Los hoteles requieren sistemas telefónicos especializados por varias razones:

1. Comunicación con los huéspedes: los hoteles dependen en gran medida de una comunicación eficaz con sus huéspedes. Los sistemas telefónicos especializados brindan funciones como identificador de llamadas, llamadas de despertador, pedidos de servicio a la habitación y correo de voz, lo que permite a los huéspedes comunicarse fácilmente con la recepción y acceder a los servicios del hotel.

2. Gestión de habitaciones: los hoteles necesitan sistemas telefónicos que se integren con sus sistemas de gestión de propiedades (PMS). Esta integración habilita características como el check-in automático, actualizaciones del estado de la habitación y servicios optimizados para huéspedes, lo que mejora la eficiencia operativa.

3. Experiencia del huésped: un sistema telefónico exclusivo del hotel mejora la experiencia general del huésped. Funciones como saludos personalizados, acceso rápido a los servicios del hotel y enrutamiento eficiente de llamadas contribuyen a que la estadía de los huéspedes sea perfecta y placentera.

4. Comunicación interna: los miembros del personal del hotel requieren una comunicación interna efectiva para coordinar operaciones y brindar servicios rápidos. Los sistemas telefónicos especializados ofrecen características como funcionalidad de intercomunicador, llamadas grupales y capacidades de mensajería, lo que permite una comunicación eficiente entre el personal del hotel.

5. Situaciones de emergencia: en caso de emergencia, los hoteles necesitan sistemas de comunicación confiables para garantizar la seguridad y el bienestar de los huéspedes y el personal. Los sistemas telefónicos especializados a menudo incluyen funciones de llamada de emergencia, integración con sistemas de alarma contra incendios y la capacidad de comunicar rápidamente información importante a todas las habitaciones.

6. Escalabilidad: los hoteles a menudo tienen necesidades de comunicación fluctuantes debido a las demandas estacionales y las diferentes tasas de ocupación. Los sistemas telefónicos especializados pueden escalarse fácilmente, lo que permite a los hoteles agregar o eliminar líneas telefónicas o extensiones según sea necesario, sin interrupciones ni costos significativos.

7. Rentabilidad: los sistemas telefónicos de hotel especializados pueden proporcionar beneficios de ahorro de costos. A menudo ofrecen funciones como planes de llamadas ilimitadas, tarifas de llamadas internacionales reducidas e integración con sistemas CRM, lo que permite una gestión eficiente de la comunicación con los huéspedes y mantiene los costos bajo control.

8. Integración con tecnologías: los hoteles están adoptando cada vez más nuevas tecnologías para mejorar las experiencias de los huéspedes y optimizar las operaciones. Los sistemas telefónicos especializados pueden integrarse con otras tecnologías hoteleras, como los sistemas de gestión de huéspedes, las aplicaciones móviles y los sistemas de automatización de propiedades, creando una experiencia de huésped fluida e interconectada.

9. Funcionalidad y personalización: los sistemas telefónicos del hotel están diseñados teniendo en cuenta las necesidades específicas de la industria hotelera. Ofrecen funciones como asistente automático, integración del estado de la habitación, grabación de llamadas y saludos personalizados, diseñados para cumplir con los requisitos únicos de los hoteles y sus huéspedes.

En resumen, los sistemas telefónicos especializados de los hoteles brindan las herramientas y características necesarias para facilitar una comunicación efectiva, mejorar las experiencias de los huéspedes, optimizar las operaciones y garantizar la seguridad y satisfacción de los huéspedes y el personal.

Los sistemas telefónicos de los hoteles requieren características específicas para satisfacer las necesidades de la industria hotelera y brindar una experiencia perfecta a los huéspedes. Estas características incluyen:

1. Asistente automático: un sistema de voz automatizado que dirige las llamadas entrantes al departamento o extensión correspondiente, lo que mejora la eficiencia y agiliza las comunicaciones.

2. Teléfono de escritorio: Dispositivos telefónicos tradicionales ubicados en la recepción y otras áreas del personal del hotel para una comunicación rápida y confiable.

3. Integración de check-in con PMS: Integración con el sistema de administración de propiedades (PMS) para habilitar el check-in automático de huéspedes y actualizaciones del estado de la habitación.

4. Identificador de llamadas y notificaciones: muestra la información de la persona que llama y proporciona notificaciones para las llamadas entrantes, lo que garantiza un servicio al cliente rápido y personalizado.

