La maintenance préventive consiste à planifier de manière proactive les opérations de maintenance pour éviter les pannes, plutôt que de réagir en réparant les problèmes lorsque ceux-ci surviennent. Une étude sur les hôtels de Hong Kong a montré que les hôtels dépensaient 48 % de plus en maintenance corrective qu'en maintenance préventive, ce qui conduit souvent à des dépenses excessives. Pour gérer efficacement les coûts, les hôtels doivent trouver un niveau de maintenance optimal, où les mesures préventives l'emportent sur les coûts financiers et de réputation des actions correctives.

Les programmes de maintenance préventive aident les propriétaires de biens et d'actifs à éviter les temps d'arrêt en planifiant systématiquement les bons de travail et les contrôles avant que les pannes d'équipement ne surviennent. La maintenance préventive augmente en fin de compte la durée de vie de tout équipement ou actif critique par rapport à la maintenance réactive qui intervient après que l'équipement présente déjà des problèmes qui doivent être résolus. Les plans de maintenance préventive sont principalement élaborés et exécutés par les équipes de maintenance de toute organisation et contribuent à réduire les coûts de maintenance de la même manière que les soins de santé préventifs permettent d'économiser sur les dépenses médicales à long terme. Pour certains actifs comme l'unité de climatisation d'un hôtel en plein été, les temps d'arrêt imprévus peuvent entraîner une perte de revenus. Tout au long du cycle de vie des équipements critiques, le personnel d'ingénierie et de maintenance doit effectuer des contrôles de surveillance de l'état tout au long du cycle de vie de chaque actif .

Tâches de maintenance quotidiennes

L'intégration de tâches d'entretien quotidiennes peut être un moyen efficace de détecter les premiers signes d'usure. Les tâches d'entretien quotidiennes peuvent inclure la vérification des unités CVC, l'inspection des appareils électroménagers des chambres d'hôtes et la vérification du bon fonctionnement des systèmes de filtration de la piscine. Des contrôles de routine effectués quotidiennement permettent d'éviter des problèmes plus importants et coûteux à l'avenir.

La plupart des opérations de maintenance préventive les plus importantes concernent les systèmes électriques et mécaniques, dont le remplacement coûte relativement cher par rapport à leur maintenance courante. Mais de nombreux domaines de votre propriété pourraient bénéficier d'une maintenance préventive régulière, dont certains ont un impact direct sur l'expérience des clients s'ils cessent de fonctionner.

Voici quelques autres exemples d’entretien préventif dans les propriétés à fort trafic, telles que les propriétés hôtelières, les établissements de vente au détail, les centres de transport et les immeubles de bureaux :

• Systèmes de plomberie et d'égouts

• Chauffe-eau

• Pompes de piscine

• Systèmes électriques

• Ordinateurs et logiciels sur site

• Réfrigération dans votre cuisine, restaurant et bar

• Machines à expresso dans votre café du hall

• Bacs à graisse et drains de sol

• Tapis dans les couloirs et les chambres d'amis

• Mesures de lutte contre les nuisibles

• Taille des branches et autres aménagements paysagers potentiellement dommageables

• Changement des filtres sur les systèmes d'eau et les fontaines à eau

• Nettoyage des gouttières

• Inspection des toitures

• Systèmes d'arrosage d'urgence

Chacun de ces éléments a une durée de vie utile qui s'étend sur plusieurs années. En planifiant des inspections régulières et en rationalisant la maintenance de votre hôtel , vous tirerez un meilleur parti de vos investissements et continuerez à utiliser ces actifs jusqu'à la limite supérieure de leur utilité.

Entretien des chambres et impact sur les clients

L'entretien préventif s'étend également aux chambres. Les tâches d'entretien des chambres doivent inclure l'inspection des unités CVC des chambres, l'intégrité du mobilier, l'éclairage et les équipements des clients. Ces inspections prolongent non seulement la durée de vie des biens, mais améliorent également l'expérience des clients en garantissant confort et fiabilité.

