Come preparare il budget dell'hotel in 8 passaggi
Di Jordan Hollander
Ultimo aggiornamento Febbraio 16, 2023
4 minuti di lettura
Che tu sia un direttore generale, un direttore delle vendite, un venditore o un responsabile delle entrate, tutti hanno sentito i dolori della stagione del budget. Questo periodo stressante dell'anno è diventato ancora più stressante sulla scia della pandemia che ha scosso il settore alberghiero e ha reso la pianificazione per il futuro un compito impossibile.
Hai mai desiderato poter guardare nel futuro e vedere quale sarà l'occupazione del tuo hotel o il RevPAR tra un anno? Non abbiamo una sfera di cristallo, ma preparare un budget solido per il tuo hotel è la cosa migliore da fare. Se non hai mai fissato un budget, o se le parole "stagione del budget" riportano brutti ricordi di ore trascorse rannicchiate su fogli di calcolo in una sala conferenze, allora sei nel posto giusto. Preparare il budget dell'hotel non deve essere doloroso; in effetti, può essere un esercizio prezioso per valutare lo stato attuale delle cose e per fare brainstorming sui tuoi obiettivi per il futuro.
In questo articolo, abbiamo distillato il processo di budgeting del settore dell'ospitalità in 8 passaggi. Sebbene possa essere più facile a dirsi che a farsi, questi passaggi possono aiutarti a trovare sinergie con altri dipartimenti durante il processo e impostare un budget che tenga conto di una varietà di fattori interni ed esterni. Iniziamo!
Raccogli i tuoi dati
Per prima cosa: il tuo budget si basa sui dati storici, che vorrai avere a portata di mano durante il processo di budgeting. Ma i dati sugli hotel non sono importanti solo durante la stagione del budget; dovresti sempre avere un facile accesso ai dati di produzione che puoi segmentare per piano tariffario, tipo di camera , fonte e profilo dell'ospite. Idealmente, non dovresti aver bisogno di scavare per trovare questi dati. Se i dati non sono prontamente disponibili nel tuo PMS , probabilmente avrai bisogno di una soluzione di business intelligence o di un software di reporting e contabilità per ottenere i dati necessari per preparare il budget annuale e il business plan più ampio. Anche i controlli frequenti sono una buona idea per garantire che i numeri di produzione siano corretti. Per motivi di budget, ti consigliamo di accedere a questi dati tramite una dashboard (o anche un grande file Excel con tabelle pivot) in modo da poter trovare rapidamente l'occupazione in una determinata data o la quota di un segmento di ospiti durante un determinato mese, ad esempio.
Chiedi alle vendite le proiezioni a livello di account
Affinché il team dell'hotel rimanga in buoni rapporti dopo il processo di preparazione del budget, è importante chiedere il contributo di tutti. Dal momento che il reparto vendite in genere fornisce una grossa fetta della produzione notturna in camera e la loro finestra di prenotazione si distorce più a lungo degli ospiti transitori (per la maggior parte), fissare le stime per le attività aziendali (viaggiatori d'affari) e i gruppi è un buon punto di partenza Piano. Il team di vendita può fornire stime per la produzione di notti in camera per account, se possibile per mese. I responsabili delle vendite conoscono meglio i loro clienti e probabilmente sapranno se un determinato account produrrà più o meno rispetto all'anno precedente. Questa base ti consentirà di definire in modo più accurato un budget per gli ospiti transitori.
