Los hoteles sufren mucho desgaste. Y, cuando una habitación de hotel queda fuera de servicio por mantenimiento, una propiedad puede perder muchos ingresos: según una estimación, un hotel pierde 17.653 dólares por cada día que la habitación no está disponible.
El mantenimiento es una parte importante de las operaciones hoteleras y inmobiliarias, pero recibe muy poca atención en comparación con otras funciones de la gestión de un negocio hotelero. Como resultado, agregar software CMMS a su programa de mantenimiento preventivo puede mejorar drásticamente la eficiencia de las operaciones de mantenimiento y el servicio de la propiedad de su hotel y garantizar que no pierda ingresos debido a un problema de mantenimiento no resuelto que provoque tiempo de inactividad de los activos. Esto es lo que debe buscar en un sistema de órdenes de trabajo, así como algunas selecciones de software populares que vale la pena revisar.
¿Qué es un sistema CMMS?
CMMS significa Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento.
Un CMMS está diseñado para tareas de mantenimiento en grandes empresas y, por lo tanto, a menudo se lo denomina plataforma EAM (gestión de activos empresariales). Como tal, tienen funciones diseñadas para administrar equipos y procesos de mantenimiento en toda la organización de principio a fin.
Las principales propuestas de valor de un CMMS son: (1) optimizar la eficiencia operativa mediante la agilización de las actividades de mantenimiento y (2) disminuir los costos de mantenimiento mediante una gestión de inventario más efectiva.
Un CMMS es, en esencia, una base de datos SaaS (software). Además de digitalizar el proceso de órdenes de trabajo descrito anteriormente, el CMMS también tendrá la capacidad de realizar un seguimiento de los recursos y la disponibilidad de mano de obra, registrar activos, automatizar la programación del mantenimiento preventivo, realizar un seguimiento del inventario y proporcionar informes sobre las distintas categorías de mantenimiento.
A continuación se muestra una lista rápida de las características del CMMS para darle una idea de lo que este software es capaz de hacer:
- Mantenimiento predictivo: utilice datos para recomendar automáticamente tareas de mantenimiento, como un servicio de HVAC, más allá de los programas de mantenimiento básicos.
- Informes del gerente de mantenimiento: visibilidad en tiempo real del estado de los activos en una estructura o grupo de estructuras a través de indicadores clave de rendimiento fáciles de entender. El rendimiento de los activos y el tiempo de inactividad de los equipos deben ser fáciles de entender para cualquier persona de una organización.
- Historial de mantenimiento/seguimiento de órdenes de trabajo: registros de todos los cambios o tareas completadas relacionadas con el ciclo de vida de un activo.
- Asesoramiento en estrategia de mantenimiento: la mayoría de las empresas de software en el área de CMMS trabajan con docenas o cientos de otros propietarios de activos y deberían poder brindar información sobre los procesos de mantenimiento y las mejores prácticas.
Además de hacer que el flujo de trabajo de mantenimiento sea más eficiente, las herramientas CMMS brindan un tiempo de actividad más confiable, lo que significa que ayudan a su equipo a mantener las luces encendidas y la propiedad funcionando sin problemas durante el mayor tiempo posible.
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Hotel Maintenance Software Shortlist
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Comprender los conceptos básicos del software de mantenimiento
El software de órdenes de trabajo es una herramienta que crea, organiza, asigna y rastrea las solicitudes de mantenimiento en una propiedad hotelera. Este tipo de software suele estar basado en la nube y puede enrutar solicitudes a dispositivos móviles o estaciones alrededor de su propiedad. Es más eficiente y preciso que gestionar órdenes de trabajo con lápiz y papel o por correo electrónico.
Los sistemas de órdenes de trabajo pueden hacer más que simplemente enviar solicitudes al personal de mantenimiento adecuado. Estas herramientas le permiten realizar un seguimiento del estado de la orden de trabajo en tiempo real y también proporcionan informes y análisis para mostrarle qué tan bien se está desempeñando su función de gestión de mantenimiento. En general, agregar software de órdenes de trabajo a su pila tecnológica le permite simplificar el proceso de órdenes de trabajo.
Generalmente, el proceso de la orden de trabajo ocurre en tres fases: creación, finalización y registro.
