Un système de point de vente, ou système POS, est un outil qui permet à votre hôtel d'accepter les paiements. Les systèmes de point de vente actuels comportent trois composants de base :

1. Matériel : il existe plusieurs parties différentes du matériel de point de vente. Un terminal de carte est nécessaire pour accepter les cartes de crédit, les cartes de débit et les paiements par portefeuille mobile. D'autres outils incluent une imprimante de reçus, un tiroir-caisse et un scanner pour appeler des articles avec des codes à barres.

2. Logiciel : le logiciel de votre point de vente vous permet de choisir parmi une base de données d'articles à facturer. Organisez une vente, consultez les enregistrements des transactions clients, gérez votre inventaire et obtenez des analyses et des rapports via une plate-forme de point de vente.

3. Virements de paiement : le point de vente envoie de l'argent du compte du client vers le compte bancaire lié à votre hôtel après chaque vente.

Ce sont les principaux composants d’un système de point de vente, mais ils se présentent sous toutes les formes et tailles.

Un système de point de vente (POS) est un élément essentiel dans l’industrie hôtelière, en particulier dans la gestion hôtelière. Il rationalise les transactions, la gestion des stocks et la tarification au sein des points de vente générateurs de revenus comme les restaurants et les bars d'hôtel. Il s'intègre à un système de gestion immobilière (PMS) pour garantir des mises à jour en temps réel et une expérience client efficace. Le logiciel de point de vente est convivial, souvent basé sur le cloud et compatible avec divers appareils tels que les iPad, les applications mobiles et les bornes libre-service. Il prend en charge le traitement des paiements, les programmes de fidélité et les fonctionnalités de back-office. Le système comprend des fonctionnalités telles que des écrans tactiles, des lecteurs de codes-barres, des imprimantes de reçus et des fonctionnalités hors ligne. Les hôteliers peuvent améliorer leurs opérations avec des modules complémentaires et des mises à niveau pour répondre aux besoins spécifiques de leur entreprise, tels que la commande en ligne, la commande automatique et les paiements sans contact. Dans l'ensemble, un système de point de vente d'hôtel joue un rôle crucial dans l'amélioration de l'expérience client, l'optimisation des opérations hôtelières et l'augmentation des revenus du secteur de l'hôtellerie.

Un système de point de vente (POS) dans les hôtels, un moteur de réservation et un système de gestion immobilière (PMS) sont tous des composants cruciaux des opérations hôtelières, mais ils remplissent des fonctions différentes et se concentrent sur différents aspects du processus de gestion hôtelière. Voici une explication de la façon dont ils diffèrent :

1. Système de point de vente (POS) : un système de point de vente est principalement utilisé pour traiter et gérer les transactions au sein des différents points de vente générateurs de revenus d'un hôtel, tels que les restaurants, les bars, les boutiques de cadeaux, les installations de spa et d'autres équipements. Il agit comme une plate-forme centralisée pour gérer efficacement les transactions de vente et de paiement. Les principales caractéristiques d'un système de point de vente dans les hôtels peuvent inclure :

• Enregistrement des ventes : un système de point de vente permet au personnel de l'hôtel de traiter les commandes, de générer des factures et de gérer les paiements pour les produits et services proposés au sein de l'hôtel.
• Gestion des stocks : il suit les niveaux de stock, surveille les mouvements des stocks et fournit des alertes lorsque les fournitures doivent être réapprovisionnées.
• Rapports et analyses : les systèmes de point de vente génèrent des rapports détaillés sur les ventes, les revenus et les stocks, fournissant des informations précieuses pour analyser les performances de l'entreprise.

L'objectif principal d'un système de point de vente est de faciliter des transactions fluides et précises au sein des différents points de vente de l'hôtel, garantissant ainsi une gestion efficace des revenus.

2. Moteur de réservation : Un moteur de réservation est un système de réservation en ligne qui permet aux clients de réserver directement des hébergements et des services proposés par l'hôtel via le site Web de l'hôtel ou d'autres canaux de distribution en ligne. Il agit comme une interface entre les clients et l'hôtel, fournissant des informations sur la disponibilité et les prix en temps réel. Les principales fonctionnalités d'un moteur de réservation incluent :

• Disponibilité et prix des chambres : il affiche des informations à jour sur la disponibilité des chambres, les tarifs et les promotions, permettant aux clients de faire des réservations en fonction de leurs préférences.
• Réservations en ligne : le moteur de réservation permet aux clients d'effectuer des réservations, de sélectionner des types de chambres et de fournir les informations de paiement en toute sécurité.
• Intégration avec les canaux de distribution : il s'intègre à diverses agences de voyages en ligne (OTA) et systèmes de distribution mondiaux (GDS), garantissant que l'inventaire et les tarifs sont synchronisés sur plusieurs plateformes.

