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Die 10 besten Event-Management-Softwares für Hotels im Jahr 2026
Von Jordan Hollander
Zuletzt aktualisiert am 31. März 2026
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Artikel verfasst
Unsere Gutachter bewerten Software unabhängig. Erfahren Sie, wie wir Bleiben Sie transparent, lesen Sie unsere Bewertungsmethodik und Erzählen Sie uns über Tools, die wir übersehen haben.
Diese Liste basiert auf Forschungen, die wir seit 2017 durchführen, und analysiert dutzende Eventmanagement-Softwares anhand verifizierter Hotelier-Bewertungen, ausführlicher Produktanalysen und unseres proprietären HTScore.
Einführung
Wenn Ihr Hotel auf Gruppen- und Veranstaltungsumsätze angewiesen ist, ist Ihre Eventmanagement-Software nicht nur ein Planungstool – sie beeinflusst direkt, wie schnell Sie Abschlüsse erzielen, wie reibungslos Veranstaltungen ablaufen und wie viel Umsatz Sie tatsächlich generieren.
Die meisten Hotels haben keine Probleme mit der Planung von Veranstaltungen – sie haben Schwierigkeiten mit allem, was darum herum passiert: langsame Reaktionszeiten auf Anfragen, getrennte Vertriebs- und Betriebsteams sowie verpasste Umsätze, die in Tabellen, E-Mails und manuellen Prozessen verborgen sind. Eventmanagement-Software wurde entwickelt, um das zu beheben, indem sie Arbeitsabläufe zentralisiert, die Koordination automatisiert und Ihrem Team eine einzige verlässliche Datenquelle über den gesamten Veranstaltungszyklus bietet.
Aber nicht alle Plattformen sind gleich aufgebaut. Manche Tools helfen Ihnen, organisiert zu bleiben. Die besten Systeme fungieren als operative Infrastruktur – sie verbinden Vertriebspipelines, Catering-Ausführung und Reporting, sodass Ihr Team schneller arbeiten, Fehler reduzieren und mehr Umsatz aus jeder Veranstaltung generieren kann.
Um Ihnen zu helfen, den Anbieter-Dschungel zu durchdringen und eine fundierte Entscheidung zu treffen, haben wir 957 Hoteliers aus 51 Ländern befragt und dieses Feedback mit praktischen Produktdemos kombiniert. Bei Hotel Tech Report bewerten wir Plattformen anhand ihrer realen Leistung – wir betrachten die Tiefe der Arbeitsabläufe, die Stärke der Integrationen und für welche Hoteltypen sich jedes System tatsächlich als passende Lösung erweist.
Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die wichtigen Fragen bei der Auswahl einer Plattform zu beantworten:
Reduziert sie tatsächlich die manuelle Koordination zwischen Vertrieb und Betrieb?
Kann sie unsere Veranstaltungs-Komplexität abbilden – nicht nur eine vereinfachte Version davon?
Wie viel schneller reagieren und konvertieren wir eingehende Anfragen?
Hilft sie uns, mehr Umsatz aus jeder Veranstaltung zu generieren?
Ist sie die passende Lösung für unsere Teamstruktur heute – und wenn wir wachsen?
Betrachten Sie dies als praktischen Fahrplan – nicht nur, um die Kategorie zu verstehen, sondern um schnell die Eventmanagement-Plattform zu identifizieren, die auf Basis realer Hoteldaten und bewährter Kaufberatungen wirklich zu Ihrem Betrieb passt.
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Wie Sie den richtigen Eventmanagement-Software-Anbieter wählen
Diese Liste ist bereits auf die Größe, den Typ und das Betriebsmodell Ihres Hotels zugeschnitten. Möchten Sie sie weiter verfeinern? Nutzen Sie die Filter, um Ihre Shortlist nach Region, Veranstaltungs-Komplexität und bestehendem Tech Stack einzugrenzen und die Lösungen zu finden, die am besten zu Ihrer Art passen, Gruppen- und Veranstaltungsmanagement zu betreiben.
Beste Eventmanagement-Software nach Hoteltyp
Diese Rankings basieren auf realen Leistungsdaten, nicht auf Anbieterbehauptungen. Durch die Analyse von Tausenden verifizierten Hotelbewertungen und Nutzungsmustern verschiedener Hoteltypen identifizieren wir die Eventmanagement-Plattformen, die konsequent starke operative Ergebnisse liefern. Das Ergebnis ist eine Reihe von Empfehlungen, die darauf basieren, wie diese Systeme tatsächlich in Umgebungen wie Ihrer funktionieren – damit Sie sich auf Lösungen konzentrieren können, die zu Ihrer Teamstruktur, Veranstaltungs-Komplexität und Umsatzstrategie passen.
Q4 2026 Event Management Software Umfrage-Rankings
Basierend auf den Erkenntnissen der vierteljährlichen Event Management Software-Umfrage von HTR für Q4 2026 sind dies die derzeit am meisten empfohlenen Produkte für jede Hotelgröße.
Q4 2026 Event Management Software Umfrage-Rankings
Basierend auf den Erkenntnissen der vierteljährlichen Event Management Software-Umfrage von HTR für Q4 2026 sind dies die derzeit am meisten empfohlenen Produkte für jede Hotelgröße.
| Am besten für | Hoteliers | Empfohlen | |
|---|---|---|---|
Beste Event Management Software für Klein Hotels (bis zu 49 Zimmer)
Klein
bis zu 49 Zimmer
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174 Hoteliers |
3 Produkte empfohlen
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Beste Event Management Software für Mid-sized Hotels (50-99 Zimmer)
Mid-sized
50-99 Zimmer
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205 Hoteliers |
4 Produkte empfohlen
Event Temple
, Tripleseat
, Thynk
und 1 weitere
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Beste Event Management Software für Large Hotels (100-499 Zimmer)
Large
100-499 Zimmer
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452 Hoteliers |
5 Produkte empfohlen
Event Temple
, Tripleseat
, Thynk
und 2 weitere
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Beste Event Management Software für Klein Hotels (bis zu 49 Zimmer)
Beste Event Management Software für Mid-sized Hotels (50-99 Zimmer)
Beste Event Management Software für Large Hotels (100-499 Zimmer)
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Event Management Software Features & Comparison
100 HT Score
96 HT Score
90 HT Score
78 HT Score
79 HT Score
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Wie wir Eventmanagement-Software bewerten
Auf dem Papier erfüllen viele Event-Management-Software-Plattformen dieselben Kriterien, in der Praxis können sie jedoch sehr unterschiedlich funktionieren. Der wahre Test zeigt sich im Tagesgeschäft – dort, wo Ineffizienzen, Umgehungslösungen und entgangene Umsätze auftreten. Deshalb ist es so wichtig, zu betrachten, welche Erfahrungen vergleichbare Hoteliers bei der tatsächlichen Nutzung dieser Systeme in der Praxis gemacht haben. Bei Hotel Tech Report bewerten wir Lösungen aus der Perspektive von Hotelbetreibern, indem wir verifizierte Hotelier-Bewertungen mit praktischen Produktanalysen kombinieren, um aufzuzeigen, was sich in der Praxis wirklich bewährt.
Wie wir die Typen bestimmen
Event-Management-Software variiert stark, aber die für Hotelbetreiber wichtigsten Unterschiede lassen sich meist auf einige Kernaspekte zurückführen, die direkt den Workflow, die Zuständigkeit und die Skalierbarkeit beeinflussen:
Funktionsumfang: ob die Plattform sich auf die Eventdurchführung (Planung und Betrieb) konzentriert oder den gesamten Verkaufs- bis Ausführungszyklus unterstützt
Hauptnutzer/-verantwortlicher: Vertriebsteams, Catering-/Betriebsteams oder zentralisierte Revenue-/Commercial-Teams
Grad der Kundenselbstbedienung: vollständig interne Tools vs. Plattformen, die Planern ermöglichen, Events direkt zu buchen und zu verwalten
Integrationsgrad: eigenständige Tools vs. eng integrierte Systeme, die mit PMS, CRM und anderer Hoteltechnologie verbunden sind
Diese Faktoren prägen, wie Hotels Anbieter bewerten und letztlich bestimmen, welcher Lösungstyp die passendste Lösung für den operativen Betrieb ist.
