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The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Die Wahl der richtigen Eventmanagement-Software für Ihr Hotel hängt von mehreren Variablen ab, von denen einige von persönlichen Vorlieben abhängen, die meisten jedoch von den Eigenschaften Ihres Hotels abhängen. Ist Ihr Hotel ein kleines Anwesen mit begrenztem Budget? Oder ist Ihre Immobilie ein Luxusresort mit vielen Outlets und hohem ADR? Nachfolgend sind die von HTR definierten Schlüsselpersonen aufgeführt, die auf gemeinsamen Eigenschaftsmerkmalen basieren, die typischerweise auf ähnliche Produktentscheidungen hinweisen.
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Ihre Ergebnisse wurden basierend auf dem Standort Ihres Browsers personalisiert, um Anbieter anzuzeigen, die aktiv mit Hotels in Ihrer Region in Kontakt treten. Sie können Ihren Standort bei Bedarf unten aktualisieren.
Fügen Sie die Zimmeranzahl Ihres Hotels hinzu, um die Ergebnisse zu personalisieren und Produkte zu empfehlen, die am besten zu Hotels Ihrer Größe passen.
Fügen Sie Ihr Property Management System hinzu, um die Ergebnisse zu personalisieren und Produkte zu empfehlen, die in das PMS Ihres Hotels integriert sind.
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Derzeit ist die Personalisierung von Websites aktiviert, sodass die auf Ihre Immobilie zugeschnittenen Ergebnisse sortiert werden. Wenn Sie manuelle Filter anwenden, wird die Website-Personalisierung deaktiviert. Klicken Sie auf „Weiter“, um zur manuellen Filterung zu wechseln und die Site-Personalisierung zu deaktivieren.
100 HT-Ergebnis
2025 GEWINNER
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Buchungskalender: Der Kalender organisiert anstehende Veranstaltungen (und alle ihre Details) in einem leicht lesbaren Format und enthält Informationen wie den zuständigen Verkaufsleiter, den Raum, das gewählte Menü, Parkmöglichkeiten, AV-Anforderungen und mehr.
Kundendatenbank: Ähnlich einem digitalen Adressbuch enthält eine Kundendatenbank Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Firma oder Organisation, Zahlungsmethoden und Veranstaltungshistorie.
Bankettbestellungen: Mit einem guten Eventmanagementsystem erstellen Sie Bankettbestellungen mit wenigen Klicks. Laden Sie Ihre Menüs und Preise einmalig hoch und konfigurieren Sie die Bankettbestellungen anschließend ganz einfach anhand der Gästeanzahl und der Menüauswahl für jede Veranstaltung.
Aufgabenmanagement: Aufgaben und Nachverfolgungen helfen Ihnen, keine Details zu übersehen. Diese Erinnerungen können gemäß einem voreingestellten Workflow (z. B. eine Erinnerung, BEOs 3 Tage vor jeder Veranstaltung zu verteilen) oder ad hoc (z. B. eine Erinnerung, die Eisskulptur für einen Hochzeitsempfang abzuholen) ausgelöst werden.
Kundenbeziehungsmanagement: Bauen Sie mit dem CRM-Modul Ihres Eventmanagementsystems Beziehungen zu bestehenden und potenziellen Kunden auf und pflegen Sie diese. Erstellen Sie E-Mail-Kampagnen, um Sonderangebote zu bewerben, Neuigkeiten und Updates zu teilen oder Weihnachtsgrüße zu versenden – so bleibt Ihr Veranstaltungsort stets präsent.
Zahlungsabwicklung: Kreditkarten lassen sich nahtlos mit einem integrierten Zahlungsabwickler belasten.
Dokumente und Verträge: Erstellen Sie schnell und einfach personalisierte Dokumente wie Speisekarten und Verträge und versenden Sie diese elektronisch zur Unterschrift.
Reporting: Verschaffen Sie sich mit dem Analysemodul des Eventmanagementsystems einen besseren Überblick über Ihre Umsatzentwicklung und automatisieren Sie Aufgaben wie das Erstellen und Versenden von Berichten.
Integrationen: Verbinden Sie Ihr Eventmanagementsystem mit dem Hotelverwaltungssystem, dem Zahlungsabwickler oder dem CRM-System Ihres Hotels, um einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Abteilungen zu gewährleisten.
