Se stai considerando un lavoro come revisore notturno a tempo pieno o part-time - o ti stai preparando ad assumere un revisore notturno - sei nel posto giusto. Mentre molte persone hanno familiarità con il lavoro di un agente della reception di un hotel poiché è durante il turno di giorno, le responsabilità dell'auditor notturno non sono così note nonostante forniscano posizioni di livello base altamente retribuite negli hotel. In questo articolo, spiegheremo cosa comporta un ruolo di auditor notturno, quali abilità ti prepareranno per il successo come auditor notturno e offriremo consigli per l'atterraggio di una notte.
Che cosa è un Hotel Night Auditor?
Un revisore notturno dell'hotel è responsabile della gestione delle operazioni notturne della reception, del bilanciamento delle transazioni finanziarie giornaliere e della preparazione di report per la direzione dell'hotel. Questo ruolo combina contabilità e servizio clienti, poiché il revisore notturno assiste gli ospiti notturni, elabora i pagamenti e garantisce l'accuratezza dei registri finanziari prima che inizi un nuovo giorno lavorativo.
What does a typical day (or night) look like for a night auditor?
Ora che abbiamo delineato le responsabilità chiave, potresti chiederti cosa fa effettivamente un auditor notturno su base notturna. L'audit notturno di solito funziona a turno dalle 23:00 alle 7:00 circa, subentrando agli agenti della reception serale e passando il testimone al personale della reception mattutina il giorno successivo.
All'inizio del loro turno, un auditor notturno effettuerà il check-in degli ospiti che arrivano in ritardo e assisterà con qualsiasi domanda o richiesta degli ospiti, come la pianificazione delle sveglie o l'organizzazione del trasporto aeroportuale. Per tutta la notte, un auditor notturno continuerà a rispondere al telefono e ad aiutare gli ospiti con tutto ciò di cui hanno bisogno.
Mentre il turno va avanti e le cose si calmano alla reception, un revisore notturno può cambiare marcia per le loro importanti attività di reporting. L'audit notturno è responsabile di molte attività di fine giornata, tra cui l'elaborazione dei pagamenti degli ospiti, il bilanciamento dei rapporti, la riconciliazione dei cassetti di cassa alla reception e la preparazione delle fatture per il giorno successivo. Queste attività sono spesso chiamate processo di audit notturno e questo processo avviene ogni notte. Curioso perché deve aspettare fino a notte fonda? Molti rapporti non possono essere prodotti fino alla fine del giorno, ovvero quando l'orologio segna la mezzanotte e i sistemi dell'hotel passano alla data di calendario successiva.
Sebbene l'audit notturno sia chiamato audit "notturno", il lavoro include anche alcune importanti responsabilità mattutine. I revisori notturni sono spesso quelli che fanno la sveglia, controllano gli ospiti che partono la mattina presto, organizzano il trasporto, forniscono consigli sulla zona e forse anche assistere con gli ordini del servizio in camera all'inizio del servizio di colazione. Quando arriva il turno mattutino alla reception, di solito intorno alle 7:00, l'audit notturno li informerà su tutte le informazioni importanti prima di uscire e tornare a casa.
Descrizione del lavoro dell'auditor notturno:
- Collaborare e comunicare in modo positivo con ospiti, colleghi e fornitori
- Rafforzare le relazioni sia interne che esterne, garantendo al contempo la fornitura di eccellenti livelli di servizio al cliente per tutti i comfort e servizi offerti
- Eseguire tutti i processi di registrazione che ruotano attorno all'arrivo, inclusi ma non limitati a, fornendo un'introduzione nominativa al cameriere/collega ospite che esegue l'accompagnamento, panoramica delle operazioni chiave e offrendo ulteriore assistenza (servizio intuitivo) in conformità con gli standard di prestazione del check-in
- Esegui tutti i processi di registrazione degli account degli ospiti che ruotano attorno alla partenza, inclusa ma non limitata alla gestione dell'elaborazione dei pagamenti in base alle istruzioni in archivio in conformità con gli standard di prestazione del check-out
- Eseguire tutti i processi di telecomunicazione, inclusi ma non limitati a, rispondere alle chiamate in arrivo, rispondere in modo tempestivo e ridurre al minimo i trasferimenti di chiamata in conformità con gli standard di prestazione delle telecomunicazioni
- Immette e riceve le informazioni residenti in PMS e altre interfacce come richiesto
- Esegui tutti i processi di cassa, i documenti finanziari, inclusi gli addebiti di registrazione sui conti in PMS
- Lavorare in modo coeso in collaborazione con il team di prenotazione delle camere e il team di vendita per garantire un'esperienza senza intoppi a tutti i residenti e gli avventori
- Applicare le politiche e le procedure stabilite per quanto riguarda le persone nella proprietà, segnalando immediatamente eventuali problemi alla direzione dell'hotel
- Rispettare le norme e i regolamenti aziendali e dipartimentali dell'hotel
- Mantieni un aspetto professionale, ordinato e ben curato, aderendo agli standard di toelettatura dell'hotel
- Svolgere qualsiasi altro dovere ragionevole come richiesto dalla direzione
- Riconciliare la contabilità e completare tutto il lavoro quotidiano dell'agente alla reception
- Bilancia i messaggi in camera e chiudi il giorno
- Esegui rapporti sui crediti
- Fornire i rapporti del giorno successivo per l'hotel
- Rispondi a reclami, problemi e/o richieste in modo molto amichevole e professionale. Assicurati che tutti siano risolti o affrontati con il responsabile del dipartimento appropriato
- Indagare su tutti i problemi di sicurezza segnalati durante il turno per trovarne la causa e fornire raccomandazioni per evitare problemi ripetuti. Avviare le indagini e completare i rapporti sugli incidenti quando necessario
- Comunicare tutti i reclami e le problematiche GST al Direttore Generale e/o al Supervisore
- Condurre più procedure di sicurezza e protezione della proprietà.
