Un sistema de punto de venta, o sistema POS, es una herramienta que permite a su hotel aceptar pagos. Hay tres componentes básicos de los sistemas POS actuales:

1. Hardware: hay un par de partes diferentes del hardware POS. Se necesita una terminal de tarjetas para aceptar tarjetas de crédito, tarjetas de débito y pagos con billetera móvil. Otras herramientas incluyen una impresora de recibos, un cajón de efectivo y un escáner para registrar artículos con códigos de barras.

2. Software: el software de tu TPV te permite elegir entre una base de datos de artículos por los que cobrar. Realice una venta, vea registros de transacciones de clientes, administre su inventario y obtenga análisis e informes a través de una plataforma POS.

3. Transferencias de pago: el TPV envía dinero desde la cuenta del huésped a la cuenta bancaria vinculada de tu hotel después de cada venta.

Estos son los componentes principales de un sistema POS, pero los hay de todas las formas y tamaños.

Un sistema de punto de venta (POS) es un componente vital en la industria hotelera, específicamente en la gestión hotelera. Agiliza las transacciones, la gestión de inventario y los precios dentro de establecimientos que generan ingresos, como restaurantes y bares de hoteles. Se integra con un sistema de administración de propiedades (PMS) para garantizar actualizaciones en tiempo real y experiencias eficientes para los huéspedes. El software POS es fácil de usar, a menudo está basado en la nube y es compatible con varios dispositivos como iPads, aplicaciones móviles y quioscos de autoservicio. Admite procesamiento de pagos, programas de fidelización y funcionalidades administrativas. El sistema incluye funciones como pantallas táctiles, lectores de códigos de barras, impresoras de recibos y capacidades fuera de línea. Los hoteleros pueden mejorar sus operaciones con complementos y actualizaciones para satisfacer necesidades comerciales específicas, como pedidos en línea, pedidos por cuenta propia y pagos sin contacto. En general, un sistema POS de hotel desempeña un papel crucial a la hora de mejorar la experiencia de los huéspedes, optimizar las operaciones del hotel y aumentar los ingresos en el negocio hotelero.

Un sistema de punto de venta (POS) en hoteles, un motor de reservas y un sistema de gestión de propiedades (PMS) son componentes cruciales de las operaciones hoteleras, pero cumplen diferentes funciones y se centran en diferentes aspectos del proceso de gestión hotelera. Aquí hay una explicación de en qué se diferencian:

1. Sistema de punto de venta (POS): un sistema de punto de venta se utiliza principalmente para procesar y gestionar transacciones dentro de los diversos establecimientos generadores de ingresos de un hotel, como restaurantes, bares, tiendas de regalos, instalaciones de spa y otros servicios. Actúa como una plataforma centralizada para manejar transacciones de ventas y pagos de manera eficiente. Las características clave de un sistema POS en hoteles pueden incluir:

• Registro de ventas: un sistema POS permite al personal del hotel procesar pedidos, generar facturas y gestionar pagos de productos y servicios ofrecidos dentro del hotel.
• Gestión de inventario: realiza un seguimiento de los niveles de inventario, monitorea el movimiento de existencias y proporciona alertas cuando es necesario reponer los suministros.
• Informes y análisis: los sistemas POS generan informes detallados sobre ventas, ingresos e inventario, proporcionando información valiosa para analizar el desempeño empresarial.

El objetivo principal de un sistema POS es facilitar transacciones fluidas y precisas dentro de los distintos puntos de venta del hotel, garantizando una gestión eficiente de los ingresos.

2. Motor de reservas : un motor de reservas es un sistema de reservas en línea que permite a los huéspedes reservar directamente alojamiento y servicios ofrecidos por el hotel a través del sitio web del hotel u otros canales de distribución en línea. Actúa como una interfaz entre los huéspedes y el hotel, proporcionando información sobre disponibilidad y precios en tiempo real. Las características clave de un motor de reservas incluyen:

• Disponibilidad y precios de habitaciones: muestra información actualizada sobre disponibilidad de habitaciones, tarifas y promociones, lo que permite a los huéspedes realizar reservas según sus preferencias.
• Reservas en línea: el motor de reservas permite a los huéspedes realizar reservas, seleccionar tipos de habitaciones y proporcionar detalles de pago de forma segura.
• Integración con canales de distribución: se integra con varias agencias de viajes en línea (OTA) y sistemas de distribución global (GDS), asegurando que el inventario y las tarifas estén sincronizados en múltiples plataformas.

