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I 10 migliori software di gestione eventi per hotel nel 2026
Di Jordan Hollander
Ultimo aggiornamento il 31 marzo 2026
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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articoli contribuiti
I nostri revisori valutano il software in modo indipendente. Scopri come restiamo rimanere trasparenti, leggi la nostra metodologia di revisione, e dicci su eventuali strumenti che ci sono sfuggiti.
Questo elenco si basa su ricerche che conduciamo dal 2017, analizzando decine di software per la gestione di eventi utilizzando recensioni verificate di albergatori, approfondimenti sui prodotti e il nostro sistema proprietario HTScore.
Introduzione
Se il tuo hotel dipende dai ricavi derivanti da gruppi ed eventi, il software di gestione eventi non è solo uno strumento di pianificazione, ma influisce direttamente sulla velocità con cui concludi gli accordi, sulla fluidità dello svolgimento degli eventi e sul fatturato effettivo che generi.
La maggior parte degli hotel non ha difficoltà nella pianificazione degli eventi, ma in tutto ciò che li circonda: tempi di risposta lenti alle richieste, team di vendita e operativi scollegati tra loro e mancati ricavi nascosti in fogli di calcolo, email e processi manuali. Il software di gestione eventi è nato per risolvere questi problemi centralizzando i flussi di lavoro, automatizzando il coordinamento e fornendo al team un'unica fonte di informazioni affidabile per l'intero ciclo di vita dell'evento.
Ma non tutte le piattaforme sono uguali. Alcuni strumenti aiutano a rimanere organizzati. I sistemi migliori fungono da infrastruttura operativa, collegando i flussi di vendita, l'organizzazione del catering e la reportistica, in modo che il team possa lavorare più velocemente, ridurre gli errori e generare maggiori ricavi da ogni evento.
Per aiutarvi a districarvi tra le numerose offerte e a prendere una decisione consapevole, abbiamo intervistato 816 albergatori in 45 paesi e abbiamo abbinato i loro feedback a dimostrazioni pratiche dei prodotti. Noi di Hotel Tech Report valutiamo le piattaforme in base alle prestazioni reali, analizzando la profondità del flusso di lavoro, la forza dell'integrazione e le tipologie di hotel per cui ciascun sistema è effettivamente adatto.
Questa guida è stata creata per aiutarti a rispondere alle domande fondamentali quando scegli una piattaforma:
Questo ridurrà effettivamente il coordinamento manuale tra vendite e produzione?
È in grado di gestire la complessità dei nostri eventi, e non solo una versione semplificata?
Quanto più velocemente riusciremo a rispondere e a convertire le richieste in entrata?
Ci aiuterà a generare maggiori entrate da ogni evento?
Questa soluzione è adatta alla nostra struttura attuale e lo sarà anche in futuro, man mano che cresceremo?
Consideratela una guida pratica, non solo per comprendere la categoria, ma anche per identificare rapidamente la piattaforma di gestione eventi più adatta alla vostra attività, basandovi su dati reali del settore alberghiero e su modelli di acquisto collaudati.
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Oltre 2 milioni di professionisti leader del settore alberghiero si affidano ai nostri consigli
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Come valutiamo i software di gestione eventi
Sulla carta, molte piattaforme software per la gestione di eventi sembrano avere le stesse caratteristiche, ma in pratica le loro prestazioni possono essere molto diverse. La vera prova sta nella gestione delle operazioni quotidiane, dove tendono a emergere inefficienze, soluzioni alternative e mancati ricavi. Ecco perché è così importante analizzare le esperienze di albergatori simili che utilizzano effettivamente questi sistemi in contesti reali. Noi di Hotel Tech Report valutiamo le soluzioni dal punto di vista di un operatore, combinando recensioni verificate di albergatori con un'analisi pratica del prodotto per evidenziare cosa funziona realmente nella pratica.
Come determiniamo i tipi
I software per la gestione degli eventi sono molto vari, ma le differenze più importanti per gli operatori alberghieri tendono a riguardare alcune dimensioni fondamentali che hanno un impatto diretto sul flusso di lavoro, sulla proprietà e sulla scalabilità:
Ambito di funzionalità: se la piattaforma si concentra sull'esecuzione degli eventi (pianificazione e gestione operativa) o supporta l'intero ciclo di vita, dalla vendita all'esecuzione.
Utente/proprietario principale: team di vendita, team di catering/operativi o team centralizzati di ricavi/commerciali
Livello di self-service del cliente: strumenti completamente interni rispetto a piattaforme che consentono agli organizzatori di prenotare e gestire gli eventi direttamente
Profondità di integrazione: strumenti autonomi vs. sistemi strettamente integrati e connessi a PMS, CRM e altre tecnologie alberghiere.
Questi fattori influenzano il modo in cui gli hotel valutano i fornitori e, in definitiva, determinano quale tipo di soluzione sia la più adatta alle esigenze operative.
Anteprima del confronto
Tipo | Elemento di differenziazione primario | Ideale per | Modello di coinvolgimento/controllo del team | Requisiti di integrazione tipici | Compromessi |
|---|---|---|---|---|---|
Sistemi di vendita e catering | Gestione completa del ciclo di vita degli eventi | Hotel con servizi completi, resort, grandi strutture | Collaborazione tra vendite, ristorazione e operazioni. | Integrazioni approfondite con PMS, CRM e sistemi contabili. | Maggiore complessità, tempi di implementazione più lunghi |
Strumenti per la pianificazione e la gestione degli eventi | Coordinamento di eventi focalizzato sull'esecuzione | Immobili con elevato volume di eventi | Flussi di lavoro incentrati su operazioni/catering | Integrazioni di livello intermedio (PMS, POS) | Funzionalità limitata della pipeline di vendita |
Piattaforme di prenotazione online e self-service | Prenotazione e automazione basate sulla pianificazione | Hotel di piccole dimensioni, sale riunioni, servizi limitati | Pianificazione self-service a basso impatto | Integrazioni leggere o autonome | Minore controllo sugli eventi complessi |
Piattaforme per la gestione di sedi e portfolio | Gestione multi-proprietà e controllo centralizzato | gruppi alberghieri, catene, collezioni di strutture ricettive | Team commerciali/di vendita centralizzati | CRM robusto e integrazioni multi-struttura | Potrebbe essere sovradimensionato per le singole proprietà |
Sistemi di vendita e catering
Queste piattaforme sono progettate per gestire l'intero ciclo di vita delle attività di gruppo e degli eventi, dall'acquisizione di contatti e dalla creazione di proposte fino all'esecuzione e alla fatturazione.
Categoria | Dettagli |
|---|---|
Acquirente tipico | Direttore delle vendite, direttore del catering o responsabile commerciale |
Proprietà più adatte | Hotel a servizio completo, resort, centri congressi e grandi strutture urbane con un significativo fatturato derivante da gruppi e catering. |
Punti di forza | • Visione unificata dell'intero processo di vendita e degli eventi |
Compromessi | • Più complesso da implementare e configurare |
Quando non è la scelta giusta | • Hotel con esigenze minime per gruppi o semplici riunioni |
Strumenti per la pianificazione e la gestione degli eventi
Queste soluzioni si concentrano principalmente sulla fase esecutiva degli eventi, aiutando i team a gestire la logistica, le tempistiche, le risorse e il coordinamento il giorno dell'evento.
Categoria | Dettagli |
|---|---|
Acquirente tipico | Responsabili del catering, team per banchetti, responsabili operativi |
Proprietà più adatte | Hotel e strutture con un elevato numero di eventi, soprattutto laddove la complessità operativa rappresenta la sfida principale. |
Punti di forza | • Ottimizza l'organizzazione degli eventi, la gestione del personale e l'allocazione delle risorse. |
Compromessi | • Supporto limitato per la gestione dei lead e le pipeline di vendita |
Quando non è la scelta giusta | • Immobili che necessitano di una piattaforma unificata per le vendite e le operazioni |
Piattaforme di prenotazione online e self-service
Queste piattaforme permettono agli organizzatori di eventi di verificare la disponibilità, configurare pacchetti e prenotare spazi per riunioni direttamente online, spesso con un coinvolgimento minimo del personale.
