Come ottimizzare le previsioni degli hotel con la tecnologia

Di Hotel Tech Report

Ultimo aggiornamento Ottobre 12, 2022

5 minuti di lettura


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Quanto tempo richiede il tuo processo di budgeting? E con che frequenza aggiorni le previsioni entro il mese? Per la maggior parte dei gestori delle entrate, la previsione e la definizione del budget sono un processo manuale doloroso bloccato nell'ultimo millennio.

Nel tentativo di sfruttare la potenza delle previsioni basate sui dati senza il sovraccarico manuale, HotelIQ ha lanciato un sistema di gestione delle previsioni basato sull'intelligenza artificiale che incorpora i dati storici del PMS nelle sue previsioni.

Tonnellate di variabili potrebbero portare un hotel a dover aggiornare le previsioni come la stagionalità imprevista, gli aggiornamenti dei prezzi della concorrenza, i lavori di ristrutturazione che influiscono sulle tariffe delle camere e altro ancora. La gestione dell'hotel è estremamente complessa e richiede una previsione costante della domanda e un occhio attento alle metriche chiave per garantire l'ottimizzazione dei dati chiave sulle prestazioni e margini operativi sani.

In questo articolo, analizzeremo le sfide con il processo di previsione standard del settore alberghiero e poi mostreremo i miglioramenti e le efficienze che HotelIQ può apportare al tuo hotel. Con un processo di previsione più snello e accessibile, puoi ottenere RevPAR più elevati e raggiungere i tuoi obiettivi di fatturato.

Lo stato attuale delle previsioni alberghiere

L'obiettivo della previsione è di prevedere quante camere verranno vendute e per quali tariffe nelle settimane e nei mesi futuri. Le previsioni aiutano gli albergatori ad anticipare le esigenze di personale, a pianificare le spese di marketing e a sapere quando aumentare e diminuire le tariffe. Sebbene le previsioni apportino effettivamente valore, il processo stesso è spesso un punto dolente per i gestori delle entrate. Senza una moderna soluzione tecnologica in atto, i gestori delle entrate finiscono per fare le loro previsioni in fogli di calcolo, che mancano di standardizzazione e possono disorganizzarsi rapidamente, soprattutto quando più persone lavorano insieme all'attività. Il processo tradizionale è soggetto a errori manuali e richiede molto tempo. Molti gestori delle entrate prevedono un mese fuori, il che significa che crei una previsione per il mese successivo entro questo mese, oltre a riadattare la previsione di questo mese. Questo noioso processo si ripete poi ogni mese. Per prevedere oltre un mese, i gestori delle entrate hanno dovuto fare affidamento sui modelli di soggiorno storici nei loro hotel. Tuttavia, con la pandemia, è diventato ancora più difficile poiché i viaggi si stanno ancora stabilizzando e i modelli storici non sono completamente ripresi. Nessuno sa per certo quanto tempo ci vorrà prima che lo faccia.

La sfida con la previsione

Per quanto ci provi, fare previsioni non è la stessa cosa che scrutare in una sfera di cristallo; non importa quanto diligentemente lavori sui tuoi budget o quante volte riformi la previsione, gli eventi imprevisti senza dubbio si presenteranno e annulleranno anche i piani migliori. La prossima cosa migliore è ottenere un feedback in tempo reale sulle tue previsioni su base continuativa, che ti consente di comprendere i cambiamenti nel tuo mercato e di adattare le tue previsioni di conseguenza, il prima possibile. Per i gestori delle entrate impegnati, non ha senso riformulare manualmente la previsione più frequentemente di una volta al mese circa. Ma senza questa intelligenza in tempo reale, come possono le tue previsioni rimanere veramente accurate?

HotelIQ rende le previsioni e il budget un gioco da ragazzi

Per risolvere queste sfide che molti gestori delle entrate e albergatori devono affrontare, HotelIQ ha sviluppato uno strumento di previsione che sfrutta l'intelligenza artificiale e i dati PMS per automatizzare gran parte del processo di previsione. HotelIQ estrae i dati storici per creare una previsione di base e i gestori delle entrate possono aumentare o diminuire in base alle modifiche che sanno che influenzerebbero le previsioni di quest'anno. Sappiamo tutti che gli ultimi due anni sono stati insoliti, ma il sistema di intelligenza artificiale di HotelIQ non ignora del tutto i dati del 2020 e del 2021. Analizza invece i cambiamenti avvenuti dal 2020 al 2021 e dal 2021 al 2022, per comprendere meglio le dinamiche di mercato e i cambiamenti nei modelli e nei segmenti della domanda del tuo hotel. Le previsioni di HotelIQ cambiano su base giornaliera, quindi può avvisarti immediatamente in merito alle tendenze.

Panoramica del sistema di gestione delle previsioni di HotelIQ

Ora che hai compreso il problema che risolve il sistema di gestione delle previsioni di HotelIQ, esaminiamo esattamente come funziona il software.

Dalla schermata iniziale di HotelIQ, selezionerai il modulo "Previsioni e budget".

Il modulo di previsione si apre per mostrare la tua attuale previsione annuale. Puoi visualizzare questo grafico per numero di camere (occupazione), ADR o entrate e puoi regolare i parametri dei dati per vedere solo il periodo di tempo che ti interessa. Puoi sovrapporre alcuni set di dati diversi sul grafico: previsione, budget, dati effettivi dell'anno scorso, stessa ora dell'anno scorso, previsioni di HotelIQ (solo lungimiranti) e, quando visualizzi il grafico dell'occupazione, puoi anche vedere il tuo massimo occupazione.

Esaminando più a fondo, puoi esaminare le tue previsioni e il budget suddivisi in segmenti di mercato specifici. Per il tuo segmento Leisure, ad esempio, HotelIQ dividerebbe la tua previsione in Leisure Group e Tour Series.

Puoi anche creare nuovi budget o previsioni all'interno di HotelIQ, che è un aggiornamento significativo rispetto al processo manuale del foglio di calcolo. Seleziona semplicemente l'opzione "Crea nuovo" e fornisci un nome per la versione.

Il nuovo budget o previsione inizierà con un'area vuota.

Ma non è necessario popolare tutti i valori manualmente. Potrai selezionare i valori di partenza dal menu a discesa. Scegli tra il budget o la previsione esistente, i valori effettivi dell'anno scorso, la stessa ora dell'anno scorso, i libri contabili o i valori previsti di HotelIQ. I valori verranno popolati automaticamente.

Ad esempio, ecco la produzione attualizzata per i mesi passati e sui libri contabili per i mesi futuri:

Se, ad esempio, desideri effettuare una nuova previsione per il resto dell'anno, puoi applicare le previsioni di HotelIQ per qualsiasi mese futuro con pochi clic.

In meno di un minuto abbiamo creato un budget di base per l'intero anno, utilizzando sia i dati storici effettivi che le previsioni di HotelIQ per i mesi futuri. Per affinare ulteriormente la previsione o il budget, è possibile apportare modifiche notte per notte regolando i filtri temporali. In questo modo potrai riformulare le singole date.

HotelIQ è basato su cloud, quindi farai tutte le tue previsioni all'interno del tuo browser Internet. Ma cosa succede se il tuo accesso a Internet non è affidabile o se vuoi lavorare offline? È anche possibile esportare i dati in Excel, manipolarli lì e caricarli in HotelIQ.

Sebbene HotelIQ faccia il lavoro pesante producendo una previsione o un budget di base, è probabile che un gestore delle entrate dovrà fornire ulteriori informazioni e ignorare alcune previsioni se alcune dinamiche del mercato o dell'hotel cambiano più velocemente di quanto HotelIQ possa prendere piede. Ad esempio, se apprendi che un hotel dall'altra parte della strada ha appena avuto problemi di manutenzione e ha un intero piano fuori servizio, ti consigliamo di riconsiderare di conseguenza, perché probabilmente otterrai parte del loro overflow. Il sistema di previsione di HotelIQ non è progettato per essere uno sportello unico; piuttosto è un punto di partenza istruito su cui ripetere col passare del tempo.

Naturalmente, i gestori delle entrate non sono gli unici sulla proprietà a preoccuparsi delle previsioni. HotelIQ consente agli utenti di visualizzare previsioni e budget, ma solo gli utenti amministratori possono crearli e modificarli.

Inoltre, puoi configurare la funzionalità di reporting in HotelIQ. Il team delle entrate interagirà regolarmente con HotelIQ, ma altre persone nell'organizzazione potrebbero essere meglio servite da rapporti programmati che arrivano regolarmente nelle loro caselle di posta elettronica. È possibile configurare report e pianificazioni personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di quegli utenti finali.

L'accuratezza delle previsioni è in definitiva buona quanto gli eventi presi in considerazione in tali previsioni. Con i team finanziari e di gestione delle entrate degli hotel costantemente spinti in più direzioni, gli hotel, ora più che mai, hanno bisogno di strumenti per incorporare rapidamente le ultime condizioni di mercato per la domanda futura sia a breve che a lungo termine. L'automazione è una delle più grandi tendenze del settore che ha un impatto su ogni aspetto delle operazioni alberghiere e gli hotel che desiderano migliorare le prestazioni aziendali dovrebbero cercare modi per automatizzare il maggior numero possibile di attività noiose e dispendiose in termini di tempo.

È chiaro che il vecchio modo di gestire le entrate con previsioni e budget manuali non è sostenibile, soprattutto perché l'ecosistema dei viaggi cambia rapidamente in risposta a una pletora di fattori esterni. HotelIQ offre una soluzione convincente per gli albergatori che desiderano impostare previsioni più accurate, dedicare meno tempo al noioso lavoro manuale, migliorare il processo decisionale e raggiungere i propri obiettivi RevPAR.


Questo articolo è stato creato in collaborazione da HotelTechReport.com e HotelIQ.

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HotelIQ utilizza i dati del tuo sistema di gestione della proprietà (PMS) e altre fonti interne ed esterne. Gli utenti accedono a HotelIQ dal web per vedere e interagire con più schermate e dashboard di analisi. Le analisi possono essere visualizzate per un singolo hotel, un portafoglio di hotel o un'intera azienda.
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