5. Videoconferencia: la capacidad de realizar videoconferencias para reuniones remotas e interacciones de invitados virtuales.

6. Ring Groups: Agrupación de varias extensiones para garantizar que las llamadas entrantes se distribuyan uniformemente entre los miembros del personal disponibles.

7. Sistemas telefónicos analógicos e IP-PBX: soporte para sistemas telefónicos analógicos y basados en IP, lo que permite flexibilidad y compatibilidad con diferentes tecnologías.

8. Grabación de llamadas: la capacidad de grabar llamadas con fines de control de calidad, capacitación y resolución de disputas.

9. Softphone: aplicaciones telefónicas basadas en software que permiten a los miembros del personal realizar y recibir llamadas en sus computadoras o dispositivos móviles.

10. Telefonía y Líneas Telefónicas: La provisión de líneas telefónicas y servicios de telefonía para atender llamadas entrantes y salientes.

11. Sistemas telefónicos para pequeñas empresas y hostelería: soluciones a medida diseñadas específicamente para pequeñas empresas y los requisitos únicos de la industria de la hostelería.

12. Integración de llamadas internacionales y CRM: facilitar las capacidades de llamadas internacionales e integrarse con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para mejorar la comunicación y el servicio de los huéspedes.

13. No molestar: permite a los huéspedes configurar los teléfonos de sus habitaciones en el modo "No molestar" para evitar interrupciones.

14. Sistema de comunicaciones: un sistema integral que abarca varios canales de comunicación, como voz, mensajería y video.

15. Funcionalidad del centro de llamadas: brinda funciones como enrutamiento de llamadas, administración de llamadas, IVR (Respuesta de voz interactiva) y grabación de llamadas para un manejo eficiente de llamadas y servicio al cliente.

16. Estado de la habitación y operaciones optimizadas: Integración con el sistema de estado de la habitación del hotel para administrar de manera eficiente la rotación de habitaciones y optimizar las operaciones.

17. Teléfonos móviles y teléfonos fijos: soporte tanto para teléfonos móviles como para dispositivos fijos tradicionales, lo que garantiza la conectividad entre diferentes dispositivos.

18. Sistemas telefónicos VoIP: Utilización de la tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para habilitar servicios telefónicos rentables y ricos en funciones.

19. SMS y Llamadas en Conferencia: Ofreciendo capacidades de SMS para mensajes de texto y facilitando llamadas en conferencia para discusiones colaborativas.

20. Los mejores proveedores de sistemas telefónicos para hoteles: identificación de proveedores acreditados conocidos por ofrecer sistemas telefónicos para hoteles confiables y con muchas funciones.

21. Por usuario y llamadas ilimitadas: modelos de precios basados en la cantidad de usuarios y que ofrecen planes de llamadas ilimitadas para una comunicación rentable.

22. Desvío de llamadas y correo de voz: habilitar el desvío de llamadas a diferentes extensiones o dispositivos móviles y proporcionar servicios de correo de voz para llamadas perdidas.

23. Teléfonos IP y soluciones basadas en la nube: admite teléfonos IP y utiliza soluciones basadas en la nube para escalabilidad, flexibilidad y facilidad de administración.

24. Recepción y llamadas de despertador: funcionalidad dedicada para la recepción, que incluye funciones de llamada de despertador para mejorar los servicios para los huéspedes.

25. Aplicaciones y teléfonos de habitación: aplicaciones móviles para que los miembros del personal administren llamadas y servicios para huéspedes, así como teléfonos de habitación dedicados en las habitaciones de huéspedes para una comunicación conveniente.

Estas características contribuyen colectivamente a un sistema telefónico de hotel robusto y eficiente, mejorando la comunicación, la experiencia del huésped y la funcionalidad general dentro de la industria de la hospitalidad, al mismo tiempo que es rentable.

Una centralita privada (PBX) es una red telefónica privada para su propiedad (o empresa). Es una forma elegante de decir "sistema telefónico de nivel empresarial". Un PBX permite la marcación tanto interna como externa, por lo que los usuarios pueden comunicarse entre sí y con el mundo exterior. Proporciona funciones como extensiones, música en espera, enrutamiento de llamadas, colas en espera, conferencia de llamadas y gestión de llamadas fuera de horario.

