Il processo di configurazione di un sistema di gestione eventi può essere rapido quanto un giorno o, per sedi più complesse con molta storia, può richiedere un paio di settimane. Il compito più importante nel processo di implementazione è inserire i dettagli sulle sale per eventi, i menu, i prezzi, i contratti e altri materiali utilizzati nel processo di vendita. Se stai migrando da un sistema esistente, alcuni sistemi di gestione eventi offrono supporto per i trasferimenti di dati (a pagamento) che possono accelerare notevolmente il processo. Altrimenti, dovrai creare menu e caricare contratti manualmente. Se gestisci la tua sede da un po', vorrai anche caricare il database dei tuoi clienti in modo da mantenere l'accesso alle informazioni di contatto e alla cronologia.
Una volta che tutti i tuoi dati sono nel sistema, puoi formare il tuo staff e incorporare il sistema di gestione degli eventi nei tuoi processi quotidiani. Una buona pratica prima di andare completamente in onda è prenotare un evento di prova: segui tutti i passaggi, dall'invio di un contratto alla stampa dei BEO, per confermare che tutto funzioni come ti aspetti. L'ultima cosa che vuoi è usare un evento reale come cavia!