¿Qué es un software de gestión de complejos turísticos?

El software de gestión de complejos turísticos es una solución digital integral diseñada para optimizar las operaciones de los complejos turísticos. Integra varias funciones, como reservas de habitaciones, gestión de huéspedes, operaciones de recepción, limpieza y facturación en una única plataforma, lo que facilita al personal la gestión de las operaciones diarias de un complejo turístico.

Además de las funciones operativas básicas, el software de gestión de complejos turísticos suele incluir un sistema de gestión de propiedades , herramientas para la gestión de ingresos, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la generación de informes, lo que ayuda a los administradores de complejos turísticos a optimizar las tasas de ocupación, mejorar la satisfacción de los huéspedes y tomar decisiones basadas en datos. Al automatizar las tareas rutinarias y ofrecer un control centralizado sobre los diferentes departamentos, el sistema de gestión de complejos turísticos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también eleva la experiencia de los huéspedes en los complejos turísticos.

¿Qué hace que los resorts sean diferentes de los hoteles tradicionales?

Aunque la esencia de los hoteles y los complejos turísticos es la misma (habitaciones para alojar a los viajeros), estos dos tipos de propiedades son en realidad bastante diferentes. No solo suelen estar ubicados en distintos tipos de mercados (los complejos turísticos suelen estar ubicados en destinos únicos repletos de actividades, como esquí o playas), sino que las operaciones de un complejo turístico varían significativamente de las de un hotel estándar.

Si bien no es raro encontrar hoteles boutique con solo 20 o 30 habitaciones, los complejos turísticos son más grandes, con más de 200 o 300 habitaciones, y algunos complejos turísticos enormes, como Atlantis en las Bahamas, tienen más de 3000 habitaciones. Más habitaciones significan que se necesita más personal, no solo para el mantenimiento de las habitaciones, sino también para operar los numerosos establecimientos y servicios del lugar, como restaurantes, bares, spas, piscinas, casinos, tiendas y actividades recreativas.

Las expectativas y el comportamiento de los huéspedes también son diferentes en un resort. En comparación con un hotel estándar, donde los huéspedes pueden estar solo en sus habitaciones durante unas horas para dormir entre largos días de turismo o reuniones, los huéspedes de un resort pueden pasar la mayor parte de su viaje, si no todo, en su resort disfrutando de todas las actividades que se ofrecen en el lugar.

Como resultado, un porcentaje mucho mayor del gasto de los huéspedes en el destino se produce en las instalaciones del hotel que en un hotel normal. Dado que los huéspedes gastan más en un complejo turístico, ya sea que reserven una tarifa con todo incluido o elijan la opción a la carta, sus expectativas de servicio y comodidad también suelen ser mayores. Por lo tanto, es imperativo que su complejo turístico funcione como una máquina bien engrasada para deleitar a más huéspedes, operar muchos departamentos en armonía y superar esas altas expectativas.

What are the most popular resort management systems?

Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los principales sistemas de administración de propiedades para complejos turísticos utilizando el filtro de tipo de propiedad en HotelTechReport.

Tipos de software utilizados para la gestión de complejos turísticos

Los complejos turísticos, con sus características y ofertas únicas, a menudo requieren soluciones de software y tecnología diferentes a las de los hoteles urbanos con servicios limitados. A continuación, se incluye una lista completa de todos los tipos de software que utilizan los complejos turísticos y cómo influyen los distintos elementos:

• Sistema de gestión de propiedades (PMS): los complejos turísticos necesitan un software PMS con funcionalidad especializada para administrar no solo habitaciones, sino también alquileres vacacionales, tiempos compartidos y varios tipos de alojamiento, incluidas villas y cabañas.

• Experiencia del huésped: Los complejos turísticos tienen como objetivo brindar una experiencia superior a sus huéspedes. Sus soluciones de gestión deben incluir módulos que se ocupen de los servicios para huéspedes, la reserva de actividades y servicios personalizados para mejorar la estadía en general.

• Motor de reservas online: los complejos turísticos dependen en gran medida de las reservas online, a menudo a través de sus sitios web. Es esencial contar con un motor de reservas eficiente que pueda gestionar estructuras de precios complejas, paquetes y reservas directas.

• Gestor de canales: para ampliar su alcance, los complejos turísticos necesitan un gestor de canales que se integre con agencias de viajes online (OTA), sistemas de distribución global (GDS) y otros canales de distribución. Esto garantiza actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de habitaciones y los precios en múltiples plataformas.

• Gestión de ingresos: los complejos turísticos suelen tener estrategias de precios dinámicos, especialmente para temporadas altas y eventos especiales. El software de gestión de complejos turísticos debe respaldar la gestión de ingresos y la optimización de precios para maximizar la rentabilidad.