Categoria | Dettagli |
|---|---|
Acquirente tipico | Direttori generali, responsabili delle entrate o team commerciali snelli |
Proprietà più adatte | Hotel con servizi limitati, strutture più piccole e location pensate per riunioni semplici o piccoli eventi. |
Punti di forza | • Riduce il lavoro manuale automatizzando le richieste e le prenotazioni |
Compromessi | • Flessibilità limitata per eventi complessi e personalizzati |
Quando non è la scelta giusta | • Strutture che ospitano eventi o matrimoni di grandi dimensioni e con un elevato livello di interazione personale. |
Piattaforme per la gestione di sedi e portfolio
Questi sistemi sono progettati per ambienti multi-proprietà, fornendo un controllo centralizzato su vendite, disponibilità e performance degli eventi in più sedi.
Categoria | Dettagli |
|---|---|
Acquirente tipico | Team di vendita aziendali, responsabili commerciali o funzioni centralizzate di gestione delle entrate |
Proprietà più adatte | Gruppi alberghieri, catene e organizzazioni che gestiscono più spazi o proprietà per eventi. |
Punti di forza | • Visibilità centralizzata su tutte le proprietà e i flussi di eventi |
Compromessi | • Richiede allineamento tra le diverse strutture e i team |
Quando non è la scelta giusta | • Hotel indipendenti o gestori di singole strutture |
Come scegliere il tipo giusto
La scelta del software di gestione eventi più adatto dipende meno da un elenco di funzionalità e più dal modo in cui opera il tuo team. Inizia identificando chi si occupa del ciclo di vita degli eventi nella tua organizzazione, quanto sono complessi i tuoi eventi e se la tua priorità è incrementare le vendite, migliorare l'esecuzione o scalare su più sedi. Da lì, valuta quanto controllo desideri mantenere rispetto all'automazione e quanto strettamente il sistema deve integrarsi con la tua infrastruttura tecnologica esistente. La scelta migliore è quella che si allinea alla tua realtà operativa, non solo alla tua lista dei desideri.
Il software di gestione eventi funge da infrastruttura operativa per la gestione di eventi e prenotazioni di gruppo, collegando i flussi di lavoro di vendita, pianificazione ed esecuzione in un unico sistema. Queste piattaforme aiutano i team degli hotel a coordinare eventi complessi, a semplificare la comunicazione tra i reparti e a garantire che nulla venga trascurato, dalla richiesta iniziale al follow-up post-evento.
Anziché affidarsi a strumenti scollegati, fogli di calcolo e coordinamento manuale, un software di gestione eventi centralizza i dati relativi agli eventi, standardizza i processi e migliora la visibilità tra i team. Questo non solo riduce gli attriti operativi, ma aiuta anche gli hotel a massimizzare i ricavi derivanti da meeting, conferenze e prenotazioni di gruppo.
Capacità | Descrizione | Valore operativo |
|---|---|---|
Gestione dei lead e delle richieste | Acquisisce le richieste di informazioni sugli eventi provenienti da diversi canali e le organizza in un flusso centralizzato. | Garantisce che nessun potenziale cliente venga perso e migliora i tempi di risposta, aumentando i tassi di conversione. |
Gestione delle proposte e dei contratti | Consente ai team di creare, inviare e monitorare proposte e contratti personalizzati per gli eventi. | Standardizza i flussi di lavoro di vendita e accelera i cicli di negoziazione, riducendo al contempo gli errori manuali. |
Pianificazione eventi e gestione BEO | Genera piani dettagliati per gli eventi e ordini di servizio per banchetti (BEO) che delineano tutti i requisiti dell'evento. | Allinea i team di vendita, catering e operativi con un'unica fonte di informazioni affidabile. |
Pianificazione degli spazi funzionali e delle risorse | Gestisce la disponibilità e l'assegnazione di sale riunioni, spazi per eventi e attrezzature. | Previene le doppie prenotazioni e ottimizza l'utilizzo degli spazi che generano entrate. |
Gestione del servizio di catering e dei menù | Consente ai team di configurare menu, prezzi e pacchetti di servizi per gli eventi. | Migliora la coerenza nelle operazioni di ristorazione e favorisce le opportunità di vendita aggiuntiva. |
Automazione di attività e flussi di lavoro | Automatizza le attività interne, le approvazioni e le notifiche tra i vari reparti. | Riduce il coordinamento manuale e garantisce l'esecuzione puntuale dei requisiti dell'evento. |
Collaborazione e comunicazione con il cliente | Fornisce strumenti per comunicare con i pianificatori, condividere aggiornamenti e gestire le modifiche. | Migliora la trasparenza e riduce lo scambio di comunicazioni tra il personale dell'hotel e i clienti. |
Prenotazione online e self-service (ove supportato) | Consente agli organizzatori di verificare la disponibilità e prenotare gli spazi per eventi direttamente online. | Aumenta la velocità di prenotazione e intercetta la domanda al di fuori dell'orario lavorativo. |
Fatturazione e registrazione dei ricavi | Tiene traccia dei costi degli eventi e si integra con i sistemi finanziari per la fatturazione. | Garantisce una rilevazione accurata dei ricavi e semplifica la riconciliazione finanziaria |
Reportistica e analisi delle prestazioni | Fornisce informazioni dettagliate sulle vendite degli eventi, sui tassi di conversione e sull'utilizzo degli spazi. | Aiuta i team a ottimizzare i prezzi, le strategie di vendita e la redditività complessiva degli eventi. |
A differenza degli strumenti di pianificazione indipendenti o dei processi manuali, il software di gestione eventi integra l'intero ciclo di vita dell'evento in un flusso di lavoro unificato. I team di vendita possono convertire le richieste in eventi prenotati in modo più efficiente, mentre i team operativi ottengono una chiara visibilità sui requisiti di esecuzione.
Dal punto di vista operativo, queste piattaforme fungono da livello di coordinamento centrale tra i vari reparti. Integrate con sistemi come PMS, CRM, POS e strumenti di contabilità, consentono la condivisione dei dati in tempo reale, automatizzano i flussi di lavoro di erogazione dei servizi e garantiscono che tutti i ricavi derivanti dagli eventi siano tracciati e attribuiti con precisione. Questo livello di integrazione è fondamentale per offrire esperienze di evento impeccabili, mantenendo al contempo l'efficienza operativa su larga scala.
A prima vista, molte piattaforme software per la gestione di eventi sembrano simili. La maggior parte dei fornitori mette in evidenza funzionalità come strumenti per la creazione di proposte, diagrammi di eventi o capacità di pianificazione, il che può rendere difficile distinguere differenze significative tra le varie soluzioni.
Tuttavia, al di là delle apparenze, queste piattaforme possono variare significativamente nel modo in cui supportano le operazioni alberghiere reali. Le differenze nell'automazione dei flussi di lavoro, nella profondità dell'integrazione e nell'usabilità tra i diversi team spesso determinano se un sistema migliora effettivamente l'efficienza o se aggiunge semplicemente un ulteriore livello di complessità.
Questo quadro di valutazione si concentra sugli aspetti più importanti delle operazioni quotidiane: l'efficacia con cui la piattaforma collega i flussi di lavoro di vendita e di esecuzione, la sua perfetta integrazione con i sistemi alberghieri principali e la sua capacità di ridurre il lavoro manuale, incrementando al contempo i ricavi.
