So bereiten Sie Ihr Hotelbudget in 8 Schritten vor
Von Jordan Hollander
Zuletzt aktualisiert Februar 16, 2023
4 minuten gelesen
Egal, ob Sie ein General Manager, Sales Manager, Marketer oder Revenue Manager sind ? jeder hat die Schmerzen der Budgetsaison erlebt. Diese stressige Jahreszeit ist im Zuge der Pandemie, die den Hotelbetrieb erschüttert und eine Zukunftsplanung unmöglich gemacht hat, noch stressiger geworden.
Haben Sie sich jemals gewünscht, in die Zukunft zu blicken und zu sehen, wie hoch die Auslastung oder der RevPAR Ihres Hotels in einem Jahr sein wird? Wir haben keine Kristallkugel, aber ein solides Budget für Ihr Hotel vorzubereiten ist das Nächstbeste. Wenn Sie noch nie ein Budget festgelegt haben oder wenn die Worte "Budgetsaison" schlechte Erinnerungen an Stunden wachrufen, die Sie in einem Konferenzraum über Tabellenkalkulationen verbracht haben, dann sind Sie bei uns richtig. Die Vorbereitung Ihres Hotelbudgets muss nicht mühsam sein; Tatsächlich kann es eine wertvolle Übung sein, den aktuellen Stand der Dinge zu beurteilen und über Ihre Ziele für die Zukunft nachzudenken.
In diesem Artikel haben wir den Budgetierungsprozess des Gastgewerbes in 8 Schritte zusammengefasst. Obwohl es leichter gesagt als getan ist, können diese Schritte Ihnen helfen, während des Prozesses Synergien mit anderen Abteilungen zu finden und ein Budget festzulegen, das eine Vielzahl interner und externer Faktoren berücksichtigt. Lass uns anfangen!
Sammeln Sie Ihre Daten
Das Wichtigste zuerst: Ihr Budget basiert auf historischen Daten, die Sie während des Budgetierungsprozesses zur Hand haben möchten. Aber Hoteldaten sind nicht nur während der Budgetsaison wichtig; Sie sollten immer einfachen Zugriff auf Produktionsdaten haben, die Sie nach Preisplan, Zimmertyp , Quelle und Gästekartei segmentieren können. Im Idealfall sollten Sie nicht graben müssen, um diese Daten zu finden. Wenn die Daten in Ihrem PMS nicht ohne weiteres verfügbar sind, benötigen Sie wahrscheinlich eine Business-Intelligence-Lösung oder eine Berichts- und Buchhaltungssoftware , um die Daten zu erhalten, die für die Erstellung Ihres Jahresbudgets und eines umfassenderen Geschäftsplans erforderlich sind. Regelmäßige Audits sind auch eine gute Idee, um sicherzustellen, dass die Produktionszahlen richtig gezogen werden. Aus Budgetierungsgründen empfehlen wir, auf diese Daten über ein Dashboard (oder sogar eine große Excel-Datei mit Pivot-Tabellen) zuzugreifen, damit Sie beispielsweise schnell die Belegung an einem bestimmten Datum oder den Anteil des Gästesegments in einem bestimmten Monat finden können.
Fragen Sie den Vertrieb nach Projektionen auf Kontoebene
Damit Ihr Hotelteam auch nach der Budgeterstellung gute Beziehungen pflegt, ist es wichtig, alle um den Beitrag zu bitten. Da die Verkaufsabteilung normalerweise einen großen Teil der Zimmerübernachtungsproduktion bereitstellt und ihr Buchungsfenster länger ist als bei vorübergehenden Gästen (größtenteils), ist die Erstellung von Schätzungen für Firmenkunden (Geschäftsreisende) und Gruppen ein guter Ausgangspunkt für Ihre Finanzen planen. Das Vertriebsteam kann Schätzungen für die Produktion von Übernachtungen pro Konto erstellen, wenn möglich pro Monat. Die Vertriebsleiter kennen ihre Kunden am besten, und sie werden wahrscheinlich wissen, ob ein bestimmtes Konto mehr oder weniger als im Vorjahr produzieren wird. Auf dieser Grundlage können Sie ein Budget für vorübergehende Gäste genauer festlegen.