Vergleichsvorschau
Typ | Hauptunterscheidungsmerkmal | Am besten geeignet für | Team-Beteiligung / Kontrollmodell | Typische Integrationsanforderungen | Abwägungen |
|---|---|---|---|---|---|
Sales- & Catering-Systeme | End-to-End-Management des Event-Lebenszyklus | Full-Service-Hotels, Resorts, große Veranstaltungsorte | Zusammenarbeit von Vertrieb, Catering und Betrieb | Tiefe Integrationen in PMS, CRM, Buchhaltung | Höhere Komplexität, längere Implementierung |
Event-Planungs- & Betriebstools | Auf Ausführung fokussierte Event-Koordination | Hotels mit hohem Eventvolumen | Workflow geführt von Betrieb/Catering | Moderate Integrationen (PMS, POS) | Begrenzte Funktionalität für Vertriebspipeline |
Online-Buchungs- & Selbstbedienungsplattformen | Planergesteuerte Buchung und Automatisierung | Kleine Hotels, Tagungsräume, Limited-Service | Geringer Aufwand, Selbstbedienung durch Planer | Leichte Integrationen oder eigenständig | Weniger Kontrolle bei komplexen Events |
Venue- & Portfolio-Management-Plattformen | Multi-Hotel und zentralisierte Steuerung | Hotelgruppen, Ketten, Veranstaltungsort-Sammlungen | Zentralisierte Vertriebs-/Commercial-Teams | Starke CRM- und Multi-Hotel-Integrationen | Kann für einzelne Hotels überdimensioniert sein |
Sales- & Catering-Systeme
Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, den gesamten Lebenszyklus von Gruppen- und Eventgeschäft zu verwalten, von der Lead-Erfassung und Angebotserstellung bis zur Durchführung und Abrechnung.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Hotelbetreiber | Vertriebsleiter, Catering-Leiter oder Commercial-Führung |
Am besten geeignete Hotels | Full-Service-Hotels, Resorts, Kongresszentren und große städtische Hotels mit bedeutendem Gruppen- und Catering-Umsatz |
Stärken | • Einheitliche Übersicht über die gesamte Vertriebs- und Event-Pipeline |
Abwägungen | • Komplexere Implementierung und Konfiguration |
Wann es nicht passt | • Hotels mit minimalem Gruppen- oder einfachem Meetingbedarf |
Event-Planungs- & Betriebstools
Diese Lösungen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Durchführung von Events und unterstützen Teams bei der Verwaltung von Logistik, Zeitplänen, Ressourcen und der Koordination am Veranstaltungstag.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Hotelbetreiber | Catering-Manager, Bankett-Teams, Betriebsleiter |
Am besten geeignete Hotels | Hotels und Veranstaltungsorte mit hohem Eventdurchsatz, besonders wenn die Komplexität im Betrieb die Hauptherausforderung ist |
Stärken | • Optimiert Eventaufbau, Personalplanung und Ressourcenzuteilung |
Abwägungen | • Eingeschränkte Unterstützung für Lead-Management und Vertriebspipelines |
Wann es nicht passt | • Hotels, die eine einheitliche Vertriebs- und Betriebsplattform benötigen |
Online-Buchungs- & Selbstbedienungsplattformen
Diese Plattformen ermöglichen Eventplanern, Verfügbarkeiten einzusehen, Eventpakete zu konfigurieren und Tagungsräume direkt online zu buchen – oft mit minimaler Einbindung des Personals.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Hotelbetreiber | Hoteldirektoren, Revenue Manager oder schlanke Commercial-Teams |
Am besten geeignete Hotels | Limited-Service-Hotels, kleinere Hotels und Veranstaltungsorte, die einfache Meetings oder kleine Events anvisieren |
Stärken | • Reduziert manuellen Aufwand durch Automatisierung von Anfragen und Buchungen |
Abwägungen | • Eingeschränkte Flexibilität bei komplexen, individuellen Events |
Wann es nicht passt | • Hotels mit großen, personalintensiven Events oder Hochzeiten |
Venue- & Portfolio-Management-Plattformen
Diese Systeme sind für Multi-Hotel-Umgebungen konzipiert und bieten zentrale Steuerung über Eventvertrieb, Verfügbarkeit und Performance über mehrere Veranstaltungsorte hinweg.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Hotelbetreiber | Corporate Sales Teams, Commercial-Leitung oder zentralisierte Revenue-Funktionen |
Am besten geeignete Hotels | Hotelgruppen, Ketten und Organisationen, die mehrere Veranstaltungsräume oder Hotels verwalten |
Stärken | • Zentrale Übersicht über Hotels und Event-Pipelines |
Abwägungen | • Erfordert Abstimmung zwischen Hotels und Teams |
Wann es nicht passt | • Unabhängige Hotels oder Einzelhotelbetreiber |
Wie man den richtigen Typ auswählt
Der richtige Typ Event-Management-Software hängt weniger von Funktionslisten ab als davon, wie Ihr Team arbeitet. Beginnen Sie damit, zu klären, wer in Ihrer Organisation den Event-Lebenszyklus verantwortet, wie komplex Ihre Events sind und ob Ihr Schwerpunkt auf Umsatzsteigerung, Verbesserung der Ausführung oder Skalierung über mehrere Hotels liegt. Bewerten Sie dann, wie viel Kontrolle Sie behalten möchten versus automatisieren wollen und wie eng das System in Ihren bestehenden Tech-Stack integriert sein muss. Die beste Wahl ist die, die mit Ihrer operativen Realität übereinstimmt, nicht nur mit Ihrer Wunschliste.
Event-Management-Software fungiert als operative Grundlage für die Verwaltung von Gruppenbuchungen und Veranstaltungen, indem sie Vertriebs-, Planungs- und Ausführungsprozesse in einem einzigen System verbindet. Diese Plattformen unterstützen Hotelteams dabei, komplexe Events zu koordinieren, die Kommunikation zwischen Abteilungen zu optimieren und sicherzustellen, dass von der ersten Anfrage bis zur Nachbereitung keine Details verloren gehen.
Anstatt auf getrennte Tools, Tabellenkalkulationen und manuelle Koordination zu setzen, zentralisiert Event-Management-Software Veranstaltungsdaten, standardisiert Prozesse und verbessert die Transparenz innerhalb der Teams. Dies reduziert nicht nur operative Reibungsverluste, sondern hilft Hotels auch, den Umsatz aus Meetings, Konferenzen und Gruppenbuchungen zu maximieren.
