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The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Hotels stehen vor ständigen Herausforderungen bei der Personalverwaltung, von der Anpassung des Personalbestands an schwankende Belegungszahlen bis hin zur Kontrolle der Personalkosten ohne Einbußen bei der Servicequalität. Eine Planungssoftware für die Hotellerie verwandelt diese Herausforderungen in Chancen und gibt Hoteliers Tools an die Hand, mit denen sie den Personaleinsatz optimieren, die Leistung verfolgen und betriebliche Ziele erreichen können. Durch die Nutzung von Funktionen wie automatisierter Planung, Echtzeit-Personalverfolgung und Einblicken in die Personalkosten können Hotels sicherstellen, dass sie das richtige Team zur richtigen Zeit vor Ort haben und gleichzeitig im Rahmen des Budgets bleiben.
Wir haben 921 Hoteliers in mehr als 23 Ländern befragt, um herauszufinden, welche die besten Planung und Personaleinsatzplanung-Anbieter sind, und um alles zu erfahren, was Sie wissen müssen, um die richtige Planung und Personaleinsatzplanung für Ihr Hotel zu kaufen (einschließlich unseres 2025 Planung und Personaleinsatzplanung-Leitfadens ). Wir aggregieren auch Daten zu wichtigen Entscheidungskriterien, darunter Integrationsverfügbarkeit, Partner-Ökosystem, Expertenempfehlungen und mehr (erfahren Sie mehr über die Ranking-Methodik von HTR ).
Software zur Personalplanung und -einteilung im Gastgewerbe hilft Hotels und Restaurants dabei, die Personalplanung zu optimieren, Arbeitsstunden zu erfassen und Arbeitskosten zu optimieren. Sie automatisiert Schichtzuweisungen, stellt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicher und bietet Echtzeit-Updates für eine bessere Kommunikation. Zu den beliebtesten Lösungen zur Personalplanung im Gastgewerbe zählen Unifocus, hotelkit und 7shifts.
Dieser Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, die besten Anbieter für Terminplanung und Personaleinsatzplanung zu finden, Fragen zu Demos zu stellen, unvoreingenommene Bewertungen von ähnlichen Hoteliers zu lesen und vieles mehr. (einschließlich unseres Leitfadens zur Terminplanung und Personaleinsatzplanung 2025 )
Die Wahl der richtigen Planung und Personaleinsatzplanung für Ihr Hotel hängt von mehreren Variablen ab, von denen einige von persönlichen Vorlieben abhängen, die meisten jedoch von den Eigenschaften Ihres Hotels abhängen. Ist Ihr Hotel ein kleines Anwesen mit begrenztem Budget? Oder ist Ihre Immobilie ein Luxusresort mit vielen Outlets und hohem ADR? Nachfolgend sind die von HTR definierten Schlüsselpersonen aufgeführt, die auf gemeinsamen Eigenschaftsmerkmalen basieren, die typischerweise auf ähnliche Produktentscheidungen hinweisen.
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Software zur Personalverwaltung im Gastgewerbe bietet wichtige Tools zur Optimierung der Arbeitskosten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung außergewöhnlicher Standards im Gästeservice. Anstatt einfach nur Personal abzubauen, steuern diese Systeme die effektive Nutzung der Belegschaft eines Hotels.
Erweiterte Funktionen wie die Verwaltung von Arbeitsnormen, integrierte Prognosen auf der Grundlage realer Geschäftstreiber und die nahtlose Integration mit Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungssystemen arbeiten zusammen, um umsetzbare Service- und Arbeitspläne zu erstellen.
Diese Funktionen helfen Hotels, unnötige Überbuchungen zu vermeiden, Überstunden zu reduzieren, den Einsatz externer Auftragnehmer zu optimieren und eine präzise Leistungserbringung sicherzustellen. Im Durchschnitt können Hotels, die robuste, technologiegestützte Arbeitsmanagementpraktiken einsetzen, jährlich 3-5 % der gesamten Arbeitskosten einsparen, wobei die Überstundenkosten erheblich gesenkt werden.