El objetivo principal de un motor de reservas es agilizar el proceso de reserva, aumentar las reservas directas y maximizar los ingresos proporcionando una forma fácil y cómoda para que los huéspedes reserven alojamiento en un hotel.

3. Sistema de gestión de propiedades (PMS): un sistema de gestión de propiedades sirve como centro central para gestionar todos los aspectos de las operaciones del hotel. Está diseñado para automatizar y agilizar las tareas diarias relacionadas con la gestión de huéspedes, reservas, asignación de habitaciones, facturación y otros procesos operativos. Las características clave de un PMS incluyen:

• Gestión de huéspedes: almacena los perfiles de los huéspedes, mantiene el historial de los huéspedes y facilita servicios personalizados para los huéspedes.
• Gestión de reservas: el PMS maneja todos los aspectos de las reservas, incluidas reservas, modificaciones y cancelaciones.
• Operaciones de recepción: gestiona los procesos de check-in y check-out, asigna habitaciones y atiende las solicitudes de los huéspedes.
• Facturación y contabilidad: el PMS realiza un seguimiento de los cargos de los huéspedes, genera facturas e interactúa con los sistemas financieros.
• Informes y análisis: los sistemas PMS proporcionan informes detallados sobre ocupación, ingresos, preferencias de los huéspedes y otras métricas clave.

El objetivo principal de un PMS es centralizar y automatizar las operaciones del hotel, optimizar los servicios a los huéspedes y optimizar la eficiencia y la satisfacción de los huéspedes.

Mientras que un sistema de punto de venta (POS) se centra en gestionar las transacciones dentro de los puntos de venta del hotel que generan ingresos, un motor de reservas facilita las reservas directas en línea y un sistema de gestión de propiedades (PMS) supervisa diversos aspectos de las operaciones del hotel, incluida la gestión de huéspedes, las reservas, y operaciones de recepción. Estos sistemas trabajan juntos para mejorar la eficiencia general y la experiencia de los huéspedes dentro de un hotel.

Si no tiene un sistema POS en su hotel, está perdiendo la oportunidad de captar más ventas, ayudar a su equipo a funcionar de manera eficiente y mejorar la satisfacción de los huéspedes. A continuación se presentan algunos beneficios clave de implementar un sistema POS en su propiedad.

Aceptar todas las opciones de pago

Las investigaciones muestran que solo el 17% de los pagos con tarjeta a nivel mundial se realizarán en efectivo para 2022. La pandemia ha provocado un fuerte repunte en la adopción de pagos sin contacto y billeteras móviles. Sus invitados esperan poder pagar utilizando el método que prefieran: chip EMV, Apple Pay, tarjeta de regalo y cualquier otra opción de billetera digital. Un POS con procesamiento de tarjetas de crédito totalmente integrado le brinda la posibilidad de aceptar cualquier forma de pago. Es beneficioso para todos: su propiedad nunca pierde una venta y su cliente puede realizar el pago cómodamente utilizando su método de pago preferido.

Mejore su programa de fidelización de huéspedes

Muchos sistemas POS le permiten recopilar y organizar la información de los huéspedes de forma más eficaz. Los registros de transacciones se almacenan en una base de datos que le indica lo que compró un huésped, su información de contacto, cuándo interactuó por última vez con su hotel y cualquier otro detalle pertinente que pueda utilizar con fines de marketing. Vaya más allá de los datos de ventas básicos e integre su POS con el CRM de su hotel y el marketing por correo electrónico y sus otras plataformas para obtener una imagen completa de las preferencias de los huéspedes y los conocimientos del cliente.

Mejor gestión de inventario

¿Administrar una tienda en el lobby o intentar reducir el desperdicio en un restaurante? En lugar de dedicar tiempo al personal a ordenar el inventario, vigilar los suministros y monitorear las ventas, el sistema POS de su hotel puede configurarse para administrar el inventario por usted. Utilice la herramienta en su restaurante en el lugar para ver cuando los suministros están bajos y configurar alertas cuando sea el momento de realizar un nuevo pedido.

“Conciliar manualmente el inventario en todos los lugares donde vende y almacena sus productos es tedioso y propenso a errores humanos. Cuando tu inventario se sincroniza automáticamente, sabes exactamente cuánto stock tienes y dónde está en un momento dado”, explicó Shopify . "También es fácil comprender qué tan bien se vende cada producto y crear órdenes de compra basadas en el rendimiento y los niveles de existencias actualizados".