Il existe quatre types d'actions sur toute liste de contrôle de maintenance préventive : l'inspection, la détection, la correction et la protection. L'inspection permet de détecter tout problème potentiel émergent afin qu'il puisse être corrigé dès que nécessaire. La prévention permet d'éviter les problèmes en premier lieu, comme le nettoyage des filtres à charpie du linge pour prévenir les risques d'incendie et réduire la consommation d'énergie.

Les tâches d'une liste de contrôle de maintenance préventive peuvent être basées sur le temps (par exemple, nettoyer les filtres à peluches tous les lundis) ou sur l'utilisation (nettoyer les filtres après 1 000 lavages). Pour les hôtels, il est souvent beaucoup plus facile d'effectuer des inspections basées sur un calendrier, ce qui réduit la confusion et augmente la cohérence. Sinon, le personnel peut ne pas vraiment savoir où il se trouve sur une liste de contrôle basée sur l'utilisation et donc se sentir moins pressé sans délai basé sur le temps. Quelques exceptions notables sont les véhicules ou les équipements avec suivi d'utilisation intégré.

Les établissements à fort trafic partagent certains éléments communs qui doivent absolument figurer sur la liste de contrôle de maintenance préventive. Voici un exemple de liste de contrôle pour votre hôtel, répartie par domaine d'intérêt et comprenant certains chevauchements entre les principales tâches de « nettoyage en profondeur » qui fonctionnent également comme une maintenance préventive.

Liste de contrôle imprimable pour l'entretien de l'hôtel : pour une utilisation plus facile, voici un format de liste de contrôle téléchargeable ou imprimable . Cela permet au personnel de vérifier rapidement les tâches terminées et de s'assurer qu'aucun élément critique n'est oublié.

Vous pouvez télécharger gratuitement le modèle interactif de liste de contrôle de maintenance hôtelière de HotelTechReport dans Google Docs,
Formats PDF et Excel

Chaque propriété est unique. Ainsi, en plus de ces éléments de maintenance préventive standard, réunissez votre équipe de gestion et parcourez la propriété. Documentez soigneusement tout ce que vous voyez qui pourrait bénéficier d'un entretien continu. Ne recherchez pas seulement les éléments évidents, mais aussi les éléments qui ont un impact direct sur l'expérience client. Que ces éléments soient visibles ou non pour le client moyen, votre objectif doit être d'établir une liste complète de tout ce qui doit être entretenu dans toute la propriété.

Ensuite, prenez cette liste et combinez-la avec les intervalles de maintenance recommandés pour tous les systèmes mécaniques, électriques et de plomberie. Enfin, élaborez votre programme de maintenance préventive en fonction du programme de maintenance recommandé et de la visibilité des clients. Les éléments qui pourraient potentiellement compromettre votre réputation doivent être prioritaires par rapport à d’autres qui sont moins visibles et/ou moins impactants pour les opérations normales.

Un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) est un outil logiciel qui organise et automatise les tâches de maintenance pour garantir que les actifs restent en bon état de fonctionnement. Un logiciel de GMAO est essentiel dans les environnements complexes comme les hôtels, où de nombreux systèmes et équipements nécessitent un entretien régulier. Ce logiciel centralise les calendriers de maintenance, les bons de travail et l'historique des actifs, permettant au personnel de l'hôtel de suivre et de gérer efficacement l'état de santé des équipements.

Bien que le terme « informatisé » puisse sembler dépassé dans le monde numérique d'aujourd'hui, la GMAO est largement utilisée dans de nombreux secteurs, de l'hôtellerie et des appartements aux usines. Les outils de GMAO prennent en charge les programmes de maintenance préventive en fournissant des rappels automatisés et en suivant l'historique de service de chaque actif, ce qui permet de réduire les temps d'arrêt et d'éviter les réparations coûteuses.

Les membres de l'équipe de planification de la maintenance utilisent un logiciel pour obtenir une vue en temps réel de l'état des actifs sans toutes les tâches fastidieuses nécessaires pour le faire. Par exemple, auparavant, un ingénieur hôtelier devait tenir un journal détaillé des dates d'achat et des problèmes des unités CVC. Aujourd'hui, le logiciel fait tout cela pour eux : ils chargent chaque nouvelle unité dans le système et le logiciel surveille ensuite l'état moyen pour donner des alertes automatiques.

