Au c?ur des opérations, le système de gestion de propriété (PMS) favorise l'efficacité et la productivité dans tous les départements de l'hôtel, mais est rarement un guerrier solitaire lorsqu'il s'agit de la technologie d'un hôtel. Même les petits hôtels travaillent avec de nombreux systèmes technologiques, notamment des systèmes de traitement des paiements, des serrures électroniques et des canaux de distribution en ligne. Avec le PMS, tous ces systèmes sont essentiels pour servir les clients et s'appuient sur certaines des mêmes données : les paiements par carte de crédit des clients sont traités via une passerelle de paiement et également enregistrés dans le PMS ; les cartes-clés et les clés numériques sont codées via le système de verrouillage à l'aide des informations de réservation ; et les réservations OTA doivent être saisies dans le PMS et l'inventaire ajusté sur vos canaux OTA. Si ces systèmes fonctionnent en silos, votre personnel doit agir comme intermédiaire, en dupliquant manuellement les données entre les systèmes, ce qui prend du temps et est sujet aux erreurs humaines.
Vous savez ce qu'ils disent sur le travail d'équipe - eh bien, cela s'applique également à la technologie de votre hôtel. Grâce à une intégration directe, votre PMS peut fonctionner avec vos autres systèmes hôteliers pour automatiser les processus et faire gagner beaucoup de temps au personnel de l'hôtel. Voici six intégrations PMS clés qui amélioreront encore l'efficacité opérationnelle afin que vous et votre équipe puissiez passer moins de temps derrière un ordinateur et plus de temps à offrir une expérience client encore meilleure.
La gestion des canaux
Les canaux de distribution tiers, y compris GDS , OTA et les canaux de métarecherche , sont un élément crucial de la stratégie de distribution de presque tous les hôtels. Avec leurs gros budgets publicitaires et leur vaste portée, ces agrégateurs de voyages spécialement conçus rendent les propriétés plus visibles en ligne et génèrent une grande partie des réservations. Lorsque vos canaux de distribution en ligne ne sont pas connectés à votre PMS, la disponibilité et les tarifs de votre propriété doivent être mis à jour manuellement sur chacun de ces canaux, et les réservations qui les traversent doivent être saisies manuellement dans votre PMS. C'est une tâche continue et chronophage avec un risque élevé de surréservation si la disponibilité n'est pas mise à jour assez rapidement.
Mais il y a un meilleur moyen. L'intégration bidirectionnelle entre le PMS d'un hôtel et le partenaire de distribution automatise ce processus important, éliminant le besoin de dupliquer les données manuellement et améliorant la précision. Grâce à l'intégration, le PMS transmet automatiquement l'inventaire alloué au partenaire de distribution, y compris les mises à jour d'inventaire et les remplacements. Lorsqu'une réservation est effectuée via un partenaire de distribution, les données de réservation sont automatiquement envoyées au PMS et la disponibilité est automatiquement ajustée sur tous les canaux connectés. Dites adieu à la surréservation et bonjour à avoir plus de temps pour vos invités !
Traitement des paiements
Si votre établissement accepte les paiements par carte, vous travaillerez avec une passerelle de paiement , qui communiquera en toute sécurité les informations de paiement du client au réseau de traitement des paiements. Si votre passerelle de paiement n'est pas intégrée à votre PMS, les transactions approuvées doivent être ajoutées manuellement aux réservations dans le PMS, ce qui ralentit le processus d'enregistrement/de départ. Avec l'intégration d'une passerelle de paiement, les informations de paiement saisies dans le formulaire de réservation sont automatiquement envoyées via le réseau de traitement des paiements et les transactions sont automatiquement affichées dans le PMS en temps réel.
Non seulement cela, mais une intégration de passerelle de paiement renforce également la sécurité avec un cryptage point à point et une tokenisation pour protéger les données de carte de crédit contre les pirates et garder les numéros de carte de crédit hors du PMS pour la conformité PCI. Si vous souhaitez accepter les paiements en ligne via le site Web de votre établissement, l'intégration de la passerelle de paiement est indispensable pour un processus de réservation en ligne automatisé et sécurisé et une expérience d'enregistrement sans contact.
Simplifiant les paiements, les autorisations et les remboursements, et améliorant la sécurité, l'intégration de la passerelle de paiement est l'une des intégrations PMS les plus importantes pour toute propriété.
Accès aux chambres
Les intégrations de serrures électroniques et de clés numériques simplifient la gestion des accès et accélèrent également le processus d'enregistrement . Les cartes-clés sont largement utilisées dans tous les segments hôteliers depuis des décennies. Les temps changent et de plus en plus de propriétés se tournent vers des solutions clés numériques (mobiles). Quoi qu'il en soit, voyons comment l'intégration de votre solution d'accès aux chambres avec votre PMS facilite la vie à la réception.
Une intégration de carte-clé permet d'encoder et de gérer les cartes-clés directement via le PMS, qui envoie automatiquement les données de réservation pertinentes (numéro de chambre, durée du séjour, etc.) au système de carte-clé. Cela signifie que le personnel de la réception n'a plus à ressaisir manuellement ces informations dans le système de carte-clé, il lui suffit de glisser la carte pour l'encoder.
