Ogni anno, i padiglioni dell'ITB di Berlino si riempiono di centinaia di annunci di prodotti che promettono di rendere gli hotel più intelligenti, veloci ed efficienti. Quest'anno non è stato diverso. L'intelligenza artificiale è stata presente in quasi ogni presentazione e l'automazione è stata presentata come la soluzione a tutto, dai prezzi alla messaggistica istantanea con gli ospiti.
Presi singolarmente, la maggior parte dei lanci sembra incrementale. Nel complesso, rivelano come si sta evolvendo il ruolo del software alberghiero.
Negli ultimi due decenni, la tecnologia alberghiera ha seguito in gran parte il tradizionale modello SaaS: i sistemi organizzavano le informazioni, registravano le transazioni e aiutavano i team a gestire i flussi di lavoro. Le innovazioni emergenti ora vanno sempre più oltre. Molti strumenti sono progettati per interpretare i segnali e aiutare gli hotel ad agire più rapidamente quando si presentano opportunità, che si tratti di rispondere a una richiesta di informazioni durante un meeting, modificare i prezzi, risolvere un problema con un ospite o convertire la domanda in una prenotazione diretta.
Per aiutare gli operatori a distinguersi, il team di HotelTechReport ha esaminato decine di lanci di prodotti annunciati all'ITB di Berlino e ha analizzato dove i fornitori stanno concentrando la loro innovazione.
Emergono diversi modelli. Molti nuovi strumenti si concentrano sulla riduzione dei tempi tra richieste e risposte, in particolare in aree come le vendite di gruppo e la messaggistica con gli ospiti. Le piattaforme di revenue management stanno integrando l'intelligence della domanda direttamente nei sistemi operativi, in modo che le decisioni sui prezzi siano più rapide. E l'infrastruttura di prenotazione si sta espandendo in nuovi ambienti, inclusi feed social e interfacce conversazionali, consentendo ai viaggiatori di passare dalla scoperta alla prenotazione con meno passaggi.
Di seguito è riportata una ripartizione delle innovazioni più significative, suddivise in base ai reparti dell'hotel in cui è probabile che queste tecnologie abbiano il maggiore impatto.
Operazioni: automazione del livello amministrativo del lavoro alberghiero
Le attività alberghiere comportano un enorme lavoro di coordinamento.
Il personale risponde alle domande degli ospiti, indirizza le richieste di pulizia e manutenzione, riconcilia le prenotazioni tra i sistemi, elabora le fatture e interpreta le procedure interne. Ogni compito può sembrare di poco conto, ma nel complesso rappresenta una parte considerevole del carico di lavoro giornaliero all'interno degli hotel.
Molte delle innovazioni operative introdotte all'ITB di Berlino si concentrano sull'automazione di questo livello amministrativo.
Alcuni strumenti traducono il feedback degli ospiti direttamente in attività operative, come richieste di pulizia o manutenzione. Altri forniscono al personale risposte immediate a domande interne estraendo informazioni da manuali e procedure. I sistemi finanziari automatizzano i flussi di lavoro di fatturazione e pagamento. Le tecnologie rivolte agli ospiti riducono la necessità di interazioni di routine con la reception.
L'obiettivo non è eliminare i ruoli del personale, ma ridurre il tempo che i team dedicano al coordinamento dei processi di routine, in modo che possano concentrarsi sull'erogazione del servizio e sull'interazione con gli ospiti.
Per gli operatori che gestiscono proprietà con team snelli, questi strumenti rappresentano un modo per mantenere la coerenza operativa riducendo al contempo il carico di lavoro manuale.
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Revenue Management: Intelligence continua sui prezzi
La tecnologia di revenue management si è da tempo concentrata sulla previsione della domanda e sulla raccomandazione di adeguamenti tariffari. Storicamente, queste informazioni venivano fornite tramite report che i revenue manager esaminavano prima di aggiornare le tariffe.
Gli strumenti più recenti presentati all'ITB di Berlino avvicinano questi segnali al momento in cui vengono prese le decisioni sui prezzi.
Invece di cicli di analisi periodici, molti sistemi ora valutano le condizioni della domanda in modo continuativo. Analizzano i prezzi della concorrenza, il ritmo delle prenotazioni, i segnali di domanda del mercato e il comportamento degli ospiti per identificare opportunità per influenzare la domanda.
Alcune piattaforme pubblicano quotidianamente segnali che indicano quando le campagne di marketing hanno maggiori probabilità di conversione. Altre integrano le raccomandazioni sui prezzi direttamente nei sistemi operativi in cui il personale gestisce già prenotazioni e tariffe.
Il risultato è un flusso di lavoro in cui le informazioni sui prezzi vengono visualizzate più rapidamente ed è più facile intervenire.
Per gli operatori che gestiscono più proprietà, ciò riduce la dipendenza dall'analisi manuale, consentendo al contempo risposte più rapide alle mutevoli condizioni della domanda.
