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The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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La scelta delle Software per la gestione di RFP e proposte giuste per il tuo hotel dipende da diverse variabili, alcune delle quali dipendono dalle preferenze personali, ma la maggior parte delle quali dalle caratteristiche della tua proprietà. Il tuo hotel è una piccola struttura con budget limitato? Oppure la tua struttura è un resort di lusso con tanti outlet e ADR elevato? Di seguito sono riportati i personaggi chiave definiti da HTR in base a caratteristiche di proprietà comuni che in genere indicano scelte di prodotti simili.
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2025 VINCITORE
Elimina le congetture: smetti di mandare le tue proposte in un buco nero. Con il software di gestione delle proposte puoi seguire l'andamento del processo, scoprire perché i tuoi potenziali clienti non hanno ancora accettato le tue proposte e dare seguito alla richiesta.
Aumenta il fatturato: il software di gestione delle proposte aiuta gli hotel a concludere più affari più velocemente. Nel competitivo mondo delle strutture ricettive B2B, le aziende devono prendere decisioni rapide e la lunga elaborazione delle proposte può compromettere gli affari.
Distingui il tuo hotel: la maggior parte dei rappresentanti di vendita degli hotel trascorre ore in lunghe catene di e-mail per gestire le richieste di proposta, il che comporta perdite di tempo e crea frustrazione negli acquirenti. Un software di gestione delle proposte aiuta ad accelerare questo processo e ad alleviare lo stress dei potenziali clienti, fornendo loro tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione rapida e trasparente.
Flussi di lavoro semplificati: il software di gestione delle proposte semplifica la stesura, la modifica e l'invio delle proposte da parte del tuo team, riducendo drasticamente il lavoro noioso. Questo libera tempo da dedicare alla costruzione delle relazioni con i clienti, alla generazione di nuovi lead o, per gli hotel con minori risorse finanziarie, consente loro di snellire la propria organizzazione di vendita.
Aumenta il fatturato per gruppo: l'upselling genera ricavi incrementali altamente redditizi con prenotazioni confermate e il software di gestione delle proposte semplifica l'upselling di servizi di catering, servizi spa e spazi per riunioni in modo molto chiaro e trasparente.
Trasparenza: c'è un vecchio detto che dice "se non puoi misurarlo, non puoi risolverlo". Con un software di gestione delle proposte, il management può avere una visione in tempo reale della pipeline di vendita e analizzare proposte specifiche per creare un sistema di responsabilità o di collaborazione tra i rappresentanti. Una maggiore visibilità si traduce in maggiori vendite e meno proposte abbandonate.
- Dashboard di reporting: consente al tuo team di vendita o alla direzione generale di visualizzare rapidamente la pipeline di alto livello e le attività di gruppo prenotate, quindi di analizzare nel dettaglio le singole trattative per comprendere le aree in cui il tuo team può migliorare la propria strategia o offerta.
- Prenotazione in tempo reale: il software di proposta dovrebbe integrarsi con i sistemi di prenotazione principali per facilitare la prenotazione in tempo reale e bloccare le camere degli ospiti, gli spazi per riunioni e altri inventari fissi non appena il pagamento è stato effettuato.
- Firma elettronica: sono finiti i tempi dei fax e delle email piene di PDF. Offri la firma elettronica per offrire comodità e rapidità ai tuoi potenziali clienti, invece di frapporre ostacoli che fanno perdere tempo prezioso ai loro impegni.
- Pagamenti digitali sicuri: nell'era della criminalità informatica, non è più accettabile raccogliere informazioni di pagamento tramite telefono, e-mail o fax. È necessario utilizzare processori di pagamento sicuri e crittografati per garantire che le informazioni dei clienti non vengano mai compromesse.
- Interfaccia utente grafica moderna: l'inizio e la metà degli anni 2000 sono stati caratterizzati dalla consumerizzazione di Internet e negli ultimi 5-10 anni anche le aziende del vecchio mondo hanno iniziato a rendersi conto che gli acquirenti B2B sono semplicemente consumatori che lavorano dalle 9 alle 17. Fornire un'interfaccia intuitiva e gradevole alla vista, a cui questi acquirenti sono abituati, è fondamentale per creare fiducia e concludere affari.
- Notifiche di follow-up: i team di vendita degli hotel sono molto impegnati e hanno un carico di lavoro notevole. Assicuratevi che siano sempre aggiornati sulle trattative impostando notifiche fruibili in base allo stadio della trattativa. Questo farà risparmiare loro tempo e li aiuterà a stabilire le priorità per il loro lavoro quotidiano.
- Proposte web rapide: redigi e invia rapidamente proposte di vendita ai tuoi potenziali clienti inserendo nell'accordo vari elementi accessori e modulari.
- Spese di implementazione. Non dovrebbero esserci costi di implementazione, a meno che non siano necessarie integrazioni personalizzate.
- Abbonamento mensile. Il prezzo del software per le proposte dovrebbe variare tra i 70 e i 75 dollari per utente (mensili). Le catene alberghiere e i gruppi più grandi possono aspettarsi una riduzione del prezzo per utente con accordi più ampi.
~3 ore/hotel. Il Customer Success terrà prima un incontro con i responsabili del progetto alberghiero e valuterà il modo migliore per implementare e implementare il nuovo sistema nei flussi di lavoro e nei processi attuali. Successivamente, definirà alcuni dettagli di base dell'account e ti supporterà nella creazione delle basi della tua proposta, come i prodotti e i modelli di proposta. Una volta che l'account è pronto, in genere si tiene una sessione di formazione di gruppo con il team allargato per consentire a tutti di essere operativi.
