Ein Point-of-Sale-System oder POS-System ist ein Tool, mit dem Ihr Hotel Zahlungen annehmen kann. Heutige POS-Systeme bestehen aus drei Grundkomponenten:

1. Hardware: Es gibt verschiedene Teile der POS-Hardware. Ein Kartenterminal ist erforderlich, um Kreditkarten, Debitkarten und Zahlungen über mobile Geldbörsen zu akzeptieren. Zu den weiteren Tools gehören ein Belegdrucker, eine Kassenschublade und ein Scanner zum Einscannen von Artikeln mit Barcodes.

2. Software: Die Software auf Ihrem POS ermöglicht Ihnen die Auswahl von Artikeln aus einer Datenbank, für die Sie Gebühren erheben möchten. Erledigen Sie Verkäufe, zeigen Sie Kundentransaktionsaufzeichnungen an, verwalten Sie Ihren Bestand und erhalten Sie Analysen und Berichte über eine POS-Plattform.

3. Zahlungstransfers: Das POS überweist nach jedem Verkauf Geld vom Konto des Gastes auf das verknüpfte Bankkonto Ihres Hotels.

Dies sind die Hauptkomponenten eines Kassensystems – sie kommen jedoch in allen Formen und Größen vor.

Ein Point-of-Sale-System (POS) ist eine wichtige Komponente im Gastgewerbe, insbesondere im Hotelmanagement. Es optimiert Transaktionen, Bestandsverwaltung und Preisgestaltung in umsatzgenerierenden Filialen wie Hotelrestaurants und Bars. Es lässt sich in ein Property-Management-System (PMS) integrieren, um Echtzeit-Updates und effiziente Gästeerlebnisse zu gewährleisten. Die POS-Software ist benutzerfreundlich, oft cloudbasiert und mit verschiedenen Geräten wie iPads, mobilen Apps und Selbstbedienungskiosken kompatibel. Es unterstützt die Zahlungsabwicklung, Treueprogramme und Backoffice-Funktionen. Das System umfasst Funktionen wie Touchscreens, Barcode-Scanner, Belegdrucker und Offline-Funktionen. Hoteliers können ihre Abläufe durch Add-ons und Upgrades erweitern, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen, beispielsweise Online-Bestellungen, Selbstbestellungen und kontaktlose Zahlungen. Insgesamt spielt ein Hotel-POS-System eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Gästeerlebnisses, der Optimierung des Hotelbetriebs und der Umsatzsteigerung im Gastgewerbe.

Ein Point-of-Sale-System (POS) in Hotels, eine Buchungsmaschine und ein Property-Management-System (PMS) sind allesamt wichtige Komponenten des Hotelbetriebs, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen und konzentrieren sich auf unterschiedliche Aspekte des Hotelmanagementprozesses. Hier ist eine Erklärung, wie sie sich unterscheiden:

1. Point-of-Sale-System (POS): Ein Point-of-Sale-System wird hauptsächlich zur Verarbeitung und Verwaltung von Transaktionen in den verschiedenen umsatzgenerierenden Filialen eines Hotels wie Restaurants, Bars, Souvenirläden, Spa-Einrichtungen und anderen Annehmlichkeiten verwendet. Es fungiert als zentralisierte Plattform zur effizienten Abwicklung von Verkaufs- und Zahlungstransaktionen. Zu den Hauptmerkmalen eines Kassensystems in Hotels können gehören:

• Registrierung von Verkäufen: Mit einem POS-System können Hotelmitarbeiter Bestellungen bearbeiten, Rechnungen erstellen und Zahlungen für im Hotel angebotene Produkte und Dienstleistungen verwalten.
• Bestandsverwaltung: Es verfolgt den Lagerbestand, überwacht die Lagerbewegung und gibt Warnmeldungen aus, wenn Vorräte aufgefüllt werden müssen.
• Berichte und Analysen: POS-Systeme erstellen detaillierte Berichte zu Verkäufen, Einnahmen und Lagerbeständen und liefern wertvolle Erkenntnisse zur Analyse der Geschäftsleistung.

Der Hauptzweck eines POS-Systems besteht darin, reibungslose und genaue Transaktionen in den verschiedenen Filialen des Hotels zu ermöglichen und so ein effizientes Umsatzmanagement sicherzustellen.