Une gestion efficace des actifs et la prévention des pannes d'actifs et des temps d'arrêt des équipements peuvent être d'énormes moteurs de rentabilité, c'est pourquoi les investissements dans les logiciels de GMAO et de maintenance préventive ont tendance à offrir un retour sur investissement très élevé. Il n'y a rien de pire que d'avoir un équipement critique en panne au moment où on en a le plus besoin.

Maintenance saisonnière et d'efficacité énergétique

Les tâches d’entretien saisonnier, comme l’hivernage des conduites d’eau ou la vérification des climatiseurs avant la période de pointe de l’été, peuvent éviter des réparations coûteuses. De plus, l’entretien préventif peut contribuer à l’efficacité énergétique en garantissant le fonctionnement optimal des systèmes CVC et de l’éclairage, ce qui peut réduire les coûts énergétiques et améliorer vos résultats financiers.

Conformité aux normes de sécurité

La maintenance préventive permet également de respecter les règles de sécurité. Par exemple, des inspections régulières des extincteurs, de l'éclairage de secours et des portes de sortie garantissent que les hôtels respectent les normes de sécurité. Cet aspect de la maintenance peut protéger à la fois votre personnel et vos clients tout en évitant les amendes.

Maintenance préventive et maintenance prescriptive

Les meilleurs logiciels de gestion de la maintenance proposent une maintenance prédictive et prescriptive. La maintenance prédictive utilise l'historique et l'état de l'équipement pour prévoir les problèmes potentiels, tandis que la maintenance prescriptive s'appuie sur des analyses pour faire apparaître des actions de maintenance spécifiques avant que des problèmes ne surviennent. Cette approche proactive peut être particulièrement utile pendant la haute saison, lorsque le trafic plus élevé peut mettre à rude épreuve les systèmes hôteliers.

La gestion de la maintenance préventive dans les hôtels devient rapidement complexe en raison du grand nombre de tâches et de la fréquence spécifique requise pour chacune d'elles. Se fier uniquement à un calendrier peut entraîner des oublis et des dérapages, où quelques tâches manquées peuvent perturber le calendrier de maintenance. Au fil du temps, ces dérapages entraînent une déviation de la maintenance préventive par rapport aux meilleures pratiques, laissant vos actifs vulnérables aux pannes et votre équipe submergée par les correctifs réactifs.

Pour éviter ces problèmes, de nombreux hôtels s'appuient désormais sur des logiciels de maintenance préventive . Ces outils aident les responsables et les équipes de maintenance à rester sur la bonne voie en centralisant toutes les tâches, les calendriers et les sous-tâches de maintenance dans un seul tableau de bord. Le logiciel attribue automatiquement les tâches en fonction d'intervalles prédéfinis et met à jour la progression en temps réel. Grâce à cette approche centralisée, tout le monde reste sur la même longueur d'onde et les tâches de maintenance sont réparties de manière uniforme et suivies de manière cohérente.

Un flux de travail de maintenance préventive automatisé d' Upkeep

Ces flux de travail automatisés peuvent être améliorés grâce à ce que l'on appelle la maintenance prescriptive. Dans ce cas, le système analyse l'utilisation et détecte les problèmes de maintenance potentiels avant qu'ils ne surviennent.

La maintenance prescriptive est particulièrement efficace en haute saison, avec un trafic plus élevé que d'habitude. En tant que directeurs d'hôtels, nous savons ce qui se passe lorsque les choses deviennent trop chargées : les calendriers de maintenance ne s'ajustent pas toujours et les systèmes tombent en panne, inévitablement au pire moment ! Le meilleur logiciel de gestion de la maintenance s'appuie sur une analyse intelligente pour éviter ces scénarios cauchemardesques.

Deux autres fonctionnalités d’aide à rechercher sont l’intégration avec votre plateforme de messagerie client afin que les réparations urgentes soient rapidement acheminées vers la bonne personne et une bibliothèque d’actifs qui centralise les manuels et les formations associés aux systèmes de votre propriété.

Voici les cinq meilleurs outils logiciels pour la maintenance préventive des hôtels, évalués par les utilisateurs HTR vérifiés :