Was macht ein Nachtprüfer in einem Hotel?

Von Hotel Tech Report

Zuletzt aktualisiert Februar 02, 2022

5 minuten gelesen


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Wenn Sie eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle als Nachtprüfer in Betracht ziehen – oder sich darauf vorbereiten, einen Nachtprüfer einzustellen – sind Sie bei uns genau richtig. Während viele Menschen mit dem Job eines Hotelrezeptionsagenten vertraut sind, da er während der Tagesschicht stattfindet, sind die Aufgaben des Nachtprüfers nicht so bekannt, obwohl er hochbezahlte Einstiegspositionen in Hotels anbietet. In diesem Artikel erklären wir, was eine Rolle als Nachtprüfer beinhaltet, welche Fähigkeiten Sie als Nachtprüfer zum Erfolg führen, und geben Ratschläge, wie Sie eine Nacht landen können.

What is a Night Auditor?

Wenn Sie mit dem Job des Nachtauditors nicht vertraut sind, fragen Sie sich wahrscheinlich: Was macht ein Nachtauditor? Ein Nachtprüfer hat zwei Hauptaufgaben: Er bietet den Gästen während der Übernachtungszeiten ein großartiges Gästeerlebnis und bilanziert die Finanzberichte der Aktivitäten des Vortages. Ist ein Nachtprüfer also ein Buchhaltungsjob? Teilweise ja. Obwohl Nachtprüfer normalerweise unter das Dach der Front-Office-Abteilung fallen, beziehen sich viele wichtige Aufgaben von Nachtprüfern auf die Finanzberichterstattung und Abstimmung am Tagesende.

What does a typical day (or night) look like for a night auditor?

Nachdem wir nun die wichtigsten Verantwortlichkeiten umrissen haben, fragen Sie sich vielleicht, was ein Nachtauditor eigentlich jede Nacht tut. Night Audit arbeitet normalerweise in einer Schicht von ca. 23:00 bis 7:00 Uhr, übernimmt die Mitarbeiter an der Abendrezeption und übergibt den Staffelstab am nächsten Tag an die Mitarbeiter an der Morgenrezeption.

Zu Beginn ihrer Schicht checkt ein Nachtprüfer spät ankommende Gäste ein und hilft bei allen Fragen oder Wünschen der Gäste, wie z. B. der Planung von Weckrufen oder der Organisation des Flughafentransfers. Während der ganzen Nacht wird ein Nachtprüfer weiterhin Telefone beantworten und den Gästen bei allem helfen, was sie brauchen.

Wenn die Schicht weitergeht und es an der Rezeption ruhiger wird, kann ein Nachtprüfer auf seine wichtigen Berichtsaufgaben umschalten. Night Audit ist für viele Aufgaben am Ende des Tages verantwortlich, einschließlich der Bearbeitung von Gästezahlungen, dem Abgleich von Berichten, dem Abgleich der Kassenschubladen an der Rezeption und der Erstellung von Rechnungen für den folgenden Tag. Diese Aufgaben werden oft als Nachtprüfungsprozess bezeichnet, und dieser Prozess findet jede Nacht statt. Neugierig, warum es bis zur Nacht warten muss? Viele Berichte können erst am Ende des Tages erstellt werden, d. h. wenn die Uhr Mitternacht erreicht und die Systeme des Hotels auf das nächste Kalenderdatum umschalten.

Obwohl das Nachtaudit als „Nacht“-Audit bezeichnet wird, umfasst der Job auch einige wichtige morgendliche Verantwortlichkeiten. Nachtprüfer sind oft diejenigen, die Weckrufe tätigen, Gäste überprüfen, die früh am Morgen abreisen, den Transport arrangieren, Empfehlungen zur Umgebung geben und vielleicht sogar bei der Bestellung des Zimmerservice zu Beginn des Frühstücksservices behilflich sind. Wenn die Morgenschicht an der Rezeption eintrifft, normalerweise gegen 7 Uhr morgens, wird die Nachtprüfung sie über alle wichtigen Informationen informieren, bevor sie sich ausstempeln und nach Hause gehen.

