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10 Best Event Management Software for Hotels in 2025

Q: ¿Cuáles son las 7 P&#39;s de la gestión de eventos?

Las 7 P&#39;s es un marco para usar al planificar un evento con el mayor valor posible para los asistentes. Las 7 P son Propósito (¿por qué existe el evento?), Lugar (¿dónde se encontrarán?), Socios (¿quién los ayudará a lograrlo?), Plan (¿cómo lo lograrán?), Práctica (asegurarse de que todo funciona sin problemas), Promover (asegurar la asistencia) y Post-Show (agradecer a los asistentes y continuar fomentando las relaciones después de que finaliza el evento).

Jordan Hollander

| Última actualización Agosto 06, 2024

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Hemos encuestado a 533 hoteleros en más de 35 países para entender cuáles son los mejores proveedores de , junto con todo lo que necesita saber para comprar la adecuada para su hotel (incluida nuestra Guía de del ). También agregamos datos de criterios de decisión clave, como disponibilidad de integración, ecosistema de socios, recomendaciones de expertos y más (obtenga más información sobre la metodología de clasificación de HTR ).

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Para equipos de Meetings & Events

Características más importantes del software de gestión de eventos

Calendario de reservas: El calendario organiza los próximos eventos (y todos sus detalles) en un formato fácil de leer, que contiene información como el gerente de ventas asignado, el espacio, el menú elegido, los requisitos de estacionamiento, las necesidades de A/V y más.
Base de datos de clientes: como un Rolodex digital, una base de datos de clientes contiene información de contacto como dirección de correo electrónico y número de teléfono, empresa u organización, métodos de pago e historial de eventos.
Pedidos de banquetes: un buen sistema de gestión de eventos le permite crear pedidos de banquetes con solo unos clics. Cargue todos sus menús y precios una vez y podrá configurar fácilmente los pedidos de banquetes en función de la cantidad de invitados y las selecciones de menú para cualquier evento.
Gestión de tareas: las tareas y los seguimientos te ayudan a evitar que se te escapen los detalles. Estos recordatorios pueden activarse según un flujo de trabajo preestablecido (como un recordatorio para distribuir los BEO 3 días antes de cada evento) o de forma ad hoc (como un recordatorio para recoger la escultura de hielo para una recepción de boda).
Gestión de relaciones con los clientes: construya y fomente relaciones con clientes actuales y potenciales con el módulo CRM de su sistema de gestión de eventos. Puede crear campañas de correo electrónico que anuncien ofertas especiales, compartan noticias y actualizaciones o envíen felicitaciones navideñas para que su lugar de celebración esté siempre presente en sus mentes.
Procesador de pagos: cargue tarjetas de crédito sin problemas con un procesador de pagos integrado.
Documentos y contratos: cree rápidamente documentos de marca, como menús y contratos, con la posibilidad de enviar contratos para su firma electrónicamente.
Informes: obtenga una comprensión más profunda del rendimiento de sus ingresos con el módulo de análisis del sistema de gestión de eventos y automatice tareas como la compilación y el envío de informes.
Integraciones: Conecte su sistema de gestión de eventos al sistema de gestión de propiedades de su hotel, al procesador de pagos o al sistema de gestión de relaciones con el cliente para lograr un flujo de datos fluido entre departamentos.

PRECIOS

¿Cuánto cuesta el software de gestión de eventos?

Los sistemas de gestión de eventos suelen tener una tarifa mensual que varía en función de la funcionalidad que necesites y de la escala de tu negocio. Ten en cuenta que antes de decidirte a comprar, es una buena idea hacer una demostración o registrarte para una prueba gratuita para estar seguro de que estás eligiendo el sistema adecuado. Un sistema básico de gestión de eventos para un recinto pequeño puede costar alrededor de 100 dólares al mes, y un sistema más sólido que pueda admitir varios usuarios y varias ubicaciones costará unos cientos de dólares al mes. Los sistemas de nivel empresarial suelen cobrar una tarifa de instalación o implementación, mientras que los sistemas básicos no. Si el sistema tiene un procesador de pagos integrado, también tendrás que pagar una tarifa de procesamiento de pagos, que suele rondar el 2 % de los fondos procesados.

