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Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Elegir los Software de gestión de eventos adecuados para su hotel depende de varias variables, algunas de las cuales se reducen a preferencias personales, pero la mayoría se reducen a las características de su propiedad. ¿Es su hotel una propiedad pequeña con un presupuesto limitado? ¿O es su propiedad un resort de lujo con muchos puntos de venta y un ADR alto? A continuación, se encuentran las personas clave definidas por HTR en función de las características comunes de propiedad que generalmente indican opciones de productos similares.
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Calendario de reservas: El calendario organiza los próximos eventos (y todos sus detalles) en un formato fácil de leer, que contiene información como el gerente de ventas asignado, el espacio, el menú elegido, los requisitos de estacionamiento, las necesidades audiovisuales y más.
Base de datos de clientes: Al igual que una agenda digital, una base de datos de clientes almacena información de contacto como dirección de correo electrónico y número de teléfono, empresa u organización, métodos de pago e historial de eventos.
Órdenes de servicio para banquetes: Un buen sistema de gestión de eventos le permite crear órdenes de servicio con solo unos clics. Suba todos sus menús y precios una sola vez, y podrá configurar fácilmente las órdenes de servicio según el número de invitados y las selecciones de menú para cualquier evento.
Gestión de tareas: Las tareas y los recordatorios ayudan a evitar que se escapen detalles importantes. Estos recordatorios pueden activarse según un flujo de trabajo predefinido (como un recordatorio para distribuir las órdenes de servicio 3 días antes de cada evento) o de forma puntual (como un recordatorio para recoger la escultura de hielo para una recepción de boda).
Gestión de relaciones con clientes: Desarrolle y fortalezca las relaciones con sus clientes actuales y potenciales mediante el módulo CRM de su sistema de gestión de eventos. Cree campañas de correo electrónico para anunciar ofertas especiales, compartir noticias y actualizaciones, o enviar felicitaciones navideñas, de modo que su espacio esté siempre presente.
Procesador de pagos: Realice cargos a tarjetas de crédito sin problemas con un procesador de pagos integrado.
Documentos y contratos: Cree rápidamente documentos personalizados como menús y contratos, con la posibilidad de enviar contratos para su firma electrónica.
Informes: Obtenga una comprensión más profunda del rendimiento de sus ingresos con el módulo de análisis del sistema de gestión de eventos y automatice tareas como la recopilación y el envío de informes.
Integraciones: Conecte su sistema de gestión de eventos con el sistema de gestión hotelera, el procesador de pagos o el sistema de gestión de relaciones con los clientes de su hotel para un flujo de datos fluido entre departamentos.
Los sistemas de gestión de eventos suelen tener una cuota mensual, que varía según las funciones que necesites y el tamaño de tu negocio. Antes de contratar el servicio, te recomendamos solicitar una demostración o registrarte para una prueba gratuita y así asegurarte de elegir el sistema adecuado. Un sistema básico para un local pequeño puede costar alrededor de 100 dólares al mes, mientras que un sistema más robusto, compatible con varios usuarios y ubicaciones, costará varios cientos de dólares mensuales. Los sistemas empresariales suelen cobrar una tarifa de configuración o implementación, mientras que los básicos no. Si el sistema incluye un procesador de pagos integrado, también deberás abonar una comisión por procesamiento, que suele rondar el 2 % de los fondos procesados.
La configuración de un sistema de gestión de eventos puede tardar tan solo un día o, para espacios más complejos con una larga trayectoria, un par de semanas. La tarea principal en la implementación es ingresar los detalles de los salones, menús, precios, contratos y demás materiales utilizados en el proceso de ventas. Si se trata de una migración desde un sistema existente, algunos sistemas de gestión de eventos ofrecen soporte para la transferencia de datos (con costo adicional), lo que puede agilizar considerablemente el proceso. De lo contrario, será necesario crear los menús y subir los contratos manualmente. Si el espacio ya tiene experiencia, también conviene subir la base de datos de clientes para conservar el acceso a la información de contacto y el historial.
Una vez que todos tus datos estén en el sistema, podrás capacitar a tu personal e incorporar el sistema de gestión de eventos a tus procesos diarios. Una buena práctica antes de la puesta en marcha definitiva es reservar un evento de prueba: sigue todos los pasos, desde el envío del contrato hasta la impresión de las órdenes de servicio, para confirmar que todo funciona como se espera. ¡Lo último que quieres es usar un evento real como conejillo de indias!
Ingresos por ventas: un sistema de gestión de eventos debería ayudar a su equipo a reservar más eventos y llevarlos a cabo con más éxito, por lo que debería ver un crecimiento de los ingresos después de implementar uno. El seguimiento de sus ingresos por ventas, especialmente año tras año, lo ayudará a determinar el impacto de este socio tecnológico. Satisfacción del cliente: enviar encuestas después de sus eventos es una excelente manera de recopilar datos de satisfacción del cliente, y puede monitorear estos datos para detectar tendencias y determinar si sus procesos actuales están funcionando. Idealmente, la satisfacción del cliente aumentará después de implementar un sistema de gestión de eventos.
Un sistema de gestión de eventos es una aplicación de software con todas las herramientas necesarias para que los profesionales de eventos vendan, contraten, planifiquen y ejecuten una función. Las características clave incluyen un calendario de reservas, gestión de tareas, procesamiento de pagos y creación de pedidos de eventos de banquetes.
En la industria de eventos, EMS es una abreviatura de Event Management System, que es un software que los gerentes de ventas y catering utilizan para planificar eventos y coordinar actividades entre el equipo que ejecuta el evento.
Las 7 P's es un marco para usar al planificar un evento con el mayor valor posible para los asistentes. Las 7 P son Propósito (¿por qué existe el evento?), Lugar (¿dónde se encontrarán?), Socios (¿quién los ayudará a lograrlo?), Plan (¿cómo lo lograrán?), Práctica (asegurarse de que todo funciona sin problemas), Promover (asegurar la asistencia) y Post-Show (agradecer a los asistentes y continuar fomentando las relaciones después de que finaliza el evento).
Además de un sistema de gestión de eventos, que es el tipo de software más completo en el negocio de eventos, los gerentes de ventas también pueden usar software de gestión de catering y aplicaciones de gestión de proyectos. Los gerentes de catering o los planificadores de reuniones también pueden aprovechar el software de registro, las aplicaciones de recaudación de fondos y las plataformas para la participación de los asistentes (como las aplicaciones de encuestas) al ejecutar eventos.
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