Die 10 besten Softwarelösungen für Dienstplan- und Personalmanagement in Hotels 2027

Arbeitsmanagementsysteme (LMS) bieten die notwendigen Werkzeuge, um die Arbeitskosten zu senken und gleichzeitig das Gleichgewicht mit den Erwartungen an den Gästeservice zu verbessern. Ein effektives Arbeitsmanagementsystem „kürzt nicht die Arbeit“, sondern dient stattdessen als Wegweiser für den effektiven Einsatz der Mitarbeiter einer Immobilie. Ein robustes LMS umfasst die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsnormen, integrierte Prognosen und das tatsächliche Volumen der Geschäftstreiber sowie die Stunden- und Lohnintegration von Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungssystemen. Zusammen treiben diese Komponenten Arbeits- und Serviceaktionspläne, Empfehlungen und tägliche Managementpraktiken voran. Das Ergebnis ist die Beseitigung verschwenderischer Überplanung, die Reduzierung von Überstunden, die Optimierung des Einsatzes von ausgelagerten Auftragnehmern und eine punktgenaue Servicebereitstellung. Robuste Arbeitsmanagementpraktiken, die durch Technologie ermöglicht werden, sparen einem typischen Hotel jährlich 3-5 % der gesamten Arbeitskosten, einschließlich einer drastischen Reduzierung von Überstunden.

Systeme, die speziell für Hotels und Hotelbenutzer entwickelt wurden, werden gegenüber allgemeinen Arbeitsverwaltungssystemen oder solchen, die für andere Branchen wie Einzelhandel oder Gesundheitswesen entwickelt wurden, bevorzugt. Hotelbesitzer müssen die Arbeitsleistungsdaten ihrer Hotels bis auf Abteilungsebene einsehen können. Geschäftsführer müssen sehen, welche Abteilungen im Plan liegen, welche nicht, und wissen, welche Maßnahmen in Echtzeit ergriffen werden müssen, um Kostenspitzen und andere Herausforderungen bei der Arbeit zu vermeiden. Abteilungsleiter benötigen täglich Informationen über die Leistung ihrer Teammitglieder, einschließlich Produktivität und Überstundenrisiko. Mit großartigen Arbeitsmanagementsystemen werden Arbeitsnormen mit aktualisierten Betriebsprognosen kombiniert, um dynamische Zeitpläne zu erstellen, die von Abteilungsleitern leicht ausgefüllt werden können. Hotelangestellte haben über ein spezielles Portal, in dem sie auch Urlaubsanträge, Schichtanträge und mehrere Rollen innerhalb des Hotels verwalten können, einen vollständigen Überblick über ihre Zeitpläne. Was sind die wichtigsten Integrationen für ein Hotel Labor Management System? Gehaltsabrechnungssystem: Jobcode-, Mitarbeiter- und Lohndatenfeeds werden aus bestehenden Hotelsystemen übernommen. Eine unidirektionale Schnittstelle mit mehrmals täglich aktualisierten Daten ermöglicht es Labor Management Systems, Echtzeit-Einblicke und Möglichkeiten zur Kosten- und Serviceoptimierung zu liefern. Zeit & Anwesenheit: Die Überwachung der tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter ermöglicht den Vergleich der geplanten und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit mit den Arbeitsplänen der Abteilungen. Tägliche Personal-Check-ins innerhalb des Systems ermöglichen es Managern, Maßnahmen zu ergreifen oder Zeitplanänderungen vorzunehmen, bevor Probleme auftreten. Business Intelligence: Die nahtlose Konnektivität mit Profitsword, Opera, Broadvine, M3 Accounting und anderen Berichtssystemen zur Hotelleistung ermöglicht die Integration des Arbeitsmanagements in die allgemeinen Geschäftspläne und Strategien für jedes Hotel. Diese Systeme liefern Betriebsdaten, die auf Arbeitsnormen angewendet werden, um optimale Personalplanungsziele und Berichte über die tatsächliche Arbeitsleistung zu erstellen.

Die am häufigsten verwendete Planungssoftware variiert je nach Kontext und spezifischen Anforderungen der Benutzer, aber Microsoft Outlook wird oft als eine der beliebtesten Optionen genannt. Es wird in Unternehmensumgebungen häufig verwendet, da es in die Microsoft Office Suite integriert ist und über robuste Funktionen für E-Mail, Kalenderverwaltung und Aufgabenplanung verfügt. Für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit sind Tools wie Asana, Trello und Monday ebenfalls sehr beliebt. Google Kalender ist ein weiteres häufig verwendetes Planungstool, insbesondere von Einzelpersonen und kleinen Unternehmen, da es benutzerfreundlich ist und sich nahtlos in andere Google Workspace-Anwendungen integrieren lässt. Jedes dieser Tools bietet einzigartige Funktionen, die unterschiedliche Planungsanforderungen erfüllen, was sie zu einer beliebten Wahl in verschiedenen Branchen und Benutzergruppen macht.

