Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'auberge ?

Un logiciel de gestion d'auberge est une solution numérique spécialisée conçue pour aider les propriétaires et les gestionnaires d'auberges à gérer efficacement les opérations quotidiennes de leurs propriétés. Il rationalise diverses tâches, telles que la gestion des réservations, l'attribution des chambres, les enregistrements et les départs, la facturation et la communication avec les clients. Le logiciel comprend souvent des fonctionnalités de gestion des stocks, de traitement des paiements, de création de rapports et d'analyses, qui aident les auberges à optimiser les taux d'occupation et à améliorer l'expérience des clients.

Les auberges ont des exigences technologiques uniques qui diffèrent des hôtels traditionnels en raison de leur modèle commercial spécifique et de leur marché cible. Un logiciel de gestion d'auberge comprenant des fonctionnalités telles qu'un système de gestion immobilière, un moteur de réservation, un système de réservation, un gestionnaire de canaux et une gestion des revenus est essentiel. Un système de réception et d'enregistrement convivial et efficace, des stratégies de tarification et de gestion des revenus, des réservations directes, une intégration OTA et des fonctionnalités de traitement des paiements et de facturation sont également des éléments essentiels. Les systèmes de gestion d'auberges doivent permettre des opportunités de vente incitative et fournir un support client de haute qualité pour améliorer l'expérience client et assurer une rentabilité maximale.

Dans cet article, nous vous présenterons les catégories essentielles de logiciels d'auberges qui vous permettront de faire passer les opérations de votre auberge à un niveau supérieur. Nous utilisons ensuite des filtres avancés sur HotelTechReport.com pour rechercher dans ces catégories les outils les plus populaires et les mieux notés par les auberges en particulier.

Types de logiciels de gestion d'auberges

Système de gestion de propriété d'auberge

Toute recherche de logiciel dans le secteur de l'hôtellerie doit commencer par un système de gestion immobilière, ou PMS, et cela est également vrai pour les auberges de jeunesse malgré leurs caractéristiques uniques (occupation multi-lits, multi-réservations). Ce logiciel est le « centre de contrôle » de vos opérations, avec des fonctionnalités permettant de prendre en charge la création et la gestion des réservations, les informations sur les clients, le statut des chambres et des lits, la facturation et les intégrations avec d'autres technologies sur site.

Les systèmes de gestion immobilière sont courants dans le secteur hôtelier, mais tous les PMS ne disposent pas des fonctionnalités dont les exploitants d'auberges ont besoin. Un PMS qui fonctionne pour les auberges, comme Cloudbeds et WebRezPro, prendra en charge non seulement l'inventaire des chambres, mais également l'inventaire des lits que vous pouvez désigner comme masculins, féminins ou mixtes. Cette fonctionnalité PMS d'auberge vous permettra non seulement de garder un œil sur l'inventaire des lits et des chambres disponibles, mais également d'effectuer des réservations pour un lit spécifique.

Gestionnaire de chaîne d'auberges

La plupart des auberges reçoivent des réservations via des canaux tiers, tels que Booking.com ou Expedia, également connus sous le nom d'agences de voyages en ligne (OTA). Il est possible de mettre à jour manuellement les tarifs et l'inventaire sur ces sites, mais c'est loin d'être la manière la plus efficace de gérer votre auberge. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un gestionnaire de canaux, comme SiteMinder ou RateGain, pour transmettre de manière transparente vos données de disponibilité et de tarif à ces canaux tiers. Lorsque vous obtenez une réservation sur un tiers, les données de réservation transitent par votre gestionnaire de canaux vers votre PMS, retirant ce lit ou cette chambre de l'inventaire. Vous aurez également besoin de connexions à des sites Web de réservation d'auberges populaires comme Hostel Geeks et Hostelworld.

