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The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Les hôtels sont confrontés à des défis constants en matière de gestion du personnel, qu'il s'agisse d'adapter les effectifs aux fluctuations du taux d'occupation ou de maîtriser les coûts salariaux sans compromettre la qualité du service. Les logiciels de planification hôtelière transforment ces défis en opportunités, en fournissant aux hôteliers les outils nécessaires pour optimiser leurs effectifs, suivre les performances et atteindre leurs objectifs opérationnels. Grâce à des fonctionnalités telles que la planification automatisée, le suivi en temps réel du personnel et l'analyse des coûts salariaux, les hôtels peuvent s'assurer de disposer de l'équipe adéquate au moment opportun, tout en respectant leur budget.
Nous avons interrogé 964 hôteliers dans plus de 24 pays afin d'identifier les meilleurs fournisseurs de Planification et gestion des effectifs et de vous fournir toutes les informations nécessaires pour choisir la solution Planification et gestion des effectifs adaptée à votre hôtel (y compris notre guide Planification et gestion des effectifs de l'année en cours ). Nous rassemblons également des données clés sur les critères de décision, telles que la disponibilité de l'intégration, l'écosystème de partenaires, les recommandations d'experts, etc. (découvrez la méthodologie de classement de HTR ).
Les logiciels de planification et de gestion des effectifs pour l'hôtellerie-restauration aident les hôtels et les restaurants à optimiser la planification du personnel, à suivre les heures de travail et à maîtriser les coûts de main-d'œuvre. Ils automatisent l'attribution des horaires, garantissent la conformité avec la législation du travail et fournissent des mises à jour en temps réel pour une meilleure communication. Parmi les solutions les plus populaires, on trouve Unifocus, hotelkit et 7shifts.
Ce guide a pour but de vous aider à identifier les meilleurs fournisseurs de solutions de planification et de gestion des effectifs, les questions à poser lors des démonstrations, à lire des avis impartiaux d'hôteliers du même secteur et bien plus encore. (Y compris notre Guide 2025 de la planification et de la gestion du personnel )
Le choix des bonnes Planification et gestion des effectifs pour votre hôtel dépend de plusieurs variables dont certaines se résument à des préférences personnelles, mais dont la plupart se résument aux caractéristiques de votre propriété. Votre hôtel est-il un petit établissement avec un budget limité ? Ou votre propriété est-elle un complexe de luxe avec de nombreux points de vente et un ADR élevé ? Vous trouverez ci-dessous les personnalités clés définies par HTR en fonction de caractéristiques de propriété communes qui indiquent généralement des choix de produits similaires.
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Les logiciels de gestion du personnel hôtelier fournissent des outils essentiels pour optimiser les coûts de main-d'œuvre tout en maintenant des standards de service client exceptionnels. Au lieu de simplement réduire les effectifs, ces systèmes permettent une utilisation optimale du personnel d'un établissement hôtelier.
Des fonctionnalités avancées telles que la gestion des normes de travail, les prévisions intégrées basées sur les véritables facteurs commerciaux et l'intégration transparente avec les systèmes de paie et de gestion du temps fonctionnent de concert pour créer des plans de service et de main-d'œuvre exploitables.
Ces fonctionnalités permettent aux hôtels d'éliminer les surcharges de travail inutiles, de réduire les heures supplémentaires, d'optimiser le recours aux prestataires externes et de garantir une prestation de service irréprochable. En moyenne, les hôtels qui mettent en œuvre des pratiques de gestion du personnel performantes, facilitées par la technologie, peuvent réaliser des économies annuelles de 3 à 5 % sur leurs coûts salariaux totaux, avec des réductions significatives des dépenses liées aux heures supplémentaires.
L'utilisation d'un logiciel de planification et de gestion du personnel hôtelier permet aux établissements de réaliser des économies de 3 à 5 % sur leurs dépenses de main-d'œuvre totales, ce qui améliore directement leur résultat net d'exploitation et leur flux de trésorerie opérationnel. Ces économies sont particulièrement importantes dans le contexte actuel de hausse des salaires et de pénurie de main-d'œuvre qualifiée.
Utilisée efficacement, cette technologie permet aux hôtels d'atteindre leurs objectifs financiers tout en maintenant un service d'excellence.
Les logiciels de planification du personnel hôtelier réduisent considérablement le temps consacré par les responsables à l'élaboration des plannings, garantissant ainsi leur adéquation aux coûts de main-d'œuvre et aux exigences de service. Des prévisions précises du volume d'activité, associées aux normes de main-d'œuvre, permettent une planification rigoureuse répondant aux besoins financiers et opérationnels.