Los sistemas de telefonía PBX tradicionales eran analógicos y se conectaban a la red telefónica pública conmutada a través de líneas fijas enterradas. ¡No recomendamos estos! Estos sistemas lo atan al hardware o al proveedor, lo que limita sus opciones de actualización y, a menudo, le cuesta más dinero. Además, hay mucho valor en optar por un sistema PBX moderno que utiliza conectividad digital para proporcionar una funcionalidad que impulsa el negocio.

Si bien PBX es una tecnología heredada que comenzó aprovechando las centralitas analógicas, la mayoría de los sistemas PBX alojados que utilizan los hoteles en la actualidad utilizan protocolos de redes digitales (IP) para llamadas internas denominadas IP PBX. Una alternativa al PBX virtual es VoIP, que significa 'voz sobre Internet'.

Antes de sumergirnos en esas características y beneficios, es útil contextualizar las ventajas estructurales de un PBX moderno en comparación con un sistema de línea fija tradicional:

Conectividad: PBX agiliza la comunicación interna. Puede conectar internamente tantas líneas diferentes como desee, todo sin tener que pagar el costo por línea de la conectividad tradicional. También disfrutará de llamadas de alta definición y más opciones para conectarse con colegas y clientes, así como con invitados en la propiedad.

Accesibilidad: las comunicaciones internas directas preservan la accesibilidad entre colegas. El sistema no enrutará las llamadas a un conmutador externo y luego las regresará a la organización, lo que hace que el sistema sea más confiable y que sus colegas estén más accesibles.

Flexibilidad. Puede agregar o quitar teléfonos sin la carga de los costos a largo plazo por línea telefónica. Y puede ajustar más fácilmente su sistema telefónico a las necesidades cambiantes y actualizar a nuevas funciones con el tiempo.

Los sistemas PBX modernos se basan en IP (o Protocolo de Internet) para comunicarse. Los sistemas IP PBX convierten las llamadas IP de digitales a analógicas, para que puedan enrutarse a través de conexiones tradicionales de línea fija.

Dado que los sistemas utilizan Internet de banda ancha para comunicarse en lugar de líneas fijas de cobre, hay más funciones digitales disponibles que se alinean con la forma en que hacemos negocios hoy. Un sistema IP PBX usa la misma red de área local que su propiedad usa para conectar sus computadoras, por lo que cada teléfono se conectará a través de Ethernet (en lugar de un conector telefónico). Para propiedades más antiguas, esto puede requerir actualizaciones a teléfonos habilitados para Ethernet; la mayoría de los teléfonos modernos son capaces.

Al igual que otros elementos de la infraestructura de conectividad de su propiedad, tiene dos opciones para su IP PBX, virtual/alojada o local. La opción virtual está alojada por su proveedor y la opción en las instalaciones se encuentra en el sitio.

La decisión entre la nube y las instalaciones está guiada por el costo y la complejidad. Las propiedades más pequeñas con sistemas más simples probablemente se beneficiarán más de los sistemas virtuales, que son más fáciles de configurar, tienen costos iniciales bajos y tarifas mensuales predecibles. Las propiedades más grandes con una mayor complejidad pueden preferir la proximidad y el control de las instalaciones, ya que los costos adicionales de configuración y las tarifas de mantenimiento continuo valen la pena para obtener un mayor acceso y una mayor personalización.

Aunque los huéspedes confían más en sus teléfonos móviles para comunicarse con el personal, los sistemas telefónicos de los hoteles son la columna vertebral de las comunicaciones para la mayoría de las operaciones hoteleras. Desde la recepción hasta la oficina administrativa y las habitaciones, el sistema se utiliza en todo el hotel.

La recepción es el centro de comunicaciones del hotel. El sistema telefónico permite a los huéspedes comunicarse con la recepción, y algunos sistemas también muestran el nombre del huésped al agente de la recepción, lo que ayuda a los saludos personales. El sistema también le permite a la recepción configurar recordatorios automáticos (como llamadas de despertador) y descargar tareas tediosas. Con un operador digital, el sistema telefónico también puede enrutar llamadas a otros departamentos (como limpieza y servicio de habitaciones) para que la recepción pueda atender otras tareas.

El back office también es un gran usuario del sistema telefónico. Su equipo de ventas tendrá extensiones dedicadas, así como correo de voz digital que se puede transcribir directamente al correo electrónico. Su sistema telefónico de hospitalidad también puede manejar faxes para que su equipo pueda recibir confirmaciones de reserva de intermediarios. El personal puede configurar el modo "no molestar" y enrutar llamadas telefónicas a teléfonos móviles automáticamente si están fuera de la propiedad.