Seguimiento y análisis de tus ventas

A diferencia de una simple caja registradora, un sistema POS puede indicarle qué tan bien le está yendo financieramente a su hotel en tiempo real. Muchos sistemas POS están equipados para proporcionar informes diarios sobre sus ventas, el comportamiento de los clientes e incluso la productividad de los empleados. El mismo terminal que utiliza para procesar tarjetas de crédito también puede convertirse en el centro para que los empleados registren su entrada y salida. Analice cómo se comparan sus ventas con el mes, trimestre o en la misma época del año anterior.

Los sistemas POS pueden hacer más que simplemente procesar transacciones. Se integran con la tecnología hotelera existente para ayudar a que su propiedad funcione sin problemas. Busque un POS que tenga estas características.

Hardware de punto de venta

El terminal y otros equipos que componen su punto de venta pueden ser tan pequeños como un dongle que se conecta a un teléfono o iPad, o tan grandes como la pantalla de una computadora. Piense en dónde utiliza su punto de venta: si desea agregar un sistema POS a su equipo de servicio de habitaciones para permitir a los huéspedes pagar cuando su pedido llega a su puerta, un POS móvil podría ser la mejor opción. Si está buscando algo para usar en su restaurante, una terminal como Clover Station o Square Register podría ser una mejor opción.

• Escáner de código de barras : los sistemas POS minoristas necesitan un escáner de código de barras donde los hoteles y establecimientos de alimentos y bebidas pueden no hacerlo.

• Lectores de tarjetas de crédito: todos los sistemas POS deben incluir un lector de tarjetas para aceptar las principales tarjetas de crédito.

Software de punto de venta

Cada proveedor de POS ofrece su propia plataforma a través de la cual gestionar las ventas y operaciones de su hotel. Busque un sistema basado en la nube que permita al proveedor enviar actualizaciones sin ningún retraso ni esfuerzo necesario por parte de su equipo. Otras características del software que debe buscar incluyen:

• Datos de inventario : ¿el software tiene análisis sólidos y procesables?

• Seguridad: ¿ la herramienta es compatible con PCI DSS y puede aceptar EMV?

• Integraciones: ¿puede el POS comunicarse con otro software de la tecnología de su hotel? ¿Tiene las integraciones de procesador de pagos adecuadas?

• Automatización: ¿se puede configurar la plataforma POS para ahorrar tiempo a su equipo?

• Flexibilidad: ¿se puede configurar el software para que crezca con las necesidades de su hotel?

Algunas herramientas, como Clover, ofrecen una gran cantidad de aplicaciones de terceros que puedes agregar para hacer que tu POS sea aún más poderoso. Estas aplicaciones configuran su POS para cualquier aspecto de su hotel que esté intentando mejorar. Por ejemplo, el horario de los empleados se puede ejecutar a través de la aplicación Homebase. La aplicación KitchenDisplay envía pedidos a la cocina y organiza tickets para reducir errores y ayudar a su equipo a atender a los invitados de manera eficiente. La aplicación Nómina de Gusto automatiza su nómina y elimina los impuestos federales, estatales y locales sobre la nómina para reducir los errores administrativos y humanos. Hay muchas cosas que un POS puede hacer más allá de simplemente aceptar pagos y realizar un seguimiento de las ventas.

Al seleccionar un sistema de punto de venta para sus establecimientos de alimentos y bebidas, los propietarios de restaurantes deben considerar una variedad de factores para asegurarse de encontrar la mejor opción para su negocio. Un aspecto importante a considerar es el precio, ya que diferentes proveedores pueden tener diferentes costos iniciales y continuos. Además, es importante evaluar las opciones de procesamiento de pagos, incluidos los pagos con tarjeta de crédito y sin contacto, así como las tarifas de procesamiento asociadas.

Otra consideración importante es la funcionalidad del software POS, incluida la gestión de inventario, la gestión de menús y la gestión de empleados. Muchos sistemas POS modernos también ofrecen pedidos en línea, gestión de planos de planta, pedidos en la mesa y sistemas de visualización en la cocina, lo que puede resultar beneficioso para restaurantes de servicio completo y restaurantes de servicio rápido.