L'objectif principal d'un moteur de réservation est de rationaliser le processus de réservation, d'augmenter les réservations directes et de maximiser les revenus en offrant aux clients un moyen simple et pratique de réserver un hébergement à l'hôtel.

3. Système de gestion immobilière (PMS) : un système de gestion immobilière sert de plaque tournante centrale pour gérer tous les aspects des opérations hôtelières. Il est conçu pour automatiser et rationaliser les tâches quotidiennes liées à la gestion des clients, aux réservations, à l'attribution des chambres, à la facturation et à d'autres processus opérationnels. Les principales fonctionnalités d'un PMS incluent :

• Gestion des clients : il stocke les profils des clients, conserve l'historique des clients et facilite les services clients personnalisés.
• Gestion des réservations : le PMS gère tous les aspects des réservations, y compris les réservations, les modifications et les annulations.
• Opérations de la réception : elle gère les processus d'enregistrement et de départ, attribue les chambres et traite les demandes des clients.
• Facturation et comptabilité : le PMS suit les frais des clients, génère des factures et s'interface avec les systèmes financiers.
• Rapports et analyses : les systèmes PMS fournissent des rapports détaillés sur l'occupation, les revenus, les préférences des clients et d'autres indicateurs clés.

L'objectif principal d'un PMS est de centraliser et d'automatiser les opérations hôtelières, de rationaliser les services clients et d'optimiser l'efficacité et la satisfaction des clients.

Alors qu'un système de point de vente (POS) se concentre sur la gestion des transactions au sein des points de vente générateurs de revenus de l'hôtel, un moteur de réservation facilite les réservations directes en ligne et un système de gestion immobilière (PMS) supervise divers aspects des opérations de l'hôtel, notamment la gestion des clients, les réservations, et les opérations de réception. Ces systèmes fonctionnent ensemble pour améliorer l’efficacité globale et l’expérience client au sein d’un hôtel.

Si vous ne disposez pas d'un système de point de vente dans votre hôtel, vous manquez l'opportunité de générer plus de ventes, d'aider votre équipe à fonctionner efficacement et d'améliorer la satisfaction des clients. Voici quelques avantages clés de la mise en œuvre d’un système de point de vente dans votre propriété.

Acceptez toutes les options de paiement

Des recherches montrent que seulement 17 % des paiements par carte dans le monde seront effectués en espèces d’ici 2022. La pandémie a provoqué une forte augmentation de l’adoption du paiement sans contact et des portefeuilles mobiles. Vos invités s'attendent à pouvoir payer en utilisant la méthode de leur choix : puce EMV, Apple Pay, carte cadeau et toute autre option de portefeuille numérique. Un point de vente avec traitement des cartes de crédit entièrement intégré vous donne la possibilité d'accepter n'importe quelle forme de paiement. C'est gagnant-gagnant : votre propriété ne manque jamais une vente et votre client peut payer facilement en utilisant son mode de paiement préféré.

Améliorez votre programme de fidélisation des clients

De nombreux systèmes de point de vente vous permettent de rassembler et d'organiser plus efficacement les informations sur vos clients. Les enregistrements de transactions sont stockés dans une base de données qui vous indique ce qu'un client a acheté, ses coordonnées, la dernière fois qu'il a interagi avec votre hôtel et tout autre détail pertinent que vous pouvez utiliser à des fins de marketing. Allez au-delà des données de vente de base et intégrez votre point de vente au CRM de votre hôtel, au marketing par e-mail et à vos autres plateformes pour obtenir une image complète des préférences et des informations sur les clients.

Meilleure gestion des stocks

Vous gérez un magasin dans un hall d'entrée ou essayez de réduire les déchets d'un restaurant ? Au lieu de consacrer du temps au personnel à commander les stocks, à surveiller les fournitures et à surveiller les ventes, le système de point de vente de votre hôtel peut être configuré pour gérer les stocks à votre place. Utilisez l'outil dans votre restaurant sur place pour voir quand les stocks sont faibles et configurer des alertes lorsqu'il est temps de passer une nouvelle commande.

« Le rapprochement manuel des stocks dans tous les endroits où vous vendez et stockez vos produits est fastidieux et sujet aux erreurs humaines. Lorsque votre inventaire se synchronise automatiquement, vous savez exactement quelle quantité de stock vous avez et où il se trouve à un moment donné », a expliqué Shopify . "Il est également facile de comprendre dans quelle mesure chaque produit se vend et de créer des bons de commande basés sur les performances et les niveaux de stock mis à jour."

