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The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Elegir los Software de gestión de solicitudes de propuestas y solicitudes de propuestas adecuados para su hotel depende de varias variables, algunas de las cuales se reducen a preferencias personales, pero la mayoría se reducen a las características de su propiedad. ¿Es su hotel una propiedad pequeña con un presupuesto limitado? ¿O es su propiedad un resort de lujo con muchos puntos de venta y un ADR alto? A continuación, se encuentran las personas clave definidas por HTR en función de las características comunes de propiedad que generalmente indican opciones de productos similares.
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Elimine las conjeturas: Deje de enviar sus propuestas al limbo. Con un software de gestión de propuestas, podrá supervisar el estado de sus propuestas, descubrir por qué sus clientes potenciales aún no las han aceptado y realizar un seguimiento.
Aumente sus ingresos: El software de gestión de propuestas ayuda a los hoteles a cerrar más acuerdos con mayor rapidez. En el competitivo mundo del alojamiento B2B, las empresas deben tomar decisiones rápidas, y la elaboración de propuestas extensas puede hacer fracasar los acuerdos.
Diferencie su hotel: La mayoría de los representantes de ventas hoteleras invierten horas en largas cadenas de correos electrónicos para gestionar solicitudes de propuestas, lo que supone una pérdida de tiempo y frustración para los clientes potenciales. El software de gestión de propuestas agiliza este proceso y reduce el estrés de los clientes potenciales, proporcionándoles toda la información necesaria para tomar una decisión rápida y transparente.
Optimiza los flujos de trabajo: El software de gestión de propuestas facilita a tu equipo la redacción, modificación y envío de propuestas, reduciendo drásticamente el trabajo tedioso. Esto libera tiempo para dedicarlo a fortalecer las relaciones con los clientes, generar nuevos contactos o, para hoteles con menos recursos financieros, les permite optimizar su departamento de ventas.
Aumente los ingresos por grupo: Las ventas adicionales generan ingresos incrementales altamente rentables con reservas confirmadas, y el software de gestión de propuestas facilita la venta de servicios de catering, artículos de spa y espacios para reuniones de una manera muy clara y transparente.
Transparencia: Como dice el refrán, "lo que no se mide no se puede arreglar". Con un software de gestión de propuestas, la gerencia puede visualizar en tiempo real el flujo de ventas y analizar propuestas específicas para establecer un sistema de responsabilidad o coordinar a los representantes de ventas. Mayor visibilidad se traduce en mayores ventas y menos propuestas descartadas.
- Panel de informes: Permite a su equipo de ventas o a la dirección general visualizar rápidamente el flujo de ventas de alto nivel y los negocios grupales reservados, y luego profundizar en acuerdos individuales para comprender las áreas en las que su equipo puede mejorar su estrategia u ofertas.
- Reservas en tiempo real: El software de propuestas debe integrarse con los sistemas de reservas principales para facilitar las reservas en tiempo real y bloquear habitaciones, espacios para reuniones y otros inventarios fijos tan pronto como se haya realizado el pago.
Firma electrónica: Se acabaron los faxes y los correos electrónicos repletos de PDF. Ofrezca la firma electrónica para brindar comodidad y rapidez a sus clientes potenciales, en lugar de ponerles trabas que les hagan perder un tiempo valioso de sus apretadas agendas.
Pagos digitales seguros: En la era del cibercrimen, ya no es aceptable recibir información de pago por teléfono, correo electrónico o fax. Es fundamental utilizar procesadores de pago seguros y encriptados para garantizar que la información del cliente nunca se vea comprometida.
Interfaz gráfica de usuario moderna: A principios y mediados de la década de 2000, la popularización de internet marcó el auge del comercio electrónico, y en los últimos 5-10 años, incluso las empresas tradicionales han comenzado a comprender que los compradores B2B son simplemente consumidores con horario laboral convencional. Ofrecer una interfaz intuitiva y atractiva, a la que estos compradores estén acostumbrados, es fundamental para generar confianza y cerrar acuerdos.
- Notificaciones de seguimiento: Los equipos de ventas de los hoteles están muy ocupados y tienen muchísimas responsabilidades. Asegúrese de que siempre estén al tanto de las negociaciones configurando notificaciones prácticas según la etapa de la negociación. Esto les ahorrará tiempo y les ayudará a priorizar su trabajo diario.
- Propuestas web rápidas: Elabore y envíe rápidamente propuestas de ventas a sus clientes potenciales incorporando diversos elementos auxiliares y modulares al acuerdo.
- Gastos de implementación. No debería haber ningún coste de implementación a menos que requiera integraciones personalizadas.
- Suscripción mensual. El precio del software para propuestas debería oscilar entre 70 y 75 dólares por usuario (mensual). Las cadenas hoteleras y los grupos más grandes pueden esperar una reducción del precio por usuario con acuerdos negociados de mayor envergadura.
Aproximadamente 3 horas por hotel. El equipo de Éxito del Cliente se reunirá primero con los responsables del proyecto del hotel para analizar la mejor manera de implementar el nuevo sistema en los flujos de trabajo y procesos actuales. A continuación, configurarán algunos detalles básicos de la cuenta y le ayudarán a crear la base de su propuesta, como sus productos y plantillas. Una vez que la cuenta esté lista, se suele realizar una sesión de formación grupal con el resto del equipo para que todos se familiaricen con el sistema.