- In caso di emergenza, eseguire tutti i protocolli di sicurezza necessari, inclusi ma non limitati a controllare le centrali antincendio, contattare i servizi di emergenza e comunicare con il Direttore Generale.
- Svolgere qualsiasi altro dovere ragionevole come richiesto dalla direzione.
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Which Hotel Departments Work Closely with a Night Auditor?
Anche se molti dipendenti dell'hotel dormono durante il turno di audit notturno, i revisori notturni interagiscono ancora con le controparti in altri dipartimenti. I dipartimenti di pulizia, manutenzione e finanza hanno la maggiore interazione con l'audit notturno.
Alcuni hotel dispongono di personale addetto alle pulizie notturno , quindi se un ospite richiede più asciugamani, ad esempio durante il turno di un auditor notturno, può trasferire tale richiesta alle pulizie. Se un ospite segnala un problema di manutenzione durante la notte, l'auditor notturno può lasciare note dettagliate per il follow-up quando il team di manutenzione torna in loco la mattina. L'audit notturno trasmette anche vari rapporti di fine giornata al team finanziario, oltre a segnalare errori sulle fatture o problemi nella riscossione del pagamento con carta di credito affinché il team finanziario agisca durante l'orario di lavoro.
What Skills Should a Night Auditor Have?
Gli auditor notturni dovrebbero avere una combinazione unica di servizio clienti e capacità di comunicazione, attenzione ai dettagli e capacità organizzative. Poiché una componente del lavoro di auditor notturno implica l'interfacciamento con gli ospiti, gli auditor notturni dovrebbero avere una sorta di esperienza di servizio clienti alle spalle, come la vendita al dettaglio o qualche altro tipo di esperienza di ospitalità.
Anche un occhio attento ai dettagli è fondamentale per il tuo successo come auditor notturno. I revisori notturni sono quelli che rilevano errori nei rapporti di altri dipartimenti o problemi con il pagamento degli ospiti, quindi non possono lasciarsi sfuggire nulla. Le capacità organizzative e di gestione del tempo sono necessarie affinché un revisore notturno sia in grado di completare i compiti di ogni turno bilanciando gli aspetti spontanei del servizio agli ospiti del lavoro. Inoltre, sono richieste competenze informatiche per utilizzare software come il sistema di gestione della proprietà dell'hotel e il processore di pagamento .
Is Night Auditor a Hard Job?
Per la persona giusta, un lavoro di auditor notturno può essere appagante e interessante. Il lavoro comporta molte sfide, come risolvere le richieste degli ospiti difficili o gestire le emergenze nel cuore della notte. Offre inoltre l'opportunità di affinare le capacità del servizio clienti e le tecniche di rendicontazione finanziaria, quindi l'audit notturno può essere il trampolino di lancio perfetto per il dipartimento finanziario o un ruolo di leadership alla reception. Allo stesso tempo, l'audit notturno è spesso un lavoro solitario e gli auditor notturni devono sentirsi a proprio agio lavorando durante le ore notturne.
How Do I Become a Hotel Night Auditor?
L'audit notturno ti sembra adatto? Il mercato del lavoro è competitivo, quindi ti consigliamo di dedicare un po' di tempo a perfezionare il tuo curriculum per mettere in evidenza le tue capacità e l'esperienza lavorativa pertinente prima di perseguire una posizione di revisore a tempo pieno. Assicurati di includere dettagli specifici sulla tua esperienza lavorativa passata, come il numero medio di richieste degli ospiti che hai gestito durante un turno o i tipi di rapporti che hai verificato, in modo che il dipendente dell'hotel che esamina il tuo curriculum possa essere sicuro delle tue capacità di revisore notturno.