Funktionalität | Beschreibung | Operativer Nutzen |
|---|---|---|
Lead- & Anfrageverwaltung | Erfasst eingehende Veranstaltungsanfragen aus verschiedenen Kanälen und organisiert sie in einer zentralen Pipeline | Stellt sicher, dass keine Leads verloren gehen, und verbessert die Reaktionszeiten, was die Konversionsraten erhöht |
Angebots- & Vertragsmanagement | Ermöglicht Teams, individuelle Angebote und Verträge für Veranstaltungen zu erstellen, zu versenden und zu verfolgen | Standardisiert Vertriebsprozesse und beschleunigt Abschlusszyklen bei gleichzeitiger Reduzierung manueller Fehler |
Eventplanung & BEO-Verwaltung | Erstellt detaillierte Veranstaltungspläne und Banquet Event Orders (BEOs), die alle Anforderungen der Veranstaltung festhalten | Bringt Vertrieb, Catering und operative Teams mit einer einzigen Datenquelle in Einklang |
Raum- & Ressourcenplanung | Verwaltet Verfügbarkeit und Zuweisung von Tagungsräumen, Veranstaltungsflächen und Equipment | Verhindert Doppelbuchungen und optimiert die Auslastung umsatzgenerierender Flächen |
Catering- & Menüverwaltung | Ermöglicht Teams, Menüs, Preise und Servicepakete für Veranstaltungen zu konfigurieren | Verbessert die Konsistenz im F&B-Betrieb und unterstützt Upselling-Möglichkeiten |
Aufgaben- & Workflow-Automatisierung | Automatisiert interne Aufgaben, Genehmigungen und Benachrichtigungen abteilungsübergreifend | Reduziert manuelle Koordination und gewährleistet die termingerechte Umsetzung von Veranstaltungsanforderungen |
Kundenkommunikation & Zusammenarbeit | Bietet Werkzeuge für die Kommunikation mit Planern, das Teilen von Updates und das Management von Änderungen | Erhöht die Transparenz und reduziert Rückfragen zwischen Hotelteams und Kunden |
Online-Buchung & Self-Service (sofern unterstützt) | Ermöglicht Planern, Verfügbarkeiten zu prüfen und Veranstaltungsflächen direkt online zu buchen | Beschleunigt Buchungen und erfasst Nachfrage außerhalb der Geschäftszeiten |
Abrechnung & Umsatzbuchung | Verfolgt Veranstaltungskosten und integriert sich in Finanzsysteme für Abrechnung und Rechnungsstellung | Stellt eine genaue Umsatzverfolgung sicher und vereinfacht die finanzielle Abstimmung |
Reporting & Leistungsanalyse | Bietet Einblicke in Veranstaltungsumsätze, Konversionsraten und Flächenauslastung | Hilft Teams, Preise, Vertriebsstrategien und die Gesamtprofitabilität von Veranstaltungen zu optimieren |
Im Gegensatz zu eigenständigen Planungstools oder manuellen Prozessen verbindet Event-Management-Software den gesamten Veranstaltungszyklus in einem einheitlichen Workflow. Vertriebsteams können Anfragen effizienter in gebuchte Veranstaltungen umwandeln, während operative Teams klare Einblicke in die Ausführungsanforderungen erhalten.
Operativ dienen diese Plattformen als zentrale Koordinationsschicht zwischen den Abteilungen. Integriert mit Systemen wie PMS, CRM, POS und Buchhaltung ermöglichen sie den Echtzeit-Datenaustausch, automatisieren Serviceabläufe und stellen sicher, dass alle veranstaltungsbezogenen Umsätze korrekt erfasst und zugeordnet werden. Dieses Integrationsniveau ist entscheidend, um nahtlose Veranstaltungserlebnisse bei gleichzeitiger operativer Effizienz im großen Maßstab zu gewährleisten.
Auf den ersten Blick wirken viele Event-Management-Softwareplattformen ähnlich. Die meisten Anbieter heben Funktionen wie Angebotswerkzeuge, Veranstaltungsdiagramme oder Terminplanungsfunktionen hervor, was es schwierig machen kann, bedeutende Unterschiede zwischen den Lösungen zu erkennen.
Unter der Oberfläche können sich diese Plattformen jedoch erheblich darin unterscheiden, wie sie den realen Hotelbetrieb unterstützen. Unterschiede bei der Workflow-Automatisierung, der Integrationsstiefe und der Benutzerfreundlichkeit im Team entscheiden oft darüber, ob ein System tatsächlich die Effizienz verbessert oder nur eine weitere Komplexitätsebene hinzufügt.
Dieser Bewertungsrahmen konzentriert sich auf das, was im Tagesgeschäft am wichtigsten ist: wie gut die Plattform Vertriebs- und Ausführungs-Workflows verbindet, wie nahtlos sie sich in die Kern-Hotelsysteme integriert und wie effektiv sie manuelle Arbeit reduziert und gleichzeitig den Umsatz steigert.
Ziel ist es, Hoteliers dabei zu helfen, über Funktionslisten hinauszugehen und Plattformen zu identifizieren, die messbare operative Auswirkungen liefern, nicht nur oberflächliche Funktionalität.
Bewertungsskala
Fähigkeit | Bedeutung | Was man Anbieter fragen sollte | Wie gute Lösungen aussehen | Warnsignale / schwache Umsetzungen |
|---|---|---|---|---|
PMS-Integration | ★★★★★ | Synchronisiert das System Gruppierungen, Zimmerkontingente und Folios in Echtzeit mit dem PMS? | Zweiseitige, Echtzeit-Integration mit automatischen Updates zwischen den Systemen | Manuelle Synchronisation, verzögerte Updates oder Abhängigkeit von CSV-Importen |
CRM- und Vertriebs-Pipeline-Management | ★★★★★ | Können Vertriebsteams Leads, Angebote und Abschlüsse innerhalb der Plattform verfolgen? | Vollständig integrierte Pipeline mit Sichtbarkeit vom Anfrage- bis zum Buchungsstatus | Getrennte Systeme für Vertriebsverfolgung oder eingeschränkte Pipeline-Sichtbarkeit |
Eventplanung und BEO-Management | ★★★★★ | Wie werden BEOs erstellt, aktualisiert und teamübergreifend geteilt? | Dynamische BEOs mit Echtzeit-Updates, die allen Abteilungen zugänglich sind | Statische Dokumente oder Probleme mit manueller Versionskontrolle |
Funktionale Raum- und Ressourcenverwaltung | ★★★★★ | Kann das System Doppelbuchungen verhindern und die Raumauslastung optimieren? | Echtzeit-Verfügbarkeit mit automatischer Konflikterkennung | Manuelle Terminplanung oder Risiko von Überschneidungen bei Buchungen |
Workflow-Automatisierung und Aufgabenverteilung | ★★★★☆ | Werden Aufgaben und Serviceanfragen automatisch den Abteilungen zugewiesen? | Automatisierte Workflows mit Benachrichtigungen und Statusverfolgung | Abhängigkeit von E-Mails, Tabellen oder manuellen Nachverfolgungen |
Catering- und F&B-Management | ★★★★☆ | Können Menüs, Preise und Pakete einfach konfiguriert und aktualisiert werden? | Flexible Menüverwaltung mit Preisregeln und Upselling-Optionen | Starre Konfigurationen oder starke Abhängigkeit vom Anbieter für Updates |
Werkzeuge für die Zusammenarbeit mit Kunden | ★★★★☆ | Können Planer Veranstaltungsdetails digital prüfen, genehmigen und ändern? | Geteilte Portale oder Kommunikationstools mit Echtzeit-Updates | Starker E-Mail-Wechsel oder fehlende Kundensichtbarkeit |
Berichte und Analysen | ★★★★☆ | Welche Kennzahlen stehen zur Verfolgung der Veranstaltungsleistung und des Umsatzes zur Verfügung? | Dashboards mit Einblicken in Konversionsraten, Umsatz und Auslastung | Begrenzte Berichte oder Abhängigkeit von manuellen Exporten |
Multi-Hotel- / Portfolio-Unterstützung | ★★★☆☆ | Kann das System Veranstaltungen zentral über mehrere Hotels hinweg verwalten? | Zentrale Übersicht und standardisierte Workflows über Standorte hinweg | Fragmentierte Daten oder fehlende standortübergreifende Koordination |
Integrations-Ökosystem (POS, Buchhaltung etc.) | ★★★★☆ | Mit welchen Systemen integriert sich die Plattform neben dem PMS? | Offene APIs und starke Integrationen mit POS, Finanz- und anderen Tools | Geschlossene Systeme mit nur begrenzten oder individuellen Integrationen |
Kritische Fragen
Diese Fragen können schnell Einschränkungen aufdecken und helfen, schwache Anbieter vor einer tieferen Evaluierung auszuschließen.
Aktualisiert die Plattform Zimmerkontingente und bucht veranstaltungsbezogene Kosten in Echtzeit direkt im PMS?