IMPLEMENTACIÓN

¿Cómo es el proceso de implementación de un nuevo software de gestión de eventos?

El proceso de configuración de un sistema de gestión de eventos puede ser tan rápido como un día o, para lugares más complejos con mucha historia, puede llevar un par de semanas. La tarea más importante en el proceso de implementación es ingresar los detalles sobre sus salas de funciones, menús, precios, contratos y otros materiales utilizados en el proceso de ventas. Si está migrando desde un sistema existente, algunos sistemas de gestión de eventos ofrecen soporte para transferencias de datos (por una tarifa) que pueden acelerar enormemente el proceso. De lo contrario, creará menús y cargará contratos manualmente. Si ha estado operando su lugar durante un tiempo, también querrá cargar su base de datos de clientes para conservar el acceso a la información de contacto y el historial.

Una vez que todos los datos estén en el sistema, puede capacitar a su personal e incorporar el sistema de gestión de eventos a sus procesos diarios. Una práctica recomendada antes de comenzar a operar por completo es reservar un evento de prueba: realice todos los pasos, desde el envío de un contrato hasta la impresión de los BEO, para confirmar que todo funciona como espera. ¡Lo último que desea es utilizar un evento real como conejillo de indias!

FAQs

Los hoteleros también preguntan

¿En qué métricas de éxito (KPI) debería centrarse?

Ingresos por ventas: un sistema de gestión de eventos debería ayudar a su equipo a reservar más eventos y llevarlos a cabo con más éxito, por lo que debería ver un crecimiento de los ingresos después de implementar uno. El seguimiento de sus ingresos por ventas, especialmente año tras año, lo ayudará a determinar el impacto de este socio tecnológico. Satisfacción del cliente: enviar encuestas después de sus eventos es una excelente manera de recopilar datos de satisfacción del cliente, y puede monitorear estos datos para detectar tendencias y determinar si sus procesos actuales están funcionando. Idealmente, la satisfacción del cliente aumentará después de implementar un sistema de gestión de eventos.

¿Qué es un sistema de gestión de eventos?

Un sistema de gestión de eventos es una aplicación de software con todas las herramientas necesarias para que los profesionales de eventos vendan, contraten, planifiquen y ejecuten una función. Las características clave incluyen un calendario de reservas, gestión de tareas, procesamiento de pagos y creación de pedidos de eventos de banquetes.

¿Qué es la gestión de eventos EMS?

En la industria de eventos, EMS es una abreviatura de Event Management System, que es un software que los gerentes de ventas y catering utilizan para planificar eventos y coordinar actividades entre el equipo que ejecuta el evento.

¿Cuáles son las 7 P's de la gestión de eventos?

Las 7 P's es un marco para usar al planificar un evento con el mayor valor posible para los asistentes. Las 7 P son Propósito (¿por qué existe el evento?), Lugar (¿dónde se encontrarán?), Socios (¿quién los ayudará a lograrlo?), Plan (¿cómo lo lograrán?), Práctica (asegurarse de que todo funciona sin problemas), Promover (asegurar la asistencia) y Post-Show (agradecer a los asistentes y continuar fomentando las relaciones después de que finaliza el evento).

¿Qué tipo de aplicaciones de software se utilizan en el negocio de gestión de eventos?

Además de un sistema de gestión de eventos, que es el tipo de software más completo en el negocio de eventos, los gerentes de ventas también pueden usar software de gestión de catering y aplicaciones de gestión de proyectos. Los gerentes de catering o los planificadores de reuniones también pueden aprovechar el software de registro, las aplicaciones de recaudación de fondos y las plataformas para la participación de los asistentes (como las aplicaciones de encuestas) al ejecutar eventos.