2. Buchungsmaschine : Eine Buchungsmaschine ist ein Online-Reservierungssystem, das es Gästen ermöglicht, vom Hotel angebotene Unterkünfte und Dienstleistungen direkt über die Website des Hotels oder andere Online-Vertriebskanäle zu buchen. Es fungiert als Schnittstelle zwischen Gästen und dem Hotel und stellt Verfügbarkeits- und Preisinformationen in Echtzeit bereit. Zu den Hauptmerkmalen einer Buchungsmaschine gehören:

• Zimmerverfügbarkeit und Preise: Es werden aktuelle Informationen zu Zimmerverfügbarkeit, Preisen und Sonderangeboten angezeigt, sodass Gäste Reservierungen basierend auf ihren Vorlieben vornehmen können.
• Online-Reservierungen: Mit der Buchungsmaschine können Gäste sicher Buchungen vornehmen, Zimmertypen auswählen und Zahlungsdetails angeben.
• Integration mit Vertriebskanälen: Die Integration mit verschiedenen Online-Reisebüros (OTAs) und globalen Vertriebssystemen (GDS) gewährleistet, dass Inventar und Preise über mehrere Plattformen hinweg synchronisiert werden.

Der Hauptzweck einer Buchungsmaschine besteht darin, den Reservierungsprozess zu rationalisieren, Direktbuchungen zu steigern und den Umsatz zu maximieren, indem Gästen eine einfache und bequeme Möglichkeit geboten wird, Hotelunterkünfte zu buchen.

3. Property Management System (PMS): Ein Property Management System dient als zentraler Knotenpunkt für die Verwaltung aller Aspekte des Hotelbetriebs. Es wurde entwickelt, um tägliche Aufgaben im Zusammenhang mit Gästeverwaltung, Reservierungen, Zimmerzuweisungen, Abrechnung und anderen betrieblichen Prozessen zu automatisieren und zu rationalisieren. Zu den Hauptmerkmalen eines PMS gehören:

• Gästeverwaltung: Es speichert Gästeprofile, verwaltet die Gästehistorie und ermöglicht personalisierte Gästeservices.
• Reservierungsverwaltung: Das PMS verwaltet alle Aspekte der Reservierung, einschließlich Buchungen, Änderungen und Stornierungen.
• Rezeptionsbetrieb: Es verwaltet Check-in- und Check-out-Prozesse, weist Zimmer zu und bearbeitet Gästeanfragen.
• Abrechnung und Buchhaltung: Das PMS verfolgt die Gebühren der Gäste, erstellt Rechnungen und stellt eine Schnittstelle zu Finanzsystemen her.
• Berichte und Analysen: PMS-Systeme liefern detaillierte Berichte zu Belegung, Umsatz, Gästepräferenzen und anderen wichtigen Kennzahlen.

Der Hauptzweck eines PMS besteht darin, den Hotelbetrieb zu zentralisieren und zu automatisieren, den Gästeservice zu optimieren und die Effizienz und Gästezufriedenheit zu optimieren.

Während sich ein Point-of-Sale-System (POS) auf die Verwaltung von Transaktionen innerhalb der umsatzgenerierenden Verkaufsstellen des Hotels konzentriert, ermöglicht eine Buchungsmaschine direkte Online-Reservierungen und ein Property-Management-System (PMS) überwacht verschiedene Aspekte des Hotelbetriebs, einschließlich Gästemanagement, Reservierungen, und Rezeptionsbetrieb. Diese Systeme arbeiten zusammen, um die Gesamteffizienz und das Gästeerlebnis in einem Hotel zu verbessern.

Wenn Sie in Ihrem Hotel kein Kassensystem haben, verpassen Sie die Chance, mehr Umsatz zu erzielen, die Effizienz Ihres Teams zu steigern und die Zufriedenheit Ihrer Gäste zu verbessern. Hier sind einige wichtige Vorteile der Implementierung eines Kassensystems in Ihrem Hotel.