Cette efficacité renforce la confiance des parties prenantes à tous les niveaux de l'organisation, des chefs de service à la direction générale.
Les logiciels de planification pour le secteur de l'hôtellerie offrent une visibilité complète sur les coûts de main-d'œuvre au niveau du département, de l'établissement et du portefeuille, favorisant ainsi une plus grande responsabilisation. Les risques potentiels, tels que le sureffectif ou les inefficacités, peuvent être identifiés et résolus de manière proactive.
Les indicateurs internes et externes, comme la réduction du nombre de minutes par chambre (MPR) pour le service d'entretien ménager, permettent une amélioration continue de la qualité opérationnelle et de la gestion des coûts.
Grâce à des outils de gestion du personnel hôtelier de pointe, les hôtels peuvent surmonter les difficultés liées à la main-d'œuvre, améliorer leur rentabilité et offrir des expériences client exceptionnelles.
Les fonctionnalités les plus importantes des logiciels de planification et de gestion des effectifs dans le secteur de l'hôtellerie-restauration visent à améliorer l'efficacité opérationnelle, à maîtriser les coûts de main-d'œuvre et à optimiser la satisfaction du personnel et des clients. Voici les principales fonctionnalités à rechercher :
Normes du travail : Des outils simples et intuitifs faciliteront grandement la création et la gestion de règles de dotation en personnel complexes pour tous les niveaux hiérarchiques. La mise à jour des normes pour refléter l’évolution des objectifs opérationnels ou des conditions du marché sera simple et immédiatement prise en compte dans les plans et les calendriers de travail.
Intégration des facteurs opérationnels : connexion directe des outils de veille stratégique, de comptabilité et de prévision des revenus, tout en conservant la possibilité pour les responsables autorisés de les modifier. Ces données sont associées aux normes du travail afin d’élaborer des modèles de dotation en personnel et de planifier les heures cibles, optimisant ainsi la performance et éliminant les inefficacités et les heures supplémentaires excessives, tout en assurant un meilleur contrôle du recours à la main-d’œuvre contractuelle.
Suivi quotidien : Chaque responsable doit pouvoir consulter, mettre à jour et modifier quotidiennement ses plannings et objectifs de performance en cinq minutes maximum grâce à des tableaux de bord intuitifs et à un système de création de plans d’action guidé. Les cadres supérieurs, les directeurs généraux et la direction générale de l’établissement suivent les tendances de performance et les plans d’action de chaque hôtel. Les responsables de service peuvent ainsi identifier les opportunités, gérer les risques et solliciter des conseils.
Outils mobiles pour les employés : Les employés de première ligne ont besoin d’un outil simple et fiable pour indiquer leurs préférences de quarts de travail, demander des congés et consulter leurs horaires quotidiens et hebdomadaires via un appareil mobile ou un navigateur web.
Intégration des systèmes de gestion du temps et de la paie : la liaison des données de pointage aux systèmes de planification, avec de multiples mises à jour quotidiennes en temps réel, permet aux hôtels de surveiller les risques d’heures supplémentaires, les pointages non appariés, les erreurs de codage des postes, les absences et les retards. Des mesures correctives peuvent ainsi être prises avant que ces problèmes ne surviennent.
Interface utilisateur intuitive : des fonctionnalités conçues spécifiquement pour l’hôtellerie permettent d’effectuer des tâches complexes en quelques étapes simples. La plupart des utilisateurs n’auront besoin que d’une formation minimale pour en tirer pleinement parti. La gestion quotidienne du personnel devrait pouvoir être effectuée en 5 minutes ou moins par la plupart des utilisateurs.
Analyse comparative : Les outils internes de comparaison des hôtels du portefeuille, notamment les indicateurs de performance par département et par fonction, sont essentiels pour établir et développer des normes et des règles opérationnelles qui peuvent constituer un atout concurrentiel majeur pour un propriétaire ou une société de gestion. L’intégration d’indicateurs externes – données provenant d’hôtels comparables sur le marché local ou dans d’autres régions – permet aux dirigeants d’identifier les axes d’amélioration.
Le prix habituel d'un logiciel de gestion hôtelière varie de 100 $ à 2 000 $ par mois et par hôtel, selon la taille de l'établissement, ses besoins spécifiques et les fonctionnalités incluses. Certains fournisseurs proposent des tarifs dégressifs en fonction des fonctionnalités avancées, telles que l'analyse de données ou l'intégration de systèmes. Les solutions pour grandes entreprises peuvent inclure des options de personnalisation et des forfaits, avec des coûts d'installation pouvant atteindre 20 000 $, auxquels s'ajoutent 5 000 $ pour la formation sur site, afin de garantir que le logiciel réponde aux besoins spécifiques de votre établissement.