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Marketing: catturare la domanda dove avviene la scoperta
Il percorso di scoperta degli ospiti si sta espandendo su nuovi canali.
I viaggiatori trovano sempre più spesso hotel tramite feed social, piattaforme di messaggistica, assistenti AI e ambienti di ricerca conversazionale. In molti di questi ambienti, il tradizionale flusso di prenotazione tramite il sito web dell'hotel è distante diversi passaggi dal momento in cui si manifesta per la prima volta l'interesse.
I fornitori di tecnologie di marketing stanno rispondendo creando strumenti che avvicinano la funzionalità di prenotazione a quei momenti di scoperta.
Alcune piattaforme consentono agli hotel di visualizzare le tariffe in tempo reale direttamente negli annunci sui social media. Altre integrano la funzionalità di prenotazione in interfacce conversazionali o assistenti di viaggio basati sull'intelligenza artificiale. Anche le tecnologie dei siti web si stanno evolvendo, con strumenti che personalizzano dinamicamente i messaggi o ottimizzano i siti web degli hotel per renderli visibili nei nuovi ambienti di ricerca basati sull'intelligenza artificiale.
Queste innovazioni riducono la distanza tra scoperta e prenotazione, aiutando al contempo gli hotel a mantenere rapporti diretti con gli ospiti anziché affidarsi esclusivamente a piattaforme di distribuzione di terze parti.
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Vendite e MICE: Comprimere il ciclo dalla richiesta alla proposta
Le vendite di gruppo e di eventi rimangono uno dei flussi di lavoro più manuali all'interno degli hotel.
Quando i meeting planner valutano le location, raramente aspettano una singola risposta. Le richieste di preventivo vengono solitamente inviate a più hotel contemporaneamente. I team di vendita devono esaminare la richiesta, verificare la disponibilità degli spazi, coordinarsi con il revenue management per definire i prezzi, raccogliere la documentazione e inviare una proposta.
Anche i team più efficienti spesso impiegano ore o giorni per completare questo processo.
I fornitori stanno puntando sempre di più su questo flusso di lavoro perché la velocità di risposta ha un impatto diretto sui tassi di conversione. Più velocemente una struttura riesce a fornire una proposta chiara con prezzi e disponibilità, maggiori sono le probabilità che venga presa in considerazione.
I nuovi sistemi sono progettati per automatizzare le fasi iniziali di questo processo. Gli strumenti ora acquisiscono le richieste, interpretano i requisiti degli eventi, verificano la disponibilità tra i sistemi, calcolano i prezzi e generano proposte automaticamente.
Il risultato è un intervallo più breve tra richiesta e risposta e un team di vendita in grado di gestire volumi di richiesta significativamente più elevati senza dover aumentare l'organico.
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Facendo un passo indietro rispetto ai singoli lanci di prodotto, la conclusione più generale dell'ITB di Berlino è che molti fornitori si stanno ora concentrando sulla riduzione dei tempi tra segnali e decisioni all'interno dell'hotel.
In ambito vendite, revenue management, operations, marketing ed esperienza degli ospiti, le innovazioni presentate quest'anno affrontano gli stessi punti di attrito operativi. Le richieste di informazioni che un tempo richiedevano ore di elaborazione ora possono generare automaticamente proposte. I segnali di prezzo che in precedenza erano contenuti nei report vengono visualizzati direttamente nei flussi di lavoro quotidiani. Le domande degli ospiti, le richieste di servizio e i feedback vengono sempre più indirizzati e risolti senza dover attendere l'intervento manuale. Le campagne di marketing possono essere avviate più rapidamente e collegate direttamente agli ambienti di prenotazione in cui i viaggiatori stanno già scoprendo gli hotel.
Ogni singolo miglioramento può sembrare incrementale. Nel complesso, però, rimodella la rapidità con cui un hotel può reagire quando emergono opportunità o problemi.
Nel settore dell'ospitalità, la velocità spesso determina i risultati. La struttura che risponde per prima a una richiesta di gruppo si aggiudica l'incarico. L'hotel che adegua i prezzi più rapidamente coglie le variazioni della domanda. La struttura che risolve immediatamente i problemi degli ospiti impedisce che i disservizi si aggravino.
La tecnologia non può sostituire la cultura del giudizio e del servizio che contraddistinguono gli hotel di successo. Ciò che può fare è eliminare i ritardi operativi che rallentano il lavoro dei team.
Le innovazioni presentate all'ITB di Berlino suggeriscono che la prossima fase della tecnologia alberghiera si concentrerà sempre di più su questo obiettivo. Per gli operatori che valutano il proprio stack tecnologico, la questione sta diventando meno importante in termini di aggiunta di nuovi strumenti e più importante nell'identificare dove decisioni più rapide possano produrre guadagni misurabili.
In un mercato in cui molte strutture competono con posizioni, servizi e prezzi simili, la velocità decisionale sta silenziosamente diventando uno dei vantaggi competitivi più importanti che un hotel possa ottenere.