In breve, la previsione è la pratica di prevedere le performance dei ricavi per date future. Queste previsioni tengono conto dei tuoi dati storici, della segmentazione, delle tendenze di mercato e persino delle dinamiche macroeconomiche per prevedere con maggiore accuratezza quanti ricavi prenoterai in futuro. Gli albergatori in genere preparano le previsioni per i mesi successivi o per l'anno successivo e le riesaminano man mano che le date si avvicinano. Oltre a prevedere i ricavi, gli albergatori spesso prevedono la tariffa media giornaliera, l'occupazione e la quota che sarà contribuita da segmenti come transitori, aziendali e di gruppo.

La tua previsione è un input importante per la tua strategia di gestione delle entrate e la tua strategia operativa. Se non hai idea di quanto sarà pieno il tuo hotel, è difficile programmare (o assumere) personale in anticipo, prendere decisioni di acquisto e persino pianificare progetti come ristrutturazioni o la ristrutturazione della hall. I tuoi revenue manager si affidano anche alla tua previsione per stabilire tariffe competitive, determinare quando sono necessarie promozioni e gestire restrizioni come la durata minima del soggiorno. Una previsione accurata ti aiuta a massimizzare la tua stagione di punta e pianificare quella di bassa stagione.

Elementi chiave delle previsioni alberghiere:

1. Tassi di occupazione: previsione del numero di camere che verranno prenotate.
2. Previsioni di fatturato: stima dei potenziali ricavi derivanti dalla vendita delle camere, dai servizi di ristorazione e da altri comfort.
3. Strategie di prezzo : adeguamento dinamico delle tariffe delle camere in base alla domanda prevista per massimizzare i ricavi.
4. Gestione dei costi: le previsioni aiutano a pianificare i costi operativi adeguando il personale e le altre risorse in base all'occupazione prevista.
5. Tendenze stagionali: comprendere l'impatto delle variazioni stagionali sulle prenotazioni alberghiere.
6. Analisi dell'impatto dell'evento: valutazione del modo in cui gli eventi locali potrebbero influenzare la domanda e preparazione di conseguenza.

Scopo e vantaggi:

• Ottimizzazione dei ricavi: comprendendo le tendenze della domanda, gli hotel possono adattare prezzi e promozioni per massimizzare i ricavi.
• Maggiore efficienza operativa: previsioni efficaci consentono agli hotel di gestire i livelli di personale, l'inventario e altri aspetti operativi in ​​modo più efficiente, evitando sprechi di risorse.
• Esperienza migliore per gli ospiti: con previsioni adeguate, gli hotel possono garantire di avere personale e rifornimenti adeguati, offrendo così un servizio migliore agli ospiti.
• Pianificazione strategica: le previsioni sono fondamentali per la pianificazione strategica a lungo termine, aiutando gli hotel a investire saggiamente in marketing, ristrutturazioni ed espansioni.

Le previsioni alberghiere sono uno strumento essenziale per il processo decisionale, poiché aiutano gli albergatori a orientarsi tra le complessità del mercato e a pianificare strategicamente gli sviluppi futuri.

Nel prevedere le prenotazioni, gli albergatori del settore alberghiero considerano diversi fattori critici per garantire che il loro processo decisionale porti a un'occupazione e a una redditività ottimali. Ecco come questi elementi influiscono sul processo di previsione dell'hotel:

1. Dati storici e dati sulle prestazioni: gli albergatori fanno molto affidamento sui dati storici, come i tassi di occupazione passati, la tariffa giornaliera media ( ADR ) e le entrate per camera disponibile ( RevPAR ). Questi dati aiutano a comprendere le tendenze e a prepararsi per la domanda futura.

2. Stagionalità ed eventi speciali: il modello di previsione deve tenere conto della stagionalità, degli eventi speciali e delle festività, che incidono in modo significativo sulla domanda alberghiera. Questi fattori aiutano a prevedere picchi e cali nel numero di ospiti, consentendo una migliore allocazione delle camere e un adeguamento delle strategie di prezzo.