Eventmanagementsysteme sind in der Regel kostenpflichtig (monatliche Gebühr), deren Höhe vom Funktionsumfang und der Größe Ihres Unternehmens abhängt. Bevor Sie sich endgültig entscheiden, empfiehlt es sich, eine Demoversion zu nutzen oder eine kostenlose Testphase zu vereinbaren, um sicherzustellen, dass Sie das passende System auswählen. Ein einfaches Eventmanagementsystem für kleine Veranstaltungsorte kostet etwa 100 US-Dollar pro Monat, während ein leistungsstärkeres System, das mehrere Benutzer und Standorte unterstützt, einige Hundert US-Dollar pro Monat kostet. Systeme für Unternehmen erheben oft eine Einrichtungs- oder Implementierungsgebühr, während dies bei einfachen Systemen nicht der Fall ist. Verfügt das System über einen integrierten Zahlungsabwickler, fällt zusätzlich eine Zahlungsabwicklungsgebühr an, die üblicherweise etwa 2 % des Zahlungsbetrags beträgt.
Die Einrichtung eines Eventmanagementsystems kann innerhalb eines Tages erfolgen, bei komplexeren Veranstaltungsorten mit langer Geschichte jedoch auch einige Wochen. Die größte Aufgabe bei der Implementierung ist die Eingabe der Daten zu Ihren Veranstaltungsräumen, Menüs, Preisen, Verträgen und anderen Vertriebsmaterialien. Wenn Sie von einem bestehenden System migrieren, bieten einige Eventmanagementsysteme (gegen Gebühr) Unterstützung bei der Datenübertragung an, was den Prozess erheblich beschleunigen kann. Andernfalls müssen Sie Menüs erstellen und Verträge manuell hochladen. Wenn Sie Ihren Veranstaltungsort bereits länger betreiben, empfiehlt es sich außerdem, Ihre Kundendatenbank hochzuladen, um weiterhin Zugriff auf Kontaktdaten und Historie zu haben.
Sobald alle Ihre Daten im System erfasst sind, können Sie Ihre Mitarbeiter schulen und das Eventmanagementsystem in Ihre täglichen Abläufe integrieren. Bevor Sie das System vollständig in Betrieb nehmen, empfiehlt es sich, eine Testveranstaltung durchzuführen: Gehen Sie alle Schritte durch, vom Versenden des Vertrags bis zum Drucken der Einladungen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Schließlich möchten Sie eine reale Veranstaltung nicht als Versuchskaninchen missbrauchen!
Verkaufserlöse: Ein Event-Management-System sollte Ihrem Team helfen, mehr Events zu buchen und erfolgreicher durchzuführen, sodass Sie nach der Implementierung ein Umsatzwachstum sehen sollten. Die Verfolgung Ihrer Verkaufserlöse, insbesondere im Jahresvergleich, hilft Ihnen, die Auswirkungen dieses Technologiepartners zu bestimmen. Kundenzufriedenheit: Das Versenden von Umfragen nach Ihren Veranstaltungen ist eine großartige Möglichkeit, Daten zur Kundenzufriedenheit zu sammeln, und Sie können diese Daten überwachen, um Trends zu erkennen und festzustellen, ob Ihre aktuellen Prozesse funktionieren. Im Idealfall steigt die Kundenzufriedenheit, nachdem Sie ein Event-Management-System implementiert haben.
Ein Event-Management-System ist eine Softwareanwendung mit allen Tools, die Event-Profis zum Verkaufen, Beauftragen, Planen und Ausführen einer Veranstaltung benötigen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören ein Buchungskalender, Aufgabenverwaltung, Zahlungsabwicklung und die Erstellung von Bankettbestellungen.
In der Veranstaltungsbranche ist EMS eine Abkürzung für Event Management System, eine Software, die Vertriebs- und Cateringmanager verwenden, um Veranstaltungen zu planen und Aktivitäten zwischen dem Team zu koordinieren, das die Veranstaltung durchführt.
Die 7 Ps sind ein Rahmenwerk, das bei der Planung einer Veranstaltung mit möglichst großem Wert für die Teilnehmer verwendet werden kann. Die 7 P’s sind Zweck (warum gibt es das Event?), Ort (wo trefft ihr euch?), Partner (wer hilft euch, es durchzuziehen?), Plan (wie werdet ihr es durchziehen?), Praxis (alles sicherstellen läuft reibungslos), Promote (Sicherung der Teilnahme) und Post-Show (Dank an die Teilnehmer und Fortsetzung der Beziehungspflege nach Ende der Veranstaltung).
Neben einem Event-Management-System, der umfassendsten Art von Software im Veranstaltungsgeschäft, können Vertriebsleiter auch Catering-Management-Software und Projektmanagement-Apps verwenden. Catering-Manager oder Tagungsplaner können bei der Durchführung von Veranstaltungen auch Registrierungssoftware, Fundraising-Apps und Plattformen für die Einbindung der Teilnehmer (wie Umfrage-Apps) nutzen.
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