- Tempo per proposta. Tieni traccia del tempo medio necessario per completare ogni passaggio di una proposta dalla richiesta lato acquisto fino al tempo impiegato dal tuo team di vendita per rispondere e concludere l'affare. Tieni traccia anche di quanti messaggi avanti e indietro sono coinvolti prima e dopo l'implementazione del software per determinare quanta efficienza è stata generata. - Entrate per transazione. Tieni traccia delle entrate per affare e anche a livello dettagliato, comprendendo quanti spazi per riunioni sono stati venduti, pacchetti di catering, ecc. per capire quanto sia stata efficace la nuova soluzione per l'upselling e l'aumento dell'AOV (valore medio dell'ordine).
- Gli ospiti chiedono trasparenza e sostenibilità. Non è un segreto: la lotta al cambiamento climatico sta diventando sempre più importante e molte persone vogliono avere un impatto positivo con le loro scelte quotidiane. Di conseguenza, probabilmente inizierai a ricevere una versione della domanda precedente più spesso (se non lo sei già). E questa è una buona cosa perché è una potente opportunità per mostrare le tue iniziative ecologiche e dare impulso al tuo business. Diamo un'occhiata a come anche il tuo processo RPF può giocare in questo e aiutarti a conquistare clienti più attenti al clima. - L'upselling non è solo per le camere d'albergo. Quando senti "upselling", gli upgrade di camera a pagamento sono probabilmente la prima cosa che ti viene in mente. Ma hai mai pensato di vendere al meglio gli ospiti del tuo evento? Sebbene l'upselling possa essere più comune alla reception, ci sono molte opportunità (spesso non sfruttate) anche per il reparto eventi. Ora potresti pensare: non sarà troppo commerciale e infastidirà i miei ospiti? Non se lo fai bene. Non devi sminuire e sminuire i tuoi ospiti con proposte invadenti. Invece, puoi utilizzare l'upselling per portare la loro esperienza dell'evento al livello successivo con servizi extra e opzioni di personalizzazione che non avrebbero mai nemmeno pensato di chiedere. - Proposte interattive e mobile friendly. Ecco una dura verità da tenere a mente: i tuoi ospiti sono impegnati e non trascorrono molto tempo a leggere attivamente la tua proposta. Il modo migliore per coinvolgerli è rendere la tua proposta breve, concisa e interattiva. Consenti ai lettori di regolare autonomamente determinati elementi come il conteggio dei partecipanti, i componenti aggiuntivi opzionali o la selezione del menu. Questo può aumentare il tuo tasso di conversione per diversi motivi. In primo luogo, riduce la comunicazione avanti e indietro e rende il processo di revisione della proposta più rapido e agevole. In secondo luogo, i clienti si sentono più in controllo del processo di pianificazione perché possono adattare la proposta in base alle loro esigenze. Infine, questo approccio ti consente di offrire una varietà di interessanti componenti aggiuntivi. Entrambi possono aggiungere valore all'esperienza dei tuoi ospiti e aumentare le tue entrate.
Nell'ultimo decennio gli hotel hanno completamente rinnovato i loro siti Web e le esperienze di prenotazione dei consumatori per soddisfare le esigenze dei viaggiatori moderni e tenere il passo con le migliori pratiche di e-commerce. Sorprendentemente, i processi di prenotazione di gruppo non hanno tenuto il passo nonostante le attività di gruppo siano spesso la percentuale più redditizia e persino la più grande delle prenotazioni per molti hotel dedicati alle convenzioni e al business. Il software di gestione delle proposte sfrutta le stesse best practice per l'esperienza utente a cui i consumatori si sono abituati e li orienta verso gli acquisti B2B (business to business). Il software di gestione delle proposte aiuta gli hotel a fornire un'esperienza rapida e senza interruzioni per i travel manager nella prenotazione di viaggi per i loro team. Questo software fa di tutto, dall'invio di proposte in pochi secondi con l'upselling automatizzato di spazi come sale riunioni, riscossione automatizzata di fatture, firma elettronica e persino pagamenti digitali. Sul back-end, il software di gestione delle proposte consente ai responsabili delle vendite degli hotel di inviare proposte in modo rapido e bello, quindi cercare, modificare e analizzare rapidamente le proposte storiche o in sospeso per risparmiare tempo e guadagnare di più. Una richiesta di proposta nel settore dell'ospitalità si verifica quando un potenziale cliente si rivolge a sedi di eventi come gli hotel per fornire un preventivo per lo spazio. Il processo RFP è progettato per semplificare il lungo processo di sourcing di nuove attività per i venditori (hotel) e gli acquirenti (organizzatori di eventi). Spesso le richieste di offerta sono correlate a viaggi di lavoro di gruppo o eventi aziendali. Il processo RFP dell'hotel in genere prevede che i pianificatori di riunioni inviino informazioni standardizzate a un gruppo di hotel come i requisiti per lo spazio dell'evento, le date dell'evento, le informazioni di contatto, il nome dell'azienda, il budget e altro ancora. Il software Hotel RFP è progettato per semplificare tale processo, rendendo veloce, facile e sempre più automatizzato per gli hotel fornire preventivi prenotabili istantanei. Gli albergatori automatizzano sempre di più le richieste di offerta in entrata tramite strumenti di gestione e il software delle richieste di offerta è al centro della risoluzione del problema della perdita di affari a causa della concorrenza che risponde più rapidamente.
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