Suivez et analysez vos ventes

Contrairement à une simple caisse enregistreuse, un système de point de vente peut vous indiquer la situation financière de votre hôtel en temps réel. De nombreux systèmes de point de vente sont équipés pour fournir des rapports quotidiens sur vos ventes, les comportements des clients et même la productivité des employés. Le même terminal que vous utilisez pour traiter les cartes de crédit peut également devenir la plaque tournante permettant aux employés de pointer à l'arrivée et au départ. Analysez comment vos ventes se comparent au mois, au trimestre ou à la même période de l'année dernière.

Les systèmes de point de vente peuvent faire plus que simplement traiter des transactions. Ils s'intègrent à votre technologie hôtelière existante pour aider votre propriété à fonctionner sans problème. Recherchez un point de vente doté de ces fonctionnalités.

Matériel de point de vente

Le terminal et les autres équipements qui composent votre point de vente peuvent être aussi petits qu'un dongle qui se connecte à un téléphone ou à un iPad, ou aussi grands qu'un écran d'ordinateur. Pensez à l'endroit où vous utilisez votre point de vente : si vous souhaitez ajouter un système de point de vente à votre équipe de service en chambre pour permettre aux clients de payer lorsque leur commande est livrée à leur porte, un point de vente mobile pourrait être la meilleure option. Si vous cherchez quelque chose à utiliser dans votre restaurant, un terminal comme le Clover Station ou le Square Register pourrait être une meilleure solution.

• Scanner de codes-barres : les systèmes de point de vente au détail nécessitent un lecteur de codes-barres, là où les hôtels et les points de vente de restauration ne le peuvent pas.

• Lecteurs de cartes de crédit : tous les systèmes de point de vente doivent inclure un lecteur de cartes pour accepter les principales cartes de crédit.

Logiciel de point de vente

Chaque fournisseur de point de vente propose sa propre plate-forme permettant de gérer les ventes et les opérations de votre hôtel. Recherchez un système basé sur le cloud qui permet au fournisseur d'envoyer des mises à jour sans aucun délai ni effort de la part de votre équipe. Les autres fonctionnalités logicielles à rechercher incluent :

• Données d'inventaire : le logiciel dispose-t-il d'analyses robustes et exploitables ?

• Sécurité : l'outil est-il conforme à la norme PCI DSS et peut-il accepter la norme EMV ?

• Intégrations : le point de vente peut-il communiquer avec d'autres logiciels de la pile technologique de votre hôtel ? Dispose-t-il des bonnes intégrations de processeur de paiement ?

• Automatisation : la plateforme POS peut-elle être configurée pour faire gagner du temps à votre équipe ?

• Flexibilité : le logiciel peut-il être configuré pour évoluer avec les besoins de votre hôtel ?

Certains outils, comme Clover, proposent une multitude d'applications tierces que vous pouvez ajouter pour rendre votre point de vente encore plus puissant. Ces applications configurent votre point de vente en fonction de l'aspect de votre hôtel que vous essayez d'améliorer. Par exemple, le planning des employés peut être exécuté via l'application Homebase. L'application KitchenDisplay envoie des commandes à la cuisine et organise les tickets pour réduire les erreurs et aider votre équipe à servir efficacement les clients. L'application Paie de Gusto automatise votre paie et supprime vos charges sociales fédérales, étatiques et locales pour réduire les erreurs administratives et humaines. Il y a beaucoup de choses qu'un point de vente peut faire au-delà de la simple acceptation des paiements et du suivi des ventes.

Lors de la sélection d'un système de point de vente pour leurs points de vente de produits alimentaires et de boissons, les restaurateurs doivent prendre en compte divers facteurs pour s'assurer de trouver celui qui convient le mieux à leur entreprise. Un aspect important à considérer est la tarification, car différents fournisseurs peuvent avoir des coûts initiaux et permanents différents. De plus, il est important d'évaluer les options de traitement des paiements, y compris les paiements par carte de crédit et sans contact, ainsi que les frais de traitement associés.

Une autre considération importante concerne les fonctionnalités du logiciel de point de vente, notamment la gestion des stocks, la gestion des menus et la gestion des employés. De nombreux systèmes de point de vente modernes proposent également un système de commande en ligne, de gestion des plans d'étage, de commande à table et d'affichage de la cuisine, ce qui peut être bénéfique pour les restaurants à service complet et les restaurants à service rapide.