L'obiettivo è aiutare gli albergatori ad andare oltre le semplici liste di funzionalità e a individuare piattaforme che offrano un impatto operativo misurabile, non solo funzionalità superficiali.
Scheda di valutazione
Capacità | Importanza | Cosa chiedere ai fornitori | Che aspetto ha il bene | Segnali d'allarme / Attuazioni inadeguate |
|---|---|---|---|---|
Integrazione PMS | ★★★★★ | Il sistema sincronizza in tempo reale le prenotazioni di gruppo, le prenotazioni di camere riservate e i conti con il PMS? | Integrazione bidirezionale in tempo reale con aggiornamenti automatici tra i sistemi | Sincronizzazione manuale, aggiornamenti ritardati o dipendenza da importazioni CSV |
Gestione CRM e pipeline di vendita | ★★★★★ | I team di vendita possono monitorare lead, proposte e conversioni all'interno della piattaforma? | Pipeline completamente integrata con visibilità completa, dalla richiesta alla prenotazione. | Sono necessari sistemi separati per il monitoraggio delle vendite o per una visibilità limitata della pipeline. |
Pianificazione eventi e gestione BEO | ★★★★★ | Come vengono generati, aggiornati e condivisi i BEO tra i team? | BEO dinamici con aggiornamenti in tempo reale accessibili a tutti i reparti | Problemi relativi a documenti statici o al controllo manuale delle versioni. |
Gestione degli spazi e delle risorse funzionali | ★★★★★ | Il sistema è in grado di prevenire le doppie prenotazioni e ottimizzare l'utilizzo degli spazi? | Disponibilità in tempo reale con rilevamento automatico dei conflitti | Pianificazione manuale o rischio di sovrapposizioni di prenotazioni |
Automazione del flusso di lavoro e instradamento delle attività | ★★★★☆ | Le attività e le richieste di assistenza vengono assegnate automaticamente ai reparti? | Flussi di lavoro automatizzati con notifiche e monitoraggio dello stato | Dipendenza da e-mail, fogli di calcolo o follow-up manuali |
Gestione di servizi di ristorazione e ristorazione | ★★★★☆ | È possibile configurare e aggiornare facilmente menu, prezzi e pacchetti? | Gestione flessibile del menu con regole di prezzo e opzioni di upselling. | Configurazioni rigide o forte dipendenza dal fornitore per gli aggiornamenti |
Strumenti di collaborazione con i clienti | ★★★★☆ | Gli organizzatori possono rivedere, approvare e modificare i dettagli dell'evento in formato digitale? | Portali o strumenti di comunicazione condivisi con aggiornamenti in tempo reale | Scambio continuo di email o scarsa visibilità del cliente |
Reportistica e analisi | ★★★★☆ | Quali metriche sono disponibili per monitorare le prestazioni e i ricavi degli eventi? | Dashboard con informazioni dettagliate su tassi di conversione, ricavi e utilizzo. | Segnalazione limitata o affidamento su esportazioni manuali |
Supporto per più immobili/portafogli | ★★★☆☆ | Il sistema è in grado di gestire centralmente gli eventi che coinvolgono più proprietà? | Visibilità centralizzata e flussi di lavoro standardizzati in tutte le sedi. | Dati frammentati o mancanza di coordinamento tra le diverse proprietà |
Ecosistema di integrazione (POS, contabilità, ecc.) | ★★★★☆ | Con quali altri sistemi si integra la piattaforma oltre al PMS? | API aperte e solide integrazioni con POS, sistemi finanziari e altri strumenti. | Sistemi chiusi con integrazioni limitate o personalizzate |
Domande decisive
Queste domande possono far emergere rapidamente i limiti e aiutare a scartare i fornitori meno affidabili prima di investire tempo in valutazioni più approfondite.
La piattaforma aggiorna le prenotazioni delle camere e registra i costi relativi agli eventi direttamente nel PMS in tempo reale?
In caso contrario, il tuo team potrebbe essere costretto a gestire i dati manualmente, aumentando il rischio di errori e di mancati ricavi.
Le attività relative agli eventi e le richieste di assistenza vengono instradate automaticamente ai reparti corretti?
Le piattaforme che si basano sulla posta elettronica o sul coordinamento manuale spesso creano colli di bottiglia e lacune nella comunicazione.
I team di vendita, catering e operativi possono lavorare utilizzando gli stessi dati sugli eventi in tempo reale?
Se i team lavorano in modo isolato o utilizzano sistemi diversi, aumentano le probabilità di disallineamento ed errori di esecuzione.
Il vostro team è in grado di configurare menu, pacchetti e dettagli degli eventi senza il supporto del fornitore?
Se gli aggiornamenti richiedono supporto esterno, le operazioni rallentano e la capacità di rispondere tempestivamente alle esigenze dei clienti risulta limitata.
La scelta della piattaforma di gestione eventi più adatta dipende in larga misura da come la vostra struttura vende, pianifica ed esegue gli eventi di gruppo. Le esigenze di un grande resort che gestisce centinaia di eventi al mese sono fondamentalmente diverse da quelle di un boutique hotel che ospita riunioni occasionali.
La chiave sta nell'allineare le funzionalità del software alla complessità operativa, alla struttura del team e alla strategia di ricavo, non solo alle dimensioni della struttura. Di seguito viene illustrata una ripartizione di come i requisiti differiscono tra i vari segmenti alberghieri e quali funzionalità sono più importanti per ciascuno di essi.
Grandi hotel e resort
I grandi hotel e resort gestiscono attività di eventi estremamente complesse, spesso coordinando simultaneamente più eventi tra diversi reparti come vendite, catering, banchetti e operazioni. Queste strutture in genere dispongono di team specializzati e richiedono uno stretto coordinamento tra le varie funzioni. La tecnologia gioca un ruolo centrale nel garantire coerenza, visibilità e scalabilità a fronte di un elevato volume di eventi.
Caratteristiche distintive
Elevato volume di attività legate a gruppi ed eventi.
Diversi dipartimenti coinvolti nell'esecuzione
Team dedicati alle vendite, al catering e alle operazioni.
Gestione complessa di spazi funzionali e risorse
Forte dipendenza dai ricavi di gruppo
Bisogni e preferenze comuni
Richiede una gestione completa del ciclo di vita, dalla generazione del lead alla fatturazione.
Dà priorità alle integrazioni approfondite con i sistemi PMS, CRM e finanziari.
Necessita di funzionalità avanzate di reporting e previsione
Valorizzare l'automazione dei flussi di lavoro tra i vari reparti
Richiede scalabilità per gestire un elevato volume di eventi.
Caratteristiche e necessità principali
Titolo della funzionalità | Descrizione | Perché è fondamentale |
|---|---|---|
Gestione completa del ciclo di vita degli eventi | Traccia gli eventi dalla richiesta fino all'esecuzione e alla fatturazione. | Garantisce piena visibilità e coordinamento tra team numerosi |
Integrazione tra PMS e CRM | Sincronizza prenotazioni di gruppo, dati dei clienti e ricavi tra i diversi sistemi. | Elimina i silos di dati e la riconciliazione manuale |
Documentazione avanzata di BEO e degli eventi | Genera ordini di eventi dinamici e in tempo reale, condivisi tra i vari reparti. | Previene errori di comunicazione e di esecuzione. |
Ottimizzazione delle risorse e dello spazio | Gestisce la disponibilità di camere, attrezzature e personale. | Massimizza l'utilizzo degli spazi che generano entrate. |
Automazione dei flussi di lavoro tra reparti | Instrada automaticamente attività e aggiornamenti tra i team | Riduce il coordinamento manuale e migliora la velocità di esecuzione. |
Hotel boutique e indipendenti
Gli hotel boutique e indipendenti si concentrano in genere su un servizio personalizzato e su esperienze evento curate nei minimi dettagli. Sebbene il volume degli eventi possa essere inferiore, le aspettative in termini di personalizzazione e interazione con i clienti sono più elevate. I team sono più piccoli, quindi il software deve coniugare flessibilità e facilità d'uso.