Wenn nicht, muss Ihr Team Daten möglicherweise manuell verwalten, was das Risiko von Fehlern und entgangenem Umsatz erhöht.
Werden Veranstaltungsaufgaben und Serviceanfragen automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet?
Plattformen, die auf E-Mail oder manuelle Koordination setzen, verursachen oft Engpässe und Kommunikationslücken.
Können Vertriebs-, Catering- und Betriebsteams mit denselben Echtzeit-Veranstaltungsdaten arbeiten?
Wenn Teams isoliert arbeiten oder unterschiedliche Systeme nutzen, steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlabstimmungen und Ausführungsfehlern.
Kann Ihr Team Menüs, Pakete und Veranstaltungsdetails ohne Unterstützung des Anbieters konfigurieren?
Wenn Updates externe Unterstützung erfordern, verlangsamt das den Betrieb und schränkt Ihre Fähigkeit ein, schnell auf Kundenwünsche zu reagieren.
Die Auswahl der passenden Event-Management-Plattform hängt stark davon ab, wie Ihr Hotel Gruppenbuchungen verkauft, plant und durchführt. Die Anforderungen eines großen Resorts, das Hunderte von Veranstaltungen pro Monat verwaltet, unterscheiden sich grundlegend von denen eines Boutique-Hotels, das gelegentlich Meetings ausrichtet.
Der Schlüssel liegt darin, die Software-Funktionen mit der operativen Komplexität, der Teamstruktur und der Umsatzstrategie in Einklang zu bringen – nicht nur mit der Hotelgröße. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, wie sich die Anforderungen in den verschiedenen Hotelsegmenten unterscheiden und welche Funktionen jeweils am wichtigsten sind.
Große Hotels & Resorts
Große Hotels und Resorts betreiben hochkomplexe Veranstaltungsbereiche und managen oft mehrere Events gleichzeitig in Abteilungen wie Vertrieb, Catering, Bankett und Betrieb. Diese Hotels verfügen typischerweise über spezialisierte Teams und benötigen eine enge Abstimmung zwischen den Funktionen. Technologie spielt eine zentrale Rolle, um Konsistenz, Transparenz und Skalierbarkeit bei hohem Veranstaltungsvolumen sicherzustellen.
Kennzeichnende Merkmale
Hohes Volumen an Gruppen- und Veranstaltungsbuchungen
Mehrere Abteilungen sind an der Durchführung beteiligt
Dedizierte Vertriebs-, Catering- und Betriebsteams
Komplexes Management von Veranstaltungsräumen und Ressourcen
Starke Abhängigkeit vom Gruppenumsatz
Häufige Anforderungen & Präferenzen
Erfordert durchgängiges Lifecycle-Management von Lead bis Abrechnung
Legt Wert auf tiefe Integrationen mit PMS, CRM und Finanzsystemen
Benötigt erweiterte Reporting- und Prognosefunktionen
Schätzt Workflow-Automatisierung über Abteilungen hinweg
Erfordert Skalierbarkeit für hohes Veranstaltungsvolumen
Wichtige Funktionen und Anforderungen
Funktionsbezeichnung | Beschreibung | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
End-to-End Event Lifecycle Management | Verfolgt Veranstaltungen von der Anfrage bis zur Durchführung und Abrechnung | Stellt vollständige Transparenz und Koordination großer Teams sicher |
PMS- & CRM-Integration | Synchronisiert Gruppenbuchungen, Kundendaten und Umsätze zwischen Systemen | Beseitigt Datensilos und manuelle Abgleiche |
Erweiterte BEO- & Veranstaltungsdokumentation | Erstellt dynamische, Echtzeit-Veranstaltungsaufträge, die abteilungsübergreifend geteilt werden | Verhindert Missverständnisse und Fehler bei der Durchführung |
Ressourcen- & Raumoptimierung | Verwaltet Verfügbarkeit von Räumen, Ausstattung und Personal | Maximiert die Auslastung umsatzgenerierender Flächen |
Abteilungsübergreifende Workflow-Automatisierung | Leitet Aufgaben und Updates automatisch an Teams weiter | Reduziert manuelle Koordination und beschleunigt die Umsetzung |
Boutique- & unabhängige Hotels
Boutique- und unabhängige Hotels legen typischerweise Wert auf persönlichen Service und maßgeschneiderte Veranstaltungserlebnisse. Obwohl das Veranstaltungsvolumen geringer sein kann, sind die Erwartungen an Individualisierung und Kundenkontakt höher. Die Teams sind kleiner, daher muss die Software Flexibilität mit Benutzerfreundlichkeit verbinden.
Kennzeichnende Merkmale
Geringeres Veranstaltungsvolumen, aber höhere Individualisierung
Kleinere, funktionsübergreifende Teams
Starker Fokus auf Gast- und Planererlebnis
Einzigartige oder nicht standardisierte Veranstaltungsangebote
Markenorientiertes Servicemodell
Häufige Anforderungen & Präferenzen
Legt Wert auf Flexibilität und Anpassbarkeit statt starrer Workflows
Benötigt intuitive Oberflächen für kleine Teams
Schätzt Tools, die die Kundenkommunikation verbessern
Geringere Abhängigkeit von komplexen Integrationen
Fokus auf Steigerung der Conversion und Kundenerfahrung
Wichtige Funktionen und Anforderungen
Funktionsbezeichnung | Beschreibung | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
Individuelle Angebots- & Preisgestaltungstools | Ermöglicht maßgeschneiderte Angebote und Preise für jede Veranstaltung | Unterstützt einen personalisierten Vertriebsansatz und höhere Conversion |
Kunden-Kollaboration & Kommunikation | Ermöglicht Echtzeit-Kommunikation und Updates mit Planern | Reduziert Hin- und Her und verbessert die Kundenerfahrung |
Visuelle Event-Planungstools | Bietet Layouts, Diagramme und Anpassungsoptionen für Veranstaltungen | Hilft, einzigartige Veranstaltungsaufbauten klar zu kommunizieren |
Einfache CRM-Funktionalität | Verfolgt Kundenhistorie und Präferenzen innerhalb der Plattform | Ermöglicht beziehungsorientierten Vertrieb ohne komplexe Systeme |
Flexible Konfiguration | Erlaubt Teams, Workflows und Pakete einfach anzupassen | Unterstützt nicht standardisierte Veranstaltungen und kreative Angebote |
Kleine Hotels & B&Bs
Kleine Hotels und B&Bs verwalten typischerweise eine begrenzte Anzahl von Veranstaltungen mit minimalem Personal. Das Event-Management wird oft von Generalisten statt dedizierten Teams übernommen. Priorität haben Einfachheit, Schnelligkeit und die Reduzierung manueller Arbeit.
Kennzeichnende Merkmale
Geringes Veranstaltungsvolumen
Begrenztes Personal und keine dedizierten Event-Teams
Einfache Veranstaltungstypen (Meetings, kleine Zusammenkünfte)
Hohe Abhängigkeit von manuellen Prozessen
Starker Fokus auf Benutzerfreundlichkeit
Häufige Anforderungen & Präferenzen
Legt Wert auf Einfachheit und schnelle Einarbeitung
Benötigt minimale Schulung und Einrichtung
Bevorzugt Automatisierung statt manuelle Koordination
Geringer Bedarf an komplexen Integrationen
Budgetorientierte Kaufentscheidungen
Wichtige Funktionen und Anforderungen
Funktionsbezeichnung | Beschreibung | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
Online-Buchungs- & Anfrageautomatisierung | Ermöglicht Planern, online Buchungen vorzunehmen oder Anfragen zu senden | Reduziert manuelle Bearbeitung von Anfragen und beschleunigt die Reaktionszeit |
Vorgefertigte Pakete & Vorlagen | Bietet gebrauchsfertige Veranstaltungspakete und Preisgestaltung | Vereinfacht die Einrichtung und reduziert die Komplexität bei Entscheidungen |
Leichte Planungstools | Verfolgt Raum- und Flächenverfügbarkeit in einer einfachen Oberfläche | Verhindert Doppelbuchungen ohne komplexe Systeme |
Basis-PMS-Integration | Synchronisiert Buchungen und Gastdaten mit dem PMS | Stellt Konsistenz sicher ohne hohe technische Anforderungen |
Einfache Einrichtung & Onboarding | Erfordert minimale Konfiguration und Schulung | Ermöglicht kleinen Teams schnelle Einführung mit begrenzten Ressourcen |
Budget-Hotels, Motels & Hotels mit eingeschränktem Service
Diese Hotels bieten typischerweise nur wenige Veranstaltungsoptionen an, konzentrieren sich auf kleine Meetings oder funktionale Zusammenkünfte. Das Personal ist schlank, und operative Effizienz hat oberste Priorität. Die Technologie muss kosteneffizient und wartungsarm sein.
