5 Tools, um Zeit zu sparen, indem Sie manuelle Back-Office-Aufgaben automatisieren
Von Adam Hollander
Zuletzt aktualisiert Juni 22, 2023
5 minuten gelesen
Die Automatisierung manueller Backoffice-Aufgaben ist für Hotels wichtig, da sie dazu beiträgt, den Betrieb zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern. Die Automatisierung kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für alltägliche Aufgaben zu reduzieren, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern sowie einen besseren Einblick in den Betrieb zu bieten. Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern, da sie dazu beitragen kann, schnellere Reaktionszeiten und genauere Informationen bereitzustellen. Schließlich kann die Automatisierung dazu beitragen, das Gesamterlebnis der Gäste zu verbessern, da sie dazu beitragen kann, ein nahtloseres und effizienteres Erlebnis zu bieten.
Hotelbetriebssoftware hilft Hotels, manuelle Backoffice-Aufgaben zu automatisieren, indem Prozesse wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Bestandsverwaltung und Kundenbeziehungsmanagement optimiert werden. Es kann auch bei der Automatisierung von Aufgaben wie Reservierungen, Check-in/Check-out und Haushaltsführung helfen. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Hotels Zeit und Geld sparen und den Kundenservice verbessern. Darüber hinaus kann Hotelbetriebssoftware Hotels dabei unterstützen, Daten zu verfolgen und zu analysieren, sodass sie fundiertere Entscheidungen über ihren Betrieb treffen können.
1. Staff Collaboration Tools
Software, die für einen reibungslosen Betrieb Ihres Hotels sorgt und die Produktivität am Arbeitsplatz verbessert
Software für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter kann Hotels dabei unterstützen, manuelle Backoffice-Aufgaben zu automatisieren, indem sie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern optimiert und ihnen ermöglicht, Informationen und Dokumente schnell und einfach auszutauschen. Dies kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenverwaltung und Terminplanung zu reduzieren. Darüber hinaus kann eine Software für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter dabei helfen, Aufgaben wie das Verfolgen von Kundenfeedback, das Verwalten von Kundenbeziehungen und das Verfolgen von Inventar zu automatisieren. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Hotels Zeit und Geld sparen und gleichzeitig den Kundenservice verbessern.
⚙️ Wichtige Workflows zur Automatisierung von Backoffice-Aufgaben:
- Erstellen und verfolgen Sie Anfragen über Tickets
- Leiten Sie Tickets automatisch an die zuständige Abteilung weiter
- Kommunizieren im Kontext spezifischer Aufgaben
- Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen und Eskalationen, um Service-Levels zu überwachen und zu verbessern
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2. Housekeeping Software
Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie Stress und steigern Sie die Effizienz der Haushaltsführung, indem Sie Kernprozesse wie Zimmerzuweisungen, Inspektionschecklisten, Terminplanung und mehr optimieren.
Housekeeping-Software hilft Hotels, manuelle Backoffice-Aufgaben zu automatisieren, indem sie den Prozess der Verfolgung und Verwaltung von Housekeeping-Aufgaben rationalisiert. Dazu gehören Aufgaben wie das Zuweisen von Zimmern zu Haushältern, das Verfolgen des Zimmerstatus und das Verwalten des Inventars. Die Software trägt auch dazu bei, den Papierkram zu reduzieren und die Kommunikation zwischen dem Reinigungspersonal und anderen Abteilungen zu optimieren. Darüber hinaus kann die Software Echtzeit-Updates zum Zimmerstatus bereitstellen, sodass das Hotelpersonal schnell auf auftretende Probleme reagieren kann.
⚙️ Wichtige Workflows zur Automatisierung von Backoffice-Aufgaben:
- Echtzeit-Updates zu Zimmerverfügbarkeit und -status
- Aufgabenverwaltung und -delegierung zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
- Bestandsverfolgung zur Abstimmung mit anderen Abteilungen
- Berichterstattung zur Identifizierung von Bereichen, um betriebliche Engpässe zu identifizieren
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3. Preventative Maintenance Software
Pflegen Sie Ihre Assets besser mit angemessener Dokumentation und Workflow-Automatisierung.
