Wenn Sie eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle als Nachtprüfer in Betracht ziehen ? oder sich darauf vorbereiten, einen Nachtprüfer einzustellen ? sind Sie bei uns genau richtig. Während viele Menschen mit dem Job eines Hotelrezeptionsagenten vertraut sind, da er während der Tagesschicht stattfindet, sind die Aufgaben des Nachtprüfers nicht so bekannt, obwohl er hochbezahlte Einstiegspositionen in Hotels anbietet. In diesem Artikel erklären wir, was eine Rolle als Nachtprüfer beinhaltet, welche Fähigkeiten Sie als Nachtprüfer zum Erfolg führen, und geben Ratschläge, wie Sie eine Nacht landen können.
Was ist ein Hotel Night Auditor?
Ein Nachtprüfer in einem Hotel ist für die Verwaltung der nächtlichen Rezeptionsvorgänge, den Ausgleich der Finanztransaktionen des Tages und die Erstellung von Berichten für die Hotelleitung verantwortlich. Diese Rolle vereint Buchhaltung und Kundenservice, da der Nachtprüfer Nachtgäste betreut, Zahlungen verarbeitet und die Richtigkeit der Finanzunterlagen vor Beginn eines neuen Geschäftstages sicherstellt.
What does a typical day (or night) look like for a night auditor?
Nachdem wir nun die wichtigsten Verantwortlichkeiten umrissen haben, fragen Sie sich vielleicht, was ein Nachtauditor eigentlich jede Nacht tut. Night Audit arbeitet normalerweise in einer Schicht von ca. 23:00 bis 7:00 Uhr, übernimmt die Mitarbeiter an der Abendrezeption und übergibt den Staffelstab am nächsten Tag an die Mitarbeiter an der Morgenrezeption.
Zu Beginn ihrer Schicht checkt ein Nachtprüfer spät ankommende Gäste ein und hilft bei allen Fragen oder Wünschen der Gäste, wie z. B. der Planung von Weckrufen oder der Organisation des Flughafentransfers. Während der ganzen Nacht wird ein Nachtprüfer weiterhin Telefone beantworten und den Gästen bei allem helfen, was sie brauchen.
Wenn die Schicht weitergeht und es an der Rezeption ruhiger wird, kann ein Nachtprüfer auf seine wichtigen Berichtsaufgaben umschalten. Night Audit ist für viele Aufgaben am Ende des Tages verantwortlich, einschließlich der Bearbeitung von Gästezahlungen, dem Abgleich von Berichten, dem Abgleich der Kassenschubladen an der Rezeption und der Erstellung von Rechnungen für den folgenden Tag. Diese Aufgaben werden oft als Nachtprüfungsprozess bezeichnet, und dieser Prozess findet jede Nacht statt. Neugierig, warum es bis zur Nacht warten muss? Viele Berichte können erst am Ende des Tages erstellt werden, d. h. wenn die Uhr Mitternacht erreicht und die Systeme des Hotels auf das nächste Kalenderdatum umschalten.
Obwohl das Nachtaudit als ?Nacht?-Audit bezeichnet wird, umfasst der Job auch einige wichtige morgendliche Verantwortlichkeiten. Nachtprüfer sind oft diejenigen, die Weckrufe tätigen, Gäste überprüfen, die früh am Morgen abreisen, den Transport arrangieren, Empfehlungen zur Umgebung geben und vielleicht sogar bei der Bestellung des Zimmerservice zu Beginn des Frühstücksservices behilflich sind. Wenn die Morgenschicht an der Rezeption eintrifft, normalerweise gegen 7 Uhr morgens, wird die Nachtprüfung sie über alle wichtigen Informationen informieren, bevor sie sich ausstempeln und nach Hause gehen.