3. Tendenze di mercato e tendenze del settore: tenere d’occhio le tendenze più ampie del mercato e del settore è fondamentale per previsioni accurate. Ciò include il monitoraggio delle condizioni economiche, delle strategie della concorrenza e dei cambiamenti nel comportamento dei consumatori che potrebbero influenzare le prenotazioni alberghiere.

4. Strategie di prezzo e tariffe delle camere: una previsione efficace della gestione delle entrate implica strategie di prezzo dinamiche per ottimizzare le tariffe delle camere in base alla domanda prevista. Ciò aiuta a massimizzare le entrate totali mantenendo prezzi competitivi sul mercato.

5. Previsione della domanda e segmenti di mercato: gli hotel segmentano il proprio mercato per rivolgersi a dati demografici specifici e personalizzare le strategie di marketing, compreso l'uso dei social media, per attirare il giusto mix di ospiti. Comprendere i tempi di consegna e i modelli di prenotazione di questi segmenti aiuta a prevedere la domanda in modo più preciso.

6. Metodi e modelli di previsione: l'utilizzo di metodi e modelli di previsione avanzati consente agli albergatori di prevedere le prenotazioni future con maggiore precisione. Questi modelli incorporano dati in tempo reale dal PMS (Property Management System) dell'hotel e si integrano con un sistema di gestione delle entrate.

7. Previsione dell'occupazione e previsione finanziaria: la previsione dell'occupazione aiuta nelle previsioni operative come la gestione del personale e delle risorse, garantendo che l'hotel operi in modo efficiente durante i periodi di domanda alta o bassa.

8. Processo decisionale e implementazione: l'intero processo di previsione supporta un processo decisionale informato, dalla definizione dei prezzi delle camere all'implementazione delle strategie di marketing. Dati previsionali accurati garantiscono che gli albergatori possano fare scelte strategiche che migliorano l'esperienza degli ospiti e le prestazioni dell'hotel.

9. KPI e metriche chiave: gli indicatori chiave di prestazione ( KPI ) come tassi di occupazione, ADR e RevPAR sono continuamente monitorati. Questi parametri sono fondamentali per valutare l’efficacia delle strategie di previsione e gestione delle entrate.

10. Canali di distribuzione e dati in tempo reale: gli hotel considerano anche il ruolo dei diversi canali di distribuzione nella previsione della domanda. La capacità di analizzare i dati in tempo reale provenienti da questi canali consente di apportare modifiche ai prezzi e all’assegnazione delle camere, garantendo che l’hotel rimanga competitivo e redditizio in condizioni di mercato variabili.

Attraverso questi sforzi di previsione completi, gli albergatori del settore alberghiero possono ottimizzare le proprie previsioni operative e finanziarie, garantendo una crescita sostenuta e un forte vantaggio competitivo sul mercato.

L'obiettivo della previsione è di prevedere quante camere verranno vendute e per quali tariffe nelle settimane e nei mesi futuri. Le previsioni aiutano gli albergatori ad anticipare le esigenze di personale, a pianificare le spese di marketing e a sapere quando aumentare e diminuire le tariffe. Sebbene le previsioni apportino effettivamente valore, il processo stesso è spesso un punto dolente per i gestori delle entrate. Senza una moderna soluzione tecnologica in atto, i gestori delle entrate finiscono per fare le loro previsioni in fogli di calcolo, che mancano di standardizzazione e possono disorganizzarsi rapidamente, soprattutto quando più persone lavorano insieme all'attività. Il processo tradizionale è soggetto a errori manuali e richiede molto tempo. Molti gestori delle entrate prevedono un mese fuori, il che significa che crei una previsione per il mese successivo entro questo mese, oltre a riadattare la previsione di questo mese. Questo noioso processo si ripete poi ogni mese. Per prevedere oltre un mese, i gestori delle entrate hanno dovuto fare affidamento sui modelli di soggiorno storici nei loro hotel. Tuttavia, con la pandemia, è diventato ancora più difficile poiché i viaggi si stanno ancora stabilizzando e i modelli storici non sono completamente ripresi. Nessuno sa per certo quanto tempo ci vorrà prima che lo faccia.

