Wie wir Geld verdienen

BEST TAGUNGEN UND VERANSTALTUNGEN WERKZEUGE

10 Best Event Management Software for Hotels in 2025

Jordan Hollander

| Zuletzt aktualisiert August 06, 2024

30 ÜBERPRÜFTE PRODUKTE

533 HOTELIERS BEFRAGT

Anbieter-Shortlist

Feature-Checkliste

Preisschätzungen

Fragen & Antworten

Wir haben 533 Hoteliers in mehr als 35 Ländern befragt, um herauszufinden, welche die besten Eventmanagement-Software-Anbieter sind, und um alles zu erfahren, was Sie wissen müssen, um die richtige Eventmanagement-Software für Ihr Hotel zu kaufen (einschließlich unseres 2025 Eventmanagement-Software-Leitfadens ). Wir aggregieren auch Daten zu wichtigen Entscheidungskriterien, darunter Integrationsverfügbarkeit, Partner-Ökosystem, Expertenempfehlungen und mehr (erfahren Sie mehr über die Ranking-Methodik von HTR ).

KOSTENLOSES WERKZEUG

Lassen Sie uns das Richtige finden Eventmanagement-Software für dich

Teilen Sie uns den Standort Ihres Hotels, die Anzahl der Zimmer, Integrationen und Anforderungen mit und wir senden Ihnen eine kostenlose benutzerdefinierte Liste mit empfohlenen Anbietern.

Für Meetings & Events Teams

Sie könnten auch interessiert sein an

IDeaS

Boost your hotel's financial performance with advanced accounting software.

IVvy

Simplify hotel financials with our user-friendly accounting software.

Amadeus

Smart software to keep hotel rooms clean and guests happy.

Mehr durchsuchen in Meetings & Events

MERKMALE

Die wichtigsten Funktionen einer Eventmanagement-Software

Buchungskalender: Der Kalender organisiert bevorstehende Veranstaltungen (und alle ihre Details) in einem leicht lesbaren Format, das Informationen wie den zugewiesenen Verkaufsleiter, den Raum, das ausgewählte Menü, Parkanforderungen, A/V-Anforderungen und mehr enthält.
Kundendatenbank: Wie ein digitales Rolodex enthält eine Kundendatenbank Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Unternehmen oder Organisation, Zahlungsmethoden und Veranstaltungsverlauf.
Bankett-Event-Bestellungen: Mit einem guten Event-Management-System können Sie BEOs mit nur wenigen Klicks erstellen. Laden Sie alle Ihre Menüs und Preise einmal hoch und Sie können BEOs ganz einfach basierend auf der Anzahl der Gäste und der Menüauswahl für jedes beliebige Event konfigurieren.
Aufgabenverwaltung: Mithilfe von Aufgaben und Ablaufverfolgungen können Sie verhindern, dass Details verloren gehen. Diese Erinnerungen können gemäß einem voreingestellten Workflow (wie eine Erinnerung, BEOs 3 Tage vor jeder Veranstaltung zu verteilen) oder ad hoc (wie eine Erinnerung, die Eisskulptur für einen Hochzeitsempfang abzuholen) ausgelöst werden.
Kundenbeziehungsmanagement: Bauen Sie mit dem CRM-Modul Ihres Eventmanagementsystems Beziehungen zu aktuellen und potenziellen Kunden auf und pflegen Sie diese. Sie können E-Mail-Kampagnen erstellen, die für spezielle Angebote werben, Neuigkeiten und Updates teilen oder Urlaubsgrüße senden, damit Ihr Veranstaltungsort immer im Gedächtnis bleibt.
Zahlungsabwickler: Laden Sie Kreditkarten nahtlos mit einem integrierten Zahlungsabwickler auf.
Dokumente und Verträge: Erstellen Sie schnell Markendokumente wie Menüs und Verträge mit der Möglichkeit, Verträge zur elektronischen Unterschrift zu versenden.
Berichterstellung: Erhalten Sie mit dem Analysemodul des Event-Management-Systems ein tieferes Verständnis Ihrer Umsatzentwicklung und automatisieren Sie Aufgaben wie das Erstellen und Senden von Berichten.
Integrationen: Verbinden Sie Ihr Eventmanagementsystem mit dem Immobilienverwaltungssystem, dem Zahlungsprozessor oder dem Kundenbeziehungsmanagementsystem Ihres Hotels, um einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Abteilungen zu gewährleisten.

PREISGESTALTUNG

Wie viel kostet eine Eventmanagement-Software?

Eventmanagementsysteme sind in der Regel mit einer monatlichen Gebühr verbunden. Diese variiert je nach benötigter Funktionalität und Größe Ihres Unternehmens. Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie eine Demoversion ausprobieren oder sich für eine kostenlose Testversion anmelden, damit Sie sicher sein können, dass Sie das richtige System gewählt haben. Ein einfaches Eventmanagementsystem für einen kleinen Veranstaltungsort kann etwa 100 USD pro Monat kosten, und ein robusteres System, das mehrere Benutzer und mehrere Standorte unterstützen kann, kostet mehrere Hundert USD pro Monat. Systeme auf Unternehmensebene erheben häufig eine Einrichtungs- oder Implementierungsgebühr, während dies bei einfachen Systemen nicht der Fall ist. Wenn das System über einen integrierten Zahlungsprozessor verfügt, müssen Sie auch eine Zahlungsverarbeitungsgebühr zahlen, die normalerweise etwa 2 % der verarbeiteten Beträge beträgt.

