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Vantaggi chiave
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I 10 migliori strumenti software per la gestione di proposte e RFP per hotel

Jordan Hollander

| Ultimo aggiornamento Agosto 06, 2024

20 PRODOTTI REVISIONATI

311 ALBERGATORI INDAGATI

Elenco dei fornitori

Vantaggi chiave

Lista di controllo delle funzionalità

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Domande e risposte

Abbiamo intervistato 311 albergatori in più di 30 paesi per capire quali sono i migliori fornitori di Software per la gestione di RFP e proposte, insieme a tutto ciò che devi sapere per acquistare il Software per la gestione di RFP e proposte giusto per il tuo hotel (inclusa la nostra guida 2025 Software per la gestione di RFP e proposte ). Aggreghiamo anche dati sui principali criteri decisionali, tra cui disponibilità di integrazione, ecosistema di partner, raccomandazioni di esperti e altro (scopri di più sulla metodologia di classificazione di HTR ).

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BENEFICI

Quali sono i vantaggi del software di gestione delle proposte alberghiere?

Elimina le congetture: smetti di inviare le tue proposte in un buco nero. Con il software di gestione delle proposte puoi seguire cosa sta succedendo, vedere perché i tuoi potenziali clienti non hanno ancora accettato le tue proposte e fare un follow-up.

Aumenta i ricavi: il software di gestione delle proposte aiuta gli hotel a chiudere più accordi più velocemente. Nel mondo competitivo degli alloggi B2B, le aziende devono prendere decisioni rapide e la creazione di proposte lunghe può uccidere gli accordi.

Differenzia il tuo hotel: la maggior parte dei rappresentanti di vendita degli hotel passa ore su lunghe catene di e-mail per gestire le richieste di proposta, il che fa perdere tempo e crea frustrazione negli acquirenti. Il software di gestione delle proposte aiuta ad accelerare questo processo e ad alleviare lo stress dei potenziali clienti, fornendo loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno per prendere una decisione rapida e trasparente.

Semplifica i flussi di lavoro: il software di gestione delle proposte semplifica per il tuo team la stesura, la modifica e l'invio di proposte e riduce drasticamente il lavoro noioso. Ciò libera tempo da dedicare alla creazione di relazioni con i clienti, alla generazione di nuovi lead o, per gli hotel con meno risorse finanziarie, consente loro di snellire la propria organizzazione di vendita.

Aumenta i ricavi per gruppo: l'upselling genera ricavi incrementali altamente redditizi con prenotazioni confermate, mentre il software di gestione delle proposte semplifica l'upselling di servizi di catering, servizi spa e spazi per riunioni in modo molto chiaro e trasparente.

Trasparenza: c'è un vecchio detto "se non puoi misurarlo, non puoi aggiustarlo" - con il software di gestione delle proposte, la direzione può ottenere una visione in tempo reale della pipeline di vendita e immergersi in proposte specifiche per creare un sistema di responsabilità o di tag team tra i rappresentanti. Una maggiore visibilità porta a vendite più elevate e meno proposte abbandonate.

CARATTERISTICHE

Caratteristiche principali da ricercare quando si sceglie una soluzione software per la gestione delle proposte

- Dashboard di reporting: consente al tuo team di vendita o alla direzione generale di visualizzare rapidamente la pipeline di alto livello e il business di gruppo prenotato, quindi di analizzare nel dettaglio le singole trattative per comprendere le aree in cui il tuo team può migliorare la propria strategia o offerta.

- Prenotazione in tempo reale: il software di proposta dovrebbe integrarsi con i principali sistemi di prenotazione per facilitare la prenotazione in tempo reale e bloccare le camere degli ospiti, gli spazi per riunioni e altri inventari fissi non appena viene effettuato il pagamento.

- Firma elettronica: sono finiti i giorni dei fax e delle e-mail piene di PDF. Offri la firma elettronica per offrire comodità e velocità ai tuoi potenziali clienti invece di mettere barriere di fronte a loro che sprecano tempo prezioso dai loro impegni.