Pronto per candidarti? Quasi tutti gli hotel che dispongono di reception aperta 24 ore su 24 hanno bisogno di revisori notturni, quindi i posti migliori per cercare posizioni aperte sono di solito negli hotel stessi, sia sul sito Web delle carriere dell'hotel che contattando direttamente l'ufficio delle risorse umane. Anche le bacheche di lavoro generali come Indeed, LinkedIn e Hcareers pubblicheranno lavori di revisione notturna. I referral personali fanno molto nel settore dell'ospitalità, quindi un altro modo per mettere piede nella porta è tramite un amico o un familiare che lavora in un hotel; possono presentarti al personale delle risorse umane e magari anche mettere una buona parola a tuo nome.
Criteri chiave dell'auditor notturno:
Deve possedere un atteggiamento positivo
Deve essere energico ed estroverso
Deve essere orientato al servizio
Deve essere un giocatore di squadra
Deve essere in grado di svolgere più attività
Deve possedere ottime capacità relazionali, analitiche e organizzative
Deve avere conoscenza dell'aritmetica di base (bonus per i KPI dell'hotel come occupazione, RevPAR, ecc.)
Deve avere la capacità di inserire dati e accedere alle informazioni sul computer
Orario flessibile: deve essere disponibile a lavorare su una varietà di turni
Conoscenza della lingua inglese sia verbale che non verbale
Fornire comunicazioni e indicazioni leggibili
Capacità di inserire e accedere alle informazioni nel sistema di gestione della proprietà (PMS)/computer/sistema di punti vendita
Capacità di svolgere le funzioni lavorative con attenzione ai dettagli, velocità e precisione
Capacità di stabilire le priorità e organizzare
Sii un pensatore chiaro, rimanendo calmo e risolvendo i problemi usando il buon senso
Segui accuratamente le indicazioni
Comprendere le esigenze di servizio degli ospiti
Lavorare in modo coeso con i colleghi come parte di una squadra
Lavora con una supervisione minima
Mantenere la riservatezza delle informazioni sugli ospiti e dei dati pertinenti dell'hotel
Diploma di scuola superiore
Hai ancora domande sull'audit notturno? Facci sapere!
What Tech Tools Should Hotel Night Auditors Know?
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L'auditor notturno svolge un ruolo cruciale nel settore alberghiero, in particolare alla reception durante il turno notturno. In qualità di membro chiave del team del front office dell'hotel, il revisore notturno è responsabile di vari compiti relativi ai registri finanziari e al servizio clienti.
Una delle principali responsabilità di un revisore notturno è svolgere le funzioni contabili di fine giornata. Riconciliano i conti degli ospiti, garantendo l'accuratezza delle tariffe delle camere, delle spese e dei pagamenti. Esaminando attentamente i registri e i fogli finanziari, il revisore notturno garantisce che tutte le transazioni siano correttamente registrate e bilanciate.
Il revisore notturno si occupa delle attività di contabilità, compresi i crediti e la gestione del cassetto dei contanti. Compilano informazioni finanziarie, generano rapporti e aggiornano i registri finanziari dell'hotel. Questi report sono essenziali per gli albergatori per prendere decisioni informate su tassi di occupazione, entrate e performance finanziarie.
In termini di servizio agli ospiti, l'auditor notturno funge da punto di contatto per qualsiasi domanda o problema degli ospiti durante il turno notturno. Gestiscono il check-in e il check-out degli ospiti, garantendo un processo regolare anche durante orari non tradizionali. Eccellenti capacità di servizio al cliente sono fondamentali per rispondere alle richieste degli ospiti e fornire un'esperienza positiva, nonostante le ore tarde.
Il ruolo di auditor notturno richiede persone che siano attente ai dettagli e che possiedano forti capacità comunicative. Devono comunicare in modo efficace con ospiti, colleghi e altri reparti per garantire operazioni senza interruzioni. Inoltre, essere in grado di lavorare in modo indipendente e prendere decisioni ponderate è fondamentale a causa della riduzione del personale durante il turno notturno.
In genere, un diploma di scuola superiore è il requisito educativo minimo per la posizione di auditor notturno, anche se alcuni hotel potrebbero preferire candidati con esperienza nella gestione alberghiera o nel settore dell'ospitalità. Le persone in cerca di lavoro interessate a diventare revisori notturni in hotel possono trovare opportunità tramite bacheche di lavoro, LinkedIn o altre piattaforme specifiche del settore alberghiero.
La descrizione del lavoro dell'auditor notturno spesso include sia posizioni part-time che full-time, a seconda delle esigenze dell'hotel. Poiché il turno notturno può essere impegnativo, soprattutto per chi è nuovo al ruolo, alcuni hotel forniscono formazione e supporto per garantire il successo dell'auditor notturno.
Il ruolo del revisore notturno è cruciale nel settore alberghiero a causa delle sue responsabilità nella tenuta dei registri finanziari, nel servizio agli ospiti e nel mantenimento di registri accurati e aggiornati. La loro attenzione ai dettagli, l'eccellente servizio clienti e la capacità di gestire le funzioni contabili li rendono una risorsa essenziale per le operazioni di reception di qualsiasi hotel.