Hotelwartungssoftware hilft Hotels, manuelle Backoffice-Aufgaben zu automatisieren, indem sie den Prozess der Verfolgung und Verwaltung von Wartungsanfragen, der Planung vorbeugender Wartungsarbeiten, der Bestandsverfolgung und der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen rationalisiert. Es trägt auch dazu bei, den Papierkram und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Darüber hinaus kann die Hotelwartungssoftware Echtzeit-Einblicke in den Status von Wartungsanfragen bieten, sodass die Mitarbeiter schnell auf auftretende Probleme reagieren können.
⚙️ Wichtige Workflows zur Automatisierung von Backoffice-Aufgaben:
- Aktualisierungen von Wartungsanfragen in Echtzeit, die für alle Abteilungen zugänglich sind
- Integriertes Ticketing für Gästeanfragen und Störungen
- Automatisierte Benachrichtigungen, um die Führung über anstehende Wartungstermine zu informieren
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4. Labor Management Software
Senken Sie Ihre Arbeitskosten mit Arbeitsnormen, Benchmarking, Überwachung und mehr.
Arbeitsverwaltungssoftware hilft Hotels, manuelle Backoffice-Aufgaben zu automatisieren, indem Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Terminplanung, Zeit- und Anwesenheitserfassung und Mitarbeiterleistungsverfolgung optimiert werden. Diese Software kann Hotels dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie alltägliche Aufgaben wie die Berechnung der Mitarbeiterstunden und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen automatisiert. Es kann Hotels auch dabei helfen, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften sicherzustellen, und Einblicke in Arbeitskosten und Produktivität geben. Darüber hinaus kann Arbeitsverwaltungssoftware Hotels dabei unterstützen, ihre Belegschaft besser zu verwalten, indem sie Echtzeit-Einblicke in die Leistung und Anwesenheit der Mitarbeiter bietet.
⚙️ Wichtige Workflows zur Automatisierung von Backoffice-Aufgaben:
- Personaleinsatzplanung, um Terminkonflikte zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Abteilungen angemessen besetzt sind
- Zeit- und Anwesenheitserfassung, um die Verantwortlichkeit zu fördern und Managern zu helfen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren
- Arbeitskosten- und Produktivitätsberichte, um Managern dabei zu helfen, Ineffizienzen zu erkennen und Maßnahmen zu ihrer Behebung zu ergreifen
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5. Finance & Accounting Software
Tools zur Verwaltung der Buchhaltung, Budgetierung und Finanzplanung Ihres Hotels
Buchhaltungssoftware für Hotels hilft Hotels, manuelle Backoffice-Aufgaben zu automatisieren, indem sie den Prozess der Verfolgung und Verwaltung von Finanzdaten rationalisiert. Es kann dabei helfen, Aufgaben wie Rechnungsstellung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Gehaltsabrechnung und Budgetierung zu automatisieren. Es kann auch bei der Verfolgung und Verwaltung von Beständen, der Verfolgung von Kundendaten und der Erstellung von Berichten helfen. Darüber hinaus kann Hotelbuchhaltungssoftware bei der Prognose und Analyse von Finanzdaten helfen und Einblicke in die Leistung des Hotels geben.
⚙️ Wichtige Workflows zur Automatisierung von Backoffice-Aufgaben:
- Planen Sie Arbeit basierend auf automatisierten Prognosen
- Prognose basierend auf hotelspezifischen KPIs
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Anpassbare automatisierte Berichterstattung
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Hotels, die manuelle Backoffice-Aufgaben automatisieren, können Zeit und Geld sparen und sich auf wichtigere Aufgaben wie Kundenservice und Marketing konzentrieren. Die Automatisierung ermöglicht auch eine genauere Datenerfassung und -analyse, die Hotels dabei helfen kann, ihre Kunden besser zu verstehen und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Die Automatisierung verringert auch das Risiko menschlicher Fehler, die zu kostspieligen Fehlern führen können. Schließlich kann die Automatisierung Hotels dabei helfen, ihre Prozesse zu rationalisieren und sie effizienter und kostengünstiger zu machen. In den kommenden Jahren werden Hotels, die manuelle Backoffice-Aufgaben automatisieren, in der Lage sein, diejenigen zu übertreffen, die dies nicht tun, indem sie einen effizienteren und kostengünstigeren Betrieb haben.
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