Caratteristiche distintive
Minore volume di eventi ma maggiore personalizzazione.
Team più piccoli e interfunzionali
Grande attenzione all'esperienza degli ospiti e degli organizzatori.
Offerte di eventi uniche o non standard
Modello di servizio orientato al marchio
Bisogni e preferenze comuni
Dà priorità alla flessibilità e alla personalizzazione rispetto ai flussi di lavoro rigidi.
Necessita di interfacce intuitive per i piccoli team
Strumenti che valorizzano la comunicazione con i clienti
Minore dipendenza da integrazioni complesse
Concentrarsi sul miglioramento del tasso di conversione e dell'esperienza del cliente.
Caratteristiche e necessità principali
Titolo della funzionalità | Descrizione | Perché è fondamentale |
|---|---|---|
Strumenti personalizzati per preventivi e proposte | Consente di elaborare proposte e prezzi personalizzati per ogni evento. | Favorisce un approccio di vendita personalizzato e un tasso di conversione più elevato. |
Collaborazione e comunicazione con il cliente | Consente la comunicazione e gli aggiornamenti in tempo reale con i pianificatori | Riduce gli scambi di comunicazioni e migliora l'esperienza del cliente. |
Strumenti visivi per la pianificazione di eventi | Offre layout, diagrammi e opzioni di personalizzazione degli eventi. | Aiuta a comunicare in modo chiaro le configurazioni uniche degli eventi. |
Funzionalità CRM semplici | Tiene traccia della cronologia e delle preferenze del cliente all'interno della piattaforma. | Consente vendite basate sulle relazioni senza sistemi complessi |
Configurazione flessibile | Consente ai team di adattare facilmente flussi di lavoro e pacchetti | Sostiene eventi non convenzionali e offerte creative |
Piccoli hotel e bed and breakfast
I piccoli hotel e i B&B in genere gestiscono un numero limitato di eventi con uno staff ridotto. La gestione degli eventi è spesso affidata a figure generaliste piuttosto che a team dedicati. La priorità è la semplicità, la velocità e la riduzione del carico di lavoro manuale.
Caratteristiche distintive
Basso volume di eventi
Personale limitato e assenza di team dedicati agli eventi.
Tipologie di eventi semplici (riunioni, piccoli incontri)
Elevato ricorso a processi manuali
Grande attenzione alla facilità d'uso.
Bisogni e preferenze comuni
Dà priorità alla semplicità e alla rapidità di inserimento.
Richiede una formazione e una configurazione minime.
Preferisce l'automazione al coordinamento manuale.
Necessità limitata di integrazioni complesse
Decisioni di acquisto sensibili al budget
Caratteristiche e necessità principali
Titolo della funzionalità | Descrizione | Perché è fondamentale |
|---|---|---|
Automazione delle prenotazioni e delle richieste online | Consente agli organizzatori di prenotare o inviare richieste online | Riduce la gestione manuale delle richieste e velocizza i tempi di risposta. |
Pacchetti e modelli predefiniti | Offre pacchetti per eventi e prezzi pronti all'uso. | Semplifica la configurazione e riduce la complessità del processo decisionale. |
Strumenti di pianificazione leggeri | Consente di monitorare la disponibilità di stanze e spazi tramite un'interfaccia semplice. | Previene le doppie prenotazioni senza sistemi complessi |
Integrazione di base del sistema di gestione del prestito (PMS) | Sincronizza le prenotazioni e i dati degli ospiti con il PMS | Garantisce uniformità senza requisiti tecnici complessi |
Configurazione e onboarding semplici | Richiede una configurazione e una formazione minime. | Consente ai piccoli team di adottare rapidamente le nuove tecnologie con risorse limitate. |
Hotel economici, motel e strutture con servizi limitati
Queste strutture offrono in genere un numero limitato di spazi per eventi, concentrandosi su piccole riunioni o incontri funzionali. Il personale è ridotto e l'efficienza operativa è la priorità assoluta. La tecnologia deve essere economicamente vantaggiosa e richiedere poca manutenzione.
Caratteristiche distintive
Offerta di eventi molto limitata.
Personale snello con ruoli multifunzionali
Grande attenzione al controllo dei costi
Complessità operativa minima
Necessità di personalizzazione limitata
Bisogni e preferenze comuni
Altamente sensibile al prezzo
Dà priorità all'automazione e all'efficienza
Richiede un'installazione e una manutenzione minime.
Preferisce strumenti semplici e intuitivi
Evita sistemi complessi o ricchi di funzionalità
Caratteristiche e necessità principali
Titolo della funzionalità | Descrizione | Perché è fondamentale |
|---|---|---|
Strumenti semplici per la prenotazione di eventi | Consente la prenotazione rapida di spazi per riunioni di base | Soddisfa la domanda limitata di eventi senza complessità |
Conferme e comunicazioni automatizzate | Invia conferme e aggiornamenti automaticamente | Riduce il carico di lavoro del personale e il follow-up manuale |
Modello di prezzi a basso costo | Offre strutture tariffarie accessibili e prevedibili. | Si allinea con budget operativi ristretti |
Requisiti minimi di integrazione | Funziona in modo indipendente o con connessione PMS di base | Evita sovraccarichi tecnici e dipendenza dall'IT |
Accesso ottimizzato per dispositivi mobili | Consente al personale di gestire gli eventi in mobilità | Supporta team snelli privi di postazioni di lavoro dedicate |
La scelta della piattaforma giusta dipende in definitiva dalla sua adeguatezza operativa. Un sistema progettato per un grande resort potrebbe introdurre una complessità non necessaria per una struttura di piccole dimensioni, mentre strumenti troppo semplici potrebbero risultare insufficienti in ambienti ad alto volume di attività. L'approccio migliore consiste nell'abbinare le funzionalità della piattaforma alla struttura del team, alla complessità degli eventi e alla strategia di revenue management, assicurandosi che il software supporti il modo in cui l'hotel opera effettivamente.
Miglior software di gestione eventi per tipologia di struttura
Queste classifiche si basano su dati di performance reali, non su affermazioni dei fornitori. Analizzando migliaia di recensioni verificate di hotel e modelli di utilizzo in diverse tipologie di strutture, identifichiamo le piattaforme di gestione eventi che offrono costantemente risultati operativi eccellenti. Il risultato è una serie di raccomandazioni basate sulle prestazioni effettive di questi sistemi in ambienti simili al vostro, aiutandovi a concentrarvi su soluzioni in linea con la struttura del vostro team, la complessità degli eventi e la strategia di ricavo.
Migliore per Boutique
Event Temple è valutato 98% da 182 Boutique
Migliore per Brand
Event Temple è valutato 98% da 162 Brand
Migliore per Bed & Breakfast e Locanda
Event Temple è valutato 98% da 140 Bed & Breakfast e Locanda
Migliore per Aeroporto/Conferenza
Event Temple è valutato 98% da 135 Aeroporto/Conferenza
Migliore per Centro città
Event Temple è valutato 97% da 129 Centro città
Migliore per Lusso
Event Temple è valutato 97% da 110 Lusso
Migliore per Resort
Event Temple è valutato 97% da 85 Resort
Migliore per Servizio e budget limitati
Event Temple è valutato 98% da 84 Servizio e budget limitati
Migliore per Soggiorno prolungato e appartamenti serviti
Event Temple è valutato 98% da 30 Soggiorno prolungato e appartamenti serviti
Migliore per Ostello
Event Temple è valutato 96% da 24 Ostello
Migliore per Motel
Event Temple è valutato 95% da 15 Motel
Migliore per Casinò
Tripleseat è valutato 96% da 10 Casinò
Come scegliere il fornitore di software per la gestione di eventi più adatto
Questo elenco è già personalizzato in base alle dimensioni, alla tipologia e al modello operativo della tua struttura. Vuoi affinarlo ulteriormente? Utilizza i filtri per restringere la selezione in base alla regione, alla complessità dell'evento e alla tecnologia attualmente in uso, in modo da trovare le soluzioni più adatte al modo in cui il tuo team gestisce eventi e viaggi di gruppo.