Per quanto ci provi, fare previsioni non è la stessa cosa che scrutare in una sfera di cristallo; non importa quanto diligentemente lavori sui tuoi budget o quante volte riformi la previsione, gli eventi imprevisti senza dubbio si presenteranno e annulleranno anche i piani migliori. La prossima cosa migliore è ottenere un feedback in tempo reale sulle tue previsioni su base continuativa, che ti consente di comprendere i cambiamenti nel tuo mercato e di adattare le tue previsioni di conseguenza, il prima possibile. Per i gestori delle entrate impegnati, non ha senso riformulare manualmente la previsione più frequentemente di una volta al mese circa. Ma senza questa intelligenza in tempo reale, come possono le tue previsioni rimanere veramente accurate?

La creazione di una strategia di previsione alberghiera efficace è fondamentale per gli albergatori per gestire le proprie operazioni in modo efficiente, ottimizzare le entrate e aumentare la soddisfazione degli ospiti. Ecco una guida passo passo progettata per aiutare i principianti a comprendere e implementare le previsioni sugli hotel:

Passaggio 1: raccogliere dati storici

Inizia raccogliendo dati storici sulle prestazioni del tuo hotel. Ciò include tassi di occupazione, tariffe giornaliere medie (ADR), ricavi per camera disponibile (RevPAR), tendenze della stagionalità ed eventuali fluttuazioni dovute a eventi speciali o cambiamenti del mercato. Esempio: se gestisci un hotel da 100 camere e lo scorso luglio avevi un tasso di occupazione dell'80%, con un ADR di $ 150 e un RevPAR di $ 120, dovresti registrare queste informazioni per riferimento futuro.

Passaggio 2: analizzare le tendenze del mercato

Osserva le tendenze di mercato più ampie che interessano il settore dell’ospitalità nella tua zona. Ciò potrebbe includere nuove aperture di hotel, cambiamenti nelle attrazioni turistiche, fattori economici o cambiamenti demografici. Esempio: se nelle vicinanze venisse aperto un nuovo parco a tema, la domanda potrebbe aumentare in modo significativo. Al contrario, se un importante datore di lavoro locale chiudesse, la domanda potrebbe diminuire.

Passaggio 3: segmenta il tuo mercato

Dividi i tuoi potenziali ospiti in diversi segmenti in base al loro comportamento, alle loro esigenze e alla fonte di prenotazione. I segmenti comuni includono viaggiatori d'affari, famiglie, coppie e prenotazioni di gruppo. Esempio: le famiglie potrebbero prenotare soprattutto durante le vacanze scolastiche e preferire camere e servizi adatti alle famiglie, mentre i viaggiatori d'affari potrebbero prenotare durante la settimana e preferire Internet ad alta velocità e uno spazio di lavoro.

Passaggio 4: creare un modello di previsione

Utilizza i dati raccolti e la segmentazione del mercato per sviluppare un modello di previsione. Questo modello dovrebbe prevedere la domanda futura in base a vari fattori come dati storici, tendenze di mercato e tempi di prenotazione. Esempio: potresti notare che le prenotazioni aumentano del 15% ogni volta che si tiene una conferenza importante in città. Il tuo modello dovrebbe tenere conto degli eventi imminenti per prevedere i picchi della domanda.

Passaggio 5: implementare le strategie di gestione delle entrate

Applicare tecniche di gestione delle entrate per adeguare i prezzi e la disponibilità delle camere in base alla domanda prevista. Ciò avviene spesso attraverso strategie di prezzo dinamiche e adeguando le restrizioni come i requisiti di soggiorno minimo. Esempio: se è prevista una domanda elevata per un particolare fine settimana a causa di un festival locale, aumenta le tariffe delle camere di conseguenza e imposta un requisito di soggiorno minimo per massimizzare le entrate.