Stellenbeschreibung Nachtprüfer:
- Nehmen Sie Kontakt mit Gästen, Kollegen und Lieferanten auf und kommunizieren Sie positiv mit ihnen
- Stärken Sie die Beziehungen sowohl intern als auch extern und stellen Sie gleichzeitig die Bereitstellung eines hervorragenden Kundenservice für alle angebotenen Annehmlichkeiten und Dienstleistungen sicher
- Führen Sie alle Registrierungsprozesse rund um die Ankunft durch, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Bereitstellung einer namentlichen Vorstellung des Gästebediensteten/Kollegen, der die Begleitung durchführt, Überblick über die Schlüsselbedienung und Anbieten weiterer Unterstützung (intuitiver Service) in Übereinstimmung mit den Check-in-Leistungsstandards
- Führen Sie alle Prozesse zur Registrierung von Gastkonten rund um die Abreise durch, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Abwicklung der Zahlungsabwicklung gemäß den in den Akten enthaltenen Anweisungen in Übereinstimmung mit den Check-out-Leistungsstandards
- Führen Sie alle Telekommunikationsprozesse aus, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, das Beantworten eingehender Anrufe, das rechtzeitige Antworten und das Minimieren von Anrufweiterleitungen in Übereinstimmung mit den Leistungsstandards der Telekommunikation
- Eingabe und Empfang von Bewohnerinformationen in PMS und andere Schnittstellen nach Bedarf
- Führen Sie alle Kassenprozesse, Finanzaufzeichnungen, einschließlich Buchungsgebühren auf Konten in PMS aus
- Arbeiten Sie kohärent mit dem Zimmerreservierungs- und Verkaufsteam zusammen, um ein reibungsloses Erlebnis für alle Bewohner und Gäste zu gewährleisten
- Setzen Sie etablierte Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Personen auf dem Grundstück durch und melden Sie alle Bedenken unverzüglich der Hotelleitung
- Halten Sie die Unternehmens- und Abteilungsregeln und -vorschriften im Hotel ein
- Pflegen Sie ein professionelles, ordentliches und gepflegtes Erscheinungsbild unter Einhaltung der Hotelpflegestandards
- Führen Sie alle anderen angemessenen Aufgaben aus, die vom Management verlangt werden
- Stimmen Sie die Buchhaltung ab und erledigen Sie die tägliche Arbeit der Mitarbeiter an der Rezeption
- Zimmerposten und Abschlusstag ausgleichen
- Führen Sie Debitorenberichte aus
- Stellen Sie am nächsten Tag Berichte für das Hotel bereit
- Gehen Sie sehr freundlich und professionell auf Beschwerden, Pannen und/oder Anfragen ein. Stellen Sie sicher, dass alle Probleme gelöst oder mit dem richtigen Abteilungsleiter angesprochen werden
- Untersuchen Sie alle Sicherheitsprobleme, die während der Schicht gemeldet werden, um ihre Ursache zu finden, und geben Sie Empfehlungen, um wiederholte Probleme zu vermeiden. Leiten Sie Ermittlungen ein und vervollständigen Sie bei Bedarf Vorfallberichte
- Teilen Sie alle GST-Beschwerden und -Probleme dem Geschäftsführer und/oder Vorgesetzten mit
- Führen Sie mehrere Eigentumssicherheitsbegehungen durch.
- Führen Sie im Notfall alle erforderlichen Sicherheitsprotokolle durch, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Überprüfung der Brandmeldezentralen, die Kontaktaufnahme mit Notdiensten und die Kommunikation mit dem General Manager.
- Führen Sie alle anderen angemessenen Aufgaben aus, die vom Management verlangt werden.
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Which Hotel Departments Work Closely with a Night Auditor?
Obwohl viele Hotelangestellte während der Nachtauditschicht schlafen, interagieren Nachtauditoren immer noch mit Kollegen in anderen Abteilungen. Housekeeping-, Wartungs- und Finanzabteilungen haben die meiste Interaktion mit Nachtaudits.
Einige Hotels haben Zimmermädchen für die Nacht. Wenn also ein Gast beispielsweise während einer Schicht eines Nachtprüfers mehr Handtücher anfordert, kann er diese Anfrage an die Zimmermädchen weiterleiten. Wenn ein Gast über Nacht ein Wartungsproblem meldet, kann der Nachtprüfer detaillierte Notizen zur Nachverfolgung hinterlassen, wenn das Wartungsteam morgens wieder vor Ort ist. Die Nachtprüfung leitet auch verschiedene Tagesabschlussberichte an das Finanzteam weiter und zeigt Fehler auf Rechnungen oder Probleme beim Einziehen von Kreditkartenzahlungen an, damit das Finanzteam während der Geschäftszeiten Maßnahmen ergreifen kann.
What Skills Should a Night Auditor Have?
