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Las 10 mejores herramientas de software para la gestión de propuestas y RFP de hoteles

Jordan Hollander

| Última actualización Agosto 06, 2024

20 PRODUCTOS REVISADOS

311 HOTELEROS ENCUESTADOS

Lista de proveedores

Beneficios clave

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Estimado de precios

Preguntas y respuestas

Hemos encuestado a 311 hoteleros en más de 30 países para entender cuáles son los mejores proveedores de , junto con todo lo que necesita saber para comprar la adecuada para su hotel (incluida nuestra Guía de del ). También agregamos datos de criterios de decisión clave, como disponibilidad de integración, ecosistema de socios, recomendaciones de expertos y más (obtenga más información sobre la metodología de clasificación de HTR ).

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¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de propuestas de hoteles?

Elimine las conjeturas: deje de enviar sus propuestas a un agujero negro. Con el software de gestión de propuestas, puede seguir lo que sucede, ver por qué sus clientes potenciales aún no han aceptado sus propuestas y hacer un seguimiento.

Aumente los ingresos: el software de gestión de propuestas ayuda a los hoteles a cerrar más acuerdos con mayor rapidez. En el competitivo mundo del alojamiento B2B, las empresas deben tomar decisiones rápidas y la elaboración de propuestas prolongada puede arruinar los acuerdos.

Diferencie su hotel: la mayoría de los representantes de ventas de hoteles pasan horas enviando largas cadenas de correo electrónico para responder solicitudes de propuestas, lo que supone una pérdida de tiempo y genera frustración en los compradores. El software de gestión de propuestas ayuda a acelerar este proceso y a aliviar el estrés de los posibles clientes al brindarles toda la información que necesitan para tomar una decisión rápida y con transparencia.

Optimice los flujos de trabajo: el software de gestión de propuestas facilita a su equipo la redacción, modificación y envío de propuestas y reduce drásticamente el trabajo tedioso. Esto libera tiempo para dedicarlo a desarrollar relaciones con los clientes, generar nuevos clientes potenciales o, en el caso de los hoteles con menos recursos financieros, les permite optimizar su organización de ventas.

Aumente los ingresos por grupo: las ventas adicionales generan ingresos incrementales altamente rentables con reservas confirmadas y el software de gestión de propuestas facilita la venta adicional de servicios de catering, comodidades de spa y espacios para reuniones de una manera muy clara y transparente.

Transparencia: existe el viejo dicho de que “si no se puede medir, no se puede arreglar”. Con el software de gestión de propuestas, la gerencia puede obtener una vista en tiempo real del flujo de ventas y analizar propuestas específicas para crear un sistema de rendición de cuentas o un equipo de trabajo entre los representantes. Una mayor visibilidad genera mayores ventas y menos propuestas abandonadas.

CARACTERÍSTICAS

Características clave que se deben tener en cuenta al elegir una solución de software de gestión de propuestas

- Panel de informes: permite que su equipo de ventas o la gerencia general vean rápidamente el pipeline de alto nivel y los negocios grupales reservados y luego profundicen en los acuerdos individuales para comprender las áreas en las que su equipo puede mejorar su estrategia u ofertas.

- Reserva en tiempo real: el software de propuestas debe integrarse con los principales sistemas de reserva para facilitar la reserva en tiempo real y bloquear habitaciones de huéspedes, espacios para reuniones y otro inventario fijo tan pronto como se haya realizado el pago.

- Firma electrónica: Atrás quedaron los días de las máquinas de fax y los hilos de correo electrónico repletos de archivos PDF. Ofrezca la firma electrónica para brindar comodidad y rapidez a sus clientes potenciales en lugar de ponerles barreras que les hagan perder un tiempo valioso de sus apretadas agendas.

- Pagos digitales seguros: en la era de los delitos cibernéticos, ya no es aceptable obtener información de pago por teléfono, correo electrónico o fax. Se deben utilizar procesadores de pago seguros y encriptados para garantizar que la información del cliente nunca se vea comprometida.

