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Jordan Hollander
CEO @ Ocean Park Hotel
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Le choix des bonnes Logiciel de gestion d'événements pour votre hôtel dépend de plusieurs variables dont certaines se résument à des préférences personnelles, mais dont la plupart se résument aux caractéristiques de votre propriété. Votre hôtel est-il un petit établissement avec un budget limité ? Ou votre propriété est-elle un complexe de luxe avec de nombreux points de vente et un ADR élevé ? Vous trouverez ci-dessous les personnalités clés définies par HTR en fonction de caractéristiques de propriété communes qui indiquent généralement des choix de produits similaires.
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Donnez la priorité aux fournisseurs qui se connectent activement avec des hôtels comme vous
Vos résultats ont été personnalisés en fonction de l'emplacement de votre navigateur pour afficher les fournisseurs qui se connectent activement avec les hôtels de votre région. Vous pouvez mettre à jour votre emplacement ci-dessous si nécessaire.
Ajoutez le nombre de chambres de votre hôtel pour personnaliser les résultats et recommander les produits les mieux adaptés aux hôtels de votre taille.
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Calendrier des réservations : Le calendrier organise les événements à venir (et tous leurs détails) dans un format facile à lire, qui contient des informations telles que le responsable des ventes affecté, l'espace, le menu choisi, les besoins en matière de stationnement, les besoins audiovisuels, etc.
Base de données clients : comme un Rolodex numérique, une base de données clients contient des informations de contact telles que l'adresse e-mail et le numéro de téléphone, l'entreprise ou l'organisation, les méthodes de paiement et l'historique des événements.
Commandes pour banquets : un bon système de gestion d'événements vous permet de créer des BEO en quelques clics. Téléchargez tous vos menus et tarifs une seule fois et vous pouvez facilement configurer des BEO en fonction du nombre d'invités et des sélections de menus pour un événement donné.
Gestion des tâches : les tâches et les traces vous aident à éviter que des détails ne passent entre les mailles du filet. Ces rappels peuvent se déclencher selon un flux de travail prédéfini (comme un rappel pour distribuer les BEO 3 jours avant chaque événement) ou de manière ponctuelle (comme un rappel pour récupérer la sculpture de glace pour une réception de mariage).
Gestion de la relation client : créez et entretenez des relations avec vos clients actuels et potentiels grâce au module CRM de votre système de gestion d'événements. Vous pouvez créer des campagnes par e-mail qui annoncent des offres spéciales, partagent des actualités et des mises à jour ou envoient des vœux de fin d'année afin que votre lieu soit toujours au premier plan.
Processeur de paiement : facturez vos cartes de crédit en toute transparence grâce à un processeur de paiement intégré.
Documents et contrats : créez rapidement des documents de marque tels que des menus et des contrats avec la possibilité d'envoyer des contrats pour signature électronique.
Reporting : obtenez une compréhension plus approfondie de vos performances en matière de revenus grâce au module d'analyse du système de gestion d'événements et automatisez des tâches telles que la compilation et l'envoi de rapports.
Intégrations : connectez votre système de gestion d'événements au système de gestion immobilière, au processeur de paiement ou au système de gestion de la relation client de votre hôtel pour un flux de données transparent entre les services.
Les systèmes de gestion d'événements sont généralement facturés mensuellement et ces frais varient en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin et de l'ampleur de votre entreprise. Notez qu'avant de vous engager, il est judicieux de faire une démonstration ou de vous inscrire à un essai gratuit afin d'être sûr de choisir le bon système. Un système de gestion d'événements de base pour une petite salle peut coûter environ 100 $ par mois, et un système plus robuste pouvant prendre en charge plusieurs utilisateurs et plusieurs sites coûtera quelques centaines de dollars par mois. Les systèmes de niveau entreprise facturent souvent des frais d'installation ou de mise en œuvre, contrairement aux systèmes de base. Si le système dispose d'un processeur de paiement intégré, vous devrez également payer des frais de traitement des paiements, qui représentent généralement environ 2 % des fonds traités.
Le processus de configuration d'un système de gestion d'événements peut être rapide en une journée ou, pour les lieux plus complexes avec beaucoup d'historique, il peut prendre quelques semaines. La tâche la plus importante du processus de mise en œuvre consiste à saisir les détails de vos salles de réception, menus, tarifs, contrats et autres éléments utilisés dans le processus de vente. Si vous migrez à partir d'un système existant, certains systèmes de gestion d'événements proposent une prise en charge des transferts de données (moyennant des frais), ce qui peut considérablement accélérer le processus. Sinon, vous devrez créer des menus et télécharger des contrats manuellement. Si vous exploitez votre lieu depuis un certain temps, vous souhaiterez également télécharger votre base de données clients afin de conserver l'accès aux informations de contact et à l'historique.
Une fois toutes vos données enregistrées dans le système, vous pouvez former votre personnel et intégrer le système de gestion des événements à vos processus quotidiens. Une bonne pratique avant de passer à l'action est de réserver un événement test : parcourez toutes les étapes, de l'envoi d'un contrat à l'impression des BEO, pour confirmer que tout fonctionne comme vous l'attendez. La dernière chose que vous voulez, c'est d'utiliser un événement réel comme cobaye !
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