Nachtprüfer sollten über eine einzigartige Kombination aus Kundendienst- und Kommunikationsfähigkeiten, Liebe zum Detail und organisatorischen Fähigkeiten verfügen. Da eine Komponente des Nachtauditor-Jobs die Kontaktaufnahme mit Gästen beinhaltet, sollten Nachtauditoren über eine Art Kundendiensterfahrung verfügen, wie z. B. Einzelhandel oder eine andere Art von Erfahrung im Gastgewerbe.
Auch als Nachtprüfer ist ein Auge fürs Detail entscheidend für Ihren Erfolg. Nachtprüfer sind diejenigen, die Fehler in der Berichterstattung anderer Abteilungen oder Probleme mit der Gästezahlung aufspüren, damit ihnen nichts durch die Lappen geht. Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sind für einen Nachtprüfer erforderlich, um die Aufgaben jeder Schicht zu erledigen und gleichzeitig die spontanen Aspekte des Gästeservices in Einklang zu bringen. Darüber hinaus sind Computerkenntnisse erforderlich, um Software wie das Hotelverwaltungssystem und den Zahlungsprozessor zu verwenden .
Is Night Auditor a Hard Job?
Für die richtige Person kann ein Job als Nachtprüfer erfüllend und interessant sein. Der Job bringt viele Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Lösung kniffliger Gästeanfragen oder die Bewältigung von Notfällen mitten in der Nacht. Es bietet auch die Möglichkeit, die Fähigkeiten im Kundenservice und die Techniken der Finanzberichterstattung zu verbessern, sodass die Nachtprüfung das perfekte Sprungbrett in die Finanzabteilung oder in eine Führungsrolle an der Rezeption sein kann. Gleichzeitig ist Nachtaudit oft ein einsamer Job, und Nachtauditoren müssen sich wohl fühlen, wenn sie über Nacht arbeiten.
How Do I Become a Hotel Night Auditor?
Klingt Night Audit nach einer guten Lösung für Sie? Der Arbeitsmarkt ist wettbewerbsintensiv, daher sollten Sie einige Zeit damit verbringen, Ihren Lebenslauf aufzupolieren, um Ihre Fähigkeiten und relevante Berufserfahrung hervorzuheben, bevor Sie eine offene Stelle als Auditor annehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie spezifische Details über Ihre frühere Berufserfahrung angeben, wie die durchschnittliche Anzahl von Gästeanfragen, die Sie während einer Schicht bearbeitet haben, oder die Arten von Berichten, die Sie geprüft haben, damit der Hotelmitarbeiter, der Ihren Lebenslauf überprüft, sich auf Ihre Fähigkeiten als Nachtprüfer verlassen kann.
Bereit sich zu bewerben? Nahezu alle Hotels mit 24-Stunden-Rezeption benötigen Nachtprüfer, daher sind die besten Stellen, um nach offenen Stellen zu suchen, in der Regel die Hotels selbst ? sei es auf der Karriere-Website des Hotels oder indem Sie sich direkt an die Personalabteilung wenden. Allgemeine Jobbörsen wie Indeed, LinkedIn und Hcareers veröffentlichen auch Night-Audit-Jobs. Persönliche Empfehlungen sind in der Hotellerie von großer Bedeutung. Eine andere Möglichkeit, einen Fuß in die Tür zu bekommen, ist über einen Freund oder ein Familienmitglied, das in einem Hotel arbeitet. Sie können Sie den Mitarbeitern der Personalabteilung vorstellen und vielleicht sogar ein gutes Wort für Sie einlegen.
Wichtige Nachtauditor-Kriterien:
Muss eine positive Einstellung haben
Muss energisch und kontaktfreudig sein
Muss serviceorientiert sein
Muss ein Teamplayer sein
Muss Multitaskingfähig sein
Muss über ausgezeichnete zwischenmenschliche, analytische und organisatorische Fähigkeiten verfügen
Kenntnisse in Grundrechenarten müssen vorhanden sein (Bonus für Hotel-KPIs wie Auslastung, RevPAR, etc.)