Passaggio 6: monitorare i dati in tempo reale

Monitora continuamente i dati di prenotazione in tempo reale e modifica le tue previsioni secondo necessità. Ciò consente di reagire a cambiamenti imprevisti della domanda o delle condizioni di mercato. Esempio: se ricevi improvvisamente un gran numero di cancellazioni, potresti dover abbassare i prezzi per attirare prenotazioni last minute.

Passaggio 7: valutare e adattare

Controlla regolarmente l'accuratezza delle tue previsioni e l'efficacia delle tue strategie di gestione delle entrate. Apporta modifiche in base a ciò che funziona o non funziona. Esempio: se sopravvaluti costantemente la domanda durante la bassa stagione, modifica il tuo modello di previsione per essere più conservativo durante quei mesi.

Passaggio 8: comunica con il tuo team

Garantire che tutto il personale interessato, dai dipendenti della reception al team di marketing, comprenda le previsioni e il modo in cui influisce sulle loro responsabilità. Esempio: se si prevede un'elevata occupazione, il personale della reception dovrebbe essere preparato per un volume maggiore di check-in e richieste, mentre le pulizie dovrebbero adeguare i livelli di personale per gestire l'aumento del turnover delle camere.

Passaggio 9: sfruttare la tecnologia

Utilizza software e strumenti di previsione integrati con il tuo sistema di gestione della proprietà (PMS) per automatizzare e migliorare la precisione delle tue previsioni. Esempio: implementa una soluzione software in grado di estrarre dati storici sulle prenotazioni, integrarsi con piattaforme di prenotazione online e aggiornare automaticamente i modelli di previsione in tempo reale.

Passaggio 10: apprendere e adattarsi continuamente

Rimani informato sulle nuove tecniche di previsione, strumenti e tendenze del settore. La partecipazione regolare a workshop, webinar e conferenze di settore può fornire approfondimenti e aiutarti a perfezionare i tuoi metodi di previsione. Esempio: la partecipazione a un webinar sulle ultime tendenze nelle previsioni basate sull'intelligenza artificiale può fornirti tecniche avanzate per migliorare ulteriormente la precisione delle tue previsioni.

Seguendo questi passaggi, anche un principiante nella gestione alberghiera può sviluppare solide basi nelle previsioni alberghiere, consentendogli di prendere decisioni informate che ottimizzano le prestazioni e la redditività dell'hotel.

Quando scelgono un software di previsione per hotel, gli hotel dovrebbero dare priorità alla ricerca di una soluzione che migliori la loro capacità di prevedere e gestire in modo efficace le future esigenze aziendali. Un buon software di previsione offre precisione e affidabilità, fondamentali per prendere decisioni informate basate su dati storici e tendenze attuali del mercato. È importante che il software possa integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti come Property Management Systems (PMS) e Revenue Management Systems (RMS), garantendo un flusso di dati continuo e aggiornamenti in tempo reale.

L'interfaccia del software dovrebbe essere facile da usare, riducendo al minimo la curva di apprendimento e consentendo al personale di utilizzarlo in modo efficace senza una formazione approfondita. Anche la personalizzazione e la scalabilità sono fondamentali; il software non dovrebbe solo adattarsi alle esigenze attuali dell'hotel, ma anche adattarsi alla crescita dell'hotel o al cambiamento delle condizioni del mercato. Un software efficace è dotato di robusti strumenti di reporting e analisi che offrono approfondimenti sui parametri di prestazione e sui KPI, aiutando gli hotel a ottimizzare le proprie strategie.

La valutazione del fornitore è un altro aspetto critico del processo di selezione. Un fornitore con una solida reputazione e una comprovata esperienza, in particolare nel settore dell’ospitalità, probabilmente offrirà un prodotto più affidabile. Gli hotel dovrebbero cercare fornitori che forniscano un forte supporto tecnico e chiari accordi sul livello di servizio, garantendo che eventuali problemi possano essere risolti tempestivamente. È inoltre fondamentale garantire che il software sia conforme alle attuali normative sulla protezione dei dati e disponga di solidi protocolli di sicurezza per proteggere le informazioni sensibili.