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La mise en place d'un nouveau logiciel de planification et de gestion des effectifs dans un hôtel prend généralement de 4 à 10 semaines, selon la complexité du système et les besoins en formation du personnel. Les systèmes simples peuvent être opérationnels en quelques jours, tandis que les solutions personnalisées, avec leurs intégrations et une formation approfondie, peuvent nécessiter davantage de temps.
La mise en œuvre d'un système de planification hôtelière comporte trois parties principales :
Intégration des données : Liaison des systèmes de paie et de veille stratégique au système de planification des effectifs afin de fournir les données nécessaires à son fonctionnement. Selon les capacités d’intégration du prestataire, ce processus peut prendre de quelques jours à plusieurs mois.
Configuration : Élaboration de la structure organisationnelle et des normes de travail de l’établissement, ainsi que définition des codes de poste actifs, adaptés à chaque hôtel et à son environnement. Les utilisateurs sont définis à cette étape. La durée de cette phase peut varier, mais ne devrait pas excéder quelques jours.
Formation : La plupart des formations peuvent être suivies en ligne. Les propriétaires, les directeurs généraux, les responsables financiers et les gestionnaires de comptes doivent prévoir environ 3 heures pour maîtriser le système. Les chefs de service devraient pouvoir apprendre à utiliser l’outil de planification et les outils de gestion en moins d’une heure.
Les systèmes de gestion du travail (LMS) fournissent les outils nécessaires pour réduire les coûts de main-d'œuvre tout en améliorant l'équilibre avec les attentes des clients en matière de service. Un système de gestion de la main-d'œuvre efficace ne « réduit pas la main-d'œuvre », mais sert plutôt de guide pour une utilisation efficace des associés d'une propriété. Un LMS robuste intègre la création et la gestion des normes du travail, les prévisions intégrées et le volume réel des moteurs d'activité, ainsi que l'intégration des heures et des salaires dans le système de paie et de chronométrage. Combinés, ces composants orientent les plans d'action, les recommandations et les pratiques de gestion quotidiennes en matière de main-d'œuvre et de service. Le résultat est l'élimination des sur-planifications inutiles, la réduction des heures supplémentaires, l'optimisation de l'utilisation des sous-traitants et la prestation de services sur place. De solides pratiques de gestion de la main-d'œuvre, rendues possibles par la technologie, permettent à un hôtel type d'économiser annuellement 3 à 5 % du total des coûts de main-d'œuvre, notamment en réduisant considérablement les heures supplémentaires.
Les systèmes conçus spécifiquement pour les hôtels et les utilisateurs d'hôtels sont préférés aux systèmes génériques de gestion de la main-d'œuvre ou à ceux conçus pour d'autres industries telles que la vente au détail ou la santé. Les propriétaires d'hôtels ont besoin de voir les données sur la performance de la main-d'œuvre de leurs hôtels jusqu'au niveau du département. Les directeurs généraux doivent voir quels départements sont sur la cible, lesquels sont hors cible et savoir quelles mesures doivent être prises en temps réel pour éviter les pics de coûts et autres problèmes de main-d'œuvre. Les chefs de service ont besoin d'informations quotidiennes sur les performances des membres de leur équipe, y compris la productivité et les risques liés aux heures supplémentaires. Avec d'excellents systèmes de gestion du travail, les normes de travail sont combinées à des prévisions opérationnelles mises à jour pour produire des horaires dynamiques qui sont facilement remplis par les chefs de service. Les employés de l'hôtel ont une visibilité complète de leurs horaires via un portail dédié dans lequel ils peuvent également gérer les demandes de vacances, les demandes de quart de travail et les multiples rôles au sein de la propriété. Quelles sont les intégrations les plus importantes pour un système de gestion de la main-d'œuvre hôtelière ? Système de paie : les flux de données sur les codes d'emploi, les employés et les salaires sont transférés à partir des systèmes hôteliers existants. Une interface unidirectionnelle avec des données mises à jour plusieurs fois par jour permet aux systèmes de gestion du travail de fournir des informations en temps réel et des opportunités d'optimisation des coûts et des services. Heures et présences : la surveillance des heures réelles des employés permettra de comparer le temps de travail prévu et réel avec les plans de main-d'œuvre du service. Les vérifications quotidiennes de la main-d'œuvre dans le système permettent aux responsables de prendre des mesures ou de modifier les horaires avant que des problèmes ne surviennent. Business Intelligence : une connectivité transparente avec Profitsword, Opera, Broadvine, M3 Accounting et d'autres systèmes de reporting des performances hôtelières permet d'intégrer la gestion de la main-d'œuvre dans les plans et stratégies d'entreprise globaux de chaque hôtel. Ces systèmes fournissent des données opérationnelles qui sont appliquées aux normes du travail produisant des objectifs de calendrier de dotation optimaux et des rapports sur le rendement réel de la main-d'œuvre.