No matching results
No matching results
L`applicazione dei filtri disabiliterà la personalizzazione
Attualmente è abilitata la personalizzazione dei siti che ordina i risultati su misura per la tua struttura. Se applichi filtri manuali, la personalizzazione del sito verrà disabilitata. Premi Continua per passare al filtraggio manuale e disattivare la personalizzazione del sito.
personalizzare i risultati
Dai la priorità ai fornitori che si collegano attivamente con hotel come te
- Vestibilità in evidenza: L'ordinamento predefinito mostra prima i fornitori che stanno cercando attivamente di connettersi con gli hotel nella tua regione e poi secondariamente per Membri Premium e Punteggio HT.
- PUNTEGGIO HT: L'Hotel Tech Score è una classifica composita che comprende segnali chiave come: soddisfazione degli utenti, assistenza clienti, recensioni degli utenti, consigli degli esperti, disponibilità di integrazioni e portata geografica per aiutare gli acquirenti a comprendere meglio i loro prodotti.
- Popolarità: La classifica di popolarità si basa sul numero
Cambia la tua posizione
I tuoi risultati sono stati personalizzati in base alla posizione del tuo browser per mostrare i fornitori che sono attivamente in contatto con gli hotel nella tua regione. Se necessario, puoi aggiornare la tua posizione qui sotto.
- United States
- United States Minor Outlying Islands
Cambia la dimensione dell'hotel
Aggiungi il numero di camere del tuo hotel per personalizzare i risultati e consigliare i prodotti più adatti agli hotel della tua dimensione.
- X-Piccole (1-9 rooms)
- Piccole (10-49 rooms)
- Di medie dimensioni (50-99 stanze)
- Grande (100-499 rooms)
- X-Large (500+ rooms)
Cambia il tuo PMS
Aggiungi il tuo sistema di gestione della proprietà per personalizzare i risultati e consigliare prodotti che si integrano con il PMS del tuo hotel.
- 3RPMS
- AbodeBooking
- ACI Hotel
- Acigrup PMS
- Acomos
- Agilysys PMS
- AidaX
- Aiosell - Property Management System
- Alacer
- Amadeus Property Management
- AmicHotel
- Apaleo Open PMS
- Apex PMS
- Aptual Commerce Oy
- Arion
- ASA Hotel Software
- Ascon
- ASI PMS
- Assa Abloy
- ASTERIO (by Septeo Hospitality)
- Astrea IT Services
- AsyaSoft PMS
- Athena
- Atrium
- Autoclerk (PMS)
- AvaiBook
- Avalon
- AXIS
- Ayenda
- Backing the packers
- Backpacker Panda Holidays
- Bamboo Hotel
- Bay Lakes Information Systems
- BedBricks
- Beddzle
- Bellebnb
- BeMyGuest CRS
- Benson PMS
- BEX PMS
- BIT SmartSoft
- BnB Manager
- Bnovo PMS
- BOCS GROUP OF COMPANIES
- Bokun
- Bona Technologies
- Bookex
- Booking Automation
- Booking Engine CRS
- Booking Ninjas
- Bookinglayer
- BookingSync
- Bookster
- Bookzo
- ButikSoft PMS
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- Passpartout
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- TMS (by Minsait)
- Tokeet
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- VHP Sindata
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- Welcome PMS
- Welcome Systems
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- WinksHotel
- Winner PMS (acquired by Mews)
- Xenion
- Xenus
- xenus hotelsoftware
- Yanolja Property Management System
- Yohobeds
- Zavia ERP
- ZEUS
- ZHARA
- Zimmersoftware
Event Management Software Features & Comparison
100 PUNTEGGIO HT
96 PUNTEGGIO HT
89 PUNTEGGIO HT
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Tutto quello che devi sapere sui software di gestione eventi
Non sai da dove iniziare con le piattaforme di gestione eventi? Questa sezione è il tuo corso intensivo. Analizzeremo nel dettaglio cosa fa un software di gestione eventi, quali funzionalità sono più importanti per le vendite e le operazioni, come funziona in genere la definizione dei prezzi e quali integrazioni sono fondamentali (come PMS, CRM e POS). Tratteremo anche i principali vantaggi, le insidie più comuni e le tendenze che stanno plasmando il modo in cui gli hotel gestiscono gruppi ed eventi. Troverai tutto ciò che ti serve per orientarti, basato su esperienze concrete di team alberghieri che gestiscono eventi di ogni dimensione.
Che cos'è un software di gestione eventi?
Gli incontri e gli eventi non si svolgono più come una decina di anni fa e, nell'era post-pandemica, è necessario un software che aiuti a orientarsi, competere e avere successo in questo settore dinamico. I software di gestione eventi di oggi sono innovativi e intuitivi; offrono una suite completa di funzionalità che consentono di gestire l'intero ciclo dell'evento, dalla ricerca di potenziali clienti all'invio del ringraziamento finale, all'interno di un'unica applicazione. Il software di gestione eventi incoraggia la collaborazione tra i reparti vendite, banqueting, finanza e gestione delle camere e sblocca il potenziale di fatturato attraverso l'automazione e l'ottimizzazione.
Caratteristiche principali da ricercare in un software di gestione eventi
Il software per la gestione degli eventi si è evoluto da semplici strumenti di pianificazione e creazione di diagrammi a piattaforme complete che collegano i flussi di lavoro di vendita, pianificazione ed esecuzione. Ciò che un tempo veniva gestito tramite fogli di calcolo ed e-mail è ora centralizzato in sistemi che offrono visibilità in tempo reale a team e reparti.
Per i gestori di hotel, queste caratteristiche sono fondamentali perché la gestione degli eventi è intrinsecamente complessa. Il coordinamento di vendite, catering, banchetti e servizi per gli ospiti richiede flussi di lavoro strutturati, una comunicazione chiara e dati precisi. La piattaforma giusta riduce i passaggi manuali, minimizza gli errori e garantisce che ogni dettaglio, dalla richiesta iniziale alla fatturazione finale, sia tracciato ed eseguito correttamente.
Le soluzioni moderne svolgono un ruolo diretto anche nella generazione di ricavi e nell'efficienza operativa. Integrandosi con i sistemi principali come PMS, CRM e POS, consentono previsioni migliori, tempi di risposta più rapidi e un upselling più efficace. La differenza tra strumenti di base e piattaforme più avanzate spesso risiede nella capacità di automatizzare i flussi di lavoro, connettere i dati e supportare il processo decisionale.
