Wie sieht der Prozess zur Implementierung einer neuen Event-Management-Software aus?
Der Einrichtungsprozess für ein Veranstaltungsmanagementsystem kann nur einen Tag dauern oder bei komplexeren Veranstaltungsorten mit viel Geschichte mehrere Wochen dauern. Die größte Aufgabe im Implementierungsprozess besteht darin, die Details zu Ihren Veranstaltungsräumen, Menüs, Preisen, Verträgen und anderen im Verkaufsprozess verwendeten Materialien einzugeben. Wenn Sie von einem bestehenden System migrieren, bieten einige Event-Management-Systeme Unterstützung für Datenübertragungen (gegen Gebühr), was den Prozess erheblich beschleunigen kann. Andernfalls erstellen Sie Menüs und laden Verträge manuell hoch. Wenn Sie Ihren Veranstaltungsort schon eine Weile betreiben, sollten Sie auch Ihre Kundendatenbank hochladen, damit Sie weiterhin Zugriff auf Kontaktinformationen und den Verlauf haben.
Sobald alle Ihre Daten im System sind, können Sie Ihre Mitarbeiter schulen und das Veranstaltungsmanagementsystem in Ihre täglichen Prozesse integrieren. Eine bewährte Methode, bevor Sie vollständig live gehen, ist die Buchung einer Testveranstaltung: Gehen Sie alle Schritte durch, vom Senden eines Vertrags bis zum Drucken der BEOs, um zu bestätigen, dass alles so funktioniert, wie Sie es erwarten. Das Letzte, was Sie wollen, ist, ein echtes Ereignis als Ihr Versuchskaninchen zu benutzen!