Comment préparer votre budget hôtelier en 8 étapes
Par Jordan Hollander
Dernière mise à jour Février 16, 2023
4 minutes de lecture
Que vous soyez directeur général, directeur des ventes, responsable du marketing ou des revenus, tout le monde a ressenti les douleurs de la saison budgétaire. Cette période stressante de l'année est devenue encore plus stressante à la suite de la pandémie qui a secoué l' hôtellerie et rendu la planification de l'avenir une tâche impossible.
Avez-vous déjà souhaité pouvoir regarder dans le futur et voir quel sera le taux d'occupation ou le RevPAR de votre hôtel dans un an ? Nous n'avons pas de boule de cristal, mais préparer un budget solide pour votre hôtel est la meilleure chose à faire. Si vous n'avez jamais établi de budget, ou si les mots « saison budgétaire » vous rappellent de mauvais souvenirs d'heures passées blottis sur des feuilles de calcul dans une salle de conférence, alors vous êtes au bon endroit. Préparer le budget de votre hôtel n'a pas besoin d'être pénible ; en fait, cela peut être un exercice précieux pour évaluer l'état actuel des choses et pour réfléchir à vos objectifs pour l'avenir.
Dans cet article, nous avons distillé le processus de budgétisation de l'industrie hôtelière en 8 étapes. Bien que cela puisse être plus facile à dire qu'à faire, ces étapes peuvent vous aider à trouver une synergie avec d'autres départements au cours du processus et à établir un budget qui prend en compte une variété de facteurs internes et externes. Commençons!
Rassemblez vos données
Tout d'abord : votre budget repose sur des données historiques, que vous voudrez avoir à portée de main pendant le processus de budgétisation. Mais les données sur les hôtels ne sont pas seulement importantes pendant la saison budgétaire ; vous devez toujours avoir un accès facile aux données de production que vous pouvez segmenter par plan tarifaire, type de chambre , source et profil d'invité. Idéalement, vous ne devriez pas avoir besoin de creuser pour trouver ces données. Si les données ne sont pas facilement disponibles dans votre PMS , vous aurez probablement besoin d'une solution de veille économique ou d'un logiciel de reporting et de comptabilité pour obtenir les données nécessaires à la préparation de votre budget annuel et de votre plan d'affaires plus large. Des audits fréquents sont également une bonne idée pour s'assurer que les chiffres de production sont tirés correctement. À des fins de budgétisation, nous vous recommandons d'accéder à ces données via un tableau de bord (ou même un gros fichier Excel avec des tableaux croisés dynamiques) afin de pouvoir rapidement trouver l'occupation à une date donnée ou la part de segment d'invité au cours d'un mois particulier, par exemple.
Demandez aux ventes des projections au niveau du compte
Pour que votre équipe hôtelière reste en bons termes après le processus de préparation du budget, il est important de demander l'avis de chacun. Étant donné que le service des ventes fournit généralement une grande partie de la production de nuitées et que leur fenêtre de réservation est plus longue que celle des invités de passage (pour la plupart), établir des estimations pour les entreprises (voyageurs d'affaires) et les groupes est un bon point de départ pour planifier. L'équipe commerciale peut fournir des estimations de production de nuitées par compte, par mois si possible. Les directeurs des ventes connaissent mieux leurs clients et ils sauront probablement si un compte donné produira plus ou moins que l'année précédente. Cette base vous permettra de superposer un budget pour les invités de passage avec plus de précision.
Créer un calendrier de demande avec des estimations quotidiennes
Après avoir obtenu les bases de l'équipe des ventes, vous pouvez passer à la vitesse supérieure pour réfléchir à la demande de loisirs de l'industrie hôtelière. L'élaboration d'un calendrier de la demande est un excellent moyen de comprendre les tendances d'enregistrement saisonnières et spécifiques au marché, et il mettra en évidence les poches où il pourrait y avoir une opportunité de générer des revenus supplémentaires avant que ces périodes de besoin ne vous surgissent plus tard. Une bonne pratique consiste à créer un calendrier dans Excel, avec chaque semaine comme ligne et chaque colonne comme jour de la semaine. Entrez l'occupation projetée dans la cellule de chaque jour. Une projection quotidienne vous permet d'être granulaire, car un vendredi de mai peut être nettement plus chargé (ou plus lent) qu'un autre vendredi de mai. De même, les dates dans la même semaine peuvent voir des fluctuations sauvages de la demande. Par exemple, le week-end du Memorial Day pourrait être prévu à 100 % d'occupation, mais le 2 janvier pourrait être plus proche de 30 %. Ensuite, à l'aide de la mise en forme conditionnelle, vous pouvez appliquer des codes de couleur pour identifier rapidement les périodes de demande plus élevée et plus faible.