Tabella di valutazione delle funzionalità
Area di competenza | Caratteristica | Descrizione |
|---|---|---|
Esperienza degli ospiti e degli organizzatori | Prenotazione online e disponibilità | Consente agli organizzatori di verificare la disponibilità e prenotare direttamente gli spazi per eventi, riducendo le comunicazioni inutili e intercettando la domanda anche al di fuori dell'orario lavorativo. |
Proposte e contratti digitali | Consente ai team di creare e inviare proposte in formato elettronico, velocizzando le approvazioni e migliorando l'esperienza del cliente. | |
Strumenti di collaborazione con i clienti | Fornisce un'interfaccia condivisa che consente ai responsabili della pianificazione di esaminare i dettagli, richiedere modifiche e comunicare con i team degli hotel in tempo reale. | |
Strumenti di personalizzazione degli eventi | Supporta configurazioni di eventi personalizzate, inclusi layout, pacchetti e richieste speciali, migliorando la flessibilità per eventi unici. | |
Gestione delle operazioni e dei flussi di lavoro | Gestione BEO (Banquet Event Order) | Genera documenti dettagliati sugli eventi che allineano tutti i reparti sui requisiti di esecuzione, riducendo al minimo le incomprensioni. |
Assegnazione dei compiti e automazione del flusso di lavoro | Instrada automaticamente le attività e gli aggiornamenti ai team appropriati, migliorando il coordinamento e riducendo i follow-up manuali. | |
Pianificazione dello spazio funzionale | Gestisce la disponibilità di sale riunioni e spazi per eventi al fine di evitare doppie prenotazioni e ottimizzare l'utilizzo. | |
Gestione delle risorse e dell'inventario | Tiene traccia delle attrezzature, del personale e delle altre risorse necessarie per gli eventi, garantendone la disponibilità e la corretta assegnazione. | |
Tracciamento delle modifiche e controllo delle versioni | Tiene traccia degli aggiornamenti relativi ai dettagli degli eventi, assicurando che i team lavorino sempre con le informazioni più recenti. | |
Impatto sui ricavi e sul mercato | Gestione dei lead e della pipeline | Acquisisce e traccia le richieste di informazioni sugli eventi lungo tutto il funnel di vendita, migliorando i tassi di conversione e la visibilità sulla domanda. |
Prezzi e pacchetti dinamici | Consente una politica di prezzi flessibile per spazi per eventi, catering e servizi, favorendo l'ottimizzazione dei ricavi. | |
Gestione delle vendite aggiuntive e dei servizi extra | Consente ai team di offrire servizi aggiuntivi come ristorazione, apparecchiature audiovisive o upgrade, aumentando la spesa totale per l'evento. | |
Previsione e rendicontazione dei ricavi | Fornisce informazioni dettagliate sulle prenotazioni future, sui tassi di conversione e sull'andamento dei ricavi, per una migliore pianificazione. | |
Integrazioni e dati | Integrazione PMS | Sincronizza le prenotazioni di gruppo, le prenotazioni di camere riservate e i dati degli ospiti con il sistema di gestione alberghiera (PMS), garantendo la coerenza tra i sistemi. |
Integrazione CRM | Collega i dati dei clienti e delle vendite per supportare la gestione delle relazioni e la fidelizzazione dei clienti. | |
Integrazione tra POS e servizi di ristorazione | Collega gli ordini di cibo e bevande relativi agli eventi ai sistemi POS per una fatturazione accurata e un coordinamento operativo. | |
Integrazione tra contabilità e fatturazione | Automatizza la fatturazione e la riconciliazione finanziaria, riducendo il lavoro manuale per i team finanziari. | |
Dashboard di reporting e analisi | Centralizza i dati operativi e finanziari, fornendo visibilità sulle prestazioni di eventi e team. |
Questa struttura rispecchia il modo in cui il software di gestione eventi viene utilizzato nella pratica: collega vendite e operazioni, migliora il coordinamento tra i reparti e consente agli hotel di generare maggiori ricavi da gruppi ed eventi, mantenendo al contempo il controllo sull'esecuzione.
- Gestione dei contatti/CRM
- Gestione dei contatti/CRM
- Moduli di piombo
- Moduli di piombo
- Documenti BEO, proposte e contratti personalizzabili
- firme elettroniche
- Gestione di contenuti e file
- Diagrammi e planimetrie
- Documenti BEO, proposte e contratti personalizzabili
- firme elettroniche
- Gestione di contenuti e file
- Diagrammi e planimetrie
- Gestione delle attività (attività e promemoria)
- Portale di comunicazione con i clienti
- Gestione di contenuti e file
- Gestione delle attività (attività e promemoria)
- Portale di comunicazione con i clienti
- Gestione di contenuti e file
- firme elettroniche
- Documenti BEO, proposte e contratti personalizzabili
- Gestione dei contatti/CRM
- Diagrammi e planimetrie
- firme elettroniche
- Documenti BEO, proposte e contratti personalizzabili
- Gestione dei contatti/CRM
- Diagrammi e planimetrie
- Portale di comunicazione con i clienti
- Stampe dell'itinerario
- Gestione di contenuti e file
- Messaggi ai partecipanti
- Gestione dei contatti/CRM
- Portale di comunicazione con i clienti
- Stampe dell'itinerario
- Gestione di contenuti e file
- Messaggi ai partecipanti
- Gestione dei contatti/CRM
- Pagamenti conformi PCI
- Pagamenti conformi PCI
- Gestione del check-in degli eventi
- Gestione dei contatti/CRM
- Pianificazione dei pasti
- Gestione dei posti a sedere
- Gestione del check-in degli eventi
- Gestione dei contatti/CRM
- Pianificazione dei pasti
- Gestione dei posti a sedere
- Pianificazione dei pasti
- Gestione dei posti a sedere
- Diagrammi e planimetrie
- Pianificazione dei pasti
- Gestione dei posti a sedere
- Diagrammi e planimetrie
Quali sono i vantaggi di un software per la gestione degli eventi?
Centralizza tutte le informazioni sugli eventi. Un calendario delle prenotazioni e un database clienti mantengono le informazioni importanti organizzate e al sicuro. Il calendario consente ai team di visualizzare gli eventi programmati per una determinata data e di confermare rapidamente la disponibilità degli spazi per le richieste.
Fornisce una struttura per l'intero ciclo di vendita. Il sistema di gestione eventi è il tuo partner dall'inizio alla fine. Puoi registrare le chiamate di prospezione, creare e inviare contratti, elaborare ordini per eventi e banchetti, assegnare compiti e promemoria ai vari membri dello staff e riscuotere i pagamenti. Inoltre, il sistema di gestione eventi può automatizzare alcune di queste attività. Ad esempio, può inviare promemoria automatici se un contratto non è ancora stato firmato, evitando così di dover intervenire manualmente.
Misura le vendite e le prestazioni degli eventi. Un modulo di analisi completo può aiutarti a comprendere le vere dinamiche della tua attività di eventi, misurando conversioni, fatturato, clienti fidelizzati e molto altro.
Rende più efficienti il processo di vendita e la pianificazione degli eventi. L'automazione è la parola d'ordine. Raccogli i contatti, redigi i contratti, invia i menu, gestisci le richieste e stampa le conferme d'ordine con un semplice clic: tutto ciò garantisce un enorme risparmio di tempo (e riduce il rischio di errori manuali!) per il tuo team di vendita e catering.
Funge da fonte affidabile per tutti i dettagli relativi a ogni evento. Niente più fogli di calcolo, scambi di email o documenti cartacei. Il sistema di gestione eventi è la fonte di riferimento per tutto ciò che è necessario sapere su ciascun evento. È accessibile a tutti i reparti interessati, quindi se la cucina ha una domanda su un BEO (Event Order Order) o il personale addetto al parcheggio ha una domanda sul parcheggio per un evento, possono ottenere le risposte corrette all'istante.
Offre spunti su tendenze e opportunità di guadagno. Studiando i modelli di prenotazione, l'utilizzo degli spazi e persino i piatti più popolari del menu, è possibile ottimizzare la propria attività per renderla più redditizia ed efficiente.
Integrazioni critiche per il software di gestione eventi
Quando si valuta un software per la gestione di eventi, è facile perdersi in lunghe liste di integrazioni. Ma in pratica, non tutte le integrazioni hanno la stessa importanza. La domanda più importante è se la piattaforma sia in grado di connettere i flussi di lavoro principali tra vendite, pianificazione ed esecuzione senza creare silos di dati o soluzioni manuali.
Come minimo, il vostro sistema di gestione eventi dovrebbe essere in grado di integrarsi perfettamente con i sistemi che supportano le operazioni quotidiane del vostro hotel:
✅ Sistema di gestione alberghiera (PMS) per la gestione di blocchi di camere, prenotazioni di gruppo e profili degli ospiti.