- Tiempo por propuesta. Realice un seguimiento de la cantidad de tiempo promedio que lleva completar cada paso de una propuesta, desde la solicitud del lado de la compra hasta la cantidad de tiempo que le toma a su equipo de ventas responder y cerrar el trato. Realice un seguimiento de cuántos mensajes de ida y vuelta están involucrados, también, antes y después de implementar el software para determinar cuánta eficiencia se generó. - Ingresos por transacción. Realice un seguimiento de los ingresos por acuerdo e incluso a nivel granular comprendiendo cuántos espacios para reuniones se vendieron, paquetes de catering, etc. para comprender qué tan efectiva ha sido la nueva solución para aumentar las ventas y aumentar el AOV (valor promedio de pedido).
- Los huéspedes exigen transparencia y sostenibilidad. No es un secreto: la lucha contra el cambio climático es cada vez más importante y muchas personas quieren tener un impacto positivo con sus elecciones diarias. Como resultado, probablemente comenzará a recibir alguna versión de la pregunta anterior con más frecuencia (si aún no lo ha hecho). Y eso es bueno porque es una gran oportunidad para mostrar sus iniciativas ecológicas e impulsar su negocio. Veamos cómo incluso su proceso de RPF puede influir en eso y ayudarlo a ganar más clientes preocupados por el clima. - Upselling no es solo para habitaciones de hotel. Cuando escucha 'ventas adicionales', las mejoras de habitación pagadas son probablemente lo primero que le viene a la mente. Pero, ¿alguna vez ha pensado en vender más a los invitados de su evento? Si bien las ventas adicionales pueden ser más comunes en la recepción, también hay muchas oportunidades (a menudo sin explotar) para el departamento de eventos. Ahora podrías estar pensando: ¿no será demasiado comercial y molestará a mis invitados? No si lo haces bien. No tienes que engañar a tus invitados con lanzamientos agresivos. En su lugar, puede utilizar la venta adicional para llevar la experiencia de su evento al siguiente nivel con servicios adicionales y opciones de personalización que ni siquiera pensaron en solicitar. - Propuestas interactivas y mobile friendly. Aquí hay una dura verdad a tener en cuenta: sus invitados están ocupados y no pasan mucho tiempo leyendo activamente su propuesta. La mejor manera de mantenerlos comprometidos es hacer que su propuesta sea breve, concisa e interactiva. Permita que los lectores ajusten ciertos elementos por sí mismos, como el número de asistentes, los complementos opcionales o la selección del menú. Esto puede aumentar su tasa de conversión por varias razones. En primer lugar, reduce la comunicación de ida y vuelta y hace que el proceso de revisión de propuestas sea más rápido y fluido. En segundo lugar, los clientes sienten que tienen más control sobre el proceso de planificación porque pueden ajustar la propuesta para que coincida con sus necesidades. Finalmente, este enfoque le permite ofrecer una variedad de complementos atractivos. Ambos pueden agregar valor a la experiencia de su huésped y aumentar sus ingresos.
En la última década, los hoteles han renovado por completo sus sitios web y las experiencias de reserva de los consumidores para satisfacer las demandas de los viajeros modernos y mantenerse al día con las mejores prácticas de comercio electrónico. Sorprendentemente, los procesos de reservas grupales no han seguido el ritmo a pesar de que los negocios grupales suelen ser el porcentaje más rentable e incluso el mayor de las reservas para muchos hoteles enfocados en convenciones y negocios. El software de gestión de propuestas aprovecha las mismas mejores prácticas de experiencia de usuario a las que los consumidores se han acostumbrado y los orienta hacia las compras B2B (empresa a empresa). El software de gestión de propuestas ayuda a los hoteles a proporcionar una experiencia rápida y fluida para que los gestores de viajes reserven viajes para sus equipos. Este software hace de todo, desde habilitar el envío de propuestas en segundos con la venta automatizada de espacios como salas de reuniones, el cobro automatizado de facturas, la firma electrónica e incluso pagos digitales. En el back-end, el software de gestión de propuestas facilita que los gerentes de ventas de los hoteles envíen propuestas de manera rápida y hermosa, luego busquen, modifiquen y analicen rápidamente propuestas históricas o pendientes para ahorrar tiempo y ganar más dinero. Una solicitud de propuesta en la industria de la hospitalidad ocurre cuando un posible cliente contrata lugares para eventos como hoteles para proporcionar una cotización de espacio. El proceso RFP está diseñado para agilizar el lento proceso de obtención de nuevos negocios para vendedores (hoteles) y compradores (organizadores de eventos). A menudo, las RFP están relacionadas con viajes de negocios en grupo o un evento corporativo. El proceso de RFP del hotel generalmente implica que los planificadores de reuniones envíen información estandarizada a un grupo de hoteles, como los requisitos para el espacio del evento, las fechas del evento, la información de contacto, el nombre de la empresa, el presupuesto y más. El software RFP para hoteles está diseñado para agilizar ese proceso, haciéndolo rápido, fácil y cada vez más automatizado para que los hoteles proporcionen cotizaciones que se pueden reservar al instante. Los hoteleros están automatizando cada vez más las RFP entrantes a través de herramientas de gestión y el software de RFP es fundamental para resolver el problema de perder negocios frente a los competidores que responden más rápidamente.
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