Si votre propriété utilise une solution d'accès sans clé (clé mobile ou serrures à clavier), l'intégration avec le PMS automatise la remise des clés au client lors de l'enregistrement. Dans ce cas, le PMS envoie automatiquement les données de réservation à votre solution d'accès sans clé, qui génère ensuite une clé mobile ou un code clé pour le client, activant automatiquement la clé lors de l'enregistrement et la désactivant lors du départ.
Que vous souhaitiez mettre en place une expérience d'enregistrement sans contact transparente ou rationaliser l'enregistrement à la réception, l'intégration de votre PMS à votre système de verrouillage est essentielle (jeu de mots).
Point de vente (POS)
Avec le PMS, un système de point de vente est essentiel pour les propriétés avec un restaurant sur place. Ces systèmes de base sont un excellent exemple de deux systèmes qui fonctionnent mieux ensemble. Sans lien entre les deux, les frais de restauration qui doivent être imputés à la chambre d'un client doivent être communiqués à la réception et ajoutés manuellement au folio de réservation dans le PMS. Ce processus manuel ajoute non seulement une autre tâche administrative à la liste de tâches de votre réception, mais est également sujet aux erreurs humaines et aux écarts de facturation qui peuvent entraîner des clients insatisfaits et une perte de revenus.
Lorsque le système de point de vente est intégré au PMS, le logiciel effectue cette tâche pour vous en temps réel. Lorsqu'un client souhaite facturer un repas dans sa chambre, la transaction est saisie dans le système de point de vente qui, via l'intégration, interroge automatiquement le PMS pour vérifier le statut du client, le numéro de chambre et la limite d'autorisation de crédit. Si les frais sont approuvés, le système TPV comptabilise automatiquement les frais sur le folio de réservation dans le PMS.
L'automatisation du processus d'affichage des frais de restaurant sur les réservations avec une intégration PMS + POS permet non seulement de faire gagner du temps au personnel de l'hôtel, mais garantit également l'exactitude de la facturation, réduisant les plaintes des clients et évitant les pertes de revenus.
La gestion des recettes
L'environnement de marché sans précédent provoqué par la pandémie a orienté de nombreux hôtels vers un logiciel de gestion des revenus (RMS) pour mieux naviguer et optimiser la tarification des chambres. Consolidant et analysant en permanence les données des hôtels et du marché pour produire des recommandations de tarification basées sur des algorithmes sophistiqués, les RMS automatisés améliorent la prévision de la demande et éliminent les conjectures du processus de tarification, ce qui permet aux hôteliers de gagner beaucoup de temps à analyser les données et à essayer de prévoir l'avenir.
Intégrée au PMS, la solution combinée permet de gagner encore plus de temps. Les données PMS (y compris les réservations, l'inventaire et la disponibilité) sont un élément essentiel de l'équation de gestion des revenus et doivent être mises à jour dans le RMS en temps opportun et de manière continue. Sans intégration, cette tâche relève de la responsabilité, vous l'aurez deviné, de vous ou de votre personnel. Mais lorsque votre PMS et votre RMS sont connectés, toutes les données PMS pertinentes sont automatiquement transmises au RMS via l'intégration au niveau transactionnel pour une précision optimale des prévisions, des prix et du contrôle des stocks. À leur tour, les recommandations de tarification acceptées générées par le RMS doivent être mises à jour dans le PMS et l'intégration peut également le faire.
Séparément, le PMS et le RMS stimulent l'efficacité et les revenus, mais ensemble, ils forment une équipe encore plus puissante.
SMS / Messagerie invité
La pandémie a également accéléré l'adoption d'applications de messagerie/SMS invités pour répondre au besoin de communications claires et de services sans contact. La messagerie mobile est le mode de communication préféré de nombreux clients, mais si elle n'est pas correctement intégrée aux opérations de l'hôtel, elle peut être inefficace et provoquer l'insatisfaction des clients.
Comment le personnel peut-il trouver le temps de gérer un autre canal de communication ? Une stratégie de messagerie client réussie dépend de l'intégration PMS. L'intégration entre une plate-forme de messagerie client et PMS envoie automatiquement les données de réservation à l'application de messagerie en temps réel pour déclencher des messages texte de routine personnalisés aux clients avant l'arrivée, à l'enregistrement, pendant leur séjour et au départ, comme défini par la propriété. Les messages entrants et les demandes des clients sont automatiquement mis en correspondance avec les données de réservation du client pour identifier le client et résoudre les problèmes plus rapidement.
Alors que la messagerie client devient un canal de communication client plus répandu pour les hôtels, l'intégration avec le PMS maximise l'efficacité en automatisant les communications de routine et en veillant à ce qu'aucun client ne passe entre les mailles du filet.
La technologie hôtelière est conçue pour augmenter la productivité et les revenus et, tout comme les gens, vos systèmes hôteliers peuvent mieux fonctionner ensemble pour atteindre leur plein potentiel.