Unter vorbeugender Wartung versteht man die proaktive Planung von Wartungsarbeiten, um Ausfälle zu vermeiden, anstatt erst bei auftretenden Problemen mit Reparaturen zu reagieren. Eine Studie über Hotels in Hongkong ergab, dass Hotels 48 % mehr für korrektive Wartung als für vorbeugende Wartung ausgeben , was häufig zu Mehrausgaben führt. Um die Kosten effektiv zu verwalten, sollten Hotels ein optimales Wartungsniveau finden, bei dem die vorbeugenden Maßnahmen die finanziellen und rufschädigenden Kosten von Korrekturmaßnahmen überwiegen.

Programme zur vorbeugenden Wartung helfen Immobilien- und Anlagenbesitzern, Ausfallzeiten zu vermeiden, indem sie Arbeitsaufträge und Kontrollen systematisch einplanen, bevor es zu Geräteausfällen kommt. Vorbeugende Wartung verlängert letztendlich die Lebensdauer von Geräten oder kritischen Anlagen im Vergleich zu reaktiver Wartung, die erfolgt, nachdem die Geräte bereits Probleme aufweisen, die behoben werden müssen. Pläne zur vorbeugenden Wartung werden in Organisationen meist von Wartungsteams entwickelt und umgesetzt. Sie tragen zur Senkung der Wartungskosten bei, genauso wie vorbeugende Gesundheitsfürsorge langfristige medizinische Ausgaben einspart. Bei bestimmten Anlagen, wie z. B. einer Hotel-Klimaanlage im Hochsommer, können ungeplante Ausfallzeiten zu Umsatzeinbußen führen. Während der gesamten Lebensdauer kritischer Geräte müssen Ingenieure und Wartungspersonal während des gesamten Lebenszyklus jeder Anlage Zustandsüberwachungsprüfungen durchführen.

Tägliche Wartungsaufgaben

Tägliche Wartungsarbeiten können eine effektive Methode sein, um frühzeitige Anzeichen von Verschleiß zu erkennen. Zu den täglichen Wartungsarbeiten können die Überprüfung von HLK-Anlagen, die Inspektion von Geräten in Gästezimmern und die Überprüfung, ob die Filtersysteme im Pool reibungslos funktionieren, gehören. Routinemäßige, kleine Kontrollen, die täglich durchgeführt werden, verhindern größere, kostspielige Probleme in der Zukunft.

Ein Großteil der wertvollsten vorbeugenden Wartung dreht sich um elektrische und mechanische Systeme, deren Austausch im Vergleich zur laufenden Wartung relativ teuer ist. Es gibt jedoch viele Bereiche in Ihrem Anwesen, die von regelmäßiger vorbeugender Wartung profitieren könnten, von denen einige, wenn sie nicht mehr funktionieren, direkte Auswirkungen auf das Gästeerlebnis haben.

Weitere Beispiele für vorbeugende Wartung in stark frequentierten Gebäuden wie Hotels, Einzelhandelsgeschäften, Verkehrsknotenpunkten und Bürogebäuden sind:

• Sanitär- und Abwassersysteme

• Warmwasserbereiter

• Poolpumpen

• Elektrische Systeme

• Computer und Software vor Ort

• Kühlung in Ihrer Küche, Ihrem Restaurant und Ihrer Bar

• Espressomaschinen in Ihrem Lobby-Café

• Fettabscheider und Bodenabläufe

• Teppiche in Fluren und Gästezimmern

• Maßnahmen zur Schädlingsbekämpfung

• Beschneiden von Ästen und anderen potenziell schädlichen Landschaftselementen

• Filterwechsel an Wasseranlagen und Trinkbrunnen

• Dachrinnen reinigen

• Inspektion von Dächern

• Notfall-Sprinklersysteme

Jedes dieser Objekte hat eine Nutzungsdauer von mehreren Jahren. Durch regelmäßige Inspektionen und die Optimierung der Wartung Ihres Hotels holen Sie mehr aus Ihren Investitionen heraus und können diese Vermögenswerte bis zum Ende ihrer Nutzungsdauer nutzen.

Zimmerpflege und Auswirkungen auf die Gäste

Die vorbeugende Wartung erstreckt sich auch auf Gästezimmer. Zu den Aufgaben der Zimmerwartung gehört die Überprüfung der HLK-Anlagen im Zimmer, der Möbelintegrität, der Beleuchtung und der Gästeausstattung. Diese Inspektionen verlängern nicht nur die Lebensdauer der Anlagen, sondern verbessern auch das Gästeerlebnis, indem sie Komfort und Zuverlässigkeit gewährleisten.