También se deben tener en cuenta las integraciones con otros sistemas, como QuickBooks o proveedores de tarjetas regalo. Además, los propietarios de restaurantes de hoteles deben considerar si desean una solución POS interna o basada en la nube, así como la facilidad de uso y la atención al cliente brindada por el proveedor de POS. Algunos sistemas POS populares en la industria incluyen Vento , Oracle Micros , Toast POS, TouchBistro, Lightspeed, Square y Clover POS.

También es importante optimizar para pagos sin contacto, en la acera y para llevar. También es importante contar con informes y seguimiento de inventario en tiempo real para gestionar las operaciones internas y externas.

En general, al seleccionar un sistema de punto de venta para sus establecimientos de alimentos y bebidas, los propietarios de restaurantes de hoteles deben evaluar cuidadosamente sus necesidades y preferencias específicas y elegir un proveedor de POS que ofrezca la mejor combinación de precio, funcionalidad y atención al cliente para su negocio.

Hay muchísimos proveedores de POS en el mercado, cada uno de los cuales ofrece su propia versión de software y hardware de ventas que pueden ayudar a que su hotel funcione mejor. Considere los siguientes factores al elegir un socio de POS.

• Seguridad: cualquier sistema que almacene información de los huéspedes y datos de pago va a estar en riesgo. Pregunte a los proveedores qué procesos y herramientas existen para mantener seguros los datos de sus huéspedes. Su sistema POS debe cumplir con los estándares de seguridad de datos establecidos por la Industria de Tarjetas de Pago (PCI). Busque algo que cifre los datos de pago y pueda aceptar tarjetas EMV.

• Adaptabilidad: cuando llegó la pandemia, muchos restaurantes comenzaron a ofrecer entrega a domicilio por primera vez, y el punto de venta se convirtió en un componente fundamental para lograr ese cambio. Busque un socio que pueda ofrecer pedidos en línea, entregas y otros servicios auxiliares a medida que su negocio hotelero crece y escala.

• Costo: fijar el precio de su POS requiere estimar dos componentes. El hardware generalmente se vende como un POS todo en uno o como un kit preconfigurado con complementos. Por ejemplo, es posible que desee adquirir una impresora de recibos, un soporte o un lector además de una terminal de procesamiento de tarjetas. Los socios de POS también cobran tarifas de procesamiento ard: un porcentaje del monto total de la venta, más una tarifa fija nominal. Asegúrese de preguntar a cada proveedor cuánto serán estas tarifas por transacción. Al considerar el costo, es importante tener en cuenta también las tarifas de procesamiento de pagos, ya que pueden superar con creces el precio de suscripción de hardware y software combinados.

• Flexibilidad: las mejores opciones de POS están basadas en la nube para que el equipo de su hotel pueda ver los datos de ventas y aceptar pagos en múltiples dispositivos en toda la propiedad. "Un beneficio adicional del software POS basado en la nube es que elimina la necesidad de costosas actualizaciones y minimiza los riesgos de seguridad tradicionalmente asociados con los sistemas cliente-servidor", agrega Shopkeep .

• Atención al cliente: averigüe si el socio tiene soporte 24 horas al día, 7 días a la semana. En caso de problemas técnicos, querrás poder comunicarte con una persona en vivo a través de correo electrónico, teléfono o chat en vivo.

Por supuesto, también debe preguntar cómo se integra el sistema POS con el CMS, PMS, motor de reservas y más de su sitio web existente.

Hay algunas partes diferentes de su propiedad donde puede instalar un POS: la tienda de regalos o del lobby del hotel, el restaurante del hotel o el spa. En cualquier lugar donde necesite realizar pagos de invitados es donde necesitará un POS.

Sin embargo, a diferencia de la mayoría de los minoristas, los sistemas POS de hoteles son más efectivos cuando se conectan con su PMS. Es muy común que los huéspedes publiquen facturas en sus habitaciones cuando se hospedan en un hotel y, si bien esto se puede hacer manualmente, un POS de hotel especialmente diseñado tendrá una interfaz automática con su sistema de administración de propiedades (PMS).

La tecnología hotelera está pensada para facilitar el trabajo de tu equipo. Un POS creado para hoteles puede integrarse fácilmente con sus sistemas existentes para agregar automáticamente un cargo al pago final de un huésped, en lugar de hacer que su equipo agregue manualmente los gastos durante la estadía de esa persona.