La fase de creación inicia el proceso de la orden de trabajo. Ya sea que una tarea de mantenimiento esté planificada (por ejemplo, revisar el sistema de alarma contra incendios del hotel) o no planificada (por ejemplo, arreglar una tubería rota), un gerente o miembro del personal debe identificar la tarea para que ingrese al sistema. A continuación, se crea la solicitud con detalles adicionales como el nivel de prioridad, la persona responsable de completar la tarea, la ubicación donde se requiere el mantenimiento y, lo más importante, la fecha límite.
A continuación, la persona asignada a la tarea (normalmente un ingeniero) completa el trabajo solicitado. Esto podría ser tan simple como leer un medidor, revisar un equipo o tan complicado como arreglar una fuga en la piscina del hotel. Una vez finalizado el trabajo de mantenimiento, el técnico lo registrará como tal en el sistema de órdenes de trabajo. Un gerente firmará para validar la finalización de la tarea o ayudar a encontrar los recursos necesarios si la tarea está incompleta.
Una vez que el gerente aprueba la tarea completada, la orden de trabajo se registra y se archiva para referencia futura. Este registro permite a los técnicos realizar un seguimiento de los problemas in situ a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si un sistema HVAC requiere mantenimiento regular, el sistema de orden de trabajo puede informarle a un técnico la última vez que se le dio servicio al sistema. Asimismo, también puede alertar a su hotel cuando sea el momento de reemplazar equipos viejos o desgastados.
Los 15 mejores proveedores de CMMS para hoteles en 2024
El mejor software de órdenes de trabajo combina la gestión de activos y el mantenimiento de registros con un sistema de emisión de tickets eficiente y potentes informes. Aquí están las diez principales plataformas de software de órdenes de trabajo de 2021.
hotelkit Gestión de instalaciones
Como ganador del HotelTechAward 2024, hotelkit es conocido por su sólida plataforma de comunicación y facilidad de uso. El software respalda una gran cantidad de necesidades operativas del hotel, incluidas órdenes de trabajo, inspecciones y recorridos. Los miembros del personal pueden enviar órdenes de trabajo desde sus dispositivos móviles, además de cargar fotos, y luego la solicitud se clasifica automáticamente en el equipo adecuado y se realiza un seguimiento para su rendición de cuentas y presentación de informes. Para facilitar las operaciones de un extremo a otro, hotelkit se integra con muchos sistemas de gestión de propiedades, como protel, OPERA PMS de Oracle y Mews. hotelkit ofrece una prueba gratuita de 30 días y luego la tarifa de suscripción mensual se cobra por habitación, lo que lo hace adecuado para hoteles de cualquier tamaño.
Mantenimiento Actabl (anteriormente ALICE y Trascendente)
El conjunto de servicios de ALICE incluye funcionalidad para todos los aspectos de las operaciones del hotel, desde mensajería a los huéspedes hasta el mantenimiento. El módulo de Mantenimiento Preventivo permite al personal enviar y asignar solicitudes de mantenimiento, realizar un seguimiento del uso o problemas del equipo y completar listas de verificación de recorridos, todo desde sus dispositivos móviles. ALICE tiene como objetivo minimizar los gastos de capital de un hotel haciendo que el mantenimiento preventivo forme parte de la rutina diaria; por ejemplo, ver las lecturas diarias de presión de la caldera o detectar tendencias en las solicitudes de mantenimiento puede ayudarle a detectar señales de advertencia tempranas de un problema mayor en la instalación para que pueda solucionar el problema antes de que suceda algo catastrófico. ALICE está disponible con una tarifa de suscripción mensual y ofrece integraciones con sistemas de administración de propiedades como OPERA y StayNTouch.
GMAO Logística
Lodgistics CMMS simplifica la gestión del mantenimiento del hotel al garantizar que los equipos trabajen al unísono para brindar una experiencia incomparable a los huéspedes. Esta plataforma fácil de usar cuenta con un registro del hotel para comunicación entre departamentos, mantenimiento preventivo para la detección y resolución de problemas y creación rápida de órdenes de trabajo con fotografías adjuntas y configuración de prioridades. Sus listas de verificación de turnos automatizan las operaciones diarias, mientras que el módulo de limpieza agiliza las asignaciones e inspecciones de habitaciones. Además, Lodgistics mejora la respuesta del servicio con envíos instantáneos de solicitudes de los huéspedes, gestiona las quejas de los huéspedes y simplifica las órdenes de compra y la gestión de claves. Con soporte multilingüe, fomenta una mejor comunicación interna, respaldada por un seguimiento y análisis integrales para mejorar la productividad y la responsabilidad.
Mantenimiento flexible (mantenimiento)
Creado por una ex ama de llaves, Flexkeeping conoce los entresijos de las operaciones hoteleras. Su software de gestión de mantenimiento sigue cuatro pasos: informar, corregir, analizar y prevenir. La aplicación permite que cualquier miembro del personal envíe una solicitud de mantenimiento con fotos y capacidad de voz a texto, luego el equipo correspondiente recibe una notificación para que puedan solucionar el problema lo antes posible. Flexkeeping también admite personal de mantenimiento subcontratado, por lo que no es necesario que se acuerde de levantar el teléfono para llamar a un especialista. Se realiza un seguimiento de todas las tareas y los informes y análisis en tiempo real ayudan a los hoteleros a detectar tendencias y comprender cómo los problemas de mantenimiento afectan a los huéspedes y los presupuestos. Los hoteleros pueden probar Flexkeeping gratis durante 30 días; después de eso, hay una tarifa de implementación y una tarifa de suscripción mensual.
Mantenimiento del sistema operativo del concentrador
Este software de gestión de operaciones todo en uno admite no solo solicitudes de mantenimiento, sino también tareas de limpieza, solicitudes de huéspedes, listas de verificación de recorridos e informes. El módulo de mantenimiento de hub OS permite a los hoteleros crear y personalizar planes de mantenimiento completos, con indicadores preventivos y monitoreo de tendencias para ayudar a detectar problemas potenciales. La aplicación también crea un calendario de tareas de mantenimiento programadas para cumplir con los estándares de marca de las regulaciones locales, que luego genera automáticamente órdenes de trabajo para los equipos relevantes. Dado que la aplicación incluso funciona sin conexión, usar Hub OS es fácil en cualquier lugar y en cualquier momento, y puede usar códigos QR para una identificación rápida de activos o ubicaciones. hub OS admite integraciones con muchos sistemas de administración de propiedades, como Mews y protel.
CAMPEONES CMMS
CHAMPS CMMS incluye una sencilla funcionalidad de arrastrar y soltar para ayudar a los equipos del hotel a programar y gestionar las tareas de mantenimiento. La compatibilidad móvil con esta solución basada en la nube permite a los equipos trabajar de manera flexible y proporciona actualizaciones en tiempo real desde cualquier lugar de la propiedad. CHAMPS también incluye inventario de activos y capacidad de compra para que su equipo pueda crear órdenes de compra para nuevos materiales o equipos.
GMAO Maxpanda
Maxpanda obtiene altas calificaciones de los revisores por ser una solución CMMS flexible. La programación automatizada permite a los equipos configurar alertas para tareas de mantenimiento recurrentes. Cree solicitudes de órdenes de trabajo para cualquier tipo de solicitud de mantenimiento. Filtre informes utilizando diferentes métricas, incluido el número de trabajo, la fecha de inicio y finalización, el estado de finalización o el costo.
GMAO hipopótamo
Hippo CMMS es una de las opciones de software más asequibles del mercado. Es un sistema relativamente sencillo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de múltiples órdenes de trabajo durante todo el proceso de la orden de trabajo. Hippo también proporciona una función donde los técnicos pueden adjuntar fotografías o documentos al registro del pedido para referencia futura.
GMAO Limble
Limble CMMS es una herramienta galardonada que pretende ayudar a los clientes a obtener un aumento del 30 % en la comunicación y la productividad general. La aplicación es compatible con iOS y Android y proporciona funciones para optimizar las órdenes de trabajo, mejorar la comunicación, gestionar activos e inventario y generar informes.
Acumulado
Accruent, anteriormente conocido como Maintenance Connection, es una de las opciones CMMS mejor valoradas para hoteles. El CMMS móvil de esta herramienta permite a los técnicos y gerentes realizar sus tareas de administración mientras viajan, de modo que se pueda asignar y aceptar una orden de trabajo en cualquier lugar de la propiedad. Además, su función de informes incluye más de 200 tipos de plantillas de informes para ayudar a su equipo a establecer puntos de referencia, monitorear el trabajo e identificar obstáculos en su flujo de trabajo.