Les intégrations avec d'autres systèmes, tels que QuickBooks ou les fournisseurs de cartes-cadeaux, doivent également être prises en compte. De plus, les propriétaires de restaurants d'hôtel doivent déterminer s'ils souhaitent une solution de point de vente basée sur le cloud ou interne, ainsi que la facilité d'utilisation et le support client fournis par le fournisseur de point de vente. Certains systèmes de point de vente populaires dans l'industrie incluent Vento , Oracle Micros , Toast POS, TouchBistro, Lightspeed, Square et Clover POS.

Il est également important d'optimiser les paiements sans contact, en bordure de rue et à emporter. Il est également important de disposer de rapports en temps réel et d’un suivi des stocks pour gérer les opérations en back-of-house et en front-of-house.

Dans l'ensemble, lors de la sélection d'un système de point de vente pour leurs points de vente de nourriture et de boissons, les propriétaires de restaurants d'hôtel doivent soigneusement évaluer leurs besoins et préférences spécifiques, et choisir un fournisseur de point de vente qui offre la meilleure combinaison de prix, de fonctionnalités et de support client pour leur entreprise.

Il existe de très nombreux fournisseurs de points de vente sur le marché, chacun proposant sa version des logiciels et du matériel de vente qui peuvent aider votre hôtel à mieux fonctionner. Tenez compte des facteurs suivants lors du choix d’un partenaire PDV.

• Sécurité : tout système qui stocke des informations sur les clients et des données de paiement sera menacé. Demandez aux fournisseurs quels processus et outils sont en place pour assurer la sécurité des données de vos clients. Votre système de point de vente doit être conforme aux normes de sécurité des données établies par l'industrie des cartes de paiement (PCI). Recherchez quelque chose qui crypte les données de paiement et peut accepter les cartes EMV.

• Adaptabilité : lorsque la pandémie a frappé, de nombreux restaurants ont commencé à proposer la livraison pour la première fois – et le point de vente est devenu un élément essentiel de ce changement. Recherchez un partenaire capable de proposer des commandes en ligne, des livraisons et d'autres services auxiliaires à mesure que votre activité hôtelière évolue et se développe.

• Coût : la tarification de votre point de vente nécessite l'estimation de deux éléments. Le matériel est généralement vendu sous forme de point de vente tout-en-un ou de kit préconfiguré avec des modules complémentaires. Par exemple, vous souhaiterez peut-être vous procurer une imprimante de reçus, un support ou un lecteur en plus d'un terminal de traitement de cartes. Les partenaires POS facturent également des frais de traitement – ​​un pourcentage du montant total de la vente, plus des frais forfaitaires nominaux. Assurez-vous de demander à chaque fournisseur quel sera le montant de ces frais par transaction. Lorsque l'on considère le coût, il est important de prendre également en compte les frais de traitement des paiements, car ils peuvent dépasser de loin le prix de l'abonnement sur le matériel et les logiciels combinés.

• Flexibilité : les meilleures options de point de vente sont basées sur le cloud afin que votre équipe hôtelière puisse consulter les données de vente et accepter les paiements sur plusieurs appareils dans toute la propriété. « Un avantage supplémentaire du logiciel de point de vente basé sur le cloud est qu'il élimine le besoin de mises à niveau coûteuses et minimise les risques de sécurité traditionnellement associés aux systèmes client-serveur », ajoute Shopkeep .

• Support client : découvrez si le partenaire dispose d'un support 24h/24 et 7j/7. En cas de problèmes techniques, vous souhaitez pouvoir joindre une personne en direct par e-mail, téléphone ou chat en direct.

Bien sûr, vous devez également demander comment le système de point de vente s'intègre au CMS, au PMS, au moteur de réservation de votre site Web existant, etc.

Il existe différentes parties de votre propriété où vous pouvez installer un point de vente : la boutique de cadeaux de l'hôtel ou la boutique du hall, votre restaurant sur place ou le spa. Partout où vous devez effectuer les paiements des invités, vous aurez besoin d'un point de vente.

Cependant, contrairement à la plupart des détaillants, les systèmes de point de vente des hôtels sont plus efficaces lorsqu'ils se connectent à votre PMS. Il est très courant que les clients publient des factures dans leur chambre lorsqu'ils séjournent dans un hôtel, et bien que cela puisse être fait manuellement, un point de vente d'hôtel spécialement conçu aura une interface automatique avec votre système de gestion immobilière (PMS).

La technologie hôtelière est destinée à faciliter le travail de votre équipe. Un point de vente conçu pour les hôtels peut s'intégrer facilement à vos systèmes existants pour ajouter automatiquement des frais au paiement final d'un client, plutôt que de demander à votre équipe d'ajouter manuellement des dépenses tout au long du séjour de cette personne.