Erstellen Sie einen Bedarfskalender mit täglichen Schätzungen
Nachdem Sie vom Vertriebsteam eine Grundlage erhalten haben, können Sie die Gänge wechseln, um über die Freizeitnachfrage der Hotelbranche nachzudenken. Das Erstellen eines Nachfragekalenders ist eine großartige Möglichkeit, saisonale und marktspezifische Check-in-Trends zu verstehen, und er hebt Bereiche hervor, in denen es möglicherweise eine Möglichkeit gibt, zusätzliche Einnahmen zu erzielen, bevor sich diese Bedarfsperioden später einschleichen. Eine bewährte Methode besteht darin, einen Kalender in Excel zu erstellen, wobei jede Woche eine Zeile und jede Spalte ein Wochentag ist. Geben Sie die projizierte Belegung in die Zelle jedes Tages ein. Eine tägliche Projektion ermöglicht es Ihnen, detailliertere Informationen zu erhalten, da ein Freitag im Mai deutlich geschäftiger (oder langsamer) sein kann als ein anderer Freitag im Mai. Ebenso können Termine innerhalb derselben Woche starke Nachfrageschwankungen aufweisen. Für das Memorial Day Weekend könnte beispielsweise eine Auslastung von 100 % prognostiziert werden, der 2. Januar könnte jedoch eher bei 30 % liegen. Anschließend können Sie mithilfe der bedingten Formatierung Farbcodes anwenden, um Zeiträume mit höherer und niedrigerer Nachfrage schnell zu bestimmen.
Verweisen Sie auf Compset-Daten von STR oder anderen zuverlässigen Quellen
Alle Daten, die wir uns bisher angesehen haben, sind spezifisch für Ihr Hotel. Aber die Leistung Ihres Wettbewerbssets ist ein wichtiger Faktor für Ihre zukünftige Leistung. Wachsen einige Hotels in Ihrem Comp-Set schneller als andere? Stiehlt ein Hotel dem Rest Anteile? Wir empfehlen, mindestens zwei Jahre lang STR -Daten zu studieren, die die Leistung Ihrer Comp-Set-Hotels zeigen. Durch den Vergleich der Metriken im Jahresvergleich können Sie feststellen, ob konkurrierende Hotels ihren Anteil vergrößern oder verkleinern. Ein Hotel, das im Jahresvergleich einen negativen Trend aufweist, könnte bedeuten, dass mehr Nachfrage in Ihr Hotel kommt, oder es könnte ein Rückgang der Raten in diesem Hotel signalisieren, was Ihrem Hotel Anteile wegnehmen könnte.
Notieren Sie sich Ereignisse oder Feiertage in der Umgebung
Zusätzlich zu Wettbewerbsdaten sollten Sie lokale Nachfragetrends in Ihr Budget einbeziehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget die Marktnachfrage an Feiertagen und bei Großveranstaltungen wie Konferenzen, Sportspielen, Abschlussfeiern, Konzerten und mehr widerspiegelt. Ihr lokales Kongress- und Besucherbüro ist eine gute Quelle für diese Informationen. Auch wenn Sie seit Jahrzehnten auf dem Markt tätig sind, ändern sich die Veranstaltungspläne. Daher ist es eine gute Idee, jedes Jahr den lokalen Veranstaltungskalender zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Budget die aktuellsten Nachfragetreiber widerspiegelt.
Kaufen Sie Ihr Compset
Ein gutes Budget ist ohne ein wenig Recherche nicht komplett! Obwohl Sie die STR-Berichte Ihres Compsets bereits analysiert haben, sollten Sie sich von deren Verkaufskampagnen oder Marketingtaktiken inspirieren lassen. Ein paar einfache Shops auf deren Websites können Ihnen Aufschluss darüber geben, was Ihre Mitbewerber für das Jahr geplant haben, und Sie für eigene Werbeaktionen inspirieren. Normalerweise teilt sich der von einem Hotelmanager ausgewählte Compset eine ähnliche Anzahl von Zimmern und führt ähnliche Hotelbetriebe . Dies ist großartig, um Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen, aber Sie sollten Ihr Compset in dieser Übung erweitern, um mehr Inspiration für Ihr Betriebsbudget im kommenden Jahr zu erhalten.
Fertigstellen des Budgets
Puh! Sie haben alle Ihre Recherchen und Analysen abgeschlossen, und jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ts und I's zu kreuzen, bevor Sie das endgültige Budget einreichen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um einen Schritt zurückzutreten und sich zu fragen, ob die Zahlen, die Sie gefunden haben, einen Sinn ergeben. Scheint alles realistisch, aber dennoch herausfordernd?
Während die Budgetsaison normalerweise einmal im Jahr stattfindet, sollten Sie Ihre Budgetvorbereitungsmaterialien nicht vor dem nächsten Jahr weglegen. Wenn Sie Ihr Budget regelmäßig überprüfen, können Sie die aktuelle Leistung besser verstehen und Ihre Budgetstrategie für die kommenden Jahre verfeinern. Einige Hoteliers entscheiden sich sogar für ein rollierendes Budget, bei dem sie jeden Monat einen neuen Monat zu ihrer Prognose hinzufügen, sodass sie immer eine vollständige 12- oder 13-Monatsprognose haben.
Letztendlich sollten Ihre Budgetstrategie und Ihr Budgetprozess auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Hotels zugeschnitten sein. Daher kann es einige Zeit dauern, bis Sie feststellen, was am besten funktioniert. Sie haben noch Fragen zur Erstellung Ihres Hotelbudgets? Lass uns wissen!
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