Akzeptieren Sie alle Zahlungsoptionen

Untersuchungen zeigen, dass bis 2022 nur 17 % der weltweiten Kartenzahlungen mit Bargeld erfolgen werden. Die Pandemie hat zu einem starken Anstieg der Nutzung kontaktloser Zahlungen und mobiler Geldbörsen geführt. Ihre Gäste erwarten, mit der von ihnen bevorzugten Methode bezahlen zu können: EMV-Chip, Apple Pay, Geschenkkarte und jede andere Option für digitale Geldbörsen. Ein POS mit vollständig integrierter Kreditkartenverarbeitung gibt Ihnen die Möglichkeit, jede Zahlungsart zu akzeptieren. Es ist eine Win-Win-Situation: Ihr Unternehmen verpasst nie einen Verkauf und Ihr Kunde kann bequem mit seiner bevorzugten Zahlungsmethode auschecken.

Verbessern Sie Ihr Gästebindungsprogramm

Viele POS-Systeme ermöglichen Ihnen, Gästeinformationen effektiver zu erfassen und zu organisieren. Transaktionsaufzeichnungen werden in einer Datenbank gespeichert, die Ihnen Informationen darüber gibt, was ein Gast gekauft hat, seine Kontaktinformationen, wann er zuletzt mit Ihrem Hotel interagiert hat und alle anderen relevanten Details, die Sie für Marketingzwecke verwenden können. Gehen Sie über grundlegende Verkaufsdaten hinaus und integrieren Sie Ihr POS mit Ihrem Hotel-CRM und E-Mail-Marketing und Ihren anderen Plattformen, um ein vollständiges Bild der Vorlieben und Kundeneinblicke eines Gastes zu erhalten.

Bessere Bestandsverwaltung

Sie leiten einen Lobby-Shop oder möchten den Restaurantabfall reduzieren? Anstatt die Zeit Ihres Personals damit zu verbringen, Waren zu bestellen, die Vorräte im Auge zu behalten und die Verkäufe zu überwachen, können Sie Ihr Hotel-POS-System so einrichten, dass es die Warenbestände für Sie verwaltet. Verwenden Sie das Tool in Ihrem Restaurant vor Ort, um zu sehen, wann die Vorräte zur Neige gehen, und richten Sie Benachrichtigungen ein, wenn es Zeit für eine Nachbestellung ist.

„Das manuelle Abgleichen der Lagerbestände an allen Orten, an denen Sie Ihre Produkte verkaufen und lagern, ist mühsam und anfällig für menschliche Fehler. Wenn Ihr Lagerbestand automatisch synchronisiert wird, wissen Sie jederzeit genau, wie viel Lagerbestand Sie haben und wo er sich befindet“, erklärt Shopify . „Außerdem ist es einfach zu verstehen, wie gut sich jedes Produkt verkauft, und Bestellungen basierend auf der Leistung und den aktualisierten Lagerbeständen zu erstellen.“

Verfolgen und analysieren Sie Ihre Verkäufe

Anders als eine einfache Registrierkasse kann Ihnen ein POS-System in Echtzeit mitteilen, wie gut Ihr Hotel finanziell dasteht. Viele POS-Systeme sind so ausgestattet, dass sie tägliche Berichte über Ihre Umsätze, das Kundenverhalten und sogar die Produktivität Ihrer Mitarbeiter liefern. Dasselbe Terminal, das Sie zur Verarbeitung von Kreditkarten verwenden, kann auch zum zentralen Ort für die Ein- und Ausstempelung Ihrer Mitarbeiter werden. Analysieren Sie, wie sich Ihre Umsätze im Vergleich zum Vormonat, Quartal oder zur gleichen Zeit im Vorjahr darstellen.

Kassensysteme können mehr als nur Transaktionen verarbeiten. Sie lassen sich in Ihre bestehende Hoteltechnologie integrieren, um einen reibungslosen Betrieb Ihrer Unterkunft zu gewährleisten. Suchen Sie nach einem POS, der über diese Funktionen verfügt.

POS-Hardware

Das Terminal und andere Geräte, aus denen Ihr Point-of-Sale besteht, können so klein sein wie ein Dongle, der an ein Telefon oder iPad angeschlossen wird, oder so groß wie ein Computerbildschirm. Denken Sie darüber nach, wo Sie Ihren Point-of-Sale nutzen: Wenn Sie Ihrem Zimmerservice-Team ein POS-System hinzufügen möchten, damit Gäste bezahlen können, wenn ihre Bestellung an ihre Haustür geliefert wird, ist ein mobiles POS-System möglicherweise die beste Option. Wenn Sie nach etwas suchen, das Sie in Ihrem Restaurant verwenden können, ist ein Terminal wie die Clover Station oder Square Register möglicherweise die bessere Wahl.