IMPLEMENTIERUNG

Wie läuft die Implementierung einer neuen Eventmanagement-Software ab?

Der Einrichtungsprozess für ein Eventmanagementsystem kann innerhalb eines Tages abgeschlossen sein, bei komplexeren Veranstaltungsorten mit langer Geschichte kann er jedoch auch mehrere Wochen dauern. Die größte Aufgabe im Implementierungsprozess ist die Eingabe der Details zu Ihren Veranstaltungsräumen, Menüs, Preisen, Verträgen und anderen im Verkaufsprozess verwendeten Materialien. Wenn Sie von einem vorhandenen System migrieren, bieten einige Eventmanagementsysteme Unterstützung für Datenübertragungen (gegen Gebühr), was den Prozess erheblich beschleunigen kann. Andernfalls müssen Sie Menüs erstellen und Verträge manuell hochladen. Wenn Sie Ihren Veranstaltungsort schon seit einiger Zeit betreiben, möchten Sie auch Ihre Kundendatenbank hochladen, damit Sie Zugriff auf Kontaktinformationen und Verlauf behalten.

Sobald alle Ihre Daten im System sind, können Sie Ihr Personal schulen und das Eventmanagementsystem in Ihre täglichen Prozesse integrieren. Eine bewährte Vorgehensweise vor dem vollständigen Live-Einsatz ist die Buchung einer Testveranstaltung: Gehen Sie alle Schritte durch, vom Versenden eines Vertrags bis zum Drucken der BEOs, um zu bestätigen, dass alles wie erwartet funktioniert. Das Letzte, was Sie wollen, ist, eine echte Veranstaltung als Versuchskaninchen zu verwenden!

FAQs

Auch Hoteliers fragen

Auf welche Erfolgskennzahlen (KPIs) sollten Sie sich konzentrieren?

Verkaufserlöse: Ein Event-Management-System sollte Ihrem Team helfen, mehr Events zu buchen und erfolgreicher durchzuführen, sodass Sie nach der Implementierung ein Umsatzwachstum sehen sollten. Die Verfolgung Ihrer Verkaufserlöse, insbesondere im Jahresvergleich, hilft Ihnen, die Auswirkungen dieses Technologiepartners zu bestimmen. Kundenzufriedenheit: Das Versenden von Umfragen nach Ihren Veranstaltungen ist eine großartige Möglichkeit, Daten zur Kundenzufriedenheit zu sammeln, und Sie können diese Daten überwachen, um Trends zu erkennen und festzustellen, ob Ihre aktuellen Prozesse funktionieren. Im Idealfall steigt die Kundenzufriedenheit, nachdem Sie ein Event-Management-System implementiert haben.

Was ist ein Event-Management-System?

Ein Event-Management-System ist eine Softwareanwendung mit allen Tools, die Event-Profis zum Verkaufen, Beauftragen, Planen und Ausführen einer Veranstaltung benötigen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören ein Buchungskalender, Aufgabenverwaltung, Zahlungsabwicklung und die Erstellung von Bankettbestellungen.

Was ist EMS Eventmanagement?

In der Veranstaltungsbranche ist EMS eine Abkürzung für Event Management System, eine Software, die Vertriebs- und Cateringmanager verwenden, um Veranstaltungen zu planen und Aktivitäten zwischen dem Team zu koordinieren, das die Veranstaltung durchführt.

Was sind die 7 P’s des Eventmanagements?

Die 7 Ps sind ein Rahmenwerk, das bei der Planung einer Veranstaltung mit möglichst großem Wert für die Teilnehmer verwendet werden kann. Die 7 P’s sind Zweck (warum gibt es das Event?), Ort (wo trefft ihr euch?), Partner (wer hilft euch, es durchzuziehen?), Plan (wie werdet ihr es durchziehen?), Praxis (alles sicherstellen läuft reibungslos), Promote (Sicherung der Teilnahme) und Post-Show (Dank an die Teilnehmer und Fortsetzung der Beziehungspflege nach Ende der Veranstaltung).

Welche Art von Softwareanwendungen werden im Veranstaltungsmanagement verwendet?

Neben einem Event-Management-System, der umfassendsten Art von Software im Veranstaltungsgeschäft, können Vertriebsleiter auch Catering-Management-Software und Projektmanagement-Apps verwenden. Catering-Manager oder Tagungsplaner können bei der Durchführung von Veranstaltungen auch Registrierungssoftware, Fundraising-Apps und Plattformen für die Einbindung der Teilnehmer (wie Umfrage-Apps) nutzen.