Durch den Einsatz von Hotelplanungs- und Personalmanagementsoftware können Hotels Kosteneinsparungen von 3-5 % bei den gesamten Personalkosten erzielen, was das Nettobetriebseinkommen und den operativen Cashflow direkt steigert. Diese Einsparungen sind im heutigen schwierigen Umfeld steigender Löhne und begrenzter Verfügbarkeit von Talenten besonders wirkungsvoll.
Bei effektiver Nutzung ermöglicht diese Technologie Hotels, ihre finanziellen Ziele zu erreichen und gleichzeitig einen hervorragenden Service aufrechtzuerhalten.
Eine Personaleinsatzplanungssoftware für die Gastronomie reduziert den Zeitaufwand der Manager bei der Erstellung von Dienstplänen erheblich und stellt sicher, dass diese den Arbeitskosten und Serviceerwartungen entsprechen. Genaue Geschäftsvolumenprognosen in Kombination mit Arbeitsnormen ermöglichen eine präzise Planung, die sowohl den finanziellen als auch den betrieblichen Anforderungen gerecht wird.
Diese Effizienz stärkt das Vertrauen der Stakeholder auf allen Ebenen der Organisation, vom Abteilungsleiter bis zur Geschäftsleitung.
Eine Planungssoftware für das Gastgewerbe bietet umfassende Einblicke in die Arbeitskosten auf Abteilungs-, Objekt- und Portfolioebene und fördert so eine größere Rechenschaftspflicht. Potenzielle Risiken wie Überbesetzung oder Ineffizienz können proaktiv identifiziert und gelöst werden.
Interne und externe Benchmarks, wie beispielsweise die Reduzierung der Minuten pro Zimmer (MPR) im Housekeeping, ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Betriebsqualität und des Kostenmanagements.
Mithilfe moderner Personaleinsatzplanungstools für das Gastgewerbe können Hotels personelle Herausforderungen meistern, ihre Rentabilität steigern und ihren Gästen ein außergewöhnliches Erlebnis bieten.
Die wichtigsten Funktionen einer Software zur Dienstplanung und -einteilung im Gastgewerbe konzentrieren sich auf die Verbesserung der Betriebseffizienz, die Kontrolle der Arbeitskosten und die Steigerung der Zufriedenheit von Personal und Gästen. Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:
Arbeitsnormen: Einfache, assistentenähnliche Tools erleichtern die Erstellung und Verwaltung anspruchsvoller Personalregeln für alle Managementebenen. Die Aktualisierung von Standards zur Berücksichtigung sich ändernder Betriebsziele oder Marktbedingungen sollte mühelos erfolgen und sich sofort in Arbeitsplänen und -plänen widerspiegeln.
Integration operativer Treiber: Direkte Verbindung von Business Intelligence-, Buchhaltungs- und Umsatzprognosetools, wobei die Möglichkeit besteht, dass autorisierte Manager die Daten überschreiben können. Diese Daten werden mit Arbeitsnormen verknüpft, um Personalmodelle und Zielstundenpläne zu erstellen, die die Leistung optimieren, Ineffizienzen und übermäßige Überstunden beseitigen und eine bessere Kontrolle über den Einsatz von Vertragsarbeitern ermöglichen.
Täglicher Check-in: Jeder Manager sollte in der Lage sein, seine Arbeitszeitpläne und Leistungsziele täglich in fünf Minuten oder weniger zu überprüfen, zu aktualisieren und zu ändern. Dies geschieht mithilfe durchdachter, leicht verständlicher Dashboards und geführter Aktionspläne. Leitende Manager, GMs und die oberste Hotelleitung überwachen die Leistungstrends und Aktionspläne jedes Hotels. Abteilungsleiter haben die Möglichkeit, Chancen wahrzunehmen, Risiken zu mindern und sich Rat zu holen.