Kennzeichnende Merkmale
Sehr begrenztes Veranstaltungsangebot
Schlanke Personalstruktur mit Mehrfachrollen
Starker Fokus auf Kostenkontrolle
Minimale operative Komplexität
Geringer Bedarf an Anpassungen
Häufige Anforderungen & Präferenzen
Sehr preissensitiv
Legt Wert auf Automatisierung und Effizienz
Benötigt minimale Einrichtung und Wartung
Bevorzugt einfache, intuitive Tools
Vermeidet komplexe oder funktionsreiche Systeme
Wichtige Funktionen und Anforderungen
Funktionsbezeichnung | Beschreibung | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
Einfache Buchungstools für Veranstaltungen | Ermöglicht schnelle Buchung von einfachen Meetingräumen | Unterstützt begrenzte Veranstaltungsnachfrage ohne Komplexität |
Automatisierte Bestätigungen & Kommunikation | Sendet Bestätigungen und Updates automatisch | Reduziert Arbeitsbelastung des Personals und manuelle Nachverfolgung |
Kostengünstiges Preismodell | Bietet erschwingliche, vorhersehbare Preisstrukturen | Passt zu engen operativen Budgets |
Minimale Integrationsanforderungen | Funktioniert eigenständig oder mit einfacher PMS-Anbindung | Vermeidet technischen Overhead und IT-Abhängigkeit |
Mobilfreundlicher Zugriff | Ermöglicht dem Personal, Veranstaltungen unterwegs zu verwalten | Unterstützt schlanke Teams ohne feste Arbeitsplätze |
Die Wahl der richtigen Plattform hängt letztlich von der operativen passenden Lösung ab. Ein System, das für ein großes Resort entwickelt wurde, kann für ein kleines Hotel unnötige Komplexität mitbringen, während leichte Tools in Umgebungen mit hohem Volumen nicht ausreichen. Der beste Ansatz ist, die Fähigkeiten der Plattform an Ihre Teamstruktur, Veranstaltungs-Komplexität und Umsatzstrategie anzupassen – so dass die Software die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Hotels unterstützt.
Alles, was Sie über Eventmanagement-Software wissen müssen
Sie wissen nicht, wo Sie mit Eventmanagement-Plattformen anfangen sollen? Dieser Abschnitt ist Ihr Crashkurs. Wir erklären, was Eventmanagement-Software tatsächlich leistet, welche Funktionen im Vertrieb und Betrieb am wichtigsten sind, wie die Preisgestaltung typischerweise funktioniert und welche Integrationen entscheidend sind (denken Sie an PMS, CRM und POS). Außerdem behandeln wir die wichtigsten Vorteile, häufige Fallstricke und die Trends, die das Gruppen- und Veranstaltungsmanagement in Hotels prägen. Alles, was Sie brauchen, um sich zu orientieren – basierend auf realen Einblicken von Hotelteams, die Veranstaltungen jeder Größenordnung managen.
Was ist Event-Management-Software
Meetings und Veranstaltungen laufen heute anders ab als noch vor einem Jahrzehnt. In der Post-Pandemie-Ära benötigen Sie Software, die Ihnen hilft, sich in diesem dynamischen Bereich der Branche zurechtzufinden, wettbewerbsfähig zu bleiben und erfolgreich zu sein. Die heutige Event-Management-Software ist innovativ und intuitiv; Sie finden eine vollständige Funktionssuite, mit der Sie den gesamten Veranstaltungszyklus – von der Akquise bis zum Versand der abschließenden Dankesnachricht – in einer einzigen App abwickeln können. Event-Management-Software fördert die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Bankett, Finanz- und Zimmerabteilungen und erschließt Umsatzpotenziale durch Automatisierung und Optimierung.
Wichtige Funktionen, auf die Sie bei Event-Management-Software achten sollten
Event-Management-Software hat sich von einfachen Planungs- und Diagrammtools zu umfassenden Plattformen entwickelt, die Vertriebs-, Planungs- und Ausführungsabläufe verbinden. Was früher über Tabellenkalkulationen und E-Mails verwaltet wurde, ist heute in Systemen zentralisiert, die Echtzeit-Transparenz über Teams und Abteilungen bieten.
Für Hotelbetreiber sind diese Funktionen wichtig, weil Event-Operationen von Natur aus komplex sind. Die Koordination von Vertrieb, Catering, Banketten und Gästeservice erfordert strukturierte Abläufe, klare Kommunikation und genaue Daten. Die richtige Plattform reduziert manuelle Übergaben, minimiert Fehler und stellt sicher, dass jedes Detail – von der ersten Anfrage bis zur Endabrechnung – verfolgt und korrekt ausgeführt wird.
Moderne Lösungen spielen auch eine direkte Rolle bei der Umsatzsteigerung und operativen Effizienz. Durch die Integration mit Kernsystemen wie PMS, CRM und POS ermöglichen sie bessere Prognosen, schnellere Reaktionszeiten und effektiveres Upselling. Der Unterschied zwischen einfachen Tools und fortschrittlicheren Plattformen liegt oft darin, wie gut sie Abläufe automatisieren, Daten verknüpfen und Entscheidungsprozesse unterstützen.