La experiencia del huésped se beneficia de un sistema telefónico moderno de múltiples maneras. Por supuesto, está el teléfono de la habitación que ofrece una línea directa con el personal, y la mayoría de los sistemas modernos admiten mensajería multilingüe. Pero también hay una gran ventaja que está oculta a la vista: las integraciones. Un sistema de línea fija heredado realiza solo un par de funciones principales: llamadas y correos de voz. Reemplazar un sistema de uso limitado con algo que sea más flexible significa que puede construir una infraestructura de comunicaciones que se adapte a las preferencias de los huéspedes. Por ejemplo, podría ampliar la infraestructura de telecomunicaciones de su propiedad para admitir los teléfonos inteligentes de los huéspedes, ampliando su cobertura mientras se encuentran en la propiedad. Otras integraciones útiles: la capacidad de ingresar códigos PMS desde la habitación de huéspedes para actualizar el estado y la disponibilidad de la habitación, conectarse a WiFi en la propiedad para una facturación sin problemas.

Elegir el mejor sistema PBX para su hotel se reduce a cómo planea integrarlo en su flujo de comunicaciones existente. La mejor manera de pensar en un sistema telefónico de hotel es verlo como una aplicación más en su stock de tecnología. Debe integrarse con todo lo demás, permitiéndole aprovechar su funcionalidad completa.

Aquí hay algunas cosas para considerar:

Integraciones: dado que IP PBX aprovecha Internet, puede integrarse e intercambiarse entre diferentes herramientas. Recomendamos hacer un bosquejo rápido de los diferentes flujos de comunicaciones para comprender cómo puede querer implementar IP PBX. Uno de los casos de uso más importantes es una integración directa con su CRM para que pueda registrar llamadas y asegurarse de que los equipos de ventas realicen un seguimiento rápido con clientes potenciales y clientes.

Operador digital: su sistema PBX es su operador digital, enruta llamadas y ayuda a los huéspedes a llegar a la persona adecuada.

Llamadas de emergencia: cuando los huéspedes llamen a los números de emergencia, se debe notificar de inmediato a la recepción.

Grupos de llamada: como bien sabe, las cosas pueden llenarse con bastante rapidez en la recepción y en la parte trasera de la casa. La capacidad de configurar grupos de timbre, que sonarán en varios teléfonos hasta que uno de ellos responda, mantiene a su equipo al tanto de las solicitudes de los huéspedes y otras comunicaciones esenciales.

Enrutamiento inteligente de llamadas: el enrutamiento inteligente de llamadas conecta de manera eficiente las llamadas con la persona adecuada. Por ejemplo, es posible que desee programar el enrutamiento de llamadas para que las llamadas se dirijan a una persona (como el gerente general) durante el horario comercial y a otra persona fuera del horario laboral (como un administrador nocturno).

Fax: muchos hoteles aún necesitan acceso a un fax. Un sistema PBX puede adaptarse a esa necesidad, proporcionando fax entrante y saliente, todo integrado en un solo producto de telecomunicaciones.

Correo de voz a correo electrónico: uno de los impulsores de productividad más importantes proporcionados por un sistema PBX moderno es el correo de voz a correo electrónico. El sistema transcribirá sus mensajes de voz en correos electrónicos, que luego se pueden enrutar al departamento correspondiente. O bien, puede hacer que un recurso externo (como un asistente virtual o una oficina corporativa) priorice y asigne tareas en función de los mensajes de voz.

Servicios gratuitos: si utiliza una línea gratuita para llamadas entrantes, asegúrese de encontrar un proveedor que pueda brindarle asistencia adecuada.

Funciones en la habitación: considere si desea o no incluir otras, como un modo de no molestar o llamadas de despertador automáticas. Muchos sistemas telefónicos PBX de hostelería brindan una funcionalidad que mejora la experiencia del huésped y elimina algunas de las responsabilidades diarias de su personal.

Interfaz de administración: Lo último que cualquiera de nosotros necesita es otra herramienta que sea complicada de administrar. puede ser extremadamente frustrante si siempre tiene que ponerse en contacto con el proveedor para realizar pequeños cambios. Busque un portal administrativo basado en navegador u otra interfaz de administración de cuentas que simplifique el autoservicio. Debería poder agregar y eliminar usuarios, monitorear el uso y administrar su cuenta desde un tablero centralizado.