Logiciel de réservation d'auberges de jeunesse

Les canaux tiers peuvent être coûteux et il peut être difficile de communiquer pleinement sur le caractère unique de votre établissement sur ces sites. Par conséquent, de nombreuses auberges souhaitent obtenir davantage de réservations directes, dans lesquelles les clients réservent sur votre propre site Web. La création d'un site Web peut être assez simple, mais l'essentiel est de permettre aux clients de réserver sur votre site. La technologie qui rend ces réservations directes possibles est un moteur de réservation d'auberge.

Un logiciel de réservation d'auberge de jeunesse affiche vos tarifs et disponibilités (à partir de votre PMS) et permet aux clients de saisir leurs dates, le nombre de personnes, leurs préférences en matière de lit et d'autres détails pertinents, avant d'afficher les lits ou chambres disponibles qui correspondent aux critères de recherche. Les clients peuvent ensuite sélectionner l'option qu'ils souhaitent réserver, saisir leurs informations personnelles et de paiement, puis cliquer sur « confirmer ». La réservation est renvoyée par votre moteur de réservation vers votre PMS d'auberge de jeunesse, et vous avez obtenu une réservation sans aucune commission OTA.

Les fournisseurs de moteurs de réservation investissent dans la convivialité de leur logiciel afin que votre site Web puisse bénéficier d'un taux de conversion élevé. Un moteur de réservation de haute qualité sera également adapté aux appareils mobiles afin que les clients puissent facilement réserver depuis un smartphone ou une tablette. De nombreux systèmes de gestion de propriétés d'auberges de jeunesse ont des moteurs de réservation intégrés et des créateurs de sites Web que vous pouvez activer en quelques clics, tandis que d'autres prennent en charge les intégrations.

Logiciel de messagerie pour les clients de l'auberge

Une excellente façon de tirer parti de la technologie pour éliminer le travail manuel est d'automatiser la communication avec les clients grâce à un système de messagerie pour les auberges. Là encore, certains PMS intègrent cette fonctionnalité, mais d'autres fournisseurs, comme ALICE et Whistle, se spécialisent dans la messagerie pour les clients. Dans le tableau de bord de votre logiciel, vous pouvez configurer des modèles de messages à envoyer selon un calendrier défini par e-mail ou SMS.

Vous pouvez également suivre les taux d'ouverture et d'engagement pour vérifier si les clients reçoivent et lisent vos messages. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation automatique après une réservation. Ensuite, la veille de l'enregistrement, vous pouvez envoyer un SMS avec des instructions d'arrivée détaillées. Vous pouvez même envoyer un SMS aux clients l'après-midi de l'enregistrement pour les inviter à votre happy hour nocturne.

Sans logiciel de messagerie pour auberges de jeunesse, vous ou votre équipe de réception devriez envoyer ces messages manuellement. Un logiciel de messagerie allège cette charge manuelle et renforce vos relations avec vos clients.

Systèmes de gestion des revenus des auberges

Bien qu'il existe de nombreux chevauchements entre les auberges et les hôtels classiques en matière de gestion des revenus, les auberges ont des besoins différents en matière de système de gestion des revenus par rapport aux hôtels traditionnels en raison de leurs différentes stratégies de tarification, de la démographie de leurs clients, des types de chambres et des modèles de réservation. Les auberges ont besoin de systèmes de gestion des revenus capables de s'adapter à l'évolution de la demande, de gérer efficacement les stocks et de fixer le prix des chambres de manière appropriée pour attirer les clients sensibles aux prix tout en générant des revenus.

Clé mobile et enregistrement sans contact

Les clés mobiles sont de plus en plus indispensables pour les auberges de jeunesse en raison de leur grand nombre de clients et de leur personnel réduit, ce qui entraîne davantage de congestion aux heures d'enregistrement et de départ. Contrairement aux hôtels traditionnels, les auberges de jeunesse peuvent avoir plusieurs clients arrivant à des heures différentes, ce qui peut entraîner une congestion à la réception. La technologie des clés mobiles permet aux clients de contourner la réception et d'aller directement dans leur chambre à l'aide de leurs appareils mobiles, réduisant ainsi les temps d'attente et minimisant la congestion.