Funktionsbewertungstabelle
Fähigkeitsbereich | Funktion | Beschreibung |
|---|---|---|
Gast- & Planererlebnis | Online-Buchung & Verfügbarkeit | Ermöglicht Planern, Verfügbarkeiten zu prüfen und Veranstaltungsräume direkt zu buchen, reduziert Hin- und Herkommunikation und erfasst Nachfrage außerhalb der Geschäftszeiten. |
Digitale Angebote & Verträge | Ermöglicht Teams, Angebote elektronisch zu erstellen und zu versenden, beschleunigt Genehmigungen und verbessert das Kundenerlebnis. | |
Tools zur Kundenkollaboration | Bietet eine gemeinsame Oberfläche, auf der Planer Details prüfen, Änderungen anfragen und in Echtzeit mit Hotelteams kommunizieren können. | |
Event-Anpassungstools | Unterstützt maßgeschneiderte Event-Konfigurationen, einschließlich Layouts, Paketen und Sonderwünschen, und erhöht die Flexibilität für individuelle Veranstaltungen. | |
Betrieb & Workflow-Management | BEO (Banquet Event Order) Management | Erstellt detaillierte Veranstaltungsdokumente, die alle Abteilungen auf die Ausführungsanforderungen abstimmen und Fehlkommunikation reduzieren. |
Aufgabenverteilung & Workflow-Automatisierung | Leitet Aufgaben und Updates automatisch an die zuständigen Teams weiter, verbessert die Koordination und reduziert manuelle Nachverfolgungen. | |
Raumplanung für Veranstaltungsflächen | Verwaltet die Verfügbarkeit von Tagungsräumen und Veranstaltungsflächen, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Auslastung zu optimieren. | |
Ressourcen- & Inventarverwaltung | Verfolgt Ausrüstung, Personal und andere für Veranstaltungen benötigte Ressourcen, stellt Verfügbarkeit und korrekte Zuteilung sicher. | |
Änderungsverfolgung & Versionskontrolle | Führt ein Protokoll der Aktualisierungen von Veranstaltungsdetails, sodass Teams stets mit den neuesten Informationen arbeiten. | |
Umsatz & kommerzielle Auswirkungen | Lead- & Pipeline-Management | Erfasst und verfolgt Veranstaltungsanfragen im Vertriebsprozess, verbessert die Konversionsraten und die Transparenz der Nachfrage. |
Dynamische Preisgestaltung & Paketierung | Ermöglicht flexible Preisgestaltung für Veranstaltungsräume, Catering und Services und unterstützt die Umsatzoptimierung. | |
Upselling & Zusatzmanagement | Ermöglicht Teams, zusätzliche Leistungen wie F&B, AV oder Upgrades anzubieten und so den Gesamtumsatz pro Veranstaltung zu steigern. | |
Umsatzprognose & Reporting | Bietet Einblicke in zukünftige Buchungen, Konversionsraten und Umsatzentwicklung für bessere Planung. | |
Integrationen & Daten | PMS-Integration | Synchronisiert Gruppenbuchungen, Zimmerkontingente und Gastdaten mit dem PMS und sorgt für Konsistenz zwischen den Systemen. |
CRM-Integration | Verbindet Kunden- und Vertriebsdaten zur Unterstützung des Beziehungsmanagements und zur Förderung von Folgegeschäften. | |
POS- & Catering-Integration | Verknüpft veranstaltungsbezogene F&B-Bestellungen mit POS-Systemen für korrekte Abrechnung und operative Koordination. | |
Buchhaltungs- & Abrechnungsintegration | Automatisiert Rechnungsstellung und Finanzabgleich, reduziert manuelle Arbeit für Finanzteams. | |
Reporting- & Analyse-Dashboards | Zentralisiert operative und finanzielle Daten und bietet Transparenz über die Leistung von Veranstaltungen und Teams. |
Diese Struktur spiegelt wider, wie Event-Management-Software in der Praxis eingesetzt wird – sie verbindet Vertrieb und Betrieb, verbessert die Koordination zwischen Abteilungen und ermöglicht Hotels, mehr Umsatz aus Gruppen- und Veranstaltungsbuchungen zu erzielen und gleichzeitig die Kontrolle über die Ausführung zu behalten.
- Kontaktmanagement/CRM
- Kontaktmanagement/CRM
- Lead-Formulare
- Lead-Formulare
- Anpassbare BEO-, Angebots- und Vertragsdokumente
- eSignaturen
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Diagramme & Grundrisse
- Anpassbare BEO-, Angebots- und Vertragsdokumente
- eSignaturen
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Diagramme & Grundrisse
- Aufgabenverwaltung (Aufgaben & Erinnerungen)
- Kundenkommunikationsportal
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Aufgabenverwaltung (Aufgaben & Erinnerungen)
- Kundenkommunikationsportal
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- eSignaturen
- Anpassbare BEO-, Angebots- und Vertragsdokumente
- Kontaktmanagement/CRM
- Diagramme & Grundrisse
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- Kontaktmanagement/CRM
- Diagramme & Grundrisse
- Kundenkommunikationsportal
- Ausdrucke der Reiseroute
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Teilnehmer-Messaging
- Kontaktmanagement/CRM
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- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Teilnehmer-Messaging
- Kontaktmanagement/CRM
- PCI-konforme Zahlungen
- PCI-konforme Zahlungen
- Event-Checkin-Management
- Kontaktmanagement/CRM
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
- Event-Checkin-Management
- Kontaktmanagement/CRM
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
- Diagramme & Grundrisse
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
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Welche Vorteile bietet Event-Management-Software?
Zentralisiert alle Veranstaltungsinformationen. Ein Buchungskalender und eine Kundendatenbank halten Ihre wichtigen Informationen organisiert und sicher. Der Kalender ermöglicht es den Teams, zu sehen, welche Veranstaltungen an einem bestimmten Datum geplant sind, und schnell die Verfügbarkeit von Veranstaltungsräumen für Anfragen zu bestätigen.
Bietet Struktur für den gesamten Vertriebszyklus. Das Event-Management-System ist Ihr Partner von Anfang bis Ende. Sie können Akquiseanrufe protokollieren, Verträge erstellen und versenden, Bankettveranstaltungsaufträge anlegen, Aufgaben und Erinnerungen an verschiedene Mitarbeiter zuweisen und Zahlungen einziehen. Darüber hinaus kann das EMS einige dieser Aufgaben für Sie automatisieren. Zum Beispiel kann es automatische Erinnerungen senden, wenn ein Vertrag noch nicht unterschrieben wurde, sodass Sie nicht manuell nachfassen müssen.
Misst Vertriebs- und Veranstaltungsleistung. Ein leistungsfähiges Analysemodul hilft Ihnen, die tatsächlichen Dynamiken Ihres Veranstaltungsgeschäfts zu verstehen, indem es Konversion, Umsatz, Wiederholungsgeschäft und mehr misst.
Erhöht die Effizienz von Vertriebsprozessen und Veranstaltungsplanung. Automatisierung ist hier das Stichwort. Erfassen Sie Leads, entwerfen Sie Verträge, senden Sie Menüs, verfolgen Sie Anfragen nach und drucken Sie BEOs mit einem Klick – all das spart Ihrem Vertriebs- und Bankettteam erheblich Zeit und reduziert das Risiko manueller Fehler.
Dient als zentrale Informationsquelle für Details zu jeder Veranstaltung. Keine Abhängigkeit mehr von Tabellenkalkulationen, E-Mail-Verläufen oder Papierdokumenten. Das Event-Management-System ist die zentrale Informationsquelle für alles, was Sie über jede Veranstaltung wissen müssen. Es ist auch für alle relevanten Abteilungen zugänglich, sodass die Küche bei Fragen zu einem BEO oder das Parkservice-Team bei Fragen zur Parkplatzsituation sofort die richtigen Antworten erhält.
Bietet Einblicke in Trends und Umsatzchancen. Durch die Analyse von Buchungsmustern, Raumauslastung und sogar der beliebtesten Menüpunkte können Sie Ihren Betrieb gezielt optimieren, um profitabler und effizienter zu werden.
Wichtige Integrationen für Eventmanagement-Software
Bei der Bewertung von Eventmanagement-Software kann man sich leicht in langen Integrationslisten verlieren. In der Praxis haben jedoch nicht alle Integrationen das gleiche Gewicht. Die wichtigste Frage ist, ob die Plattform die Kernarbeitsabläufe zwischen Vertrieb, Planung und Ausführung verbinden kann, ohne Datensilos oder manuelle Umgehungen zu erzeugen.
Mindestens sollte Ihr Eventmanagement-System nahtlos mit den Systemen integriert sein, die den täglichen Betrieb Ihres Hotels steuern:
✅ PMS zur Verwaltung von Zimmerkontingenten, Gruppenbuchungen und Gastprofilen
✅ CRM zur Nachverfolgung von Leads, Kundenbeziehungen und Vertriebsaktivitäten
✅ POS zur Abwicklung von Catering, F&B-Bestellungen und veranstaltungsbezogenen Kosten
✅ Buchhaltungs- oder Finanzsysteme für Rechnungsstellung und Umsatzabstimmung
Diese Integrationen sollten nicht auf manuellen Exporten oder verzögertem Abgleich basieren. Idealerweise sind sie in Echtzeit und bidirektional, sodass Aktualisierungen in einem System im gesamten Tech Stack reflektiert werden. Manche Plattformen setzen auf Middleware oder leichte Integrationen, daher ist es wichtig zu verstehen, wie Daten fließen und wo Lücken bestehen können.
Sind diese Kernverbindungen erst einmal etabliert, erweitert die nächste Integrationsschicht den Wert der Plattform – sie unterstützt Reporting, Automatisierung und Koordination über Ihre umfassenderen kommerziellen und operativen Systeme.