Mobilfreundliche Mitarbeitertools: Mitarbeiter auf Linienebene benötigen ein einfaches, zuverlässiges Tool, um bevorzugte Schichten zu identifizieren, Urlaub zu beantragen und ihre Tages- und Wochenpläne über ein Mobilgerät oder einen Desktop-Browser anzuzeigen.
Integration von Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnung: Durch die Verknüpfung der Zeiterfassungsdaten mit Planungssystemen mit mehreren täglichen Echtzeit-Updates können Hotels das Überstundenrisiko, nicht gepaarte Stempelungen, falsche Positionscodierungen, Abwesenheiten und Verspätungen überwachen. Korrekturmaßnahmen können ergriffen werden, bevor solche Dinge zu einem Problem werden.
Benutzerfreundliche UX: Speziell für die Hotelbranche entwickelte Funktionen ermöglichen die Ausführung komplexer Aktionen in wenigen einfachen Schritten. Die meisten Benutzer benötigen nur minimale Schulungen, um den maximalen Nutzen zu erzielen. Tägliche Arbeitsmanagementaufgaben sollten von den meisten Benutzern in höchstens 5 Minuten erledigt werden können.
Benchmarking: Interne Tools zum Vergleich von Hotels im gesamten Portfolio, einschließlich Benchmarks auf Abteilungs- und Funktionsebene, sind entscheidend für die Festlegung und Erweiterung von Betriebsstandards und -regeln, die für einen Eigentümer oder eine Verwaltungsgesellschaft das wichtigste Differenzierungsmerkmal sein können. Durch das Hinzufügen externer Benchmarks – Daten von vergleichbaren Hotels auf dem lokalen Markt oder aus anderen Regionen – können Führungskräfte Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.
Die typischen Preise für Hotelplanungssoftware liegen zwischen 100 und 2.000 US-Dollar pro Monat und Hotel, abhängig von der Größe des Hotels, den spezifischen Anforderungen und den enthaltenen Funktionen. Einige Anbieter bieten gestaffelte Preise basierend auf erweiterten Funktionen wie Analysen oder Systemintegrationen an. Lösungen auf Unternehmensebene können Anpassungen und Pauschalgebühren beinhalten, wobei die Installationskosten bis zu 20.000 US-Dollar betragen können, zusammen mit 5.000 US-Dollar für Schulungen vor Ort, um sicherzustellen, dass die Software den individuellen Anforderungen Ihres Hotels entspricht.
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Die Implementierung einer neuen Planungs- und Dienstplansoftware in einem Hotel dauert in der Regel 4 bis 10 Wochen, abhängig von der Komplexität des Systems und den Schulungsanforderungen des Personals. Einfache Systeme können in wenigen Tagen betriebsbereit sein, während maßgeschneiderte Lösungen mit Integrationen und umfassender Schulung mehr Zeit erfordern können.
Die Implementierung eines Hotelbuchungssystems besteht aus drei Hauptteilen:
Datenintegration: Verknüpfung von Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Business-Intelligence-Systemen mit dem Personaleinsatzplanungssystem, um die für den Betrieb des Systems erforderlichen Daten bereitzustellen. Je nach Integrationsfähigkeit des Anbieters kann dies einige Tage bis mehrere Monate dauern.
Konfiguration: Aufbau der Organisationsstruktur und der Arbeitsstandards der Immobilie sowie Zuordnung der aktiven Stellencodierung, passend für jedes Hotel und jede Umgebung. In dieser Phase werden Benutzer definiert. Die hierfür erforderliche Zeit kann variieren, sollte aber nicht länger als ein paar Tage dauern.
Schulung: Die meisten Schulungen können online durchgeführt werden. Eigentümer, Geschäftsführer, Finanzmanager und Kontoadministratoren sollten etwa 3 Stunden für das Erlernen eines Systems einplanen. Abteilungsleiter sollten in weniger als einer Stunde lernen können, wie sie die Terminplanungs- und Verwaltungstools verwenden.
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