Muss in der Lage sein, Daten einzugeben und auf Informationen auf dem Computer zuzugreifen
Flexibler Zeitplan - muss verfügbar sein, um eine Vielzahl von Schichten zu arbeiten
Englisch fließend verbal und nonverbal
Stellen Sie lesbare Mitteilungen und Anweisungen bereit
Fähigkeit, Informationen in das Property Management (PMS)-System/Computer/Point-of-Sales-System einzugeben und darauf zuzugreifen
Fähigkeit, Arbeitsaufgaben mit Liebe zum Detail, Geschwindigkeit und Genauigkeit auszuführen
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu organisieren
Denken Sie klar, bleiben Sie ruhig und lösen Sie Probleme mit gutem Urteilsvermögen
Befolgen Sie die Anweisungen sorgfältig
Verstehen Sie die Servicebedürfnisse der Gäste
Arbeiten Sie kohärent mit Kollegen als Teil eines Teams zusammen
Arbeiten Sie mit minimaler Aufsicht
Bewahren Sie die Vertraulichkeit von Gästeinformationen und relevanten Hoteldaten
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Der Nachtrevisor spielt in der Hotelbranche eine entscheidende Rolle, insbesondere an der Rezeption während der Nachtschicht. Als wichtiges Mitglied des Front-Office-Teams des Hotels ist der Nachtprüfer für verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit Finanzunterlagen und Gästeservice verantwortlich.
Eine der Hauptaufgaben eines Nachtprüfers besteht darin, die Buchhaltungsfunktionen am Ende des Tages auszuführen. Sie gleichen die Gästekonten ab und stellen die Genauigkeit der Zimmerpreise, Gebühren und Zahlungen sicher. Durch die sorgfältige Überprüfung der Finanzunterlagen und -blätter stellt der Nachtprüfer sicher, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß erfasst und ausgeglichen werden.
Der Nachtrevisor übernimmt die Buchhaltungsaufgaben, einschließlich der Debitorenbuchhaltung und der Kassenladenverwaltung. Sie stellen Finanzinformationen zusammen, erstellen Berichte und aktualisieren die Finanzunterlagen des Hotels. Diese Berichte sind für Hoteliers unerlässlich, um fundierte Entscheidungen über Auslastung, Umsatz und finanzielle Leistung zu treffen.
Im Bereich der Gästebetreuung fungiert der Nachtrevisor als Ansprechpartner für alle Gästeanfragen und -probleme während der Nachtschicht. Sie kümmern sich um den Check-in und Check-out der Gäste und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten. Hervorragende Kundendienstfähigkeiten sind von entscheidender Bedeutung, um Gästeanfragen zu beantworten und trotz der späten Stunden ein positives Erlebnis zu bieten.
Für die Rolle des Nachtprüfers sind Personen erforderlich, die detailorientiert sind und über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Sie müssen effektiv mit Gästen, Kollegen und anderen Abteilungen kommunizieren, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus ist die Fähigkeit, selbständig zu arbeiten und fundierte Entscheidungen zu treffen, aufgrund des reduzierten Personalbestands während der Nachtschicht von entscheidender Bedeutung.
Normalerweise ist ein High-School-Abschluss die Mindestvoraussetzung für die Ausbildung als Nachtrevisor, obwohl einige Hotels möglicherweise Kandidaten mit einem Hintergrund im Hotelmanagement oder in der Hotelbranche bevorzugen. Arbeitssuchende, die daran interessiert sind, Hotel-Nachtprüfer zu werden, finden Möglichkeiten über Jobbörsen, LinkedIn oder andere hotelbranchenspezifische Plattformen.
Abhängig von den Anforderungen des Hotels umfasst die Stellenbeschreibung eines Nachtprüfers häufig sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitstellen. Da die Nachtschicht vor allem für Neueinsteiger eine Herausforderung sein kann, bieten einige Hotels Schulungen und Unterstützung an, um den Erfolg des Nachtprüfers sicherzustellen.
Die Rolle des Nachtprüfers ist in der Hotelbranche von entscheidender Bedeutung, da er für die Führung von Finanzunterlagen, den Gästeservice und die Aufrechterhaltung genauer und aktueller Aufzeichnungen verantwortlich ist. Ihre Liebe zum Detail, ihr exzellenter Kundenservice und ihre Fähigkeit, Buchhaltungsaufgaben zu übernehmen, machen sie zu einer unverzichtbaren Bereicherung für den Rezeptionsbetrieb eines jeden Hotels.