- Pagamenti digitali sicuri: nell'era del crimine informatico non è più accettabile ricevere informazioni di pagamento tramite telefono, e-mail o fax. Si dovrebbero sfruttare processori di pagamento sicuri e crittografati per garantire che le informazioni del cliente non vengano mai compromesse.

- Interfaccia utente grafica moderna: l'inizio e la metà degli anni 2000 sono stati caratterizzati dalla consumerizzazione di Internet e negli ultimi 5-10 anni anche le aziende del vecchio mondo hanno iniziato a rendersi conto che gli acquirenti B2B sono semplicemente consumatori dalle 9 alle 5. Fornire un'interfaccia semplice da usare e gradevole alla vista a cui questi acquirenti sono abituati è fondamentale per creare fiducia e concludere affari.

- Notifiche di follow-up: i team di vendita degli hotel sono impegnati e hanno un sacco di cose sulle spalle. Assicurati che siano sempre aggiornati sulle offerte impostando notifiche fruibili in base alla fase dell'offerta. Ciò farà risparmiare loro tempo e li aiuterà a stabilire le priorità del loro lavoro quotidiano.

- Proposte web rapide: redigi e invia rapidamente proposte di vendita ai tuoi potenziali clienti inserendo nell'accordo vari elementi accessori e modulari.

PREZZO

Quali sono i modelli e gli intervalli di prezzo tipici per cui dovrei stilare un budget?

- Spese di implementazione. Non dovrebbero esserci costi di implementazione a meno che non siano necessarie integrazioni personalizzate.

- Abbonamento mensile. Il prezzo per il software di proposta dovrebbe variare da $ 70 a $ 75 per utente (mensile). Catene alberghiere e gruppi più grandi possono aspettarsi che il prezzo scenda su base per utente con accordi negoziati più ampi.

IMPLEMENTAZIONE

Quali sono i tempi e il processo tipici di implementazione per andare in diretta?

~3 ore/hotel. Il Customer Success terrà prima un incontro con i project leader dell'hotel e valuterà il modo migliore per implementare e distribuire il nuovo sistema nei flussi di lavoro e nei processi correnti. In seguito, imposterà alcuni dettagli di base dell'account per te e ti supporterà nella creazione delle basi della tua proposta, come i tuoi prodotti e modelli di proposta. Una volta che l'account è pronto, in genere c'è una sessione di formazione di gruppo con il tuo team più ampio per mettere tutti al passo.

FAQs

Anche gli albergatori chiedono

KPI del software RFP per hotel su cui concentrarsi al momento dell'acquisto

- Tempo per proposta. Tieni traccia del tempo medio necessario per completare ogni passaggio di una proposta dalla richiesta lato acquisto fino al tempo impiegato dal tuo team di vendita per rispondere e concludere l'affare. Tieni traccia anche di quanti messaggi avanti e indietro sono coinvolti prima e dopo l'implementazione del software per determinare quanta efficienza è stata generata. - Entrate per transazione. Tieni traccia delle entrate per affare e anche a livello dettagliato, comprendendo quanti spazi per riunioni sono stati venduti, pacchetti di catering, ecc. per capire quanto sia stata efficace la nuova soluzione per l'upselling e l'aumento dell'AOV (valore medio dell'ordine).

Quali sono le tendenze più recenti nelle richieste e proposte degli hotel?