Cette fonctionnalité est particulièrement importante pour les auberges de jeunesse disposant d'un grand nombre de chambres de type dortoir et de salles de bains communes, car elle réduit la nécessité pour le personnel de surveiller l'accès à ces zones. De plus, avec moins de membres du personnel disponibles pour gérer l'accès des clients, les clés mobiles offrent une solution sûre et pratique pour l'accès des clients à leurs chambres. Les clés mobiles offrent un moyen rapide, pratique et sécurisé pour les clients de l'auberge de jeunesse d'accéder à leurs chambres, ce qui est essentiel pour garantir une expérience client positive dans un environnement à fort trafic.

Processeur de paiement et logiciel de comptabilité pour auberges

Maintenant que vous recevez des réservations, comment encaissez-vous les paiements ? Si votre PMS n'en inclut pas, vous devrez configurer un processeur de paiement pour collecter les fonds des cartes de crédit des clients et transférer ces fonds sur votre compte bancaire. Les processeurs de paiement, comme Stripe, Planet et Adyen, peuvent s'intégrer à votre PMS ou POS pour un débit de carte de crédit sans effort. Ensuite, une fois que vous avez collecté des fonds, vous devez suivre où va cet argent. Certains logiciels de comptabilité, comme QuickBooks, sont indépendants du secteur, tandis que d'autres, comme Xero ou Inn-Flow, sont spécifiques à l'hôtellerie. Dans votre outil de comptabilité, vous pouvez établir des factures, facturer des fournisseurs et exécuter des rapports financiers.

Système de point de vente

Outre un PMS d'auberge, si votre auberge vend tout type de nourriture, de boissons, de marchandises ou de billets, ou facture des frais pour le linge, la blanchisserie ou les casiers, vous souhaiterez alors utiliser un système de point de vente pour gérer la facturation et collecter les paiements. Certains systèmes de gestion immobilière ont un point de vente intégré, tandis que d'autres prennent en charge les intégrations de point de vente. Avec une intégration PMS et POS, vous avez la possibilité d'ajouter des frais au folio d'un client afin qu'il puisse payer tous ses achats (tarif de la chambre, restauration, marchandises, etc.) en une seule transaction au moment du départ. De nombreux points de vente modernes, comme Micros et Clover, acceptent non seulement les cartes de crédit, mais également les options de paiement sans contact comme ApplePay et Google Pay, afin que les clients puissent payer en utilisant leur méthode préférée.

Bien que ces logiciels soient les plus importants pour la gestion des auberges, la liste des solutions technologiques ne s'arrête pas là. Parmi les autres outils logiciels courants, citons les bornes d'enregistrement sans contact, les serrures intelligentes sans clé, les systèmes de gestion de la réputation, les systèmes de gestion de l'entretien ménager, etc. Mais ce n'est pas le nombre de systèmes dans votre pile technologique qui compte, mais la façon dont vous les utilisez. Votre technologie doit améliorer l'expérience des clients de votre auberge, et non la compliquer à l'excès.

Caractéristiques principales d'un système de gestion d'auberge

Un système de gestion d'auberge complet offre une gamme de fonctionnalités conçues pour rationaliser les opérations, améliorer l'expérience des clients et simplifier les tâches administratives. Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher :

Gestion des réservations et des réservations

Cette fonctionnalité de base permet aux auberges de jeunesse de gérer efficacement les réservations, en proposant un calendrier unifié pour suivre la disponibilité, les réservations et les annulations. Elle s'intègre à plusieurs canaux de réservation comme les OTA (par exemple, Booking.com, Hostelworld) pour mettre à jour la disponibilité en temps réel et éviter les surréservations.

Gestion des arrivées et des départs des clients

L'automatisation des enregistrements et des départs permet au personnel de l'auberge de réduire les efforts manuels et d'améliorer l'expérience des clients. De nombreux systèmes prennent en charge l'enregistrement numérique des clients, les bornes en libre-service et les confirmations automatisées, offrant ainsi un processus fluide et efficace.