Crea un calendario della domanda con stime giornaliere
Dopo aver ottenuto una base dal team di vendita, puoi cambiare marcia per pensare alla domanda di svago del settore alberghiero. La creazione di un calendario della domanda è un ottimo modo per comprendere le tendenze di check-in stagionali e specifiche del mercato e metterà in evidenza le tasche in cui potrebbe esserci qualche opportunità di acquisire entrate aggiuntive prima che i periodi di necessità ti raggiungano in seguito. Una procedura consigliata consiste nel creare un calendario in Excel, con ogni settimana come riga e ogni colonna come giorno della settimana. Immettere l'occupazione prevista nella cella di ogni giorno. Una proiezione giornaliera ti consente di essere granulare, poiché un venerdì di maggio potrebbe essere significativamente più affollato (o più lento) di un altro venerdì di maggio. Allo stesso modo, le date all'interno della stessa settimana possono vedere fluttuazioni selvagge della domanda. Ad esempio, il weekend del Memorial Day potrebbe essere previsto al 100% di occupazione, ma il 2 gennaio potrebbe essere più vicino al 30%. Quindi, utilizzando la formattazione condizionale, puoi applicare codici colore per individuare rapidamente i periodi con maggiore e minore richiesta.
Fare riferimento ai dati di compset da STR o altre fonti affidabili
Tutti i dati che abbiamo esaminato finora sono specifici per il tuo hotel. Ma le prestazioni del tuo set competitivo sono un fattore importante per le tue prestazioni future. Alcuni hotel nel tuo comp set crescono più velocemente di altri? Un hotel sta rubando una quota agli altri? Ti consigliamo di studiare almeno due anni di dati STR che mostrano le prestazioni dei tuoi hotel comp set. Confrontando le metriche anno dopo anno, puoi determinare se gli hotel della concorrenza stanno aumentando o riducendo la loro quota. Un hotel che ha un andamento negativo anno su anno potrebbe significare una maggiore domanda in arrivo nel tuo hotel, oppure potrebbe segnalare un calo della tariffa in quell'hotel, il che potrebbe rubare quote al tuo hotel.
Prendi nota degli eventi o delle festività della zona
Oltre ai dati della concorrenza, ti consigliamo di incorporare le tendenze della domanda locale nel tuo budget. Assicurati che il tuo budget rifletta la domanda del mercato durante le vacanze e durante i principali eventi come conferenze, giochi sportivi, lauree, concerti e altro ancora. Il tuo Convention and Visitors Bureau locale è una buona risorsa per queste informazioni. Anche se lavori nel mercato da decenni, i programmi degli eventi cambiano, quindi è una buona idea controllare il calendario degli eventi locali ogni anno per assicurarti che il tuo budget rifletta i driver della domanda più attuali.
Acquista il tuo Compset
Un buon budget non è completo senza un po' di investigazione! Sebbene tu abbia già analizzato i rapporti STR del tuo compset, dovresti prendere in considerazione l'idea di prendere ispirazione dalle loro campagne di vendita o tattiche di marketing. Alcuni semplici negozi sui loro siti Web possono darti informazioni su ciò che i tuoi concorrenti hanno pianificato per l'anno e fornire ispirazione per le tue promozioni. In genere il gruppo selezionato da un gestore di hotel condividerà un numero simile di camere e gestirà operazioni alberghiere simili. Questo è ottimo per confrontare le mele con le mele, ma dovresti espandere il tuo compset in questo esercizio per ottenere più ispirazione per il tuo budget operativo nel prossimo anno.
Finalizzare il budget
uff! Hai completato tutte le tue ricerche e analisi, e ora è il momento di incrociare le T e le I prima di inviare il budget finale. Prenditi un po' di tempo per fare un passo indietro e chiediti se i numeri che hai trovato hanno un senso. Tutto sembra realistico, ma è ancora impegnativo?
Mentre la stagione del budget si verifica in genere una volta all'anno, non dovresti mettere via i materiali per la preparazione del budget fino al prossimo anno. Rivedere regolarmente il budget ti aiuterà a comprendere le prestazioni attuali e ad affinare la tua strategia di budget per gli anni futuri. Alcuni albergatori scelgono persino di utilizzare un budget variabile, in cui, ogni mese, aggiungono un nuovo mese alla loro previsione in modo da avere sempre una previsione completa a 12 o 13 mesi.
In definitiva, la tua strategia e il tuo processo di budget dovrebbero essere adattati alle esigenze specifiche del tuo hotel, quindi potrebbe volerci del tempo per determinare cosa funziona meglio. Hai ancora domande sulla preparazione del budget del tuo hotel? Facci sapere!
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