Die am häufigsten verwendete Echtzeit-Planungssoftware für die Hotellerie ist eine All-in-One-Software zur Mitarbeiterplanung, die die Personalplanung und das Personalmanagement optimiert. Diese Planungssoftware bietet Funktionen wie Mitarbeiterplanung, Zeiterfassungsintegrationen, Arbeitszeitnachweise und Prognosen, um die Arbeitskosten effektiv zu verwalten. Gastgewerbebetriebe profitieren von der Möglichkeit, Arbeitspläne mithilfe von Vorlagen zu erstellen und die Mitarbeiterverfügbarkeit problemlos zu verwalten. Die Software ermöglicht es Mitarbeitern, sich ein- und auszustempeln, Urlaubsanträge zu stellen und Schichten zu tauschen. Sie enthält auch eine mobile App, mit der Teammitglieder auf ihren Mobilgeräten auf ihre Pläne zugreifen, Benachrichtigungen erhalten und offene Schichten übernehmen können. Darüber hinaus unterstützt die Software Zeiterfassung, Planänderungen und Schichttausch mit einem intuitiven Dashboard. Die Integration mit POS-Systemen und die Kompatibilität mit iOS sorgen für einen reibungslosen Betrieb. Onboarding und Kundensupport sind benutzerfreundlich und verbessern das Gesamterlebnis für Hotelpersonal und das Personalmanagement im Gastgewerbe. Die Bedarfsprognosefunktionen der Software helfen bei der Optimierung des Personaleinsatzes und stellen sicher, dass Gastgewerbebetriebe profitabel bleiben. Es handelt sich um eine effiziente Planungs-App, die den Prozess der Erstellung eines Teamplans vereinfacht und so die Verwaltung der Personalplanung im Gastgewerbe verbessert. Seine Preisstruktur, die auch Kreditkartenzahlungen einschließt, macht es für Unternehmen jeder Größe zugänglich. Diese Managementsoftware hilft Gastronomiebetrieben wirklich dabei, ihre Abläufe zu rationalisieren und die Zufriedenheit und Produktivität der Teammitglieder zu verbessern.

Ja, SAP bietet Workforce-Management-Funktionen über seine Lösungen SAP SuccessFactors und SAP Time Management. Diese Tools unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung der Mitarbeiterplanung, der Zeiterfassung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Einhaltung von Vorschriften. Die Workforce-Management-Funktionen von SAP sind Teil seiner umfassenden Human Capital Management (HCM)-Suite.

Der Hauptunterschied zwischen HCM (Human Capital Management) und WFM (Workforce Management) liegt in ihrem Fokus. HCM deckt umfassendere HR-Funktionen wie Personalbeschaffung, Mitarbeiterentwicklung und Leistungsmanagement ab. WFM konzentriert sich auf betriebliche Aufgaben wie Planung, Zeiterfassung und Anwesenheit, um die Effizienz der Belegschaft zu optimieren.

Ja, Workforce Management ist Teil der Personalabteilung und konzentriert sich auf betriebliche Aspekte wie Planung, Zeiterfassung und Einhaltung des Arbeitsrechts. Während umfassendere Personalfunktionen die Personalbeschaffung und Mitarbeiterentwicklung umfassen, sorgt Workforce Management im Rahmen der Personalabteilung für eine effiziente Personalauslastung und Kostenkontrolle.

Hoteliers können Personalmanagementsoftware für Hotels nutzen, um die Planung zu optimieren, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu verfolgen und die Arbeitskosten zu senken. Sie gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, verbessert die Kommunikation durch Echtzeit-Updates und steigert die Effizienz durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Diese Vorteile führen zu einem besseren Personalmanagement und einem verbesserten Gästeerlebnis.

Kostenkontrolle ist zwar ein Hauptfaktor, doch die Auswirkungen auf die Servicequalität sind ebenso wichtig. Eine angemessene Personalausstattung stellt sicher, dass Abteilungen in Spitzenzeiten nicht unterbesetzt sind, was sich direkt auf Reaktionszeiten und das Gästeerlebnis auswirkt. Ziel ist es, Arbeitseffizienz mit gleichbleibend hoher Servicequalität in Einklang zu bringen.

Der entscheidende Indikator ist die operative Komplexität. Wenn Ihr Team viel Zeit mit der Anpassung von Dienstplänen, der Verwaltung von Überstunden oder der Reaktion auf Nachfrageänderungen verbringt, reicht ein einfaches Tool möglicherweise nicht aus. Hotels mit mehreren Abteilungen, schwankender Auslastung oder knappen Personalbudgets profitieren in der Regel von Systemen, die Prognosen automatisieren und Kostentransparenz in Echtzeit ermöglichen.

Während manche Hotels mit einer einzelnen Abteilung wie dem Housekeeping beginnen, ergibt sich der größte Nutzen aus der unternehmensweiten Einführung. Die isolierte Personalplanung schränkt Transparenz und Koordination ein. Ein einheitliches System ermöglicht es Hotels, die Personalplanung abteilungsübergreifend auszubalancieren und effektiver auf sich ändernde betriebliche Anforderungen zu reagieren.

Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist entscheidend, wird aber oft unterschätzt. Wenn Mitarbeiter nicht einfach auf ihre Dienstpläne zugreifen, Schichten tauschen oder ihre Verfügbarkeit aktualisieren können, müssen Führungskräfte alles manuell erledigen. Ein System, das sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter gut funktioniert, reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Gesamteffizienz, insbesondere in Unternehmen mit hoher Personalfluktuation.

Der Erfolg wird üblicherweise anhand einer Kombination aus reduzierten Überstunden, einem verbesserten Lohnkostenanteil und Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben gemessen. Viele Hotels erfassen zudem die Genauigkeit der Dienstpläne und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da optimierte Planungsprozesse Reibungsverluste zwischen Führungskräften und Angestellten verringern können.

Personalkosten zählen zu den größten beeinflussbaren Kostenfaktoren, daher wirkt sich ein effektives Personalmanagement direkt auf die Rentabilität aus. Diese Systeme verknüpfen zudem die operative Planung mit der finanziellen Performance und unterstützen Führungsteams bei fundierteren Entscheidungen zu Personalplanung, Budgetierung und Ressourceneinsatz.

Viele Hotels konzentrieren sich zu sehr auf Planungsfunktionen und übersehen, wie das System im täglichen Betrieb funktioniert. Der eigentliche Test ist, wie gut es Ausnahmen bewältigt: kurzfristige Änderungen, No-Shows oder Nachfragespitzen. Plattformen, die in Demos ähnlich wirken, können sich erheblich darin unterscheiden, wie sie Manager unter realem Betriebsdruck unterstützen.

Die Benutzerfreundlichkeit sollte anhand realer Arbeitsabläufe und nicht nur anhand von Demos getestet werden. Fragen Sie nach, wie schnell eine Führungskraft einen Dienstplan erstellen oder anpassen, einen Schichttausch durchführen oder Personalkosten überprüfen kann. Systeme, die mehrere Schritte oder umfangreiche Schulungen erfordern, stoßen oft auf Schwierigkeiten bei der langfristigen Akzeptanz in allen Abteilungen.

Diese Systeme sind stark von der Genauigkeit der Daten und der Einhaltung der betrieblichen Vorgaben abhängig. Werden Prognosen, Mitarbeiterdaten oder Arbeitsrichtlinien nicht ordnungsgemäß gepflegt, können die Ergebnisse irreführend sein. Zudem erfordern sie eine gewisse Prozessstandardisierung, die für Hotels mit eher informellen oder uneinheitlichen Arbeitsabläufen eine Herausforderung darstellen kann.

Rostering ist der Begriff, den Hotels in Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland für die Personaleinsatzplanung verwenden. Hotel-Rostering-Software erstellt Dienstpläne basierend auf der prognostizierten Belegung, ermöglicht Mitarbeitern, Schichten über eine mobile App zu tauschen und Urlaub zu beantragen, und übermittelt genehmigte Stunden an die Lohnabrechnung. Sie gehört zur gleichen Kategorie wie Scheduling- und Workforce-Management-Software, daher gelten die Rankings auf dieser Seite auch hier.

Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Arbeitsmanagement bedeutet in der Regel die Planung und Kontrolle der Personalkosten: die Prognose des Personalbedarfs anhand der Auslastung, das Festlegen von Arbeitsstandards und die Überwachung der Stunden im Vergleich zum Budget. Workforce-Management ist umfassender und umfasst zusätzlich Dienstplanung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Compliance und Mitarbeiterselbstbedienung. Die meisten auf Hotel Tech Report bewerteten Hotelplattformen decken beides ab.

Basierend auf verifizierten Hotelier-Bewertungen bei Hotel Tech Report sind die am häufigsten empfohlenen Workforce-Management-Plattformen für Hotels und Resorts Actabl (Hotel Effectiveness PerfectLabor), Inn-Flow und M3. Actabl hat die größte Bewertungsbasis und wird von Hotels jeder Größe empfohlen, von Hotels mit eingeschränktem Service bis hin zu großen Resorts. Inn-Flow eignet sich für Hotels, die Arbeitskräfte-, Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssysteme in einer Plattform vereinen möchten, und M3 ist passend für Eigentümer und Managementgesellschaften, die Workforce-Management mit M3 Hotelbuchhaltung kombinieren. Die passende Lösung hängt von der Hotelgröße, dem PMS und den Lohnabrechnungssystemen ab, daher nutzen Sie die Filter oben, um zu sehen, welche Plattformen Hotels wie Ihres empfehlen.

Die meisten Hotelarbeitsmanagement-Softwares werden pro Zimmer und Monat berechnet. Unter den auf Hotel Tech Report bewerteten Plattformen liegen die angegebenen Preise etwa zwischen 2 und 4 US$ pro Zimmer und Monat für einfachere Planungs- und Zeiterfassungstools bis zu 5 bis 7 US$ pro Zimmer und Monat für umfassende Arbeitsmanagement-Plattformen mit Prognosen, Arbeitsstandards und Lohnabrechnungsintegration. Implementierungsgebühren, Zeiterfassungsgeräte und Lohnabrechnungsanschlüsse können die Kosten im ersten Jahr erhöhen, daher sollten Sie jeden Anbieter um ein Gesamtangebot für Ihre Zimmeranzahl bitten.