Auf jeder Checkliste zur vorbeugenden Wartung sind vier Arten von Maßnahmen aufgeführt: Inspektion, Erkennung, Korrektur und Schutz. Bei der Inspektion werden mögliche Probleme erkannt, sodass sie bei Bedarf schnellstmöglich behoben werden können. Prävention verhindert Probleme von vornherein, beispielsweise durch die Reinigung von Wäscheflusenfiltern, um Brandgefahr vorzubeugen und den Energieverbrauch zu senken.

Aufgaben auf einer Checkliste zur vorbeugenden Wartung können zeitbasiert (z. B. jeden Montag Flusenfilter reinigen) oder nutzungsbasiert (Filter nach 1.000 Waschgängen reinigen) sein. Für Hotels ist es oft viel einfacher, kalenderbasierte Inspektionen durchzuführen, was Verwirrung reduziert und die Konsistenz erhöht. Andernfalls weiß das Personal möglicherweise nicht wirklich, wo es auf einer nutzungsbasierten Checkliste steht, und verspürt daher ohne eine zeitbasierte Frist weniger Dringlichkeit. Einige bemerkenswerte Ausnahmen sind alle Fahrzeuge oder Geräte mit integrierter Nutzungsverfolgung.

In stark frequentierten Gebäuden gibt es einige gemeinsame Punkte, die unbedingt auf der Checkliste für vorbeugende Wartung stehen müssen. Hier ist eine Beispiel-Checkliste für Ihr Hotel, aufgeschlüsselt nach Schwerpunktbereichen und mit einigen Überschneidungen zwischen wichtigen „Tiefenreinigungs“-Aufgaben, die auch der vorbeugenden Wartung dienen.

Ausdruckbare Checkliste für die Hotelwartung: Zur einfacheren Verwendung finden Sie hier eine Checkliste im herunterladbaren oder ausdruckbaren Format . So können die Mitarbeiter erledigte Aufgaben schnell abhaken und sicherstellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

Sie können die kostenlose interaktive Checklistenvorlage für die Hotelwartung von HotelTechReport in Google Docs herunterladen.
PDF- und Excel-Formate

Jedes Anwesen ist einzigartig. Also gehen Sie zusätzlich zu diesen standardmäßigen vorbeugenden Wartungsarbeiten mit Ihrem Managementteam durch das Anwesen. Dokumentieren Sie sorgfältig alles, was Sie sehen und was von einer laufenden Wartung profitieren könnte. Achten Sie nicht nur auf das Offensichtliche, sondern auch auf Dinge, die einen direkten Einfluss auf das Gästeerlebnis haben. Unabhängig davon, ob diese Dinge für den durchschnittlichen Gast sichtbar sind, sollte Ihr Ziel darin bestehen, eine umfassende Liste aller Dinge zu erstellen, die im gesamten Anwesen gewartet werden müssen.

Nehmen Sie als Nächstes diese Liste und kombinieren Sie sie mit den empfohlenen Wartungsfenstern für alle mechanischen, elektrischen und Sanitärsysteme. Erstellen Sie schließlich Ihren vorbeugenden Wartungsplan basierend auf dem empfohlenen Wartungsplan und der Sichtbarkeit für Gäste. Elemente, die Ihren Ruf potenziell gefährden könnten, sollten gegenüber anderen, die weniger sichtbar sind und/oder den normalen Betrieb weniger beeinträchtigen, priorisiert werden.

Ein CMMS (Computerized Maintenance Management System) ist ein Softwaretool, das Wartungsaufgaben organisiert und automatisiert, um sicherzustellen, dass Anlagen in gutem Betriebszustand bleiben. CMMS-Software ist in komplexen Umgebungen wie Hotels unverzichtbar, in denen zahlreiche Systeme und Geräte regelmäßig gewartet werden müssen. Diese Software zentralisiert Wartungspläne, Arbeitsaufträge und Anlagenhistorien, sodass das Hotelpersonal den Zustand der Geräte effizient verfolgen und verwalten kann.

Obwohl der Begriff „computerisiert“ in der heutigen digitalen Welt veraltet erscheinen mag, wird CMMS in vielen Branchen eingesetzt, von der Gastronomie über Wohnungen bis hin zu Fabriken. CMMS-Tools unterstützen vorbeugende Wartungsprogramme, indem sie automatische Erinnerungen bereitstellen und den Wartungsverlauf jedes Vermögenswerts verfolgen, was dazu beiträgt, Ausfallzeiten zu reduzieren und kostspielige Reparaturen zu vermeiden.

Mitglieder des Wartungsplanungsteams verwenden Software, um einen Echtzeitüberblick über den Zustand der Anlagen zu erhalten, ohne die damit verbundenen zeitaufwändigen Aufgaben ausführen zu müssen. Früher musste beispielsweise ein Hoteltechniker ein detailliertes Protokoll der Kaufdaten und Probleme von HLK-Geräten führen. Heute übernimmt die Software all das für sie: Sie laden jedes neue Gerät in das System und die Software überwacht dann den durchschnittlichen Zustand, um automatische Warnmeldungen auszugeben.