Gli hotel non dovrebbero esitare a porre domande dirette ai potenziali venditori. Chiedere informazioni sulle esperienze di hotel simili con il software può fornire spunti preziosi, così come domande sull'integrazione con i sistemi esistenti, formazione e supporto, sicurezza dei dati, struttura dei prezzi e frequenza di aggiornamento. Comprendere come il software e il fornitore rispondono ai cambiamenti del mercato e agli eventi imprevisti può anche indicare la resilienza e l'adattabilità del software.

Scegliere il giusto software di previsione è molto più di una semplice decisione tecnica; si tratta di trovare un partner che possa contribuire al successo a lungo termine dell'hotel. Concentrandosi su questi criteri globali, gli hotel possono selezionare una soluzione che non solo si adatta alle loro esigenze attuali ma supporta anche i loro obiettivi futuri.

Prevedere la domanda alberghiera è una pratica critica nel settore dell'ospitalità, che aiuta gli hotel a massimizzare la redditività e a migliorare l'efficienza operativa. Tuttavia, sebbene comporti vantaggi significativi, ci sono anche sfide intrinseche che devono essere gestite in modo efficace.

Vantaggi della previsione della domanda alberghiera

1. Gestione migliorata delle entrate: una previsione accurata della domanda consente agli hotel di ottimizzare le strategie di prezzo. Anticipando i periodi di alta e bassa domanda, gli hotel possono adattare le loro tariffe per massimizzare le entrate e i tassi di occupazione. Ad esempio, durante i periodi di punta previsti, i prezzi possono essere aumentati, mentre le tariffe promozionali potrebbero essere utilizzate durante i periodi di calma per attrarre più ospiti.

2. Allocazione delle risorse migliorata: conoscere la domanda futura aiuta gli hotel a gestire le proprie risorse in modo più efficiente. Ciò include tutto, dai livelli di personale (assicurare personale sufficiente durante i periodi di punta e ridurre i tempi morti durante i periodi più tranquilli) a un adeguato stoccaggio delle forniture e a una gestione energetica efficace.

3. Migliore pianificazione strategica: con previsioni affidabili, gli hotel possono pianificare il futuro in modo più efficace. Ciò include decisioni su ristrutturazioni, espansioni e altri investimenti di capitale. Aiuta anche nei programmi di formazione e assunzione di personale a lungo termine, assicurando che l'hotel possa soddisfare le richieste previste.

4. Marketing efficace: le previsioni della domanda aiutano a personalizzare gli sforzi di marketing per raggiungere il pubblico giusto al momento giusto. Ad esempio, se si prevede una bassa domanda per un certo periodo, l'hotel potrebbe lanciare una campagna di marketing rivolta a gruppi, come conferenze o grandi eventi, per aumentare l'occupazione.

Sfide nella previsione della domanda alberghiera

1. Volatilità del mercato: la domanda nel settore alberghiero può essere altamente volatile, influenzata da numerosi fattori imprevedibili come condizioni economiche, eventi politici, cambiamenti climatici e, più di recente, crisi sanitarie globali come la pandemia di COVID-19. Questi elementi rendono difficile fare previsioni accurate.

2. Integrazione e qualità dei dati: una previsione efficace della domanda richiede l'integrazione di dati da varie fonti. Le sfide sorgono quando questi dati sono incompleti, imprecisi o non tempestivi. Ad esempio, una mancanza di integrazione tra il sistema di prenotazione dell'hotel e i dati di mercato può portare a previsioni fuorvianti.

3. Cambiamento del comportamento dei consumatori: le preferenze dei consumatori e i modelli di prenotazione possono cambiare rapidamente, influenzati dalle nuove tecnologie, dai social media e dai cambiamenti demografici. Tenere il passo con queste tendenze e comprendere come influenzano la domanda può essere impegnativo.