Event-Management-Software wird typischerweise als SaaS-Lösung verkauft, wobei die Preisgestaltung sich nach der Größe des Hotels, der Anzahl der Nutzer oder dem erforderlichen Funktionsumfang richtet. Die meisten Anbieter bieten abonnementbasierte Preise an, aber die Kosten können stark variieren, je nachdem, ob die Plattform nur die Eventdurchführung unterstützt oder den gesamten Verkaufs- bis Betriebszyklus.
Hotels sollten über die Grundgebühr des Abonnements hinausblicken und die Gesamtkosten des Eigentums bewerten. Faktoren wie PMS- und CRM-Integrationen, Onboarding und Schulungen sowie die Anzahl der Abteilungen, die das System nutzen, können die Gesamtkosten beeinflussen. Fortgeschrittene Plattformen können auch zusätzliche Module für Catering, Reporting oder Multi-Hotel-Management enthalten, was die Preise erhöhen kann.
Skalierbarkeit ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Ein System, das für ein einzelnes Hotel geeignet ist, kann bei der Ausweitung auf mehrere Standorte teuer oder betrieblich einschränkend werden. Zu verstehen, wie sich die Preise entwickeln, wenn Ihr Eventvolumen, die Teamgröße oder das Portfolio wächst, ist entscheidend für eine langfristige Entscheidung.
Gängige Preismodelle
Preismodell | Funktionsweise | Typische Kostenfaktoren |
|---|---|---|
Abonnement pro Hotel | Feste monatliche oder jährliche Gebühr pro Hotel, das die Plattform nutzt | Die Kosten steigen mit jedem weiteren Hotel; kann Basisfunktionen mit optionalen Zusatzmodulen enthalten |
Preis pro Nutzer | Abrechnung basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter, die auf das System zugreifen | Größere Teams in Vertrieb, Catering und Betrieb können die Gesamtkosten deutlich erhöhen |
Gestufte SaaS-Pläne | Unterschiedliche Preisstufen basierend auf Funktionszugang oder Eventvolumen | Niedrigere Stufen können wichtige Funktionen vermissen lassen, was Upgrades bei wachsendem Bedarf erfordert |
Modulbasierte Preisgestaltung | Kernplattform plus zusätzliche kostenpflichtige Module (z. B. Catering, Analysen, Multi-Hotel-Tools) | Die Kosten können sich schnell summieren, je nachdem, welche Funktionen benötigt werden |
Nutzungsbasierte Preisgestaltung | Preisgestaltung abhängig von der Anzahl der Events, Buchungen oder verarbeiteten Transaktionen | Kann mit der Nachfrage skalieren, aber in Spitzenzeiten unvorhersehbare monatliche Kosten verursachen |
Enterprise- / Portfolio-Preisgestaltung | Individuelle Preisgestaltung für Multi-Hotel-Gruppen oder Hotelketten | Enthält oft zentralisierte Verwaltungsfunktionen, erfordert aber Verhandlungen und längere Verträge |
Was die Preisgestaltung am stärksten beeinflusst
Hotelgröße und Eventvolumen: Höhere Eventvolumen und größere Veranstaltungsflächen erfordern in der Regel erweiterte Funktionen und höhere Preisklassen.
Anzahl der Nutzer und Abteilungen: Die Erweiterung des Zugangs auf Vertriebs-, Catering- und Betriebsteams erhöht die Lizenzkosten.
Integrationskomplexität: Die Anbindung an PMS, CRM, POS und Buchhaltungssysteme kann zusätzliche Einrichtungsgebühren oder laufende Kosten verursachen.
Funktionsumfang und Module: Erweiterte Funktionen wie Reporting, Automatisierung oder Multi-Hotel-Management werden oft als Zusatzmodule berechnet.
Bewertung des ROI
Bei der Bewertung des ROI sollten Hotels darauf achten, wie die Plattform die Effizienz im Eventzyklus verbessert und zusätzlichen Umsatz aus Gruppenbuchungen generiert. Das richtige System reduziert manuelle Koordination, verbessert die Konversionsraten und sorgt für genaue Abrechnung und Durchführung. Im Laufe der Zeit übersteigen diese Vorteile in der Regel die Abonnementkosten, indem sie die Umsatzgenerierung erhöhen und betriebliche Reibungsverluste reduzieren.
Der Einrichtungsprozess für ein Event-Management-System kann so schnell wie einen Tag dauern oder bei komplexeren Veranstaltungsorten mit viel Historie einige Wochen in Anspruch nehmen. Die größte Aufgabe im Implementierungsprozess besteht darin, die Details zu Ihren Veranstaltungsräumen, Menüs, Preisstrukturen, Verträgen und anderen Materialien, die im Verkaufsprozess verwendet werden, einzugeben. Wenn Sie von einem bestehenden System migrieren, bieten einige Event-Management-Systeme Unterstützung bei der Datenübertragung (gegen Gebühr) an, was den Prozess erheblich beschleunigen kann. Andernfalls müssen Sie Menüs erstellen und Verträge manuell hochladen. Wenn Sie Ihren Veranstaltungsort schon länger betreiben, sollten Sie auch Ihre Kundendatenbank hochladen, um den Zugriff auf Kontaktinformationen und Historie zu behalten.
Sobald alle Daten im System sind, können Sie Ihr Personal schulen und das Event-Management-System in Ihre täglichen Abläufe integrieren. Eine bewährte Vorgehensweise vor dem vollständigen Livegang ist es, eine Testveranstaltung zu buchen: Gehen Sie alle Schritte durch, vom Versand eines Vertrags bis zum Drucken der BEOs, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Das Letzte, was Sie wollen, ist, eine echte Veranstaltung als Versuchskaninchen zu nutzen!
Die Zukunft der Eventmanagement-Software
Moderne Event-Management-Plattformen werden zunehmend eng mit dem umfassenderen Hotel-Tech-Stack verbunden, insbesondere in den Bereichen Vertrieb, CRM und PMS-Systeme. Diese Entwicklung ermöglicht einen Echtzeit-Datenaustausch zwischen den Abteilungen, reduziert Silos und verbessert die Koordination über den gesamten Event-Lifecycle.
Anstatt Leads, Buchungen und Durchführung in separaten Tools zu verwalten, können Hotels jetzt aus einem einheitlichen System heraus arbeiten, in dem Vertrieb und Betrieb dieselben Daten teilen. Das schafft mehr Konsistenz, reduziert manuelle Übergaben und verbessert die Transparenz der Gruppenbuchungsleistung.
Das könnte für Ihr Hotel bedeuten:
Stärkere Abstimmung zwischen Vertrieb und Betrieb. Teams können ein Event von der Anfrage bis zur Durchführung verfolgen, ohne das System zu wechseln, was Fehler reduziert und die Conversion-Raten verbessert.
Genauere Prognosen und Berichte. Mit zentralisierten Daten erhalten Hotels eine klarere Sicht auf die Pipeline-Performance, Raumauslastung und Umsatztrends.
Weniger operative Reibungsverluste. Die Eliminierung doppelter Dateneingaben und manueller Koordination spart Personalzeit und verbessert die Konsistenz der Durchführung.
Automatisierung wird zu einer Kernfunktion in Event-Management-Software, insbesondere bei Aufgabenweiterleitung, Genehmigungen und Kommunikation. Mit wachsender Komplexität von Veranstaltungen wird manuelle Koordination zum Engpass – was die Nachfrage nach Systemen erhöht, die repetitive Prozesse optimieren können.
Moderne Plattformen automatisieren jetzt zentrale Workflows wie BEO-Aktualisierungen, Aufgabenverteilung und abteilungsübergreifende Kommunikation. Das verringert die Abhängigkeit von E-Mails und Tabellenkalkulationen und sorgt dafür, dass Teams synchron bleiben.
