli ospiti a raggiungere la persona giusta.

Chiamate di emergenza: quando gli ospiti chiamano i numeri di emergenza, la reception deve essere immediatamente informata.

Gruppi di suoneria: come ben sai, le cose possono diventare piuttosto impegnative alla reception e nel retro della casa. La possibilità di impostare gruppi di suoneria, che faranno squillare più telefoni finché uno di loro non risponde, mantiene il tuo team aggiornato sulle richieste degli ospiti e su altre comunicazioni essenziali.

Instradamento intelligente delle chiamate: l'instradamento intelligente delle chiamate collega in modo efficiente le chiamate alla persona giusta. Ad esempio, potresti voler pianificare l'instradamento delle chiamate in modo che le chiamate vadano a una persona (come il GM) durante l'orario di lavoro e a un'altra persona durante le ore non lavorative (come un Night Manager).

Fax: molti hotel hanno ancora bisogno di un fax. Un sistema PBX può soddisfare tale esigenza, fornendo fax in entrata e in uscita, il tutto integrato in un unico prodotto di telecomunicazione.

Voicemail-to-Email: uno dei più straordinari incrementi di produttività forniti da un moderno sistema PBX è la segreteria telefonica per e-mail. Il sistema trascriverà i tuoi messaggi vocali in e-mail, che possono quindi essere indirizzate al reparto appropriato. Oppure, potresti avere una risorsa esterna (come un assistente virtuale o un ufficio aziendale) che assegna le priorità e assegna attività in base ai messaggi vocali.

Servizi gratuiti: se utilizzi una linea gratuita per le chiamate in entrata, assicurati di trovare un fornitore in grado di supportarla adeguatamente.

Funzionalità in camera: valuta se includere o meno altre funzionalità, come la modalità non disturbare o le chiamate di sveglia automatiche. Molti sistemi telefonici PBX per l'ospitalità offrono funzionalità che migliorano l'esperienza degli ospiti ed eliminano alcune delle responsabilità quotidiane del personale.

Interfaccia di amministrazione: l'ultima cosa di cui abbiamo bisogno è un altro strumento complicato da amministrare. può essere estremamente frustrante se devi sempre contattare il fornitore per apportare piccole modifiche. Cerca un portale amministrativo basato su browser o un'altra interfaccia di amministrazione dell'account che semplifichi il self-service. Dovresti essere in grado di aggiungere e rimuovere utenti, monitorare l'utilizzo e gestire il tuo account da una dashboard centralizzata.

Rapporti: cerca i record dettagliati delle chiamate e la contabilità in modo da avere una visione olistica di come il sistema viene utilizzato nella tua proprietà. Rapporti dettagliati ti tengono informato e in grado di ottimizzare l'esperienza sia per il personale che per gli ospiti.

Sicurezza: scegli solo fornitori con una grande reputazione. Se scegli un IP PBX, che utilizza la connettività Internet della tua proprietà, avrai bisogno di una forte sicurezza per prevenire intrusioni indesiderate e enormi mal di testa. Quando si tratta di sicurezza, fidati delle raccomandazioni dei colleghi sopra ogni altra cosa. In caso di dubbio, segui il tuo istinto!

Un moderno sistema PBX può diventare parte della strategia di comunicazione omnicanale della tua proprietà. Ti consente di comunicare con gli ospiti sul loro canale preferito e di mantenere le informazioni pertinenti sincronizzate tra i canali in modo da poter mantenere una visione olistica dei tuoi ospiti. C'è molto che un sistema telefonico digitale può sbloccare per la tua proprietà!

Mentre la maggior parte degli hotel fino ad oggi dispone ancora di sistemi telefonici alberghieri, gestire un hotel senza un sistema telefonico tradizionale è assolutamente possibile sfruttando una combinazione di strumenti software e dispositivi per la comunicazione e i servizi per gli ospiti. Ecco una panoramica di come potrebbe funzionare una tale configurazione:

1. Messaggistica per gli ospiti : invece di fare affidamento sulle telefonate, gli hotel possono utilizzare piattaforme di messaggistica per gli ospiti o app di comunicazione. Questi strumenti consentono agli ospiti di comunicare direttamente con il personale dell'hotel tramite messaggi di testo, eliminando la necessità di telefonate. Il personale può rispondere in modo tempestivo ed efficiente, rispondendo alle richieste degli ospiti, alle richieste e fornendo assistenza.

2. Software di collaborazione del personale : per consentire un'efficace comunicazione interna tra il personale dell'hotel, è possibile utilizzare un software di collaborazione. Questi strumenti forniscono funzionalità come messaggistica, condivisione di file, assegnazione di attività e aggiornamenti in tempo reale, garantendo un coordinamento senza interruzioni tra i diversi reparti e dipendenti. Ciò consente ai membri del personale di comunicare e collaborare in modo efficiente senza fare affidamento sulle linee telefoniche tradizionali.

3. Tablet per i servizi agli ospiti : i tablet possono essere distribuiti nelle camere degli ospiti o resi disponibili in punti chiave dell'hotel. Gli ospiti possono utilizzare questi tablet per accedere a vari servizi come ordinare il servizio in camera, richiedere il servizio di pulizia, effettuare prenotazioni per spa o cercare consigli locali. I tablet possono essere dotati di interfacce intuitive e integrati con il software di gestione alberghiera per semplificare le richieste degli ospiti e fornire una comoda opzione self-service.

4. Dispositivi mobili: i membri del personale dell'hotel possono essere dotati di dispositivi mobili, come smartphone o tablet, che consentono loro di comunicare in movimento. Questi dispositivi possono avere app di messaggistica per gli ospiti, strumenti di collaborazione e accesso ai sistemi alberghieri pertinenti, consentendo ai membri del personale di essere reattivi e accessibili in tutta la struttura.

5. Sistemi basati su cloud: le soluzioni basate su cloud possono essere utilizzate per archiviare le informazioni sugli ospiti, gestire le prenotazioni e semplificare le operazioni. Questi sistemi possono integrarsi con piattaforme di messaggistica per gli ospiti, software di collaborazione e altri strumenti per garantire una comunicazione fluida e la condivisione delle informazioni tra diversi punti di contatto.

6. Servizi automatizzati: l'implementazione di soluzioni di automazione può migliorare l'esperienza degli ospiti e ridurre al minimo la necessità di una comunicazione diretta. Ad esempio, i chioschi per il check-in automatico o le opzioni di check-in mobile possono ridurre la necessità di interazioni con la reception. L'integrazione con i sistemi di controllo delle camere può consentire agli ospiti di regolare la temperatura o l'illuminazione tramite app mobili, riducendo la necessità di telefonate per richiedere tali modifiche.

Sfruttando questi strumenti e dispositivi software, gli hotel possono comunicare efficacemente con gli ospiti, semplificare le operazioni interne e fornire un'esperienza comoda e personalizzata per gli ospiti senza fare affidamento su un sistema telefonico tradizionale. Tuttavia, è importante garantire una connessione Internet robusta e affidabile e disporre di piani di emergenza per affrontare eventuali problemi di connettività che potrebbero sorgere.