- Interfaz gráfica de usuario moderna: la primera mitad de la década de 2000 estuvo marcada por la consumerización de Internet y, durante los últimos 5 a 10 años, incluso las empresas del viejo mundo comenzaron a darse cuenta de que los compradores B2B son solo consumidores de 9 a 5. Ofrecer una interfaz atractiva y fácil de usar a la que estos compradores estén acostumbrados es fundamental para generar confianza y cerrar acuerdos.

- Notificaciones de seguimiento: los equipos de ventas de hoteles están muy ocupados y tienen mucho trabajo sobre sus hombros. Asegúrese de que siempre estén al tanto de las ofertas configurando notificaciones prácticas según la etapa en la que se encuentren. Esto les ahorrará tiempo y los ayudará a priorizar su trabajo diario.

- Propuestas web rápidas: redacte y envíe rápidamente propuestas de ventas a sus clientes potenciales incorporando diversos elementos auxiliares y modulares al trato.

PRECIOS

¿Cuáles son los modelos y rangos de precios típicos que debería incluir en mi presupuesto?

- Gastos de implementación. No debería haber ningún costo de implementación a menos que necesites integraciones personalizadas.

- Suscripción mensual. El precio del software de propuestas debería oscilar entre $70 y $75 por usuario (mensual). Las cadenas hoteleras y los grupos más grandes pueden esperar que el precio baje por usuario a medida que se negocien acuerdos más grandes.

IMPLEMENTACIÓN

¿Cómo es el proceso y el cronograma de implementación típicos para entrar en funcionamiento?

~3 horas/hotel. El equipo de Éxito del Cliente primero se reunirá con los líderes del proyecto del hotel y analizará la mejor manera de implementar el nuevo sistema en los flujos de trabajo y procesos actuales. A continuación, le proporcionarán algunos detalles básicos de la cuenta y le brindarán apoyo para crear las bases de su propuesta, como sus productos y plantillas de propuesta. Una vez que la cuenta esté lista, normalmente habrá una sesión de capacitación grupal con todo el equipo para que todos se pongan al día.

FAQs

Los hoteleros también preguntan

KPI del software RFP del hotel en los que centrarse al comprar

- Tiempo por propuesta. Realice un seguimiento de la cantidad de tiempo promedio que lleva completar cada paso de una propuesta, desde la solicitud del lado de la compra hasta la cantidad de tiempo que le toma a su equipo de ventas responder y cerrar el trato. Realice un seguimiento de cuántos mensajes de ida y vuelta están involucrados, también, antes y después de implementar el software para determinar cuánta eficiencia se generó. - Ingresos por transacción. Realice un seguimiento de los ingresos por acuerdo e incluso a nivel granular comprendiendo cuántos espacios para reuniones se vendieron, paquetes de catering, etc. para comprender qué tan efectiva ha sido la nueva solución para aumentar las ventas y aumentar el AOV (valor promedio de pedido).

¿Cuáles son las tendencias más recientes en RFP y propuestas de hoteles?