4. Requisiti tecnologici: l'implementazione di strumenti e tecniche di previsione avanzati richiede un investimento significativo in tecnologia e personale qualificato. Gli hotel più piccoli, in particolare, potrebbero avere difficoltà con i costi e la complessità dell'impostazione di sistemi di previsione sofisticati.

5. Concorrenza e fattori esterni: la concorrenza di altri hotel e opzioni di alloggio alternative come Airbnb, così come eventi esterni (come festival o conferenze nella zona), hanno un impatto significativo sulla domanda. Gli hotel devono monitorare costantemente questi fattori e adeguare le loro previsioni di conseguenza.

Per superare queste sfide, gli hotel devono investire in strumenti e tecnologie di previsione robusti in grado di gestire grandi set di dati e integrare varie fonti di dati. Anche la formazione del personale per interpretare e utilizzare i dati di previsione in modo efficace e restare sintonizzati sulle tendenze di mercato e sui cambiamenti nel comportamento dei consumatori sono essenziali per una gestione della domanda di successo.

Le migliori pratiche per le previsioni alberghiere

Una previsione efficace dei ricavi non avviene per caso. I responsabili dei ricavi, lavorando insieme ad altri responsabili di reparto, dovrebbero seguire alcune best practice quando mettono insieme le previsioni:

• Studia i dati storici: fatta eccezione per gli anni anomali come quelli che abbiamo vissuto durante la pandemia, i dati storici sono spesso il miglior punto di partenza per prevedere entrate, occupazione e domanda future. Vorrai esaminare non solo i dati del tuo hotel degli anni passati, ma anche tutti i dati di mercato che mostrano se la domanda nel tuo mercato sta crescendo, diminuendo o rimanendo stabile negli ultimi anni.

• Pensa ai driver della domanda: cosa porta le persone al tuo mercato? Quando si svolgono gli eventi più importanti? Ci sono state modifiche al programma annuale degli eventi o la tua città ospiterà un evento speciale come il Super Bowl o un concerto di Taylor Swift? È anche importante considerare gli eventi che sono stati ridimensionati o annullati, come forse una convention che storicamente è durata una settimana, ma l'anno prossimo durerà solo quattro giorni. Annota tutti questi cambiamenti nelle tue previsioni in modo da poter pianificare di conseguenza.

• Tieni d'occhio il tuo compset: monitorare le strategie di prezzo dei tuoi concorrenti può servire a diversi scopi. Puoi individuare opportunità sul mercato, ad esempio se un concorrente vicino non ha un'offerta di acquisto anticipato allettante, potrebbe essere il tuo segnale per lanciare una promozione competitiva per chi prenota in anticipo per ottenere più della tua giusta quota di attività di base. Allontanandoti, vorrai anche tenere d'occhio le aperture e le chiusure degli hotel, poiché entrambe ti fornirebbero informazioni importanti sulla salute della domanda nel tuo mercato.

• Previsione per segmento: la segmentazione esiste perché diversi tipi di ospiti hanno preferenze, modelli di soggiorno, sensibilità al prezzo e comportamento di prenotazione diversi. Creare una previsione per ciascuno dei tuoi segmenti chiave, come transitori e di gruppo, aiuterà la tua previsione complessiva a essere più accurata. Ad esempio, vorrai tenere conto delle finestre di prenotazione più lunghe che si vedono in genere con le prenotazioni di gruppo.

• Includi tutti gli stakeholder: se il processo di previsione riguarda solo la gestione delle entrate, il tuo hotel non trarrà vantaggio da una rete interfunzionale di idee e soluzioni. Non spetta solo alla gestione delle entrate generare entrate e domanda; al contrario, coinvolgi nella conversazione anche i reparti Vendite, Marketing, F&B e qualsiasi altro reparto che generi entrate. Insieme, puoi elaborare nuove idee per strategie promozionali durante la bassa stagione (come pacchetti F&B o crediti spa) e modi per massimizzare le entrate durante l'alta stagione (come offerte e-mail mirate per ospiti abituali).