Das könnte für Ihr Hotel bedeuten:
Schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen. Automatisierte Workflows helfen Teams, schnell auf Änderungen zu reagieren und verbessern so die Planererfahrung.
Verbesserte Ausführungsgenauigkeit. Standardisierte Prozesse reduzieren das Risiko von übersehenen Details oder Missverständnissen zwischen Abteilungen.
Geringere operative Belastung. Das Personal verbringt weniger Zeit mit Koordination und mehr Zeit mit der Erbringung hochwertiger Dienstleistungen.
Es gibt eine zunehmende Tendenz, Planern zu ermöglichen, Veranstaltungen digital zu recherchieren, zu konfigurieren und zu buchen, ohne sich vollständig auf Vertriebsteams verlassen zu müssen. Dieser Trend ist besonders stark bei kleineren Meetings und standardisierten Veranstaltungspaketen.
Event-Management-Plattformen bieten zunehmend Online-Buchungstools, digitale Angebote und Echtzeit-Verfügbarkeiten an, wodurch Hotels die Nachfrage effizienter erfassen und Reibungsverluste im Buchungsprozess reduzieren können.
Das könnte für Ihr Hotel bedeuten:
Höhere Conversion bei einfachen Veranstaltungen. Planer können schnell buchen, ohne auf manuelle Rückmeldungen warten zu müssen, und so Nachfrage erfassen, die sonst verloren gehen könnte.
Effizientere Vertriebsteams. Das Personal kann sich auf wertschöpfende, komplexe Veranstaltungen konzentrieren, statt Routineanfragen zu bearbeiten.
Umsatzgenerierung rund um die Uhr. Digitale Buchungstools ermöglichen es Hotels, Veranstaltungsumsätze außerhalb der regulären Geschäftszeiten zu erzielen.
Hoteliers fragen auch
Umsatz: Ein Event-Management-System sollte Ihrem Team dabei helfen, mehr Veranstaltungen zu buchen und erfolgreicher durchzuführen, sodass Sie nach der Einführung ein Umsatzwachstum sehen sollten. Die Verfolgung Ihres Umsatzes, insbesondere im Jahresvergleich, hilft Ihnen, die Auswirkungen dieses Technologiepartners zu beurteilen.
Kundenzufriedenheit: Das Versenden von Umfragen nach Ihren Veranstaltungen ist eine gute Möglichkeit, Daten zur Kundenzufriedenheit zu sammeln. Sie können diese Daten überwachen, um Trends zu erkennen und festzustellen, ob Ihre aktuellen Prozesse funktionieren. Idealerweise steigt die Kundenzufriedenheit nach der Einführung eines Event-Management-Systems.
Ein Event-Management-System ist eine Softwareanwendung mit allen notwendigen Werkzeugen für Event-Profis, um Veranstaltungen zu verkaufen, Verträge abzuschließen, zu planen und durchzuführen. Wichtige Funktionen umfassen einen Buchungskalender, Aufgabenverwaltung, Zahlungsabwicklung und die Erstellung von Bankettveranstaltungsaufträgen.
In der Veranstaltungsbranche steht EMS für Event Management System, eine Software, die Vertriebs- und Cateringmanager nutzen, um Veranstaltungen zu planen und die Aktivitäten des Teams, das die Veranstaltung durchführt, zu koordinieren.
Die 7 P sind ein Rahmenwerk, das bei der Planung einer Veranstaltung verwendet wird, um den Teilnehmern möglichst viel Mehrwert zu bieten. Die 7 P sind Purpose (Warum existiert die Veranstaltung?), Place (Wo treffen Sie sich?), Partners (Wer hilft Ihnen bei der Durchführung?), Plan (Wie setzen Sie die Veranstaltung um?), Practice (Sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft), Promote (Teilnehmer gewinnen) und Post-Show (Teilnehmer danken und Beziehungen nach der Veranstaltung weiter pflegen).
Neben einem Veranstaltungsmanagementsystem, das die umfassendste Softwareart im Veranstaltungsbereich ist, nutzen Vertriebsleiter möglicherweise auch Catering-Management-Software und Projektmanagement-Apps. Catering-Manager oder Veranstaltungsplaner setzen bei der Durchführung von Events zudem häufig Registrierungssoftware, Fundraising-Apps und Plattformen zur Teilnehmerbindung (wie Umfrage-Apps) ein.
Kleinere Hotels können profitieren, aber nur, wenn das System zu ihren betrieblichen Anforderungen passt. Leichte Tools mit Automatisierung und einfachen Workflows sind oft effektiver als umfassende Plattformen. Entscheidend ist, manuelle Arbeit zu reduzieren, ohne unnötige Komplexität einzuführen, die kleine Teams schwer bewältigen können.
Sie befindet sich typischerweise zwischen Vertriebssystemen und operativen Tools und fungiert als Koordinationsschicht für Gruppenbuchungen. Sie verbindet Kundendaten, Veranstaltungsdetails und Ausführungsabläufe und teilt Informationen mit Systemen wie PMS und POS. Dies trägt dazu bei, die Konsistenz zwischen den Abteilungen sicherzustellen und die gesamte operative Transparenz zu verbessern.
Es gibt ein Gleichgewicht zwischen beiden. Standardisierung sorgt für Konsistenz und reduziert Fehler, besonders in Umgebungen mit hohem Volumen. Hotels, die maßgeschneiderte oder einzigartige Veranstaltungen ausrichten, benötigen jedoch Flexibilität, um Arbeitsabläufe und Angebote anzupassen. Die besten Systeme bieten dort Struktur, wo sie gebraucht wird, und unterstützen gleichzeitig individuelle Veranstaltungserlebnisse.
Ein häufiger Fehler ist die Auswahl basierend auf Funktionslisten statt auf der passenden Lösung für den Betrieb. Hotels unterschätzen oft die Bedeutung der Teamakzeptanz, insbesondere in Vertrieb und Betrieb. Ein weiteres Problem ist die Wahl eines Systems, das nicht zur Komplexität der Veranstaltungen passt, was entweder zu Unterauslastung oder zu betrieblichen Reibungen führt.
Die Entscheidung hängt in der Regel vom Veranstaltungsvolumen und der operativen Komplexität ab. Hotels mit eigenen Sales- und Catering-Teams profitieren von End-to-End-Plattformen, während kleinere Teams oft einfachere Tools bevorzugen, die sich auf die Durchführung oder Buchung konzentrieren. Die Wahl des falschen Komplexitätsgrads kann entweder unnötigen Mehraufwand verursachen oder die Transparenz bei den Gruppenerlösen einschränken.
Der größte Einfluss ergibt sich aus schnelleren Reaktionszeiten, besserer Pipeline-Transparenz und konsequenterem Follow-up. Wenn Vertriebsteams Anfragen und Angebote effektiver verfolgen können, verbessern sich in der Regel die Konversionsraten. Auf der operativen Seite helfen strukturierte Arbeitsabläufe dabei, alle abrechenbaren Leistungen zu erfassen, wodurch während der Durchführung weniger Umsatzchancen verloren gehen.
Hotels setzen diese Plattformen in der Regel ein, um manuelle Koordination zu reduzieren, Missverständnisse zwischen Abteilungen zu vermeiden und die Transparenz bei Veranstaltungsdetails zu verbessern. Wenn Teams stark auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten oder nicht vernetzte Tools angewiesen sind, sollte die Software Arbeitsabläufe zentralisieren und sicherstellen, dass alle in Echtzeit mit denselben Informationen arbeiten.
Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, da mehrere Abteilungen mit dem System arbeiten. Vertriebsteams, Catering-Mitarbeiter und der operative Bereich müssen alle auf Veranstaltungsdetails zugreifen und diese aktualisieren können. Wenn die Arbeitsabläufe nicht intuitiv sind, könnten Teams auf manuelle Prozesse zurückgreifen, was die Effektivität des Systems verringert und das Fehlerrisiko erhöht.
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