Effektives Anlagenmanagement und die Vermeidung von Anlagenausfällen/Ausfallzeiten können enorme Rentabilitätstreiber sein, sodass Investitionen in CMMS und Software zur vorbeugenden Wartung in der Regel sehr hohe ROIs erzielen. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn kritische Geräte genau dann ausfallen, wenn sie am dringendsten benötigt werden.

Saisonale und energieeffiziente Wartung

Saisonale Wartungsarbeiten, wie das Winterfestmachen von Wasserleitungen oder die Überprüfung von Klimaanlagen vor dem Hochsommer, können kostspielige Reparaturen verhindern. Darüber hinaus kann vorbeugende Wartung zur Energieeffizienz beitragen, indem sie sicherstellt, dass HLK-Systeme und Beleuchtung optimal funktionieren, was die Energiekosten senken und Ihr Geschäftsergebnis verbessern kann.

Einhaltung der Sicherheitsvorschriften

Vorbeugende Wartung unterstützt auch die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften. So sorgen beispielsweise regelmäßige Kontrollen von Feuerlöschern, Notbeleuchtung und Notausgangstüren dafür, dass Hotels die Sicherheitsstandards einhalten. Dieser Aspekt der Wartung kann sowohl Ihr Personal als auch Ihre Gäste schützen und Bußgelder vermeiden.

Vorbeugende vs. vorgeschriebene Wartung

Die beste Wartungsmanagementsoftware bietet vorausschauende und präskriptive Wartung. Bei der vorausschauenden Wartung werden die Historie und der Zustand der Geräte verwendet, um potenzielle Probleme vorherzusagen, während bei der präskriptiven Wartung Analysen verwendet werden, um bestimmte Wartungsmaßnahmen zu identifizieren, bevor Probleme auftreten. Dieser proaktive Ansatz kann insbesondere während der Hochsaison von Nutzen sein, wenn ein höherer Kundenverkehr die Hotelsysteme belasten kann.

Die Verwaltung der vorbeugenden Wartung in Hotels wird angesichts der großen Anzahl von Aufgaben und der spezifischen Häufigkeit, die für jede Aufgabe erforderlich ist, schnell komplex. Sich nur auf einen Kalender zu verlassen, kann zu Versehen und Verzögerungen führen, wobei schon wenige versäumte Aufgaben den Wartungsplan durcheinanderbringen können. Mit der Zeit führt diese Verzögerung dazu, dass Ihre vorbeugende Wartung von den bewährten Methoden abweicht, wodurch Ihre Anlagen anfällig für Ausfälle werden und Ihr Team mit reaktiven Reparaturen überfordert wird.

Um diese Probleme zu vermeiden, verlassen sich viele Hotels mittlerweile auf Software zur vorbeugenden Wartung . Diese Tools helfen Managern und Wartungsteams, den Überblick zu behalten, indem sie alle Wartungsaufgaben, Zeitpläne und Unteraufgaben in einem Dashboard zentralisieren. Die Software weist Aufgaben automatisch basierend auf vordefinierten Intervallen zu und aktualisiert den Fortschritt in Echtzeit. Mit diesem zentralisierten Ansatz bleiben alle auf dem gleichen Stand und die Wartungsaufgaben werden gleichmäßig verteilt und konsequent verfolgt.

Ein automatisierter Workflow zur vorbeugenden Wartung von Upkeep

Diese automatisierten Arbeitsabläufe können durch die sogenannte präskriptive Wartung verbessert werden. Dabei analysiert das System die Nutzung und erkennt potenzielle Wartungsprobleme, bevor sie auftreten.

Vorgeschriebene Wartung ist besonders in der Hochsaison wirksam, wenn mehr Gäste als üblich kommen. Als Hotelmanager wissen wir, was passiert, wenn es hektisch zugeht: Wartungspläne lassen sich nicht immer anpassen und Systeme brechen zusammen – unweigerlich zum ungünstigsten Zeitpunkt! Die beste Wartungsmanagementsoftware nutzt intelligente Analysen, um diese Albtraumszenarien zu verhindern.

Zwei weitere Hilfefunktionen, auf die Sie achten sollten, sind die Integration mit Ihrer Nachrichtenplattform für Gäste, damit dringende Reparaturen schnell an die richtige Person weitergeleitet werden, und eine Asset-Bibliothek, in der Handbücher und Schulungen zu Ihren Immobiliensystemen zentralisiert sind.

Hier sind die fünf besten Softwaretools für die vorbeugende Wartung in Hotels, bewertet von verifizierten HTR-Benutzern: