El mantenimiento preventivo es la programación proactiva de tareas de mantenimiento para evitar averías, en lugar de reaccionar con reparaciones cuando surgen problemas. Un estudio sobre hoteles de Hong Kong demostró que los hoteles gastaban un 48 % más en mantenimiento correctivo que en mantenimiento preventivo, lo que a menudo daba lugar a gastos excesivos. Para gestionar los costes de forma eficaz, los hoteles deberían encontrar un nivel de mantenimiento óptimo, en el que las medidas preventivas superen los costes financieros y de reputación de las acciones correctivas.

Los programas de mantenimiento preventivo ayudan a los propietarios de propiedades y activos a evitar tiempos de inactividad al programar sistemáticamente órdenes de trabajo y controles antes de que se produzcan fallos en los equipos. En última instancia, el mantenimiento preventivo aumenta la vida útil de cualquier equipo o activo crítico en relación con el mantenimiento reactivo, que se produce después de que el equipo ya tiene problemas que deben solucionarse. Los planes de mantenimiento preventivo son desarrollados y ejecutados principalmente por equipos de mantenimiento de cualquier organización y ayudan a reducir los costos de mantenimiento de la misma manera que la atención médica preventiva ahorra gastos médicos a largo plazo. Para ciertos activos, como una unidad de aire acondicionado de un hotel en pleno verano, el tiempo de inactividad no planificado puede provocar una pérdida de ingresos. A lo largo del ciclo de vida de los equipos críticos, el personal de ingeniería y mantenimiento debe realizar controles de monitoreo de condición durante el ciclo de vida de cada activo .

Tareas de mantenimiento diario

Incorporar tareas de mantenimiento diario puede ser una forma eficaz de detectar los primeros signos de desgaste. Las tareas de mantenimiento diario pueden incluir la revisión de las unidades de calefacción, ventilación y aire acondicionado, la inspección de los electrodomésticos de las habitaciones de los huéspedes y la verificación de que los sistemas de filtración de la piscina funcionan sin problemas. Las comprobaciones rutinarias y pequeñas realizadas a diario evitan problemas mayores y costosos en el futuro.

Gran parte del mantenimiento preventivo más valioso se centra en los sistemas eléctricos y mecánicos, cuyo reemplazo tiene un costo relativamente alto en comparación con su mantenimiento continuo. Pero hay muchas áreas de su propiedad que podrían beneficiarse de un mantenimiento preventivo regular, algunas de las cuales tienen un impacto directo en la experiencia del huésped si dejan de funcionar.

Otros ejemplos de mantenimiento preventivo en propiedades con mucho tráfico, como propiedades hoteleras, establecimientos minoristas, centros de transporte y edificios de oficinas, incluyen:

• Sistemas de plomería y alcantarillado

• Calentadores de agua caliente

• Bombas de piscina

• Sistemas eléctricos

• Computadoras y software locales

• Refrigeración en tu cocina, restaurante y bar

• Máquinas de café expreso en la cafetería del vestíbulo

• Trampas de grasa y desagües de piso

• Alfombras en pasillos y habitaciones de invitados.

• Medidas de control de plagas

• Recortar ramas y otros elementos potencialmente dañinos para el paisaje.

• Cambio de filtros en sistemas de agua y fuentes de agua potable

• Limpieza de canaletas

• Inspección de techos

• Sistemas de rociadores de emergencia

Cada uno de estos elementos tiene una vida útil que abarca varios años. Si programa inspecciones periódicas y agiliza el mantenimiento de su hotel , sacará más provecho de sus inversiones y seguirá utilizando estos activos hasta alcanzar el rango superior de su utilidad.

Mantenimiento de habitaciones e impacto en los huéspedes

El mantenimiento preventivo también se extiende a las habitaciones de los huéspedes. Las tareas de mantenimiento de las habitaciones deben incluir la inspección de las unidades de climatización, la integridad de los muebles, la iluminación y los servicios para los huéspedes. Estas inspecciones no solo prolongan la vida útil de los activos, sino que también mejoran la experiencia de los huéspedes al garantizar la comodidad y la fiabilidad.

Hay cuatro tipos de acciones en cualquier lista de verificación de mantenimiento preventivo: inspección, detección, corrección y protección. La inspección detecta cualquier problema potencial emergente para que pueda corregirse lo antes posible. La prevención evita los problemas desde el principio, como limpiar los filtros de pelusa de la ropa para evitar el riesgo de incendio y reducir el consumo de energía.

Las tareas de una lista de verificación de mantenimiento preventivo pueden basarse en el tiempo (por ejemplo, limpiar los filtros de pelusa todos los lunes) o en el uso (limpiar los filtros después de 1000 cargas de ropa). Para los hoteles, suele ser mucho más fácil realizar inspecciones basadas en un calendario, lo que reduce la confusión y aumenta la coherencia. De lo contrario, es posible que el personal no sepa realmente en qué punto se encuentra en una lista de verificación basada en el uso y, por lo tanto, sienta menos urgencia sin una fecha límite basada en el tiempo. Unas pocas excepciones notables son los vehículos o equipos con seguimiento de uso integrado.

Las propiedades con mucho tráfico comparten algunos elementos comunes que deben estar en la lista de verificación de mantenimiento preventivo. Aquí hay una lista de verificación de muestra para su hotel, desglosada por área de enfoque e incluyendo algunas superposiciones entre las principales tareas de "limpieza profunda" que también funcionan como mantenimiento preventivo.

Lista de verificación de mantenimiento del hotel imprimible: para facilitar su uso, aquí se incluye un formato de lista de verificación descargable o imprimible . Esto ayuda al personal a marcar rápidamente las tareas completadas y a garantizar que no se pase por alto ningún elemento importante.

Puede descargar la plantilla de lista de verificación de mantenimiento de hotel interactiva gratuita de HotelTechReport en Google Docs,
Formatos PDF y Excel

Cada propiedad es única. Por lo tanto, además de estos elementos de mantenimiento preventivo estándar, llame a su equipo de administración y recorra la propiedad. Documente cuidadosamente todo lo que vea que podría beneficiarse de un mantenimiento continuo. No busque solo lo obvio, sino también las cosas que tienen un impacto directo en la experiencia del huésped. Independientemente de si estas cosas son visibles para el huésped promedio, su objetivo debe ser desarrollar una lista completa de todo lo que debe recibir mantenimiento en toda la propiedad.

A continuación, tome esa lista y combínela con los períodos de mantenimiento recomendados para todos los sistemas mecánicos, eléctricos y de plomería. Por último, desarrolle su programa de mantenimiento preventivo en función del programa de mantenimiento recomendado y de la visibilidad para los huéspedes. Los elementos que podrían poner en peligro su reputación deben priorizarse sobre otros que sean menos visibles o tengan un menor impacto en las operaciones normales.

Un CMMS (sistema de gestión de mantenimiento computarizado) es una herramienta de software que organiza y automatiza las tareas de mantenimiento para garantizar que los activos permanezcan en buenas condiciones de funcionamiento. El software CMMS es esencial en entornos complejos como los hoteles, donde numerosos sistemas y equipos requieren un mantenimiento regular. Este software centraliza los cronogramas de mantenimiento, las órdenes de trabajo y los historiales de activos, lo que permite al personal del hotel realizar un seguimiento y administrar el estado de los equipos de manera eficiente.

Aunque el término "informatizado" puede parecer obsoleto en el mundo digital actual, el CMMS se utiliza ampliamente en diferentes sectores, desde la hostelería y los apartamentos hasta las fábricas. Las herramientas CMMS respaldan los programas de mantenimiento preventivo al proporcionar recordatorios automáticos y realizar un seguimiento del historial de servicio de cada activo, lo que ayuda a reducir el tiempo de inactividad y evitar reparaciones costosas.

Los miembros del equipo de planificación de mantenimiento utilizan software para obtener una visión en tiempo real del estado de los activos sin tener que realizar todas las tareas que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, antes, un ingeniero de hotel necesitaba llevar un registro detallado de las fechas de compra y los problemas de las unidades de HVAC. Hoy, el software hace todo eso por ellos: cargan cada nueva unidad en el sistema y luego el software monitorea el estado promedio para brindar alertas automáticas.

La gestión eficaz de activos y la prevención de fallos de activos o de tiempos de inactividad de los equipos pueden ser grandes impulsores de la rentabilidad, por lo que las inversiones en software de mantenimiento preventivo y CMMS suelen ofrecer un ROI muy sólido. No hay nada peor que sufrir una avería en un equipo crítico cuando más se lo necesita.

Mantenimiento estacional y de eficiencia energética

Las tareas de mantenimiento estacional, como preparar las tuberías de agua para el invierno o revisar las unidades de aire acondicionado antes del pico del verano, pueden evitar reparaciones costosas. Además, el mantenimiento preventivo puede contribuir a la eficiencia energética al garantizar que los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) y la iluminación funcionen de manera óptima, lo que puede reducir los costos de energía y beneficiar su resultado final.

Cumplimiento de seguridad

El mantenimiento preventivo también contribuye al cumplimiento de las normas de seguridad. Por ejemplo, las inspecciones periódicas de los extintores, la iluminación de emergencia y las puertas de salida garantizan que los hoteles cumplan con las normas de seguridad. Este aspecto del mantenimiento puede proteger tanto al personal como a los huéspedes y, al mismo tiempo, evitar multas.

Mantenimiento preventivo vs. prescriptivo

El mejor software de gestión de mantenimiento ofrece mantenimiento predictivo y prescriptivo. El mantenimiento predictivo utiliza el historial y el estado del equipo para pronosticar posibles problemas, mientras que el mantenimiento prescriptivo aprovecha el análisis para detectar acciones de mantenimiento específicas antes de que surjan los problemas. Este enfoque proactivo puede ser especialmente valioso durante la temporada alta, cuando un mayor tráfico puede sobrecargar los sistemas del hotel.

La gestión del mantenimiento preventivo en hoteles se vuelve rápidamente compleja debido a la gran cantidad de tareas y la frecuencia específica que se requiere para cada una de ellas. Confiar únicamente en un calendario puede dar lugar a descuidos y retrasos, ya que unas pocas tareas omitidas pueden alterar el cronograma de mantenimiento. Con el tiempo, estos retrasos hacen que el mantenimiento preventivo se aleje de las mejores prácticas, lo que deja a sus activos vulnerables a averías y a su equipo abrumado por las reparaciones reactivas.

Para evitar estos problemas, muchos hoteles ahora confían en software de mantenimiento preventivo . Estas herramientas ayudan a los gerentes y equipos de mantenimiento a mantenerse al día al centralizar todas las tareas de mantenimiento, los cronogramas y las subtareas en un solo panel. El software asigna tareas automáticamente según intervalos predefinidos y actualiza el progreso en tiempo real. Con este enfoque centralizado, todos permanecen en la misma página y las tareas de mantenimiento se distribuyen de manera uniforme y se realiza un seguimiento constante.

Un flujo de trabajo de mantenimiento preventivo automatizado de Upkeep

Estos flujos de trabajo automatizados se pueden mejorar con lo que se denomina mantenimiento prescriptivo, en el que el sistema analiza el uso y detecta posibles problemas de mantenimiento antes de que ocurran.

El mantenimiento prescriptivo es especialmente eficaz en temporada alta, cuando el tráfico es mayor de lo habitual. Como gerentes de hoteles, sabemos lo que sucede cuando hay mucha actividad: los programas de mantenimiento no siempre se ajustan y los sistemas dejan de funcionar, ¡inevitablemente en el peor momento! El mejor software de gestión de mantenimiento aprovecha el análisis inteligente para evitar estas situaciones de pesadilla.

Otras dos características de ayuda a tener en cuenta son la integración con su plataforma de mensajería para huéspedes para que las reparaciones urgentes se envíen rápidamente a la persona adecuada y una biblioteca de activos que centralice los manuales y la capacitación asociados con los sistemas de su propiedad.

Estas son las cinco mejores herramientas de software para el mantenimiento preventivo de hoteles, según la calificación de los usuarios verificados de HTR: