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Hotel POS: come scegliere il miglior sistema per la tua attività di ospitalità

L'articolo esplora il ruolo cruciale di disporre di un sistema POS (Point of Sale) moderno, mobile e potente e come scegliere quello migliore per il tuo hotel per migliorare la soddisfazione degli ospiti e l'efficienza operativa.

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Jordan Hollander in Prodotti alimentari e bevande

Ultimo aggiornamento Marzo 28, 2024

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Prima della pandemia, gli analisti stimavano che i consumatori e le aziende di tutto il mondo avrebbero effettuato 841 miliardi di transazioni non in contanti nel 2023, con un aumento del 46% rispetto al 2018 . Le transazioni non in contanti hanno solo ricevuto una spinta dalla pandemia, poiché i consumatori richiedono un modo di pagamento senza contatto e socialmente distante: carte di credito e di debito tap-and-go o portafogli mobili come Google Pay e Apple Pay.

Tuttavia, non tutti gli hotel sono attrezzati per gestire questo tipo di metodi di pagamento. Man mano che i pagamenti virtuali diventano più popolari, i gestori degli hotel devono aggiornare il loro sistema di punti vendita per accettare pagamenti ovunque e in qualsiasi momento. La comodità di poter accettare qualsiasi forma di pagamento presso il tuo hotel è un modo semplice per migliorare la soddisfazione degli ospiti, mentre le numerose integrazioni dei sistemi POS odierni possono aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente con meno errori.

Che tu possieda un negozio al dettaglio, un ristorante o un hotel, avrai bisogno di un POS per gestire la tua attività e potenziare le tue operazioni di back-office. Decenni fa goffi registratori di cassa ingombravano i controsoffitti di tutto il mondo e creavano incubi per i proprietari di piccole imprese. Oggi queste esigenze aziendali sono soddisfatte da sistemi POS veloci, mobili e potenti a una frazione del costo. Oggi il software del punto vendita è al centro dei pagamenti mobili e trovare il POS giusto è assolutamente fondamentale per garantire l'efficienza aziendale.

Questo articolo fa per te se:

  • La tua azienda funziona con una tecnologia vecchia di decenni e hai bisogno di un POS moderno

  • Il tuo sistema attuale non ti dà accesso ai dati dei clienti e ai rapporti sulle vendite in tempo reale

  • Desideri un modo per consentire ai clienti di effettuare rapidamente il checkout tramite terminali POS touch screen

  • La tua configurazione attuale non ti consentirà di integrarti in modo efficiente con programmi di fidelizzazione dei clienti, software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o software di contabilità come Quickbooks

  • I tuoi dipendenti ti dicono che il tuo attuale sistema non è facile da usare

Immergiamoci!

Che cos'è un sistema POS (punto vendita)?

Un sistema punto vendita, o sistema POS, è uno strumento che consente al tuo hotel di accettare pagamenti. Ci sono tre componenti fondamentali nei sistemi POS di oggi:

  1. Hardware: esistono un paio di parti diverse dell'hardware POS. È necessario un terminale per carte per accettare carte di credito, carte di debito e pagamenti con portafoglio mobile. Altri strumenti includono una stampante per ricevute, un cassetto contanti e uno scanner per identificare gli articoli con codici a barre.

  2. Software: il software del tuo POS ti consente di scegliere da un database di articoli da addebitare. Effettua una vendita, visualizza i record delle transazioni dei clienti, gestisci il tuo inventario e ottieni analisi e report tramite una piattaforma POS.

  3. Trasferimenti di pagamento: il POS invia denaro dal conto dell'ospite al conto bancario collegato del tuo hotel dopo ogni vendita.

Questi sono i componenti principali di un sistema POS, ma si presentano in tutte le forme e dimensioni.

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Un POS dell'hotel NON è un motore di prenotazione o un sistema di gestione della proprietà

Un sistema punto vendita (POS) è una componente vitale nel settore dell'ospitalità, in particolare nella gestione alberghiera. Semplifica le transazioni, la gestione dell'inventario e la determinazione dei prezzi all'interno di punti vendita che generano entrate come ristoranti e bar di hotel. Si integra con un sistema di gestione della proprietà (PMS) per garantire aggiornamenti in tempo reale ed esperienze efficienti per gli ospiti. Il software POS è facile da usare, spesso basato su cloud e compatibile con vari dispositivi come iPad, app mobili e chioschi self-service. Supporta l'elaborazione dei pagamenti, i programmi fedeltà e le funzionalità di back-office. Il sistema include funzionalità come touch screen, scanner di codici a barre, stampanti per ricevute e funzionalità offline. Gli albergatori possono migliorare le proprie operazioni con componenti aggiuntivi e aggiornamenti per soddisfare esigenze aziendali specifiche, come ordini online, ordini self-service e pagamenti contactless. Nel complesso, un sistema POS per hotel svolge un ruolo cruciale nel migliorare l'esperienza degli ospiti, ottimizzare le operazioni dell'hotel e aumentare le entrate nel settore dell'ospitalità.

Un sistema punto vendita (POS) negli hotel, un motore di prenotazione e un sistema di gestione della proprietà (PMS) sono tutti componenti cruciali delle operazioni alberghiere, ma svolgono funzioni diverse e si concentrano su diversi aspetti del processo di gestione alberghiera. Ecco una spiegazione di come differiscono:

  1. Sistema punto vendita (POS): un sistema punto vendita viene utilizzato principalmente per l'elaborazione e la gestione delle transazioni all'interno dei vari punti vendita generatori di entrate di un hotel, come ristoranti, bar, negozi di articoli da regalo, strutture termali e altri servizi. Funziona come una piattaforma centralizzata per gestire in modo efficiente le transazioni di vendita e di pagamento. Le caratteristiche principali di un sistema POS negli hotel possono includere:
  • Registrazione delle vendite: un sistema POS consente al personale dell'hotel di elaborare ordini, generare fatture e gestire i pagamenti per prodotti e servizi offerti all'interno dell'hotel.
  • Gestione dell'inventario: tiene traccia dei livelli di inventario, monitora i movimenti delle scorte e fornisce avvisi quando le forniture devono essere rifornite.
  • Reporting e analisi: i sistemi POS generano report dettagliati su vendite, ricavi e inventario, fornendo informazioni preziose per analizzare le prestazioni aziendali.

Lo scopo principale di un sistema POS è facilitare transazioni fluide e accurate all'interno dei vari punti vendita dell'hotel, garantendo un'efficiente gestione delle entrate.

  1. Motore di prenotazione : un motore di prenotazione è un sistema di prenotazione online che consente agli ospiti di prenotare direttamente alloggi e servizi offerti dall'hotel attraverso il sito web dell'hotel o altri canali di distribuzione online. Funge da interfaccia tra gli ospiti e l'hotel, fornendo informazioni sulla disponibilità e sui prezzi in tempo reale. Le caratteristiche principali di un motore di prenotazione includono:
  • Disponibilità e prezzi delle camere: mostra informazioni aggiornate su disponibilità, tariffe e promozioni delle camere, consentendo agli ospiti di effettuare prenotazioni in base alle loro preferenze.
  • Prenotazioni online: il motore di prenotazione consente agli ospiti di effettuare prenotazioni, selezionare tipologie di camere e fornire dettagli di pagamento in modo sicuro.
  • Integrazione con i canali di distribuzione: si integra con varie agenzie di viaggio online (OTA) e sistemi di distribuzione globale (GDS), garantendo che l'inventario e le tariffe siano sincronizzati su più piattaforme.

Lo scopo principale di un motore di prenotazione è semplificare il processo di prenotazione, aumentare le prenotazioni dirette e massimizzare le entrate fornendo agli ospiti un modo semplice e conveniente per prenotare sistemazioni in hotel.

  1. Sistema di gestione della proprietà (PMS): un sistema di gestione della proprietà funge da hub centrale per la gestione di tutti gli aspetti delle operazioni alberghiere. È progettato per automatizzare e semplificare le attività quotidiane relative alla gestione degli ospiti, alle prenotazioni, all'assegnazione delle camere, alla fatturazione e ad altri processi operativi. Le caratteristiche principali di un PMS includono:
  • Gestione degli ospiti: memorizza i profili degli ospiti, conserva la cronologia degli ospiti e facilita i servizi personalizzati per gli ospiti.
  • Gestione delle prenotazioni: il PMS gestisce tutti gli aspetti delle prenotazioni, comprese prenotazioni, modifiche e cancellazioni.
  • Operazioni di front desk: gestisce i processi di check-in e check-out, assegna le camere e gestisce le richieste degli ospiti.
  • Fatturazione e contabilità: il PMS tiene traccia delle spese degli ospiti, genera fatture e si interfaccia con i sistemi finanziari.
  • Reporting e analisi: i sistemi PMS forniscono report dettagliati su occupazione, entrate, preferenze degli ospiti e altri parametri chiave.

Lo scopo principale di un PMS è centralizzare e automatizzare le operazioni dell'hotel, semplificare i servizi per gli ospiti e ottimizzare l'efficienza e la soddisfazione degli ospiti.

Mentre un sistema punto vendita (POS) si concentra sulla gestione delle transazioni all'interno dei punti vendita dell'hotel che generano entrate, un motore di prenotazione facilita le prenotazioni dirette online e un sistema di gestione della proprietà (PMS) supervisiona vari aspetti delle operazioni dell'hotel, tra cui la gestione degli ospiti, le prenotazioni, e le operazioni di front desk. Questi sistemi lavorano insieme per migliorare l’efficienza complessiva e l’esperienza degli ospiti all’interno di un hotel.

Quali sono i vantaggi di una soluzione POS?

Se non disponi di un sistema POS nel tuo hotel, stai perdendo l'opportunità di acquisire più vendite, aiutare il tuo team a funzionare in modo efficiente e migliorare la soddisfazione degli ospiti. Ecco alcuni vantaggi chiave derivanti dall'implementazione di un sistema POS presso la tua struttura.

Accetta tutte le opzioni di pagamento

La ricerca mostra che solo il 17% dei pagamenti globali con carta verrà effettuato in contanti entro il 2022. La pandemia ha causato una forte ripresa nell’adozione dei pagamenti contactless e dei portafogli mobili. I tuoi ospiti si aspettano di poter pagare utilizzando il metodo che preferiscono: chip EMV, Apple Pay, carta regalo e qualsiasi altra opzione di portafoglio digitale. Un POS con elaborazione delle carte di credito completamente integrata ti dà la possibilità di accettare qualsiasi forma di pagamento. È un vantaggio per tutti: la tua proprietà non perde mai una vendita e il tuo cliente può effettuare il pagamento comodamente utilizzando il metodo di pagamento preferito.

Migliora il tuo programma di fidelizzazione degli ospiti

Molti sistemi POS ti consentono di raccogliere e organizzare le informazioni sugli ospiti in modo più efficace. I record delle transazioni sono archiviati in un database che ti dice cosa ha acquistato un ospite, le sue informazioni di contatto, quando ha interagito l'ultima volta con il tuo hotel e qualsiasi altro dettaglio pertinente che puoi utilizzare per scopi di marketing. Vai oltre i dati di vendita di base e integra il tuo POS con il CRM dell'hotel, l'email marketing e le altre piattaforme per ottenere un quadro completo delle preferenze degli ospiti e delle informazioni sui clienti.

Migliore gestione dell'inventario

Gestire un negozio nella lobby o cercare di ridurre gli sprechi nei ristoranti? Invece di dedicare il tempo del personale all'ordine dell'inventario, al tenere d'occhio le forniture e al monitoraggio delle vendite, il sistema POS del tuo hotel può essere configurato per gestire l'inventario per te. Utilizza lo strumento nel tuo ristorante in loco per vedere quando le scorte sono in esaurimento e impostare avvisi quando è il momento di effettuare un riordine.

"Riconciliare manualmente l'inventario in tutti i luoghi in cui vendi e conservi i tuoi prodotti è noioso e soggetto a errori umani. Quando il tuo inventario si sincronizza automaticamente, sai esattamente quante scorte hai e dove si trovano in un dato momento", ha spiegato Shopify . "È anche facile capire quanto bene viene venduto ogni prodotto e creare ordini di acquisto in base alle prestazioni e ai livelli di stock aggiornati."

Monitora e analizza le tue vendite

A differenza di un semplice registratore di cassa, un sistema POS può dirti in tempo reale l'andamento finanziario del tuo hotel. Molti sistemi POS sono attrezzati per fornire report giornalieri sulle vendite, sui comportamenti dei clienti e persino sulla produttività dei dipendenti. Lo stesso terminale utilizzato per elaborare le carte di credito può anche diventare l'hub in cui i dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita. Analizza il confronto delle tue vendite con quelle del mese, del trimestre o dello stesso periodo dell'anno precedente.

Caratteristiche del sistema POS dell'hotel

I sistemi POS possono fare molto di più che elaborare semplicemente le transazioni. Si integrano con la tecnologia del tuo hotel esistente per aiutare la tua struttura a funzionare senza intoppi. Cerca un POS che abbia queste caratteristiche.

Hardware POS

Il terminale e le altre apparecchiature che compongono il tuo punto vendita possono essere piccoli come un dongle da collegare a un telefono o un iPad o grandi quanto lo schermo di un computer. Pensa a dove utilizzi il tuo punto vendita: se desideri aggiungere un sistema POS al tuo team del servizio in camera per consentire agli ospiti di pagare quando l'ordine viene consegnato a casa, un POS mobile potrebbe essere l'opzione migliore. Se stai cercando qualcosa da utilizzare nel tuo ristorante, un terminale come Clover Station o Square Register potrebbe essere la soluzione migliore.

  • Scanner di codici a barre : i sistemi POS di vendita al dettaglio necessitano di uno scanner di codici a barre laddove gli hotel e i punti vendita di cibo e bevande potrebbero non farlo

  • Lettori di carte di credito: tutti i sistemi POS devono includere un lettore di carte per accettare le principali carte di credito

Software POS

Ogni fornitore di POS offre la propria piattaforma attraverso la quale gestire le vendite e le operazioni del tuo hotel. Cerca un sistema basato su cloud che consenta al provider di inviare aggiornamenti senza ritardi o sforzi necessari da parte del tuo team. Altre funzionalità del software da cercare includono:

  • Dati di inventario : il software dispone di analisi robuste e utilizzabili?

  • Sicurezza: lo strumento è conforme PCI DSS e accetta EMV?

  • Integrazioni: il POS può dialogare con altri software presenti nello stack tecnologico del tuo hotel? Ha le giuste integrazioni del processore di pagamento?

  • Automazione: è possibile configurare la piattaforma POS per far risparmiare tempo al team?

  • Flessibilità: il software può essere configurato per crescere con le esigenze del tuo hotel?

Alcuni strumenti, come Clover, offrono una serie di app di terze parti che puoi aggiungere per rendere il tuo POS ancora più potente. Queste app configurano il tuo POS per qualunque aspetto del tuo hotel che stai cercando di migliorare. Ad esempio, l'orario dei dipendenti può essere gestito tramite l'app Homebase. L'app KitchenDisplay invia gli ordini in cucina e organizza i ticket per ridurre gli errori e aiutare il tuo team a servire gli ospiti in modo efficiente. L'app Payroll di Gusto automatizza le tue buste paga ed elimina le imposte sui salari federali, statali e locali per ridurre gli errori umani e amministrativi. Ci sono molte cose che un POS può fare oltre alla semplice accettazione dei pagamenti e al monitoraggio delle vendite.

I sistemi POS per hotel più votati

Quando selezionano un sistema di punti vendita per i loro punti vendita di cibo e bevande, i proprietari di ristoranti dovrebbero considerare una serie di fattori per assicurarsi di trovare la soluzione migliore per la loro attività. Un aspetto importante da considerare è il prezzo, poiché diversi fornitori possono avere costi iniziali e correnti diversi. Inoltre, è importante valutare le opzioni di elaborazione dei pagamenti, inclusi i pagamenti con carta di credito e contactless, nonché le eventuali commissioni di elaborazione associate.

Un'altra considerazione importante è la funzionalità del software POS, inclusa la gestione dell'inventario, la gestione dei menu e la gestione dei dipendenti. Molti sistemi POS moderni offrono anche ordini online, gestione della planimetria, ordini al tavolo e sistema di esposizione in cucina, che può essere utile per i ristoranti a servizio completo e i ristoranti a servizio rapido.

Dovrebbero essere prese in considerazione anche le integrazioni con altri sistemi, come QuickBooks o fornitori di carte regalo. Inoltre, i proprietari di ristoranti di hotel dovrebbero considerare se desiderano una soluzione POS interna o basata su cloud, nonché la facilità d'uso e l'assistenza clienti forniti dal fornitore POS. Alcuni sistemi POS popolari nel settore includono Vento , Oracle Micros , Toast POS, TouchBistro, Lightspeed, Square e Clover POS.

È anche importante ottimizzare i pagamenti contactless, all'esterno e da asporto. È anche importante disporre di report in tempo reale e monitoraggio dell'inventario per gestire le operazioni di back-of-house e front-of-house.

Nel complesso, quando selezionano un sistema di punti vendita per i loro punti vendita di cibo e bevande, i proprietari di ristoranti di hotel dovrebbero valutare attentamente le loro esigenze e preferenze specifiche e scegliere un fornitore di POS che offra la migliore combinazione di prezzi, funzionalità e assistenza clienti per la loro attività.

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Hotel Tech Score è una classifica composita che comprende segnali chiave come: soddisfazione degli utenti, quantità di recensioni, recensioni recenti e informazioni inviate dal fornitore per aiutare gli acquirenti a comprendere meglio i loro prodotti.
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Vento POS è un sistema POS e stock basato su cloud superiore per ristoranti e bar.
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Vento ePOS Sistemi POS per ristoranti di hotel
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Oracle MICROS Point of Sale for Hotel Restaurants Sistemi POS per ristoranti di hotel
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Come scegliere un sistema POS (funzionalità delle funzionalità)

Ci sono moltissimi fornitori di POS sul mercato, ognuno dei quali offre la propria versione di software e hardware di vendita che possono aiutare il tuo hotel a funzionare meglio. Considera i seguenti fattori quando scegli un partner POS.

  • Sicurezza: qualsiasi sistema che memorizza le informazioni degli ospiti e i dati di pagamento sarà a rischio. Chiedi ai fornitori quali processi e strumenti sono in atto per proteggere i dati dei tuoi ospiti. Il tuo sistema POS deve essere conforme agli standard di sicurezza dei dati stabiliti dal Payment Card Industry (PCI). Cerca qualcosa che crittografi i dati di pagamento e possa accettare carte EMV.

  • Adattabilità: quando è scoppiata la pandemia, molti ristoranti hanno iniziato per la prima volta a offrire la consegna a domicilio e il POS è diventato un componente fondamentale per realizzare questo cambiamento. Cerca un partner in grado di offrire ordini online, consegna e altri servizi accessori man mano che la tua attività alberghiera si espande e cresce.

  • Costo: la determinazione del prezzo del tuo POS richiede la stima di due componenti. L'hardware viene solitamente venduto come POS all-in-one o come kit preconfigurato con componenti aggiuntivi. Ad esempio, potresti voler acquistare una stampante per ricevute, un supporto o un lettore oltre a un terminale per l'elaborazione delle carte. I partner POS addebitano anche commissioni di elaborazione, una percentuale dell'importo totale della vendita, più una tariffa fissa nominale. Assicurati di chiedere a ciascun venditore quanto ammonteranno queste commissioni per transazione. Quando si considerano i costi, è importante considerare anche le commissioni di elaborazione dei pagamenti poiché possono superare di gran lunga il prezzo di abbonamento su hardware e software combinati.

  • Flessibilità: le migliori opzioni POS sono basate sul cloud in modo che il team dell'hotel possa visualizzare i dati di vendita e accettare pagamenti su più dispositivi in ​​tutta la struttura. "Un ulteriore vantaggio del software POS basato su cloud è che elimina la necessità di costosi aggiornamenti e riduce al minimo i rischi per la sicurezza tradizionalmente associati ai sistemi client-server", aggiunge Shopkeep .

  • Assistenza clienti: scopri se il partner ha supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In caso di problemi tecnici, vuoi essere in grado di raggiungere una persona dal vivo tramite e-mail, telefono o chat dal vivo.

Naturalmente, dovresti anche chiedere come il sistema POS si integra con il CMS del tuo sito web esistente, il PMS, il motore di prenotazione e altro ancora.

Sistemi POS per hotel (rispetto al sistema POS per negozi e ristoranti)

Esistono diverse parti della tua proprietà in cui puoi installare un POS: il negozio di articoli da regalo o nella hall dell'hotel, il ristorante in loco o la spa. Ovunque sia necessario effettuare i pagamenti degli ospiti, è necessario un POS.

Tuttavia, a differenza della maggior parte dei rivenditori, i sistemi POS degli hotel sono più efficaci quando si collegano al tuo PMS. È molto comune che gli ospiti inviino i conti alle loro camere quando soggiornano in un hotel e, sebbene ciò possa essere fatto manualmente, un POS per hotel appositamente creato avrà un'interfaccia automatica con il tuo sistema di gestione della proprietà (PMS).

La tecnologia alberghiera ha lo scopo di semplificare il lavoro del tuo team. Un POS creato per gli hotel può integrarsi facilmente con i tuoi sistemi esistenti per aggiungere automaticamente un addebito al pagamento finale di un ospite, anziché costringere il tuo team ad aggiungere manualmente le spese durante il soggiorno di quella persona.

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Jordan Hollander
CEO @ HotelTechReport Profilo linkedIn
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.