- Gli ospiti chiedono trasparenza e sostenibilità. Non è un segreto: la lotta al cambiamento climatico sta diventando sempre più importante e molte persone vogliono avere un impatto positivo con le loro scelte quotidiane. Di conseguenza, probabilmente inizierai a ricevere una versione della domanda precedente più spesso (se non lo sei già). E questa è una buona cosa perché è una potente opportunità per mostrare le tue iniziative ecologiche e dare impulso al tuo business. Diamo un'occhiata a come anche il tuo processo RPF può giocare in questo e aiutarti a conquistare clienti più attenti al clima. - L'upselling non è solo per le camere d'albergo. Quando senti "upselling", gli upgrade di camera a pagamento sono probabilmente la prima cosa che ti viene in mente. Ma hai mai pensato di vendere al meglio gli ospiti del tuo evento? Sebbene l'upselling possa essere più comune alla reception, ci sono molte opportunità (spesso non sfruttate) anche per il reparto eventi. Ora potresti pensare: non sarà troppo commerciale e infastidirà i miei ospiti? Non se lo fai bene. Non devi sminuire e sminuire i tuoi ospiti con proposte invadenti. Invece, puoi utilizzare l'upselling per portare la loro esperienza dell'evento al livello successivo con servizi extra e opzioni di personalizzazione che non avrebbero mai nemmeno pensato di chiedere. - Proposte interattive e mobile friendly. Ecco una dura verità da tenere a mente: i tuoi ospiti sono impegnati e non trascorrono molto tempo a leggere attivamente la tua proposta. Il modo migliore per coinvolgerli è rendere la tua proposta breve, concisa e interattiva. Consenti ai lettori di regolare autonomamente determinati elementi come il conteggio dei partecipanti, i componenti aggiuntivi opzionali o la selezione del menu. Questo può aumentare il tuo tasso di conversione per diversi motivi. In primo luogo, riduce la comunicazione avanti e indietro e rende il processo di revisione della proposta più rapido e agevole. In secondo luogo, i clienti si sentono più in controllo del processo di pianificazione perché possono adattare la proposta in base alle loro esigenze. Infine, questo approccio ti consente di offrire una varietà di interessanti componenti aggiuntivi. Entrambi possono aggiungere valore all'esperienza dei tuoi ospiti e aumentare le tue entrate.

Che cos'è il software di gestione delle proposte alberghiere?

Nell'ultimo decennio gli hotel hanno completamente rinnovato i loro siti Web e le esperienze di prenotazione dei consumatori per soddisfare le esigenze dei viaggiatori moderni e tenere il passo con le migliori pratiche di e-commerce. Sorprendentemente, i processi di prenotazione di gruppo non hanno tenuto il passo nonostante le attività di gruppo siano spesso la percentuale più redditizia e persino la più grande delle prenotazioni per molti hotel dedicati alle convenzioni e al business. Il software di gestione delle proposte sfrutta le stesse best practice per l'esperienza utente a cui i consumatori si sono abituati e li orienta verso gli acquisti B2B (business to business). Il software di gestione delle proposte aiuta gli hotel a fornire un'esperienza rapida e senza interruzioni per i travel manager nella prenotazione di viaggi per i loro team. Questo software fa di tutto, dall'invio di proposte in pochi secondi con l'upselling automatizzato di spazi come sale riunioni, riscossione automatizzata di fatture, firma elettronica e persino pagamenti digitali. Sul back-end, il software di gestione delle proposte consente ai responsabili delle vendite degli hotel di inviare proposte in modo rapido e bello, quindi cercare, modificare e analizzare rapidamente le proposte storiche o in sospeso per risparmiare tempo e guadagnare di più. Una richiesta di proposta nel settore dell'ospitalità si verifica quando un potenziale cliente si rivolge a sedi di eventi come gli hotel per fornire un preventivo per lo spazio. Il processo RFP è progettato per semplificare il lungo processo di sourcing di nuove attività per i venditori (hotel) e gli acquirenti (organizzatori di eventi). Spesso le richieste di offerta sono correlate a viaggi di lavoro di gruppo o eventi aziendali. Il processo RFP dell'hotel in genere prevede che i pianificatori di riunioni inviino informazioni standardizzate a un gruppo di hotel come i requisiti per lo spazio dell'evento, le date dell'evento, le informazioni di contatto, il nome dell'azienda, il budget e altro ancora. Il software Hotel RFP è progettato per semplificare tale processo, rendendo veloce, facile e sempre più automatizzato per gli hotel fornire preventivi prenotabili istantanei. Gli albergatori automatizzano sempre di più le richieste di offerta in entrata tramite strumenti di gestione e il software delle richieste di offerta è al centro della risoluzione del problema della perdita di affari a causa della concorrenza che risponde più rapidamente.

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