✅ CRM per il monitoraggio di lead, relazioni con i clienti e attività di vendita
✅ Sistema POS per la gestione di ordini di catering, cibo e bevande e costi relativi agli eventi.
✅ Sistemi contabili o finanziari per la fatturazione e la riconciliazione dei ricavi
Queste integrazioni non dovrebbero basarsi su esportazioni manuali o sincronizzazioni ritardate. Idealmente, dovrebbero essere in tempo reale e bidirezionali, garantendo che gli aggiornamenti apportati in un sistema si riflettano sull'intera infrastruttura tecnologica. Alcune piattaforme si basano su middleware o integrazioni leggere, quindi è importante comprendere come fluiscono i dati e dove potrebbero esserci delle lacune.
Una volta stabilite queste connessioni principali, il livello successivo di integrazioni contribuisce ad ampliare il valore della piattaforma, supportando la creazione di report, l'automazione e il coordinamento tra i sistemi commerciali e operativi più ampi.
Il software per la gestione degli eventi viene in genere venduto come soluzione SaaS, con prezzi strutturati in base alle dimensioni della struttura, al numero di utenti o alla gamma di funzionalità richieste. La maggior parte dei fornitori offre prezzi basati su abbonamento, ma i costi possono variare significativamente a seconda che la piattaforma supporti solo l'esecuzione degli eventi o l'intero ciclo di vita, dalle vendite alla gestione operativa.
Gli hotel dovrebbero guardare oltre il canone di abbonamento base e valutare il costo totale di proprietà. Fattori come l'integrazione con i sistemi PMS e CRM, l'onboarding e la formazione, nonché il numero di reparti che utilizzano il sistema, possono incidere sul costo complessivo. Le piattaforme più avanzate possono inoltre includere moduli aggiuntivi per la ristorazione, la reportistica o la gestione di più strutture, il che può far aumentare il prezzo.
La scalabilità è un altro aspetto fondamentale da considerare. Un sistema che funziona per una singola struttura potrebbe diventare costoso o limitante dal punto di vista operativo se esteso a più sedi. Comprendere come i prezzi si evolvono al crescere del volume degli eventi, delle dimensioni del team o del portfolio è essenziale per prendere una decisione a lungo termine.
Modelli di prezzo comuni
Modello di prezzo | Come funziona | Considerazioni tipiche sui costi |
|---|---|---|
Abbonamento per singola proprietà | Tariffa fissa mensile o annuale per ogni struttura alberghiera che utilizza la piattaforma. | I costi aumentano con ogni proprietà aggiuntiva; possono includere le caratteristiche di base con opzioni aggiuntive. |
Prezzi per utente | Tariffe calcolate in base al numero di membri del personale che accedono al sistema. | Team più numerosi nei settori vendite, ristorazione e operazioni possono aumentare significativamente il costo totale |
Piani SaaS a livelli | Diversi livelli di prezzo in base all'accesso alle funzionalità o al volume degli eventi. | I livelli inferiori potrebbero non disporre di funzionalità essenziali, rendendo necessari aggiornamenti man mano che le esigenze crescono. |
Prezzi basati sui moduli | Piattaforma principale più moduli aggiuntivi a pagamento (ad es. catering, analisi, strumenti per la gestione di più strutture) | I costi possono aumentare rapidamente a seconda delle funzionalità richieste. |
Prezzi basati sull'utilizzo | I prezzi sono legati al numero di eventi, prenotazioni o transazioni elaborate. | Può scalare in base alla domanda, ma potrebbe comportare costi mensili imprevedibili durante i periodi di picco. |
Prezzi aziendali/di portafoglio | Prezzi personalizzati per gruppi con più strutture o catene alberghiere | Spesso include funzionalità di gestione centralizzata, ma richiede negoziazione e contratti di durata maggiore. |
Quali fattori influenzano maggiormente i prezzi?
Dimensioni della struttura e volume degli eventi: un volume maggiore di eventi e spazi per ricevimenti più ampi richiedono in genere funzionalità più avanzate e prezzi più elevati.
Numero di utenti e reparti: estendere l'accesso ai team di vendita, ristorazione e operativi aumenta i costi di licenza.
Complessità di integrazione: la connessione con sistemi PMS, CRM, POS e di contabilità può comportare costi di configurazione aggiuntivi o costi ricorrenti.
Profondità delle funzionalità e moduli: le funzionalità avanzate come la creazione di report, l'automazione o la gestione di più proprietà sono spesso disponibili come componenti aggiuntivi a pagamento.
Valutazione del ROI
Nel valutare il ritorno sull'investimento (ROI), gli hotel dovrebbero concentrarsi su come la piattaforma migliora l'efficienza lungo l'intero ciclo di vita degli eventi e genera ricavi incrementali dal business di gruppo. Il sistema giusto riduce il coordinamento manuale, migliora i tassi di conversione e garantisce una fatturazione e un'esecuzione accurate. Nel tempo, questi vantaggi in genere superano il costo dell'abbonamento, grazie all'aumento dei ricavi e alla riduzione degli attriti operativi.
La configurazione di un sistema di gestione eventi può richiedere anche solo un giorno, oppure, per strutture più complesse con una lunga storia alle spalle, un paio di settimane. L'attività principale in fase di implementazione consiste nell'inserire i dettagli relativi alle sale, ai menu, ai prezzi, ai contratti e ad altri materiali utilizzati nel processo di vendita. Se si sta effettuando la migrazione da un sistema preesistente, alcuni sistemi di gestione eventi offrono il supporto per il trasferimento dei dati (a pagamento), il che può velocizzare notevolmente il processo. In caso contrario, sarà necessario creare i menu e caricare i contratti manualmente. Se la struttura è operativa da tempo, è consigliabile caricare anche il database dei clienti per mantenere l'accesso alle informazioni di contatto e alla cronologia.
Una volta inseriti tutti i dati nel sistema, potrete formare il vostro personale e integrare il sistema di gestione eventi nei processi quotidiani. Prima di lanciare il sistema a pieno regime, è buona norma organizzare un evento di prova: simulate tutti i passaggi, dall'invio del contratto alla stampa dei documenti di partecipazione, per verificare che tutto funzioni come previsto. L'ultima cosa che vorreste è usare un evento reale come cavia!
Il futuro del software per la gestione degli eventi
Le moderne piattaforme di gestione eventi si stanno integrando sempre più strettamente con l'intera infrastruttura tecnologica alberghiera, in particolare con i sistemi di vendita, CRM e PMS. Questa evoluzione consente un flusso di dati in tempo reale tra i diversi reparti, riducendo la frammentazione e migliorando il coordinamento lungo tutto il ciclo di vita dell'evento.
Anziché gestire lead, prenotazioni ed esecuzione con strumenti separati, gli hotel possono ora operare tramite un sistema unificato in cui vendite e operazioni condividono gli stessi dati. Ciò garantisce maggiore uniformità, riduce i passaggi manuali e migliora la visibilità sulle performance del business di gruppo.
Ecco cosa potrebbe significare questo per il tuo hotel:
Maggiore allineamento tra vendite e operations. I team possono monitorare un evento dalla richiesta all'esecuzione senza dover cambiare sistema, riducendo gli errori e migliorando i tassi di conversione.
Previsioni e reportistica più accurate. Grazie alla centralizzazione dei dati, gli hotel ottengono una visibilità più chiara sull'andamento delle prenotazioni, sull'utilizzo degli spazi e sulle tendenze dei ricavi.
Riduzione degli attriti operativi. L'eliminazione dell'inserimento duplicato dei dati e del coordinamento manuale libera tempo al personale e migliora la coerenza nell'esecuzione.