GerentePlus
¿Gestionar el mantenimiento en varias propiedades? ManagerPlus podría ser la opción adecuada para su hotel. La función de administración de activos de ManagerPlus le permite rastrear equipos en múltiples ubicaciones, de modo que si una propiedad toma prestada una herramienta de otra, no se perderá. Esta poderosa herramienta también proporciona una manera de administrar proveedores y otros contratistas directamente dentro del software, manteniendo las comunicaciones en un solo lugar para que no haya confusión ni intercambios adicionales por correo electrónico.
CMMS eMant
eMaint es ideal para marcas hoteleras internacionales; Ofrece soporte multilingüe en portugués, español, francés, holandés, alemán, húngaro, polaco, italiano e inglés. Si está trabajando en un gran proyecto de mantenimiento, considere aprovechar la funcionalidad de almacenamiento de documentos de esta herramienta. El editor de PDF en línea de eMaint almacena sus permisos de trabajo, registros de órdenes de trabajo, perfiles de activos y más.
Mantenimiento
Los revisores dicen que Upkeep CMMS es una herramienta de gestión de órdenes de trabajo sencilla y completa. Proporciona todo lo que necesita para agilizar el mantenimiento de su hotel: creación, gestión y almacenamiento de órdenes de trabajo con procesos automatizados integrados y varias herramientas de generación de informes diferentes. También le permite enviar notificaciones automáticas y alertas si hay una necesidad urgente de mantenimiento en el sitio.
MantenerX
MaintenanceX le brinda la oportunidad de probar la herramienta de forma gratuita, por lo que si no está seguro de si CMMS es adecuado para su hotel, comience aquí. Además de las funciones estándar de su orden de trabajo, MantenimientoX tiene una herramienta de mensajería incorporada que le permite comentar, enviar mensajes y guardar comunicaciones sobre una solicitud de orden de trabajo en particular. También puede cargar fotos para verificar la finalización del trabajo, una característica interesante si no tiene un administrador disponible para verificar que el trabajo esté terminado.
Fiix
Fiix es otra opción CMMS que ofrece una versión gratuita. Los usuarios dicen que Fiix CMMS facilita el seguimiento de las órdenes de trabajo y mantenimiento, y que es fácil ver cuál es el estado de cada tarea. La versión gratuita le brinda acceso a la aplicación móvil con algunas incorporaciones, etiquetado de activos y notificaciones automáticas. También le brinda un calendario y un panel para realizar un seguimiento del mantenimiento continuo.
Obtenga más información sobre el software de mantenimiento preventivo y cómo los sistemas de órdenes de trabajo pueden integrarse con la tecnología de su hotel en nuestra guía de software de mantenimiento preventivo .
En una era en la que tanto la experiencia de los huéspedes como la preservación de los activos son primordiales, los propietarios y gerentes de hoteles no pueden permitirse el lujo de pasar por alto la importancia de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) robusto. Este potente software trasciende las meras tareas de mantenimiento y incorpora una filosofía de mantenimiento preventivo y predictivo que garantiza la salud del edificio y la longevidad de los activos. Al implementar una solución CMMS, los equipos de mantenimiento obtienen acceso en tiempo real a las operaciones de mantenimiento, la gestión de órdenes de trabajo, la gestión de inventario y datos completos de mantenimiento. Este enfoque proactivo no solo minimiza el tiempo de inactividad, sino que también optimiza los costos de mantenimiento, mejora el rendimiento de los activos y garantiza el cumplimiento normativo. La integración de aplicaciones CMMS móviles agiliza aún más los flujos de trabajo, permitiendo a los profesionales de mantenimiento automatizar las actividades de mantenimiento, realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y tomar decisiones informadas sobre la marcha. Los beneficios de un CMMS se extienden más allá de la eficiencia operativa para impactar significativamente los resultados del hotel al preservar los valores de los activos, reducir el tiempo de inactividad de los equipos y elevar la satisfacción de los huéspedes. Como tal, invertir en el proveedor de CMMS adecuado se convierte en un paso estratégico para lograr una estrategia de mantenimiento superior, donde el enfoque cambia del mantenimiento reactivo al predictivo, respaldado por información y análisis en tiempo real. En conclusión, adoptar una GMAO no se trata sólo de adoptar nueva tecnología; se trata de revolucionar la forma en que los hoteles abordan la gestión del mantenimiento para salvaguardar su futuro en una industria competitiva.
