Lo primero es lo primero: su presupuesto se basa en datos históricos, que querrá tener a su alcance durante el proceso de elaboración del presupuesto. Pero los datos de los hoteles no sólo son importantes durante la temporada de presupuestos; Siempre debes tener fácil acceso a los datos de producción que puedes segmentar por plan de tarifas, tipo de habitación , fuente y perfil del huésped. Idealmente, no debería necesitar investigar para encontrar estos datos. Si los datos no están disponibles en su PMS, probablemente necesitará una solución de inteligencia empresarial o un software de presupuesto y previsión o contabilidad para obtener los datos necesarios para preparar su presupuesto anual y su plan de negocios más amplio. Las auditorías frecuentes también son una buena idea para garantizar que las cifras de producción sean correctas. Para fines presupuestarios, recomendamos acceder a estos datos a través de un panel (o incluso un archivo Excel grande con tablas dinámicas) para que pueda encontrar rápidamente la ocupación en una fecha determinada o la participación del segmento de huéspedes durante un mes en particular, por ejemplo.

Para que el equipo de su hotel se mantenga en buenos términos después del proceso de preparación del presupuesto, es importante solicitar la opinión de todos. Dado que el departamento de ventas generalmente proporciona una gran parte de la producción nocturna de la habitación, y su ventana de reserva se sesga más que los huéspedes transitorios (en su mayor parte), establecer estimaciones para negocios corporativos (viajeros de negocios) y grupos es un buen lugar para comenzar sus finanzas. plan. El equipo de ventas puede proporcionar estimaciones para la producción de noches de habitación por cuenta, por mes si es posible. Los gerentes de ventas conocen mejor a sus clientes y es probable que sepan si una cuenta determinada producirá más o menos que el año anterior. Esta base le permitirá incluir en capas un presupuesto para huéspedes transitorios con mayor precisión.

Después de obtener una base del equipo de ventas, puede cambiar de marcha para pensar en la demanda de ocio de la industria hotelera. La creación de un calendario de demanda es una excelente manera de comprender las tendencias de facturación específicas del mercado y de la temporada, y resaltará los puntos en los que puede haber alguna oportunidad de capturar ingresos adicionales antes de que esos períodos de necesidad se acerquen sigilosamente a usted más adelante. Una práctica recomendada es crear un calendario en Excel, con cada semana como una fila y cada columna como un día de la semana. Ingrese la ocupación proyectada en la celda de cada día. Una proyección diaria le permite ser granular, ya que un viernes de mayo puede ser significativamente más ajetreado (o más lento) que otro viernes de mayo. Del mismo modo, las fechas dentro de la misma semana pueden experimentar grandes fluctuaciones en la demanda. Por ejemplo, el fin de semana del Día de los Caídos podría pronosticarse con una ocupación del 100%, pero el 2 de enero podría estar más cerca del 30%. Luego, utilizando el formato condicional, puede aplicar códigos de color para identificar rápidamente períodos de mayor y menor demanda.

Todos los datos que hemos analizado hasta ahora son específicos de su hotel. Pero el desempeño de su equipo competitivo es un factor importante en su desempeño futuro. ¿Algunos hoteles de su grupo de compensación están creciendo más rápido que otros? ¿Un hotel le está robando participación al resto? Recomendamos estudiar al menos dos años de datos STR que muestren el desempeño de sus hoteles de conjunto de comparación. Al comparar las métricas año tras año, puede determinar si los hoteles de la competencia están aumentando o reduciendo su participación. Un hotel que tiene una tendencia negativa año tras año podría significar que llega más demanda a su hotel, o podría indicar una disminución de las tarifas en ese hotel, lo que podría robarle participación a su hotel.

Además de los datos de la competencia, querrá incorporar las tendencias de la demanda local en su presupuesto. Asegúrese de que su presupuesto refleje la demanda del mercado en días festivos y durante eventos importantes como conferencias, juegos deportivos, graduaciones, conciertos y más. Su Oficina de Convenciones y Visitantes local es un buen recurso para obtener esta información. Incluso si ha trabajado en el mercado durante décadas, los horarios de los eventos cambian, por lo que es una buena idea consultar el calendario de eventos locales todos los años para asegurarse de que su presupuesto refleje los impulsores de demanda más actuales.

¡Un buen presupuesto no está completo sin un poco de investigación! Aunque ya ha analizado los informes STR de su compset, debería considerar inspirarse en sus campañas de venta o tácticas de marketing. Unas cuantas tiendas sencillas en sus sitios web pueden darle pistas sobre lo que sus competidores han planeado para el año y brindarle inspiración para sus propias promociones. Por lo general, el conjunto de equipos que selecciona un gerente de hotel compartirá un número similar de habitaciones y ejecutará operaciones de hotel similares. Esto es excelente para comparar manzanas con manzanas, pero debe ampliar su conjunto de componentes en este ejercicio para obtener más inspiración para su presupuesto operativo en el próximo año.

¡Uf! Ha completado toda su investigación y análisis, y ahora es el momento de cruzar sus T y marcar sus I antes de enviar el presupuesto final. Tómese un tiempo para dar un paso atrás y preguntarse si los números que se le ocurrieron tienen sentido. ¿Todo parece realista, pero sigue siendo un desafío?

Si bien la temporada de presupuestos generalmente ocurre una vez al año, no debe guardar los materiales de preparación de su presupuesto hasta el próximo año. Revisar su presupuesto con regularidad lo ayudará a comprender el desempeño actual y a refinar su estrategia presupuestaria para los años futuros. Algunos hoteleros incluso optan por utilizar un presupuesto variable, en el que, cada mes, agregan un mes nuevo a su pronóstico para tener siempre un pronóstico completo de 12 o 13 meses.

En última instancia, su estrategia y proceso presupuestario deben adaptarse a las necesidades específicas de su hotel, por lo que puede llevar algún tiempo determinar qué funciona mejor. ¿Todavía tiene preguntas sobre cómo preparar el presupuesto de su hotel? ¡Haznos saber!