Stellenbeschreibung Nachtprüfer:

  • Nehmen Sie Kontakt mit Gästen, Kollegen und Lieferanten auf und kommunizieren Sie positiv mit ihnen
  • Stärken Sie die Beziehungen sowohl intern als auch extern und stellen Sie gleichzeitig die Bereitstellung eines hervorragenden Kundenservice für alle angebotenen Annehmlichkeiten und Dienstleistungen sicher
  • Führen Sie alle Registrierungsprozesse rund um die Ankunft durch, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Bereitstellung einer namentlichen Vorstellung des Gästebediensteten/Kollegen, der die Begleitung durchführt, Überblick über die Schlüsselbedienung und Anbieten weiterer Unterstützung (intuitiver Service) in Übereinstimmung mit den Check-in-Leistungsstandards
  • Führen Sie alle Prozesse zur Registrierung von Gastkonten rund um die Abreise durch, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Abwicklung der Zahlungsabwicklung gemäß den in den Akten enthaltenen Anweisungen in Übereinstimmung mit den Check-out-Leistungsstandards
  • Führen Sie alle Telekommunikationsprozesse aus, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, das Beantworten eingehender Anrufe, das rechtzeitige Antworten und das Minimieren von Anrufweiterleitungen in Übereinstimmung mit den Leistungsstandards der Telekommunikation
  • Eingabe und Empfang von Bewohnerinformationen in PMS und andere Schnittstellen nach Bedarf
  • Führen Sie alle Kassenprozesse, Finanzaufzeichnungen, einschließlich Buchungsgebühren auf Konten in PMS aus
  • Arbeiten Sie kohärent mit dem Zimmerreservierungs- und Verkaufsteam zusammen, um ein reibungsloses Erlebnis für alle Bewohner und Gäste zu gewährleisten
  • Setzen Sie etablierte Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Personen auf dem Grundstück durch und melden Sie alle Bedenken unverzüglich der Hotelleitung
  • Halten Sie die Unternehmens- und Abteilungsregeln und -vorschriften im Hotel ein
  • Pflegen Sie ein professionelles, ordentliches und gepflegtes Erscheinungsbild unter Einhaltung der Hotelpflegestandards
  • Führen Sie alle anderen angemessenen Aufgaben aus, die vom Management verlangt werden
  • Stimmen Sie die Buchhaltung ab und erledigen Sie die tägliche Arbeit der Mitarbeiter an der Rezeption
  • Zimmerposten und Abschlusstag ausgleichen
  • Führen Sie Debitorenberichte aus
  • Stellen Sie am nächsten Tag Berichte für das Hotel bereit
  • Gehen Sie sehr freundlich und professionell auf Beschwerden, Pannen und/oder Anfragen ein. Stellen Sie sicher, dass alle Probleme gelöst oder mit dem richtigen Abteilungsleiter angesprochen werden
  • Untersuchen Sie alle Sicherheitsprobleme, die während der Schicht gemeldet werden, um ihre Ursache zu finden, und geben Sie Empfehlungen, um wiederholte Probleme zu vermeiden. Leiten Sie Ermittlungen ein und vervollständigen Sie bei Bedarf Vorfallberichte
  • Teilen Sie alle GST-Beschwerden und -Probleme dem Geschäftsführer und/oder Vorgesetzten mit
  • Führen Sie mehrere Eigentumssicherheitsbegehungen durch.
  • Führen Sie im Notfall alle erforderlichen Sicherheitsprotokolle durch, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Überprüfung der Brandmeldezentralen, die Kontaktaufnahme mit Notdiensten und die Kommunikation mit dem General Manager.
  • Führen Sie alle anderen angemessenen Aufgaben aus, die vom Management verlangt werden.

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Which Hotel Departments Work Closely with a Night Auditor?

Obwohl viele Hotelangestellte während der Nachtauditschicht schlafen, interagieren Nachtauditoren immer noch mit Kollegen in anderen Abteilungen. Housekeeping-, Wartungs- und Finanzabteilungen haben die meiste Interaktion mit Nachtaudits.

Einige Hotels haben Zimmermädchen für die Nacht. Wenn also ein Gast beispielsweise während einer Schicht eines Nachtprüfers mehr Handtücher anfordert, kann er diese Anfrage an die Zimmermädchen weiterleiten. Wenn ein Gast über Nacht ein Wartungsproblem meldet, kann der Nachtprüfer detaillierte Notizen zur Nachverfolgung hinterlassen, wenn das Wartungsteam morgens wieder vor Ort ist. Die Nachtprüfung leitet auch verschiedene Tagesabschlussberichte an das Finanzteam weiter und zeigt Fehler auf Rechnungen oder Probleme beim Einziehen von Kreditkartenzahlungen an, damit das Finanzteam während der Geschäftszeiten Maßnahmen ergreifen kann.

What Skills Should a Night Auditor Have?

Nachtprüfer sollten über eine einzigartige Kombination aus Kundendienst- und Kommunikationsfähigkeiten, Liebe zum Detail und organisatorischen Fähigkeiten verfügen. Da eine Komponente des Nachtauditor-Jobs die Kontaktaufnahme mit Gästen beinhaltet, sollten Nachtauditoren über eine Art Kundendiensterfahrung verfügen, wie z. B. Einzelhandel oder eine andere Art von Erfahrung im Gastgewerbe.