Gestion des dortoirs et des lits

Les auberges de jeunesse gèrent souvent des hébergements de type dortoirs où des lits individuels sont réservés plutôt que des chambres entières. Les logiciels de gestion d'auberges permettent aux exploitants d'attribuer facilement des lits aux clients et de suivre les niveaux d'occupation des dortoirs.

Gestion des canaux

Les outils de gestion des canaux connectent les auberges à plusieurs plateformes de réservation en ligne simultanément. Cette fonctionnalité synchronise l'inventaire et les prix sur différents canaux, garantissant ainsi des listes précises et évitant les doubles réservations.

Traitement des paiements et facturation

Les passerelles de paiement intégrées permettent aux auberges de jeunesse de traiter plus facilement les paiements et de générer des factures. Cette fonctionnalité prend également en charge plusieurs devises et méthodes de paiement, répondant aux besoins d'une clientèle internationale.

Gestion de l'entretien ménager et de la maintenance

Un système de gestion d'auberge permet de suivre les tâches ménagères, les demandes de maintenance et les programmes de nettoyage des chambres. Cela garantit que les chambres et les espaces communs sont maintenus propres et bien entretenus, améliorant ainsi l'expérience des clients.

Accès mobile

Les logiciels de gestion d'auberges basés sur le cloud incluent souvent des applications mobiles ou des portails adaptés aux appareils mobiles, permettant au personnel d'accéder au système à distance. Cela offre aux gestionnaires la possibilité de surveiller et de gérer les opérations de l'auberge depuis n'importe où.

Comment gérer efficacement une auberge ?

Gérer une auberge de jeunesse comporte son lot de défis uniques, de la gestion de profils de clients divers à la garantie d'un fonctionnement quotidien fluide. Une gestion efficace d'une auberge de jeunesse nécessite un équilibre entre l'hospitalité, l'organisation et l'utilisation des bons outils pour créer une expérience client exceptionnelle tout en maintenant l'efficacité opérationnelle. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour aider les propriétaires et les gestionnaires d'auberges à gérer leurs établissements plus efficacement :

Logiciel de gestion d'auberge de jeunesse à effet de levier

L'un des moyens les plus efficaces de gérer votre auberge est d'utiliser un logiciel de gestion d'auberge. Ce logiciel permet d'automatiser des tâches clés telles que les réservations, les enregistrements, l'attribution des chambres et les paiements. Avec un système fiable, vous pouvez réduire les erreurs humaines, éviter les surréservations et offrir une expérience client fluide.

Maintenir une communication claire avec les invités

Une bonne communication est essentielle pour offrir une expérience exceptionnelle. Assurez-vous que votre équipe est disponible pour répondre rapidement aux demandes des clients. Utilisez la messagerie automatisée pour envoyer des confirmations de réservation, des instructions d'enregistrement et des mises à jour importantes afin que les clients se sentent informés et accueillis.

Mettre l'accent sur la propreté et l'entretien

Il est essentiel de maintenir votre auberge propre et bien entretenue. Établissez un calendrier de nettoyage régulier des dortoirs, des espaces communs et des salles de bain. Veillez à ce que les demandes d'entretien soient traitées rapidement pour éviter les désagréments qui peuvent avoir un impact négatif sur la satisfaction des clients.

Optimisez votre stratégie de tarification

L'ajustement dynamique des tarifs des chambres en fonction de la demande peut vous aider à maximiser vos revenus. Utilisez les analyses de votre logiciel de gestion pour comprendre les schémas de réservation et les tendances d'occupation, et ajustez votre stratégie de tarification en conséquence. Proposer des offres spéciales en dehors des heures de pointe ou pour des séjours plus longs peut également contribuer à remplir les lits.

Gérer efficacement ses finances

Gardez un œil sur votre budget, vos coûts opérationnels et vos sources de revenus. Utilisez un logiciel de gestion d'auberge pour suivre vos finances en temps réel et générer des rapports. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources ou la réduction des coûts inutiles.