• Barcode-Scanner : POS-Systeme im Einzelhandel benötigen einen Barcode-Scanner, was in Hotels und Gastronomiebetrieben möglicherweise nicht der Fall ist

• Kreditkartenleser: Alle POS-Systeme müssen über einen Kartenleser verfügen, um die gängigen Kreditkarten zu akzeptieren

POS-Software

Jeder POS-Anbieter bietet seine eigene Plattform, über die Sie den Verkauf und Betrieb Ihres Hotels abwickeln können. Suchen Sie nach einem Cloud-basierten System, das es dem Anbieter ermöglicht, Aktualisierungen ohne Verzögerung und ohne Aufwand für Ihr Team zu versenden. Zu den weiteren Softwarefunktionen, nach denen Sie suchen sollten, gehören:

• Bestandsdaten : Verfügt die Software über robuste und umsetzbare Analysen?

• Sicherheit: Ist das Tool PCI DSS- konform und kann EMV akzeptiert werden?

• Integrationen: Kann der POS mit anderer Software in Ihrem Hoteltechnologie-Stack kommunizieren? Verfügt es über die richtigen Zahlungsprozessor-Integrationen?

• Automatisierung: Kann die POS-Plattform so eingerichtet werden, dass Ihr Team Zeit spart?

• Flexibilität: Kann die Software so eingerichtet werden, dass sie mit den Anforderungen Ihres Hotels wächst?

Einige Tools, wie Clover, bieten eine Vielzahl von Apps von Drittanbietern, die Sie hinzufügen können, um Ihren POS noch leistungsfähiger zu machen. Diese Apps konfigurieren Ihren POS für jeden Aspekt Ihres Hotels, den Sie verbessern möchten. Beispielsweise kann der Mitarbeiterplan über die Homebase-App ausgeführt werden. Die KitchenDisplay-App sendet Bestellungen an die Küche und organisiert Tickets, um Fehler zu reduzieren und Ihrem Team dabei zu helfen, Gäste effizient zu bedienen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungs-App von Gusto automatisiert Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung und berücksichtigt Ihre Lohnsteuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene, um administrative und menschliche Fehler zu reduzieren. Ein POS kann noch viel mehr tun, als nur Zahlungen anzunehmen und Verkäufe zu verfolgen.

Bei der Auswahl eines Point-of-Sale-Systems für ihre Lebensmittel- und Getränkegeschäfte sollten Restaurantbesitzer eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie das beste System für ihr Unternehmen finden. Ein wichtiger zu berücksichtigender Aspekt ist die Preisgestaltung, da verschiedene Anbieter unterschiedliche Vorlauf- und laufende Kosten haben können. Darüber hinaus ist es wichtig, die Zahlungsabwicklungsoptionen, einschließlich Kreditkarten- und kontaktloser Zahlungen, sowie alle damit verbundenen Bearbeitungsgebühren zu bewerten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Funktionalität der POS-Software, einschließlich Bestandsverwaltung, Menüverwaltung und Mitarbeiterverwaltung. Viele moderne Kassensysteme bieten auch Online-Bestellung, Grundrissverwaltung, Tischbestellung und Küchenanzeigesystem, was für Full-Service-Restaurants und Schnellrestaurants von Vorteil sein kann.

Auch Integrationen mit anderen Systemen wie QuickBooks oder Geschenkkartenanbietern sollten berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollten Hotelrestaurantbesitzer darüber nachdenken, ob sie eine cloudbasierte oder interne POS-Lösung wünschen, sowie die Benutzerfreundlichkeit und den Kundensupport des POS-Anbieters berücksichtigen. Zu den in der Branche beliebten Kassensystemen gehören Vento , Oracle Micros , Toast POS, TouchBistro, Lightspeed, Square und Clover POS.

Es ist auch wichtig, kontaktloses Bezahlen am Straßenrand und zum Mitnehmen zu optimieren. Für die Verwaltung der Back-of-House- und Front-of-House-Abläufe ist es außerdem wichtig, über Echtzeitberichte und Bestandsverfolgung zu verfügen.

Insgesamt sollten Hotelrestaurantbesitzer bei der Auswahl eines Point-of-Sale-Systems für ihre Lebensmittel- und Getränkegeschäfte ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben sorgfältig abwägen und einen POS-Anbieter wählen, der die beste Kombination aus Preisgestaltung, Funktionalität und Kundensupport für ihr Unternehmen bietet.