• Punto de venta (POS): los complejos turísticos suelen tener múltiples fuentes de ingresos, como restaurantes, spas y centros de actividades. Un sistema POS integrado con el PMS agiliza las operaciones y permite la facturación centralizada.

Características esenciales de un software de gestión de complejos turísticos

El software de gestión de complejos turísticos debe satisfacer los requisitos específicos de los complejos turísticos, incluidas sus diversas opciones de alojamiento, las complejas estructuras de precios y el énfasis en brindar una experiencia excepcional a los huéspedes. Estas soluciones deben agilizar las operaciones, mejorar la gestión de los ingresos y garantizar el funcionamiento sin problemas de los diversos servicios e instalaciones del complejo turístico.

A continuación se muestra una lista de características imprescindibles para cualquier sistema de gestión de complejos turísticos en línea:

• Basado en la nube: muchos sistemas de gestión de complejos turísticos están basados ​​en la nube, lo que permite el acceso en tiempo real desde cualquier ubicación y dispositivo. Esta flexibilidad es crucial para gestionar propiedades con distintas comodidades y ubicaciones.

• Aplicación móvil: una aplicación móvil fácil de usar para los huéspedes puede mejorar su experiencia al brindarles información sobre las comodidades, las actividades y la posibilidad de hacer reservas o solicitar servicios.

• Reservas directas: los complejos hoteleros suelen preferir las reservas directas para evitar las comisiones de las OTA. Las soluciones de software deben fomentar y facilitar las reservas directas a través del sitio web del complejo hotelero.

• Automatización: La automatización en los procesos de check-in/check-out, asignación de habitaciones y autorizaciones de facturación puede ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia en la recepción.

• Procesamiento de pagos: los complejos turísticos aceptan varios métodos de pago, incluidas tarjetas de crédito y pagos en línea. El procesamiento de pagos seguro y eficiente es crucial.

• Todo en uno: un sistema de gestión de resort todo en uno integra varias funcionalidades como sistemas de reservas, operaciones de recepción y servicios para huéspedes en una sola plataforma.

• Integración de API: la integración con servicios y API de terceros, como Airbnb, es importante para ampliar el alcance del resort y administrar diferentes canales de distribución sin problemas.

• Atención al cliente: Dadas las demandas únicas de la industria hotelera, los proveedores de software de gestión de complejos turísticos deben ofrecer atención al cliente especializada adaptada a las necesidades de los hoteleros y gerentes de complejos turísticos.

• Gestión de oficinas: los complejos turísticos pueden tener varias oficinas o lugares de check-in, por lo que el software debe respaldar una gestión y coordinación eficientes de las oficinas.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia un software de gestión de complejos turísticos de un PMS de hotel?

Los complejos turísticos pueden utilizar sistemas de gestión de propiedades diseñados para hoteles, pero muchos operadores de complejos turísticos descubren que obtienen un valor adicional de un PMS creado teniendo en cuenta a los complejos turísticos. Por ejemplo, un complejo turístico con cientos de habitaciones necesita gestionar de manera eficiente las tarifas, las restricciones y las reservas, por lo que un sistema que permita una gestión avanzada del inventario a gran escala será mucho más útil que un sistema más básico que dependa de cambios manuales.

De manera similar, un PMS que admita la facturación centralizada de habitaciones y una amplia gama de centros de ingresos en el sitio, como alimentos y bebidas y spa, puede brindar un valor inmenso para sus equipos de recepción y finanzas, en lugar de utilizar sistemas menos sofisticados que no se integran entre sí.

¿Qué son las aplicaciones de experiencia de huéspedes del resort?

Si bien las únicas personas que interactúan con su PMS son los miembros del personal, tanto los huéspedes como los empleados utilizan una aplicación de experiencia para huéspedes . Su aplicación para huéspedes es el centro virtual donde los huéspedes pueden administrar sus reservas (para su habitación y para restaurantes, recreación, spa y más), acceder a la información del resort, consultar su folio, comunicarse con la recepción, enviar solicitudes e incluso controlar el entretenimiento y el clima de la habitación con algunas integraciones de hardware de última generación.

Las aplicaciones para huéspedes pueden ser aplicaciones descargables reales o pueden ser aplicaciones web que no requieren descarga. En el back-end, el personal del resort puede responder a los mensajes de los huéspedes, clasificar y solicitar acciones, y administrar el contenido para mantener todo actualizado. Al igual que su PMS, las aplicaciones para huéspedes enfocadas en hoteles pueden funcionar para resorts, pero algunas aplicaciones para huéspedes diseñadas específicamente para resorts ofrecen funciones adicionales, como asistencia para reservas de servicios recreativos, marca altamente personalizable e integraciones con otro software popular para resorts.