What is Workforce Management Software?

Si no ha oído hablar del software de gestión laboral, tal vez esté familiarizado con el software de gestión laboral. Ambos términos se refieren a un sistema que le brinda las herramientas para dotar de personal a su negocio de manera efectiva, desde la programación y el pronóstico hasta el control del tiempo y la nómina. Con el tiempo, con datos como los niveles de ocupación y la producción de habitaciones por noche, un sistema de administración de la fuerza laboral proporcionará pronósticos y recomendaciones de personal que lo ayudarán a reducir los costos de mano de obra, reducir las horas extra y evitar el exceso de personal mientras mantiene el mismo estándar de experiencia del huésped.

Why is Workforce Management Software Necessary for Hotels?

Tal vez usted o sus gerentes han estado configurando horarios manualmente y ese proceso funciona decentemente bien. ¿Por qué debería considerar hacer el cambio a un software de gestión de la fuerza laboral ahora? La forma en que la gente quiere trabajar hoy en día es muy diferente a la del pasado, y el software de administración de la fuerza laboral puede ayudarlo a mantenerse relevante y competitivo en el mercado laboral.

Con el crecimiento de la economía de los trabajos temporales, muchos trabajadores de servicios tienen la opción de establecer su propio horario si trabajan como contratistas de empresas como Uber, Instacart o DoorDash. Las empresas de hostelería deben competir con estos gigantes de la economía colaborativa, y los empleados de hostelería quieren más flexibilidad de programación y equilibrio entre la vida laboral y personal. Del mismo modo, las preferencias de los empleados se han desplazado hacia el pago instantáneo: los miembros de su personal no quieren esperar una semana o dos para recibir sus cheques de pago. El software de administración de la fuerza de trabajo brinda opciones de nómina modernas y flexibles que brindan a sus empleados más control sobre sus finanzas.

Además, muchas empresas hoteleras enfrentan escasez de personal y necesitan brindar la misma experiencia a los huéspedes con menos empleados. Los hoteleros como usted deben programar a su personal de manera efectiva para maximizar las habilidades que tiene trabajando en un momento dado. El software de administración de la fuerza laboral le brinda las herramientas no solo para programar a los empleados por turnos, sino también para programar a los empleados con las mejores habilidades y experiencia para cada turno único.

Key Benefits of Workforce Management Software

Ahora que entendemos por qué el software de administración de la fuerza laboral es oportuno y los beneficios que brinda a los empleados, es posible que se pregunte qué beneficios puede brindar a las operaciones de su hotel y a sus resultados. Esta tecnología puede agregar valor de varias maneras:

• Impulse los ingresos operativos netos: los hoteles pueden reducir los costos laborales entre un 3 y un 5 % mediante el uso de software de gestión de la fuerza laboral, y esa reducción de costos genera un aumento en las ganancias operativas.

• Proceso de programación más eficiente: los gerentes pueden dedicar menos tiempo a la programación, ya que el software de administración de la fuerza laboral pronostica las necesidades de programación en función de los estándares laborales que establezca y su ocupación prevista.

• Evite los problemas de personal antes de que sucedan: el software de administración de la fuerza laboral puede detectar ineficiencias para que pueda abordarlas antes de encontrar una situación de exceso de personal o costos laborales adicionales innecesarios.

• Mejore GOP y GOPPAR: Reducir las horas extra y aprovechar estratégicamente a los contratistas puede aumentar su beneficio operativo bruto por habitación disponible.

• Mayor productividad: el software de administración de la fuerza laboral le brinda información sobre las métricas de productividad, como los minutos por habitación dedicados a la limpieza, desglosados por tipo de habitación y tipo de limpieza, para que pueda encontrar oportunidades para que su personal sea más eficiente con su tiempo.

• Mayor valor de los activos netos: cualquier aumento en los ingresos operativos netos a su vez aumenta el valor de los activos netos de su hotel, una métrica que los propietarios y administradores de activos observan de cerca.

