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Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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El software de presupuesto y previsión hotelera ayuda a los hoteleros a planificar gastos, proyectar ingresos y supervisar el rendimiento financiero de todos sus departamentos y propiedades. Herramientas modernas como HotellIQ, Fairmas y Actabl automatizan la previsión, optimizan los flujos de trabajo presupuestarios e integran datos de sus sistemas PMS, TPV y contables, proporcionando a los equipos hoteleros la información necesaria para tomar decisiones financieras más inteligentes.
Elegir los Presupuesto adecuados para su hotel depende de varias variables, algunas de las cuales se reducen a preferencias personales, pero la mayoría se reducen a las características de su propiedad. ¿Es su hotel una propiedad pequeña con un presupuesto limitado? ¿O es su propiedad un resort de lujo con muchos puntos de venta y un ADR alto? A continuación, se encuentran las personas clave definidas por HTR en función de las características comunes de propiedad que generalmente indican opciones de productos similares.
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El software de presupuesto y previsión hotelera es una herramienta de planificación financiera que propietarios, operadores y equipos financieros utilizan para elaborar presupuestos, proyectar ingresos y gastos, y supervisar el rendimiento financiero de todos los departamentos y propiedades. Estos sistemas ayudan a los hoteleros a alinear sus planes operativos con sus objetivos financieros, proporcionando información en tiempo real sobre las variaciones, los costes laborales y la rentabilidad. Con herramientas centralizadas para crear, gestionar y comparar presupuestos y previsiones, los equipos pueden identificar rápidamente tendencias, ajustar estrategias y mejorar el control de costes.
Las herramientas de presupuestación y previsión optimizan los flujos de trabajo financieros en todos los departamentos del hotel al consolidar datos de los sistemas PMS, POS, de gestión laboral y de contabilidad. Automatizan tareas que consumen mucho tiempo, como la creación de hojas de cálculo, la elaboración de previsiones multiescenario y la agregación del rendimiento de las distintas propiedades, lo que permite al personal centrarse en la estrategia en lugar de en el análisis de datos. Muchos sistemas también incluyen benchmarking integrado, paneles de inteligencia empresarial y herramientas de generación de informes que permiten a la dirección del hotel tomar decisiones basadas en datos con confianza. El software de presupuestación y previsión hotelera es esencial para los hoteles que buscan ir más allá de los planes anuales estáticos hacia una planificación financiera más dinámica y ágil. Estas herramientas facilitan la toma de decisiones ágil al permitir previsiones continuas, comparaciones presupuestarias en tiempo real y la capacidad de adaptar los planes en función de la estacionalidad, los cambios en la demanda o las fluctuaciones del mercado. Al aumentar la precisión y la rendición de cuentas, las herramientas de presupuestación y previsión ayudan a los hoteleros a mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa en toda su cartera.
Existen varios tipos de soluciones de presupuestación y previsión para hoteles, cada una con características y capacidades específicas. Comprender las diferencias puede ayudar a los hoteleros a elegir la herramienta adecuada según el tamaño del establecimiento, la complejidad organizativa y las necesidades de planificación financiera.
1. Herramientas independientes de presupuestación y previsión: Estas herramientas se centran exclusivamente en la presupuestación, la previsión y la planificación financiera, y suelen ofrecer un sólido modelado de escenarios, seguimiento de la varianza y una lógica de previsión adaptada al sector hotelero. Algunos ejemplos son HotellIQ y Fairmas.
2. Suites financieras integradas: Estos sistemas incluyen la presupuestación y la previsión como parte de una plataforma financiera más amplia que también puede ofrecer herramientas de contabilidad, inteligencia empresarial (BI) y generación de informes. Algunos ejemplos son Aptech (Targetvue) y M3.
3. Plataformas de inteligencia empresarial con capacidades de pronóstico: Estas plataformas ofrecen una mayor funcionalidad de análisis de datos e informes, incluyendo funciones de pronóstico. Son ideales para operadores y marcas con múltiples propiedades que buscan unificar fuentes de datos y obtener información estratégica de alto nivel. Algunos ejemplos son Actabl, Inn-Flow y Juyo Analytics.
Gestionar las finanzas hoteleras requiere precisión, agilidad y previsión. Sin embargo, con un software moderno de presupuestos y pronósticos hoteleros, los hoteleros pueden optimizar la planificación financiera, reducir los errores manuales y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos. Estas herramientas ofrecen un conjunto de funciones esenciales diseñadas para ayudar a propietarios, operadores y equipos financieros de hoteles a planificar con precisión el futuro y mejorar la rentabilidad de sus propiedades.
Presupuesto y previsión automatizados
Una de las características más esenciales del software de presupuestos es la automatización. Estas herramientas pueden generar pronósticos automáticamente basándose en datos históricos, rendimiento en tiempo real y reglas de negocio personalizables. Esto reduce la necesidad de actualizar manualmente las hojas de cálculo, agiliza el proceso de planificación y ayuda a garantizar una mayor precisión en las proyecciones financieras.
Seguimiento del rendimiento en tiempo real
Las principales plataformas ofrecen paneles de control en vivo y herramientas de informes para monitorizar el rendimiento presupuestario frente al real en tiempo real. Esta visibilidad permite a los equipos hoteleros supervisar KPI como el RevPAR, el GOP, los costes laborales y las tendencias de ocupación en todos los departamentos, lo que ayuda a identificar rápidamente las desviaciones y a ajustar los planes de forma proactiva.
Planificación a nivel departamental
Las herramientas de presupuesto hotelero permiten a los equipos desglosar los presupuestos por departamento: habitaciones, restauración, spa, marketing, etc. Este enfoque granular garantiza la rendición de cuentas y permite a los responsables de departamento contribuir y gestionar sus propios pronósticos desde una plataforma centralizada.
Modelado de escenarios y análisis hipotéticos
Muchos sistemas admiten funciones avanzadas de pronóstico, como la planificación de escenarios, lo que permite a los usuarios modelar diferentes resultados de ingresos y gastos en función de las fluctuaciones del mercado, los cambios en la ocupación o las variaciones de costes. Esto ayuda a los directivos hoteleros a prepararse con mayor confianza para los escenarios óptimos, desfavorables y de referencia.
Gestión de múltiples propiedades y carteras
Para grupos hoteleros y empresas de gestión, el software de presupuestos suele incluir funciones para agregar y comparar el rendimiento de las distintas propiedades. Los usuarios pueden recopilar datos para generar informes a nivel de cartera, manteniendo al mismo tiempo la visibilidad de los presupuestos individuales de cada propiedad.
Integraciones con sistemas centrales
Las herramientas modernas se integran con sistemas de gestión de propiedades (PMS), puntos de venta (POS), herramientas de programación de personal y plataformas de contabilidad para extraer automáticamente datos operativos y financieros. Estas integraciones ayudan a garantizar que las previsiones se basen en datos reales actualizados y reducen la carga de trabajo en la entrada de datos.
El precio del software de presupuesto y previsión hotelera suele basarse en el número de propiedades, usuarios y el nivel de funcionalidad requerido. Algunos proveedores ofrecen tarifas fijas mensuales o anuales por propiedad, mientras que otros cobran según funciones como la gestión de múltiples propiedades, la planificación de escenarios o los paneles de inteligencia empresarial. Muchas plataformas también ofrecen presupuestos personalizados según el tamaño de la propiedad, el volumen de ingresos o las necesidades de integración.
Las herramientas de presupuesto básicas pueden costar entre $100 y $200 al mes por propiedad, especialmente para hoteles con una sola propiedad y necesidades básicas de pronóstico. Las plataformas más avanzadas o de nivel empresarial con modelos de pronóstico robustos, acumulaciones de cartera e integraciones en tiempo real pueden costar entre $400 y más de $1,000 al mes, según la complejidad y la escala.
Tenga en cuenta los posibles cargos adicionales que podrían no estar incluidos en el precio base. Estos pueden incluir cargos por incorporación o implementación (que van desde $500 hasta varios miles de dólares), paquetes de capacitación, integraciones con sistemas de terceros (como PMS o software de contabilidad) y desarrollo de informes personalizados. Algunos proveedores también ofrecen paquetes por niveles o precios modulares, por lo que funciones como los paneles de inteligencia empresarial o la planificación laboral podrían tener un precio aparte.
Los plazos de implementación varían según la complejidad de su configuración. Para un solo hotel que utilice una implementación predefinida, el proceso puede tardar entre 1 y 2 semanas. Para grupos hoteleros o propiedades con sistemas financieros heredados y estructuras de datos personalizadas, la implementación podría tardar entre 4 y 6 semanas o más. La implementación suele implicar la importación de datos financieros históricos, la asignación de departamentos y cuentas, la configuración de permisos de usuario y la conexión con su PMS, TPV y herramientas de contabilidad.
Muchos proveedores asignan un especialista en incorporación o un asesor de implementación para ayudar a configurar el sistema y capacitar a su equipo. También pueden ofrecer acceso a bibliotecas de capacitación en línea, documentación y canales de soporte para acelerar el aprendizaje y la adopción.
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