Was ist eine Hostel-Management-Software?

Hostel-Management-Software ist eine spezielle digitale Lösung, die Hostelbesitzern und -managern dabei helfen soll, den täglichen Betrieb ihrer Unterkünfte effizient abzuwickeln. Sie vereinfacht verschiedene Aufgaben wie Buchungsverwaltung, Zimmerzuweisung, Check-in und Check-out, Rechnungsstellung und Gästekommunikation. Die Software enthält häufig Funktionen für Bestandsverwaltung, Zahlungsabwicklung, Berichterstellung und Analysen, die Hostels dabei helfen, die Belegungsraten zu optimieren und das Gästeerlebnis zu verbessern.

Hostels haben einzigartige Technologieanforderungen, die sich aufgrund ihres spezifischen Geschäftsmodells und Zielmarktes von denen herkömmlicher Hotels unterscheiden. Eine Hostel-Management-Software, die Funktionen wie ein Immobilienverwaltungssystem, eine Buchungsmaschine, ein Reservierungssystem, einen Channel Manager und ein Umsatzmanagement umfasst, ist unerlässlich. Ein benutzerfreundliches und effizientes Rezeptions- und Check-in-System, Preis- und Umsatzmanagementstrategien, Direktbuchungen, OTA-Integration sowie Zahlungsabwicklungs- und Rechnungsfunktionen sind ebenfalls wichtige Komponenten. Hostel-Management-Systeme sollten Upselling-Möglichkeiten ermöglichen und hochwertigen Kundensupport bieten, um das Gästeerlebnis zu verbessern und maximale Rentabilität sicherzustellen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Hostel-Softwarekategorien vor, mit denen Sie den Betrieb Ihres Hostels auf die nächste Stufe heben können. Anschließend verwenden wir erweiterte Filter auf HotelTechReport.com, um diese Kategorien gezielt nach den beliebtesten und am besten bewerteten Tools für Hostels zu durchsuchen.

Arten von Hostel-Management-Software

Hotel-Immobilienverwaltungssystem

Jede Softwaresuche im Gastgewerbe sollte mit einem Property-Management-System oder PMS beginnen, und das gilt auch für Hostels, trotz ihrer einzigartigen Merkmale (mehrere Betten, Mehrfachbuchungen). Diese Software ist die „Missionskontrolle“ Ihres Betriebs und bietet Funktionen zur Unterstützung der Erstellung und Verwaltung von Reservierungen, Gästedetails, Zimmer- und Bettenstatus, Abrechnung und Integrationen mit anderen Technologien vor Ort.

Property-Management-Systeme sind in der Hotelbranche weit verbreitet, aber nicht alle PMS verfügen über die Funktionalität, die Hostelbetreiber benötigen. Ein PMS, das für Hostels geeignet ist, wie Cloudbeds und WebRezPro, unterstützt nicht nur den Zimmerbestand, sondern auch den Bettenbestand, den Sie als männlich, weiblich oder gemischt kennzeichnen können. Mit dieser PMS-Funktionalität für Hostels können Sie nicht nur den Überblick über den verfügbaren Betten- und Zimmerbestand behalten, sondern auch Reservierungen für ein bestimmtes Bett vornehmen.

Hostel Channel Manager

Die meisten Hostels erhalten Reservierungen über Drittanbieterkanäle wie Booking.com oder Expedia, auch bekannt als Online-Reisebüros (OTAs). Es ist möglich, Preise und Lagerbestände auf diesen Websites manuell zu aktualisieren, aber das ist bei weitem nicht die effizienteste Art, Ihr Hostel zu betreiben. Stattdessen können Sie einen Channel-Manager wie SiteMinder oder RateGain verwenden, um Ihre Verfügbarkeits- und Preisdaten nahtlos an diese Drittanbieterkanäle zu übertragen. Wenn Sie eine Reservierung über einen Drittanbieter erhalten, fließen die Reservierungsdaten über Ihren Channel-Manager an Ihr PMS, wodurch dieses Bett oder Zimmer aus dem Bestand genommen wird. Sie benötigen außerdem Verbindungen zu beliebten Hostel-Buchungswebsites wie Hostel Geeks und Hostelworld.