Features of Workforce Management Software

El software de administración de la fuerza laboral puede brindar un valor significativo a su hotel, pero ¿cómo lo hace? Estas son las características más críticas del software de gestión de la fuerza laboral:

• Estándares laborales: de forma similar a cómo su sistema de administración de propiedades puede adaptarse a las reglas de estadía, como la ocupación máxima y la duración mínima de la estadía, su software de administración de la fuerza laboral puede funcionar con sus requisitos únicos de personal. El software generalmente facilita agregar estos requisitos a través de un menú similar a un asistente.

• Integración de datos operativos: para realizar pronósticos y programaciones precisos, su software de administración de personal se conecta a fuentes externas de inteligencia comercial, como su sistema de administración de propiedades o su software de contabilidad. Estos datos aseguran que las recomendaciones de programación del software sean más eficientes y estén en línea con sus niveles de ocupación pronosticados.

• Visión general diaria de los horarios: los gerentes pueden tener una idea rápida de los niveles de personal y los horarios con solo un vistazo gracias a los paneles del software de gestión de la fuerza laboral; pueden hacer cambios fácilmente si es necesario. Los gerentes generales, los propietarios o los líderes a nivel de cartera también pueden administrar los tableros de varios hoteles a la vez.

• Integración de nómina y cronometraje: la conexión de su sistema de tiempo y asistencia le permite controlar las horas extra, las ausencias, los marcajes no emparejados y las tardanzas en tiempo real para que pueda tomar medidas de inmediato.

• Evaluación comparativa: con comparaciones con fuentes de datos externas, puede contextualizar el rendimiento de su hotel con los promedios del mercado y las tendencias de la competencia. De manera similar, los gerentes que trabajan con una cartera de hoteles pueden comparar el desempeño entre propiedades.

• Facilidad de uso móvil: trabajar con su software de gestión laboral no se limita a su computadora de escritorio; la mayoría del software es compatible con dispositivos móviles, por lo que puede controlar los niveles de personal y la productividad incluso cuando no está en su escritorio o fuera de la propiedad. Además, sus empleados pueden acceder cómodamente a sus horarios y solicitar tiempo libre desde sus dispositivos móviles. La mayoría de las soluciones modernas de gestión de la fuerza laboral (wfm) tendrán una aplicación móvil para la gestión del capital humano sobre la marcha sabiendo que los relojes de tiempo

• Funcionalidad específica del hotel: el uso de un sistema diseñado para empresas de hostelería acelerará la formación, la incorporación y la gestión diaria.

Top Workforce Management Systems Used in Hospitality

¿Un sistema de gestión de la fuerza laboral parece adecuado para su hotel? No todos los sistemas son iguales y algunos tienen más funciones (y un precio más alto) que otros. Inicie su proceso de investigación examinando estos principales sistemas de gestión de la fuerza laboral:

How to Choose a Workforce Management System

Antes de tomar la decisión final sobre un sistema de gestión de personal para su hotel, querrá hacer algunas preguntas de alto impacto y hacer una demostración con un representante de ventas. Algunos sistemas también ofrecen pruebas gratuitas, que es una excelente manera de tener una idea de cómo funciona el sistema. Durante su proceso de investigación y selección, tenga en cuenta estas preguntas:

• ¿Cómo es el proceso de configuración? ¿Cuánto tiempo lleva y cuánto trabajo se requiere de usted? Debe haber costos de implementación mínimos y la configuración debe poder completarse en 30 días.

• ¿Qué recursos de formación están disponibles? Idealmente, el sistema debe proporcionar recursos a su propio ritmo, bajo demanda, que puede utilizar para la formación inicial y para futuras contrataciones.

• ¿Existen plantillas laborales específicas para hostelería disponibles? Incluso si elige un sistema que no está diseñado específicamente para la industria hotelera, un sistema genérico de administración del lugar de trabajo debe tener plantillas para una variedad de negocios diferentes, incluidos los hoteles. Estas plantillas le ahorrarán tiempo mientras configura el sistema.

• ¿Qué informes se proporcionan? Los administradores deben poder personalizar y programar informes con datos en tiempo real.

¿Listo para reducir los costos laborales y aumentar la eficiencia operativa mientras mejora la experiencia de los empleados en su hotel? El software de administración de la fuerza laboral puede ser una excelente manera de aumentar las ganancias operativas, aumentar la productividad e impulsar el valor para los propietarios.