Es gibt viele, viele POS-Anbieter auf dem Markt, von denen jeder seine eigene Version von Verkaufssoftware und -hardware anbietet, die dazu beitragen kann, dass Ihr Hotel besser läuft. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines POS-Partners die folgenden Faktoren.

• Sicherheit: Jedes System, das Gastinformationen und Zahlungsdaten speichert, ist gefährdet. Fragen Sie Anbieter, welche Prozesse und Tools vorhanden sind, um die Sicherheit Ihrer Gastdaten zu gewährleisten. Ihr Kassensystem sollte den Datensicherheitsstandards der Payment Card Industry (PCI) entsprechen. Suchen Sie nach etwas, das Zahlungsdaten verschlüsselt und EMV-Karten akzeptieren kann.

• Anpassungsfähigkeit: Als die Pandemie ausbrach, boten viele Restaurants erstmals Lieferungen an – und der POS wurde zu einem entscheidenden Bestandteil dieser Umstellung. Suchen Sie nach einem Partner, der Online-Bestellung, Lieferung und andere Zusatzdienste anbieten kann, wenn Ihr Hotelunternehmen wächst und wächst.

• Kosten: Die Preisgestaltung für Ihren POS erfordert die Schätzung zweier Komponenten. Die Hardware wird normalerweise entweder als All-in-One-POS oder als vorkonfiguriertes Kit mit Add-Ons verkauft. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise zusätzlich zu einem Kartenverarbeitungsterminal einen Belegdrucker, einen Belegständer oder ein Lesegerät erwerben. POS-Partner erheben außerdem eine feste Bearbeitungsgebühr – einen Prozentsatz des Gesamtverkaufsbetrags zuzüglich einer geringen Pauschalgebühr. Erkundigen Sie sich unbedingt bei jedem Anbieter, wie hoch diese Gebühren pro Transaktion sein werden. Bei der Betrachtung der Kosten ist es wichtig, auch die Gebühren für die Zahlungsabwicklung zu berücksichtigen, da diese den Abonnementpreis für Hardware und Software zusammen bei weitem übersteigen können.

• Flexibilität: Die besten POS-Optionen sind cloudbasiert, sodass Ihr Hotelteam Verkaufsdaten einsehen und Zahlungen auf mehreren Geräten im gesamten Hotel akzeptieren kann. „Ein zusätzlicher Vorteil cloudbasierter POS-Software besteht darin, dass kostspielige Upgrades überflüssig werden und die Sicherheitsrisiken minimiert werden, die traditionell mit Client-Server-Systemen verbunden sind“, fügt Shopkeep hinzu.

• Kundensupport: Finden Sie heraus, ob der Partner rund um die Uhr Support hat. Bei technischen Problemen möchten Sie eine echte Person per E-Mail, Telefon oder Live-Chat erreichen können.

Natürlich sollten Sie sich auch fragen, wie sich das POS-System in Ihr bestehendes Website-CMS , PMS, Buchungssystem und mehr integrieren lässt.

Es gibt verschiedene Bereiche Ihres Anwesens, in denen Sie einen POS installieren können: den Geschenkartikel- oder Lobbyshop des Hotels, Ihr Restaurant vor Ort oder das Spa. Überall dort, wo Sie Gastzahlungen tätigen müssen, benötigen Sie einen POS.

Im Gegensatz zu den meisten Einzelhändlern sind Hotel-Kassensysteme jedoch am effektivsten, wenn sie mit Ihrem PMS verbunden sind. Es kommt häufig vor, dass Gäste bei einem Hotelaufenthalt Rechnungen auf ihr Zimmer schicken. Dies könnte zwar manuell erfolgen, ein speziell entwickelter Hotel-POS verfügt jedoch über eine automatische Schnittstelle zu Ihrem Property-Management-System (PMS).

Hoteltechnologie soll die Arbeit Ihres Teams erleichtern. Ein für Hotels entwickeltes POS lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren, um automatisch eine Gebühr zur Abschlusszahlung eines Gastes hinzuzufügen, anstatt dass Ihr Team während des gesamten Aufenthalts dieser Person Ausgaben manuell hinzufügen muss.