Hostel-Buchungs- und Reservierungssoftware

Drittanbieterkanäle können teuer sein und es kann schwierig sein, die Einzigartigkeit Ihrer Unterkunft auf diesen Websites vollständig zu kommunizieren. Daher möchten viele Hostels mehr direkte Hostelreservierungen erhalten, bei denen Gäste über Ihre eigene Website buchen. Das Einrichten einer Website kann recht einfach sein, aber der Schlüssel besteht darin, Gästen die Buchung von Reservierungen auf Ihrer Website zu ermöglichen. Die Technologie, die diese direkten Reservierungen ermöglicht, ist eine Hostel-Buchungsmaschine.

Eine Hostel-Buchungssoftware zeigt Ihre Preise und Verfügbarkeit (von Ihrem PMS) an und ermöglicht Gästen, ihre Daten, die Anzahl der Gäste, Bettenpräferenzen und andere relevante Details einzugeben, bevor verfügbare Betten oder Zimmer angezeigt werden, die den Suchkriterien entsprechen. Gäste können dann die gewünschte Buchungsoption auswählen, ihre persönlichen Daten und Zahlungsdaten eingeben und auf „Bestätigen“ klicken. Die Reservierung wird über Ihre Buchungsmaschine zurück in Ihr Hostel-PMS geleitet und Sie haben eine Buchung ohne OTA-Provision gesichert.

Anbieter von Buchungsmaschinen investieren in die Benutzerfreundlichkeit ihrer Software, damit Ihre Website von einer hohen Konversionsrate profitieren kann. Eine hochwertige Buchungsmaschine ist auch mobilfreundlich, sodass Gäste problemlos von einem Smartphone oder Tablet aus buchen können. Viele Hotelverwaltungssysteme verfügen über integrierte Buchungsmaschinen und Website-Builder, die Sie mit nur wenigen Klicks aktivieren können, während andere Integrationen unterstützen.

Nachrichtensoftware für Hostelgäste

Eine fantastische Möglichkeit, Technologie zu nutzen, um manuelle Arbeit zu vermeiden, ist die Automatisierung der Gästekommunikation mit einem Gästenachrichtensystem für Hostels. Auch hier haben einige PMS diese Funktion integriert, aber andere Anbieter wie ALICE und Whistle sind auf Gästenachrichten spezialisiert. Im Dashboard Ihrer Software können Sie Nachrichtenvorlagen konfigurieren, die nach einem festgelegten Zeitplan per E-Mail oder SMS gesendet werden.

Sie können auch Öffnungsraten und Engagement verfolgen, um zu überwachen, ob Gäste Ihre Nachrichten erhalten und lesen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nach der Buchung eine automatische Bestätigungs-E-Mail senden. Am Tag vor dem Check-in möchten Sie dann möglicherweise eine SMS mit detaillierten Ankunftsanweisungen senden. Vielleicht möchten Sie Ihren Gästen am Nachmittag des Check-ins sogar eine SMS schicken, um sie zu Ihrer abendlichen Happy Hour einzuladen.

Ohne eine Messaging-Software für Hostels müssten Sie oder Ihr Rezeptionsteam diese Nachrichten manuell senden. Messaging-Software verringert diesen manuellen Aufwand und stärkt Ihre Beziehungen zu Ihren Gästen.

Revenue-Management-Systeme für Hostels

Obwohl es viele Überschneidungen im Revenue Management zwischen Hostels und normalen Hotels gibt, haben Hostels aufgrund ihrer unterschiedlichen Preisstrategien, Gästedemografie, Zimmertypen und Buchungsmuster andere Anforderungen an ein Revenue Management-System als herkömmliche Hotels. Hostels benötigen Revenue Management-Systeme, die sich an die sich ändernde Nachfrage anpassen, den Bestand effektiv verwalten und Zimmerpreise angemessen gestalten können, um preisbewusste Gäste anzuziehen und gleichzeitig Umsatz zu erzielen.

Mobiler Schlüssel & kontaktloser Check-in

Mobile Schlüssel werden für Hostels immer wichtiger, da dort viele Gäste sind und es weniger Personal gibt, was zu mehr Staus beim Ein- und Auschecken führt. Anders als in herkömmlichen Hotels können in Hostels mehrere Gäste zu unterschiedlichen Zeiten ankommen, was zu Staus an der Rezeption führen kann. Die Technologie mit mobilen Schlüsseln ermöglicht es Gästen, die Rezeption zu umgehen und mit ihren Mobilgeräten direkt in ihr Zimmer zu gelangen. Das verkürzt die Wartezeiten und minimiert Staus.