- Los huéspedes exigen transparencia y sostenibilidad. No es un secreto: la lucha contra el cambio climático es cada vez más importante y muchas personas quieren tener un impacto positivo con sus elecciones diarias. Como resultado, probablemente comenzará a recibir alguna versión de la pregunta anterior con más frecuencia (si aún no lo ha hecho). Y eso es bueno porque es una gran oportunidad para mostrar sus iniciativas ecológicas e impulsar su negocio. Veamos cómo incluso su proceso de RPF puede influir en eso y ayudarlo a ganar más clientes preocupados por el clima. - Upselling no es solo para habitaciones de hotel. Cuando escucha 'ventas adicionales', las mejoras de habitación pagadas son probablemente lo primero que le viene a la mente. Pero, ¿alguna vez ha pensado en vender más a los invitados de su evento? Si bien las ventas adicionales pueden ser más comunes en la recepción, también hay muchas oportunidades (a menudo sin explotar) para el departamento de eventos. Ahora podrías estar pensando: ¿no será demasiado comercial y molestará a mis invitados? No si lo haces bien. No tienes que engañar a tus invitados con lanzamientos agresivos. En su lugar, puede utilizar la venta adicional para llevar la experiencia de su evento al siguiente nivel con servicios adicionales y opciones de personalización que ni siquiera pensaron en solicitar. - Propuestas interactivas y mobile friendly. Aquí hay una dura verdad a tener en cuenta: sus invitados están ocupados y no pasan mucho tiempo leyendo activamente su propuesta. La mejor manera de mantenerlos comprometidos es hacer que su propuesta sea breve, concisa e interactiva. Permita que los lectores ajusten ciertos elementos por sí mismos, como el número de asistentes, los complementos opcionales o la selección del menú. Esto puede aumentar su tasa de conversión por varias razones. En primer lugar, reduce la comunicación de ida y vuelta y hace que el proceso de revisión de propuestas sea más rápido y fluido. En segundo lugar, los clientes sienten que tienen más control sobre el proceso de planificación porque pueden ajustar la propuesta para que coincida con sus necesidades. Finalmente, este enfoque le permite ofrecer una variedad de complementos atractivos. Ambos pueden agregar valor a la experiencia de su huésped y aumentar sus ingresos.

¿Qué es el software de gestión de propuestas hoteleras?

En la última década, los hoteles han renovado por completo sus sitios web y las experiencias de reserva de los consumidores para satisfacer las demandas de los viajeros modernos y mantenerse al día con las mejores prácticas de comercio electrónico. Sorprendentemente, los procesos de reservas grupales no han seguido el ritmo a pesar de que los negocios grupales suelen ser el porcentaje más rentable e incluso el mayor de las reservas para muchos hoteles enfocados en convenciones y negocios. El software de gestión de propuestas aprovecha las mismas mejores prácticas de experiencia de usuario a las que los consumidores se han acostumbrado y los orienta hacia las compras B2B (empresa a empresa). El software de gestión de propuestas ayuda a los hoteles a proporcionar una experiencia rápida y fluida para que los gestores de viajes reserven viajes para sus equipos. Este software hace de todo, desde habilitar el envío de propuestas en segundos con la venta automatizada de espacios como salas de reuniones, el cobro automatizado de facturas, la firma electrónica e incluso pagos digitales. En el back-end, el software de gestión de propuestas facilita que los gerentes de ventas de los hoteles envíen propuestas de manera rápida y hermosa, luego busquen, modifiquen y analicen rápidamente propuestas históricas o pendientes para ahorrar tiempo y ganar más dinero. Una solicitud de propuesta en la industria de la hospitalidad ocurre cuando un posible cliente contrata lugares para eventos como hoteles para proporcionar una cotización de espacio. El proceso RFP está diseñado para agilizar el lento proceso de obtención de nuevos negocios para vendedores (hoteles) y compradores (organizadores de eventos). A menudo, las RFP están relacionadas con viajes de negocios en grupo o un evento corporativo. El proceso de RFP del hotel generalmente implica que los planificadores de reuniones envíen información estandarizada a un grupo de hoteles, como los requisitos para el espacio del evento, las fechas del evento, la información de contacto, el nombre de la empresa, el presupuesto y más. El software RFP para hoteles está diseñado para agilizar ese proceso, haciéndolo rápido, fácil y cada vez más automatizado para que los hoteles proporcionen cotizaciones que se pueden reservar al instante. Los hoteleros están automatizando cada vez más las RFP entrantes a través de herramientas de gestión y el software de RFP es fundamental para resolver el problema de perder negocios frente a los competidores que responden más rápidamente.

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