Auch als Nachtprüfer ist ein Auge fürs Detail entscheidend für Ihren Erfolg. Nachtprüfer sind diejenigen, die Fehler in der Berichterstattung anderer Abteilungen oder Probleme mit der Gästezahlung aufspüren, damit ihnen nichts durch die Lappen geht. Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sind für einen Nachtprüfer erforderlich, um die Aufgaben jeder Schicht zu erledigen und gleichzeitig die spontanen Aspekte des Gästeservices in Einklang zu bringen. Darüber hinaus sind Computerkenntnisse erforderlich, um Software wie das Hotelverwaltungssystem und den Zahlungsprozessor zu verwenden .

Is Night Auditor a Hard Job?

Für die richtige Person kann ein Job als Nachtprüfer erfüllend und interessant sein. Der Job bringt viele Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Lösung kniffliger Gästeanfragen oder die Bewältigung von Notfällen mitten in der Nacht. Es bietet auch die Möglichkeit, die Fähigkeiten im Kundenservice und die Techniken der Finanzberichterstattung zu verbessern, sodass die Nachtprüfung das perfekte Sprungbrett in die Finanzabteilung oder in eine Führungsrolle an der Rezeption sein kann. Gleichzeitig ist Nachtaudit oft ein einsamer Job, und Nachtauditoren müssen sich wohl fühlen, wenn sie über Nacht arbeiten.

How Do I Become a Hotel Night Auditor?

Klingt Night Audit nach einer guten Lösung für Sie? Der Arbeitsmarkt ist wettbewerbsintensiv, daher sollten Sie einige Zeit damit verbringen, Ihren Lebenslauf aufzupolieren, um Ihre Fähigkeiten und relevante Berufserfahrung hervorzuheben, bevor Sie eine offene Stelle als Auditor annehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie spezifische Details über Ihre frühere Berufserfahrung angeben, wie die durchschnittliche Anzahl von Gästeanfragen, die Sie während einer Schicht bearbeitet haben, oder die Arten von Berichten, die Sie geprüft haben, damit der Hotelmitarbeiter, der Ihren Lebenslauf überprüft, sich auf Ihre Fähigkeiten als Nachtprüfer verlassen kann.

Bereit sich zu bewerben? Nahezu alle Hotels mit 24-Stunden-Rezeption benötigen Nachtprüfer, daher sind die besten Stellen, um nach offenen Stellen zu suchen, in der Regel die Hotels selbst – sei es auf der Karriere-Website des Hotels oder indem Sie sich direkt an die Personalabteilung wenden. Allgemeine Jobbörsen wie Indeed, LinkedIn und Hcareers veröffentlichen auch Night-Audit-Jobs. Persönliche Empfehlungen sind in der Hotellerie von großer Bedeutung. Eine andere Möglichkeit, einen Fuß in die Tür zu bekommen, ist über einen Freund oder ein Familienmitglied, das in einem Hotel arbeitet. Sie können Sie den Mitarbeitern der Personalabteilung vorstellen und vielleicht sogar ein gutes Wort für Sie einlegen.

Wichtige Nachtauditor-Kriterien:

  • Muss eine positive Einstellung haben

  • Muss energisch und kontaktfreudig sein

  • Muss serviceorientiert sein

  • Muss ein Teamplayer sein

  • Muss Multitaskingfähig sein

  • Muss über ausgezeichnete zwischenmenschliche, analytische und organisatorische Fähigkeiten verfügen

  • Kenntnisse in Grundrechenarten müssen vorhanden sein (Bonus für Hotel-KPIs wie Auslastung, RevPAR, etc.)

  • Muss in der Lage sein, Daten einzugeben und auf Informationen auf dem Computer zuzugreifen

  • Flexibler Zeitplan - muss verfügbar sein, um eine Vielzahl von Schichten zu arbeiten

  • Englisch fließend verbal und nonverbal

  • Stellen Sie lesbare Mitteilungen und Anweisungen bereit

  • Fähigkeit, Informationen in das Property Management (PMS)-System/Computer/Point-of-Sales-System einzugeben und darauf zuzugreifen

  • Fähigkeit, Arbeitsaufgaben mit Liebe zum Detail, Geschwindigkeit und Genauigkeit auszuführen

  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu organisieren

  • Denken Sie klar, bleiben Sie ruhig und lösen Sie Probleme mit gutem Urteilsvermögen

  • Befolgen Sie die Anweisungen sorgfältig

  • Verstehen Sie die Servicebedürfnisse der Gäste

  • Arbeiten Sie kohärent mit Kollegen als Teil eines Teams zusammen

  • Arbeiten Sie mit minimaler Aufsicht

  • Bewahren Sie die Vertraulichkeit von Gästeinformationen und relevanten Hoteldaten

  • Abitur

Haben Sie noch Fragen zum Nachtaudit? Lass uns wissen!

What Tech Tools Should Hotel Night Auditors Know?

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