Diese Funktion ist besonders wichtig für Hostels mit vielen Zimmern im Schlafsaalstil und Gemeinschaftsbädern, da das Personal so weniger Zugang zu diesen Bereichen überwachen muss. Da weniger Personal für die Verwaltung des Gastzugangs zur Verfügung steht, bieten mobile Schlüssel eine sichere und praktische Lösung für den Gastzugang zu ihren Zimmern. Mobile Schlüssel bieten Hostelgästen eine schnelle, bequeme und sichere Möglichkeit, auf ihre Zimmer zuzugreifen, was für ein positives Gästeerlebnis in einer stark frequentierten Umgebung von entscheidender Bedeutung ist.

Zahlungsabwicklungs- und Buchhaltungssoftware für Hostels

Wie ziehen Sie nun, da Sie Reservierungen erhalten, die Zahlungen ein? Wenn Ihr PMS keinen solchen Service enthält, müssen Sie einen Zahlungsprozessor einrichten, um Geld von den Kreditkarten der Gäste einzuziehen und dieses Geld auf Ihr Bankkonto zu überweisen. Zahlungsprozessoren wie Stripe, Planet und Adyen können in Ihr PMS oder POS integriert werden, um eine mühelose Kreditkartenabrechnung zu ermöglichen. Sobald Sie die Gelder eingezogen haben, müssen Sie den Überblick darüber behalten, wohin das Geld fließt. Einige Buchhaltungssoftware wie QuickBooks ist branchenübergreifend, während andere wie Xero oder Inn-Flow speziell auf das Gastgewerbe zugeschnitten sind. Mit Ihrem Buchhaltungstool können Sie Rechnungen erstellen, Lieferanten in Rechnung stellen und Finanzberichte erstellen.

Kassensystem

Wenn Ihr Hostel neben einem Hostel-PMS auch Speisen, Getränke, Waren oder Tickets verkauft oder Gebühren für Bettwäsche, Wäsche oder Schließfächer erhebt, sollten Sie zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung ein Kassensystem verwenden. Einige Property-Management-Systeme haben ein integriertes POS, während andere POS-Integrationen unterstützen. Mit einer PMS- und POS-Integration haben Sie die Möglichkeit, Gebühren zur Rechnung eines Gastes hinzuzufügen, sodass dieser alle Einkäufe (Zimmerpreis, Speisen und Getränke, Waren und mehr) beim Checkout in einer Transaktion bezahlen kann. Viele moderne POS-Systeme wie Micros und Clover akzeptieren nicht nur Kreditkarten, sondern auch kontaktlose Zahlungsoptionen wie ApplePay und Google Pay, sodass Gäste mit ihrer bevorzugten Methode bezahlen können.

Obwohl dies die wichtigsten Softwarekomponenten für die Verwaltung von Hostels sind, endet die Liste der technischen Lösungen hier nicht. Andere gängige Softwaretools sind kontaktlose Check-in-Kioske, schlüssellose Smart Locks, Reputationsmanagementsysteme, Housekeeping-Managementsysteme und mehr. Aber es geht nicht um die Anzahl der Systeme in Ihrem Tech-Stack, sondern darum, wie Sie sie verwenden. Ihre Technologie sollte das Gästeerlebnis in Ihrem Hostel verbessern und nicht unnötig verkomplizieren.

Hauptmerkmale eines Hostel-Management-Systems

Ein umfassendes Hostel-Managementsystem bietet eine Reihe von Funktionen, die den Betrieb optimieren, das Gästeerlebnis verbessern und Verwaltungsaufgaben vereinfachen sollen. Hier sind einige wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

Buchungs- und Reservierungsmanagement

Mit dieser Kernfunktion können Hostels Reservierungen effizient verwalten und einen einheitlichen Kalender zur Nachverfolgung von Verfügbarkeit, Buchungen und Stornierungen bereitstellen. Die Funktion lässt sich in mehrere Buchungskanäle wie OTAs (z. B. Booking.com, Hostelworld) integrieren, um die Verfügbarkeit in Echtzeit zu aktualisieren und Überbuchungen zu verhindern.

Verwaltung des Check-In/Check-Out von Gästen

Durch die Automatisierung von Check-Ins und Check-Outs kann das Hostelpersonal den manuellen Aufwand reduzieren und das Gästeerlebnis verbessern. Viele Systeme unterstützen die digitale Gästeregistrierung, Selbstbedienungskioske und automatisierte Bestätigungen und sorgen so für einen reibungslosen und effizienten Ablauf.