L'automazione sta diventando una funzionalità fondamentale nei software di gestione eventi, in particolare per quanto riguarda l'instradamento delle attività, le approvazioni e la comunicazione. Con l'aumentare della complessità degli eventi, il coordinamento manuale diventa un collo di bottiglia, alimentando la domanda di sistemi in grado di semplificare i processi ripetitivi.
Le piattaforme moderne automatizzano ormai i flussi di lavoro chiave, come gli aggiornamenti BEO, l'assegnazione dei compiti e la comunicazione interdipartimentale. Ciò riduce la dipendenza da e-mail e fogli di calcolo, garantendo al contempo l'allineamento dei team.
Ecco cosa potrebbe significare questo per il tuo hotel:
Tempi di risposta più rapidi alle richieste dei clienti. I flussi di lavoro automatizzati aiutano i team a reagire velocemente ai cambiamenti, migliorando l'esperienza del pianificatore.
Maggiore precisione nell'esecuzione. I processi standardizzati riducono il rischio di tralasciare dettagli o di incomprensioni tra i reparti.
Minore carico di lavoro operativo. Il personale dedica meno tempo al coordinamento e più tempo all'erogazione di un servizio di alta qualità.
Si sta diffondendo sempre più la tendenza a consentire agli organizzatori di eventi di ricercare, configurare e prenotare eventi in digitale, senza dover dipendere esclusivamente dai team di vendita. Questa tendenza è particolarmente forte per i meeting di piccole dimensioni e i pacchetti eventi standardizzati.
Le piattaforme di gestione eventi offrono sempre più spesso strumenti di prenotazione online, proposte digitali e disponibilità in tempo reale, consentendo agli hotel di intercettare la domanda in modo più efficiente e di ridurre gli intoppi nel processo di prenotazione.
Ecco cosa potrebbe significare questo per il tuo hotel:
Aumento del tasso di conversione per eventi semplici. Gli organizzatori possono prenotare rapidamente senza dover attendere risposte manuali, intercettando una domanda che altrimenti andrebbe persa.
Team di vendita più efficienti. Il personale può concentrarsi su eventi complessi e di alto valore, anziché gestire richieste di routine.
Generazione di entrate 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Gli strumenti di prenotazione digitali consentono agli hotel di generare entrate da eventi anche al di fuori del normale orario di lavoro.
Anche gli albergatori chiedono
Entrate dalle vendite: un sistema di gestione degli eventi dovrebbe aiutare il tuo team a prenotare più eventi e portarli a termine con maggiore successo, quindi dovresti vedere una crescita dei ricavi dopo averne implementato uno. Tenere traccia dei tuoi ricavi di vendita, soprattutto anno dopo anno, ti aiuterà a determinare l'impatto di questo partner tecnologico. Soddisfazione del cliente: inviare sondaggi dopo i tuoi eventi è un ottimo modo per raccogliere dati sulla soddisfazione del cliente e puoi monitorare questi dati per individuare le tendenze e determinare se i tuoi processi attuali funzionano. Idealmente, la soddisfazione del cliente aumenterà dopo aver implementato un sistema di gestione degli eventi.
Un sistema di gestione degli eventi è un'applicazione software con tutti gli strumenti necessari ai professionisti degli eventi per vendere, contrarre, pianificare ed eseguire una funzione. Le caratteristiche principali includono un calendario delle prenotazioni, la gestione delle attività, l'elaborazione dei pagamenti e la creazione di ordini per banchetti.
Nel settore degli eventi, EMS è l'abbreviazione di Event Management System, un software che i responsabili delle vendite e della ristorazione utilizzano per pianificare eventi e coordinare le attività tra il team che esegue l'evento.
Le 7 P sono una struttura da utilizzare quando si pianifica un evento con il maggior valore possibile per i partecipanti. Le 7 P sono Scopo (perché esiste l'evento?), Luogo (dove ti incontrerai?), Partner (chi ti aiuterà a realizzarlo?), Piano (come lo realizzerai?), Pratica (garantire tutto funziona senza intoppi), Promuovi (assicurando la partecipazione) e Post-Show (ringraziando i partecipanti e continuando a coltivare relazioni dopo la fine dell'evento).
Oltre a un sistema di gestione degli eventi, che è il tipo di software più completo nel settore degli eventi, i responsabili delle vendite potrebbero anche utilizzare software di gestione della ristorazione e app di gestione dei progetti. I gestori del catering o gli organizzatori di riunioni potrebbero anche sfruttare software di registrazione, app di raccolta fondi e piattaforme per il coinvolgimento dei partecipanti (come le app di sondaggi) durante l'esecuzione di eventi.
Anche gli hotel più piccoli possono trarne vantaggio, ma solo se il sistema si adatta alle loro esigenze operative. Strumenti leggeri con automazione e flussi di lavoro semplici sono spesso più efficaci di piattaforme complete. La chiave è ridurre il lavoro manuale senza introdurre complessità inutili che i piccoli team potrebbero faticare a gestire.
In genere si colloca tra i sistemi di vendita e gli strumenti operativi, fungendo da livello di coordinamento per le attività del gruppo. Collega i dati dei clienti, i dettagli degli eventi e i flussi di lavoro di esecuzione, condividendo le informazioni con sistemi come PMS e POS. Ciò contribuisce a garantire la coerenza tra i reparti e a migliorare la visibilità operativa complessiva.
Esiste un equilibrio tra i due aspetti. La standardizzazione contribuisce a garantire la coerenza e a ridurre gli errori, soprattutto in ambienti ad alto volume. Tuttavia, gli hotel che ospitano eventi personalizzati o unici necessitano di flessibilità per adattare flussi di lavoro e offerte. I sistemi migliori consentono di strutturare gli eventi laddove necessario, supportando al contempo esperienze personalizzate.
Un errore comune è quello di scegliere un sistema basandosi sull'elenco delle funzionalità piuttosto che sull'adeguatezza operativa. Gli hotel potrebbero anche sottovalutare l'importanza dell'adozione da parte del team, soprattutto nei reparti vendite e operazioni. Un altro problema è la scelta di un sistema non in linea con la complessità degli eventi, che può portare a un sottoutilizzo o a problemi operativi.
La decisione si basa in genere sul volume degli eventi e sulla complessità operativa. Le strutture con team dedicati alle vendite e al catering traggono vantaggio da piattaforme complete, mentre i team più piccoli potrebbero preferire strumenti più semplici incentrati sull'esecuzione o sulla prenotazione. Scegliere il livello di complessità sbagliato può generare costi aggiuntivi non necessari o limitare la visibilità sui ricavi derivanti dagli eventi di gruppo.
L'impatto maggiore deriva da tempi di risposta più rapidi, una maggiore visibilità della pipeline e un follow-up più costante. Quando i team di vendita riescono a monitorare le richieste e le proposte in modo più efficace, i tassi di conversione in genere migliorano. Sul fronte operativo, i flussi di lavoro strutturati aiutano a registrare tutti i servizi fatturabili, riducendo le opportunità di guadagno perse durante l'esecuzione.
Gli hotel solitamente adottano queste piattaforme per ridurre il coordinamento manuale, prevenire incomprensioni tra i reparti e migliorare la visibilità sui dettagli degli eventi. Se i team si affidano in larga misura a fogli di calcolo, catene di email o strumenti scollegati tra loro, un software dovrebbe centralizzare i flussi di lavoro e garantire che tutti lavorino con le stesse informazioni in tempo reale.
La facilità d'uso è fondamentale perché il sistema viene utilizzato da diversi reparti. I team di vendita, il personale addetto al catering e il reparto operativo devono tutti accedere e aggiornare i dettagli degli eventi. Se i flussi di lavoro non sono intuitivi, i team potrebbero ricorrere a processi manuali, riducendo l'efficacia del sistema e aumentando il rischio di errori.
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