Les logiciels de planification les plus utilisés varient en fonction du contexte et des besoins spécifiques des utilisateurs, mais Microsoft Outlook est souvent cité comme l'une des options les plus populaires. Il est largement utilisé dans les environnements d'entreprise en raison de son intégration avec la suite Microsoft Office et de ses fonctionnalités robustes pour la messagerie électronique, la gestion du calendrier et la planification des tâches. Pour la gestion de projet et la collaboration en équipe, des outils comme Asana, Trello et Monday sont également très populaires. Google Agenda est un autre outil de planification fréquemment utilisé, en particulier par les particuliers et les petites entreprises, en raison de sa facilité d'utilisation et de son intégration transparente avec d'autres applications Google Workspace. Chacun de ces outils offre des fonctionnalités uniques qui répondent à différents besoins de planification, ce qui en fait des choix populaires dans divers secteurs et groupes d'utilisateurs.
Le logiciel de planification en temps réel le plus utilisé dans le secteur hôtelier est un logiciel de planification des employés tout-en-un qui rationalise la planification du personnel et la gestion des effectifs. Ce logiciel de planification offre des fonctionnalités telles que la planification des employés, l'intégration d'horloges, les feuilles de temps et les prévisions pour gérer efficacement les coûts de main-d'œuvre. Les entreprises hôtelières bénéficient de la possibilité de créer des horaires de travail à l'aide de modèles et de gérer facilement la disponibilité des employés. Le logiciel permet aux employés de pointer à l'arrivée et au départ, de soumettre des demandes de congés et d'échanger des quarts de travail. Il comprend également une application mobile permettant aux membres de l'équipe d'accéder à leurs horaires sur leurs appareils mobiles, de recevoir des notifications et de récupérer les équipes ouvertes. De plus, le logiciel prend en charge le suivi du temps, les modifications d'horaire et les échanges d'équipes avec un tableau de bord intuitif. L'intégration avec les systèmes POS et la compatibilité avec iOS garantissent un fonctionnement transparent. L'intégration et le support client sont conviviaux, améliorant l'expérience globale du personnel de l'hôtel et de la gestion des employés de l'hôtellerie. Les capacités de prévision de la demande du logiciel aident à optimiser le personnel, garantissant ainsi que les entreprises hôtelières maintiennent leur rentabilité. Il s'agit d'une application de planification efficace qui simplifie le processus de création d'un planning d'équipe, améliorant ainsi la gestion des plannings du personnel d'accueil. Sa structure tarifaire, incluant les paiements par carte de crédit, le rend accessible aux entreprises de toutes tailles. Ce logiciel de gestion aide véritablement les entreprises hôtelières à rationaliser leurs opérations et à améliorer la satisfaction et la productivité des membres de leur équipe.
Oui, SAP propose des fonctionnalités de gestion des effectifs via ses solutions SAP SuccessFactors et SAP Time Management. Ces outils aident les entreprises à gérer la planification des employés, le suivi du temps, l'intégration de la paie et la conformité. Les fonctionnalités de gestion des effectifs de SAP font partie de sa suite complète de gestion du capital humain (HCM).
La principale différence entre la gestion du capital humain (HCM) et la gestion des effectifs (WFM) réside dans leur objectif. La gestion du capital humain (HCM) couvre des fonctions RH plus larges comme le recrutement, le développement des employés et la gestion des performances. La gestion des effectifs (WFM) se concentre sur des tâches opérationnelles comme la planification, le suivi du temps et la présence pour optimiser l'efficacité de la main-d'œuvre.
Oui, la gestion des effectifs fait partie des RH et se concentre sur les aspects opérationnels tels que la planification, le suivi du temps et le respect des lois du travail. Alors que les fonctions RH plus larges incluent le recrutement et le développement des employés, la gestion des effectifs garantit une utilisation efficace du personnel et un contrôle des coûts dans le cadre des RH.
Les hôteliers peuvent utiliser un logiciel de gestion du personnel hôtelier pour rationaliser la planification, suivre la présence des employés et réduire les coûts de main-d'œuvre. Il garantit le respect des lois du travail, améliore la communication grâce à des mises à jour en temps réel et améliore l'efficacité en automatisant les tâches répétitives. Ces avantages conduisent à une meilleure gestion du personnel et à une expérience client améliorée.
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