Schlafsaal- und Bettenverwaltung

Hostels bieten oft Unterkünfte im Schlafsaalstil an, in denen einzelne Betten und nicht ganze Zimmer gebucht werden. Mithilfe einer Hostel-Management-Software können Betreiber Betten ganz einfach Gästen zuweisen und die Belegungsrate in Schlafsälen verfolgen.

Kanalverwaltung

Channel-Management-Tools verbinden Hostels gleichzeitig mit mehreren Online-Buchungsplattformen. Diese Funktion synchronisiert Inventar und Preise über verschiedene Kanäle hinweg, sorgt für genaue Auflistungen und verhindert Doppelbuchungen.

Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung

Integrierte Zahlungsgateways erleichtern Hostels die Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung. Diese Funktion unterstützt auch mehrere Währungen und Zahlungsmethoden und kommt damit einem internationalen Gästestamm entgegen.

Housekeeping und Wartungsmanagement

Ein Hostel-Managementsystem kann Haushaltsaufgaben, Wartungsanfragen und Zimmerreinigungspläne verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass Zimmer und Gemeinschaftsbereiche sauber und gut gepflegt bleiben, was das Gästeerlebnis verbessert.

Mobiler Zugriff

Cloudbasierte Hostel-Management-Software umfasst häufig mobile Apps oder mobilfreundliche Portale, über die das Personal aus der Ferne auf das System zugreifen kann. Dies bietet Managern die Flexibilität, den Hostelbetrieb von überall aus zu überwachen und zu verwalten.

Wie verwaltet man ein Hostel effektiv?

Der Betrieb eines Hostels bringt eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich, von der Verwaltung unterschiedlicher Gästeprofile bis hin zur Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Betriebs. Ein effektives Hostelmanagement erfordert ein Gleichgewicht zwischen Gastfreundschaft, Organisation und dem Einsatz der richtigen Tools, um ein großartiges Gästeerlebnis zu schaffen und gleichzeitig die Betriebseffizienz aufrechtzuerhalten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Hostelbesitzern und -managern helfen, ihre Unterkünfte effektiver zu führen:

Nutzen Sie Hostel-Management-Software

Eine der effizientesten Möglichkeiten, Ihr Hostel zu verwalten, ist die Verwendung einer Hostel-Management-Software. Diese Software hilft bei der Automatisierung wichtiger Aufgaben wie Buchungen, Check-ins, Zimmerzuweisungen und Zahlungen. Mit einem zuverlässigen System können Sie menschliche Fehler reduzieren, Überbuchungen verhindern und ein nahtloses Gästeerlebnis bieten.

Sorgen Sie für eine klare Kommunikation mit Ihren Gästen

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einem großartigen Erlebnis. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team verfügbar ist, um Anfragen der Gäste umgehend zu beantworten. Verwenden Sie automatisierte Nachrichten, um Buchungsbestätigungen, Anweisungen zum Einchecken und wichtige Updates zu senden, damit sich die Gäste informiert und willkommen fühlen.

Fokus auf Sauberkeit und Wartung

Es ist wichtig, dass Ihr Hostel sauber und gut gepflegt ist. Erstellen Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Reinigung von Schlafsälen, Gemeinschaftsräumen und Badezimmern. Stellen Sie sicher, dass Wartungsanfragen umgehend bearbeitet werden, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, die sich negativ auf die Zufriedenheit der Gäste auswirken können.

Optimieren Sie Ihre Preisstrategie

Durch dynamisches Anpassen der Zimmerpreise an die Nachfrage können Sie Ihren Umsatz maximieren. Nutzen Sie die Analysefunktionen Ihrer Verwaltungssoftware, um Buchungsmuster und Belegungstrends zu verstehen und Ihre Preisstrategie entsprechend anzupassen. Auch das Anbieten von Sonderangeboten außerhalb der Spitzenzeiten oder für längere Aufenthalte kann dazu beitragen, die Betten zu füllen.

Finanzen effizient verwalten

Behalten Sie Ihr Budget, Ihre Betriebskosten und Ihre Einnahmequellen genau im Auge. Verwenden Sie eine Hostel-Management-Software, um Ihre Finanzen in Echtzeit zu verfolgen und Berichte zu erstellen. So können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wo Sie Ressourcen zuweisen oder wie Sie unnötige Kosten senken können.