Données Compset de référence de STR ou d'autres sources fiables
Toutes les données que nous avons examinées jusqu'à présent sont spécifiques à votre hôtel. Mais la performance de votre ensemble concurrentiel est un facteur important de votre performance future. Certains hôtels de votre groupe de concurrents connaissent-ils une croissance plus rapide que d'autres ? Un hôtel vole-t-il la part des autres ? Nous vous recommandons d'étudier au moins deux ans de données STR montrant les performances de vos hôtels de l'ensemble de concurrents. En comparant les mesures d'une année sur l'autre, vous pouvez déterminer si les hôtels concurrents augmentent ou diminuent leur part. Un hôtel qui a une tendance négative d'une année sur l'autre peut signifier une plus grande demande dans votre hôtel, ou il peut signaler une baisse des tarifs dans cet hôtel, ce qui pourrait voler la part de votre hôtel.
Prenez note des événements ou des jours fériés de la région
En plus des données sur les concurrents, vous souhaiterez intégrer les tendances de la demande locale dans votre budget. Assurez-vous que votre budget reflète la demande du marché pendant les vacances et lors d'événements majeurs tels que des conférences, des matchs de sport, des remises de diplômes, des concerts, etc. Votre bureau local des congrès et du tourisme est une bonne ressource pour cette information. Même si vous travaillez sur le marché depuis des décennies, les horaires des événements changent, c'est donc une bonne idée de vérifier le calendrier des événements locaux chaque année pour vous assurer que votre budget reflète les moteurs de la demande les plus actuels.
Achetez votre Compset
Un bon budget n'est pas complet sans un peu de détective ! Bien que vous ayez déjà analysé les rapports STR de votre compset, vous devriez envisager de vous inspirer de leurs campagnes de vente ou de leurs tactiques de marketing. Quelques boutiques simples sur leurs sites Web peuvent vous donner une idée de ce que vos concurrents ont prévu pour l'année et vous inspirer pour vos propres promotions. En règle générale, l'ensemble de pièces sélectionné par un directeur d'hôtel partagera un nombre similaire de chambres et exécutera des opérations hôtelières similaires. C'est très bien pour comparer des pommes avec des pommes, mais vous devriez élargir votre ensemble dans cet exercice pour obtenir plus d'inspiration pour votre budget de fonctionnement au cours de l'année à venir.
Finaliser le budget
Phew! Vous avez terminé toutes vos recherches et analyses, et il est maintenant temps de croiser vos T et de pointer vos I avant de soumettre le budget final. Prenez le temps de prendre du recul et demandez-vous si les chiffres que vous avez trouvés ont du sens. Est-ce que tout semble réaliste, mais toujours difficile?
Bien que la saison budgétaire se déroule généralement une fois par an, vous ne devriez pas ranger votre matériel de préparation du budget avant l'année prochaine. La révision régulière de votre budget vous aidera à comprendre les performances actuelles et à affiner votre stratégie budgétaire pour les années à venir. Certains hôteliers choisissent même d'utiliser un budget glissant, dans lequel, chaque mois, ils ajoutent un nouveau mois à leurs prévisions afin d'avoir toujours une prévision complète sur 12 ou 13 mois.
En fin de compte, votre stratégie et processus budgétaires doivent être adaptés aux besoins spécifiques de votre hôtel, il peut donc falloir un certain temps pour déterminer ce qui fonctionne le mieux. Vous avez encore des questions sur la préparation de votre budget hôtel ? Faites le nous savoir!
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