Informes: busque registros completos de llamadas y contabilidad para tener una visión holística de cómo se utiliza el sistema en su propiedad. Los informes detallados lo mantienen informado y le permiten optimizar la experiencia tanto para el personal como para los huéspedes.

Seguridad: solo elija proveedores con gran reputación. Si opta por un IP PBX, que utiliza la conectividad a Internet de su propiedad, necesitará una seguridad sólida para evitar intrusiones no deseadas y dolores de cabeza masivos. Cuando se trata de seguridad, confíe en las recomendaciones de sus colegas por encima de todo. En caso de duda, ¡siga su instinto!

Un sistema PBX moderno puede convertirse en parte de la estrategia de comunicación omnicanal de su propiedad. Le permite comunicarse con los invitados en su canal preferido y mantener la información relevante sincronizada en todos los canales para que pueda mantener una visión holística de sus invitados. ¡Hay muchas cosas que un sistema telefónico digital puede desbloquear para su propiedad!

Si bien la mayoría de los hoteles hasta el día de hoy todavía tienen sistemas telefónicos de hotel, operar un hotel sin un sistema telefónico tradicional es absolutamente posible aprovechando una combinación de herramientas de software y dispositivos para la comunicación y los servicios para huéspedes. Aquí hay una descripción general de cómo podría funcionar una configuración de este tipo:

1. Mensajería para huéspedes : en lugar de depender de las llamadas telefónicas, los hoteles pueden utilizar plataformas de mensajería para huéspedes o aplicaciones de comunicación. Estas herramientas permiten a los huéspedes comunicarse directamente con el personal del hotel a través de mensajes de texto, eliminando la necesidad de llamadas telefónicas. El personal puede responder de manera rápida y eficiente, atender las consultas y solicitudes de los huéspedes y brindar asistencia.

2. Software de colaboración del personal : para permitir una comunicación interna efectiva entre el personal del hotel, se puede utilizar un software de colaboración. Estas herramientas brindan funciones como mensajería, uso compartido de archivos, asignación de tareas y actualizaciones en tiempo real, lo que garantiza una coordinación perfecta entre los diferentes departamentos y empleados. Esto permite que los miembros del personal se comuniquen y colaboren de manera eficiente sin depender de las líneas telefónicas tradicionales.

3. Tabletas para Servicios al Huésped : Las tabletas pueden implementarse en las habitaciones o estar disponibles en ubicaciones clave en todo el hotel. Los huéspedes pueden usar estas tabletas para acceder a varios servicios, como pedir servicio a la habitación, solicitar servicio de limpieza, hacer reservas de spa o buscar recomendaciones locales. Las tabletas pueden equiparse con interfaces fáciles de usar e integrarse con software de gestión hotelera para agilizar las solicitudes de los huéspedes y brindar una conveniente opción de autoservicio.

4. Dispositivos móviles: los miembros del personal del hotel pueden estar equipados con dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes o tabletas, lo que les permite comunicarse sobre la marcha. Estos dispositivos pueden tener aplicaciones de mensajería para huéspedes, herramientas de colaboración y acceso a sistemas hoteleros relevantes, lo que permite que los miembros del personal respondan y sean accesibles en toda la propiedad.

5. Sistemas basados en la nube: las soluciones basadas en la nube se pueden emplear para almacenar información de los huéspedes, administrar reservas y optimizar las operaciones. Estos sistemas pueden integrarse con plataformas de mensajería para invitados, software de colaboración y otras herramientas para garantizar una comunicación fluida y el intercambio de información entre diferentes puntos de contacto.

6. Servicios automatizados: la implementación de soluciones de automatización puede mejorar la experiencia del huésped y minimizar la necesidad de comunicación directa. Por ejemplo, los quioscos de autofacturación o las opciones de facturación móvil pueden reducir la necesidad de interacciones en la recepción. La integración con los sistemas de control de habitaciones puede permitir a los huéspedes ajustar la temperatura o la iluminación a través de aplicaciones móviles, lo que reduce la necesidad de llamadas telefónicas para solicitar dichos cambios.

Al aprovechar estas herramientas y dispositivos de software, los hoteles pueden comunicarse de manera efectiva con los huéspedes, optimizar las operaciones internas y brindar una experiencia conveniente y personalizada para los huéspedes sin depender de un sistema telefónico tradicional. Sin embargo, es importante garantizar una conexión a Internet sólida y confiable y contar con planes de contingencia para abordar cualquier problema de conectividad que pueda surgir.